Sicurezza nella Qualità

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Se vuoi anche tu ottenere dei buoni risultati in tutti i campi, nella direzione della tua Impresa, nella conduzione dei tuoi collaboratori e nella gestione dei tuoi impegni famigliari, devi imparare a gestire meglio il tuo tempo.

Quando sei stressato, sicuramente la maggior parte del tuo stress deriva dall’avere troppe cose da fare e non sapere con chiarezza l’ordine delle priorità. Ti posso assicurare che applicando delle semplici regole alla pianificazione e all’impiego del tuo tempo riuscirai ad arrivare a fine giornata appagato e soddisfatto di te stesso perché avrai concluso tutte le attività di valore che ti eri ripromesso di fare.

IL SUCCESSO DI DOMANI PARTE DA OGGI

Ti ho già parlato nell’articolo della scorsa settimana su che cosa è il tempo, perché è importante pianificarlo e quali sono le attività di valore che ogni Imprenditore deve organizzarsi in agenda.

Puoi rileggere l’articolo qui: https://www.sistemi-iso.it/news/191-la-news-del-mercoledi%E2%80%99-dedichi-abbastanza-tempo-alle-attivit%C3%A0-di-valore.html

Se non l’hai letto ti consiglio di investire 3’ del tuo prezioso tempo alla sua lettura perché ti darà molti suggerimenti su come gestire al meglio le tue giornate e creare valore per te e per le tue attività.

Ricorda: il tempo non è infinito. Devi imparare a fare oggi quelle attività che ti faranno avere un gran successo domani.

Il mio suggerimento è che almeno il 25% del tuo tempo settimanale deve essere dedicato alle attività che portano valore per la tua Azienda.

Quindi dovrai occuparti principalmente di:

- pianificare la tua meta, cioè dove vuoi arrivare con l’attività

­ - pianificare regolarmente i processi aziendali

­ - gestire efficacemente il tuo tempo e dei tuoi collaboratori di primo livello

­ - definire le cose da fare e le attività da delegare

­ - ideare nuovi prodotti/servizi

­ - motivare i collaboratori

­ - tenere sotto controllo il conto economico

­ - ridurre gli sprechi

- e in generale tutte quelle attività che renderanno la tua Azienda più forte.

Immagino che anche tu, come tutti gli Imprenditori, sei in d’accordo sul fatto che questo è un primo elenco di attività che, se portate a termine, portano una crescita considerevole per ogni Azienda.

E probabilmente avrai pensato: “farò sicuramente queste cose quando avrò un po' più di tempo”. Il problema è che invece il tempo come Imprenditori o manager lo abbiamo solo in due circostanze: quando la nostra Azienda è all’inizio e quando la nostra Azienda sta per fallire.

Dire che faremo queste cose quando abbiamo tempo senza impegnarci per trovarlo, significa dire che non le faremo mai.

Dobbiamo imparare a gestire in modo diverso il nostro tempo.

IL TEMPO E’ COME L’ACQUA SE NON LO CONTIENI SI DILATA ALL’INFINITO

Oggi invece voglio soffermarmi su un aspetto particolare del tempo.

Se non ti dai dei limiti, il tempo si espande per occupare tutto quello che hai a disposizione.

E se hai voglia di seguirmi, te lo dimostro in questo articolo.

Se devi preparare una presentazione e hai due giorni di tempo, ci impiegherai tutti e due i giorni. Se invece hai solamente 15 minuti, sicuramente in 15 minuti la prepari. Sai benissimo anche tu che non è detto che la prima versione sia meglio della seconda.

Il ricercatore inglese Cyril Northcote Parkinson trasformò questo concetto in una vera e propria legge, avvalorata attraverso un saggio da lui composto nel 1958.

“Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.”

In altre parole "più tempo si avrà a disposizione, più se ne sprecherà" in quanto quando il tempo assegnato a un’attività diventa più breve, quel compito diventa più semplice e più facile da risolvere. Si può facilmente verificare che quando il tempo scarseggia, chi lavora lo fa con maggiore efficienza, motivato dal rischio di non riuscire a completare un compito a scadenza ravvicinata, con la prospettiva di possibili conseguenze negative.

Il lavoro si espande in modo da riempire il tempo a disposizione per il suo completamento.

Il che significa che se hai a disposizione quattro giorni per portare a termine un determinato lavoro, quel compito richiederà esattamente quattro giorni per essere portato a termine. Ma se invece per completare lo stesso lavoro tu avessi a disposizione 10 giorni, impiegheresti esattamente 10 giorni per portarlo a termine.

Ricordati che più tempo ti viene dato, più importante ti apparirà il compito.

Un compito che deve essere completato nel giro di un’ora, non è percepito importante, ma un compito che è previsto richiedere una settimana per essere finito, verrà percepito come un lavoro più importante rispetto all’altro.

Parkinson notò anche che più tempo dedichiamo per realizzare un compito, più esso diventa complesso e più è difficile terminarlo. Se si ha la percezione di avere molto tempo davanti, ci soffermiamo più sui dettagli e tendiamo a tergiversare, cercando di trattare anche i minimi aspetti del lavoro. Viceversa, se abbiamo poco tempo, andiamo dritti al sodo, senza girare troppo intorno al tema.

La pressione di una scadenza imminente ti spinge a completare un compito nel tempo che ti è dato.

Se non ci sono tempistiche che vincolano lo svolgimento di un certo lavoro, quel lavoro potrebbe richiedere un tempo infinitamente lungo per essere portato a termine.

Quindi, più tempo ti dai per finire un lavoro, più quel lavoro richiederà tempo per essere finito.

La verità è che tutti i giorni siamo testimoni della validità di questa legge. Per esempio, quando si deve terminare un’attività nel pomeriggio ma si inizia solamente qualche ora prima del termine fissato. In quel breve lasso di tempo si riesce a fare tutto.

E qui che ora ti svelo un segreto, che segreto non è.

LE MIGLIORI REGOLE PER CREARE TEMPO

Come possiamo sfruttare la veridicità di questa legge per trarne vantaggio?

Per gestire nel migliore dei modi la programmazione del tempo come per qualsiasi altra attività di valore, per prima cosa occorre un METODO: In questo caso il metodo servirà per pianificare nel dettaglio la gestione e l’organizzazione del tempo appunto.

Il metodo da utilizzare deve essere strutturato e deve comprendere una pianificazione strategica di tutte le attività fondamentali che portano a raggiungere il risultato definito.

Quando definisci il metodo per gestire il tuo tempo, devi imparare le 4 REGOLE FONDAMENTALI DEL TEMPO che ti sto per dire oltre a tenere ben presente i suggerimenti che hai letto nel mio articolo precedente (https://www.sistemi-iso.it/news/191-la-news-del-mercoledi%E2%80%99-dedichi-abbastanza-tempo-alle-attivit%C3%A0-di-valore.html)e le

Le 4 REGOLE FONDAMENTALI ti aiuteranno a “creare nuovo tempo” e ti permetteranno di portare a termine tutte le attività che hai pianificato ogni giorno. La tua giornata si trasformerà e ti sembrerà di aver moltiplicato il tempo a tua disposizione.

1. La prima regola per sfruttare la legge di Parkinson è che devi metterti in agenda molte più cose e attività di quelle che hai già. Tutte le nuove attività devono essere quelle che fanno la differenza per il valore della tua Azienda e le devi gestire come dei veri e propri appuntamenti. Il tempo si espanderà ti permetterà di fare tutte queste attività che porteranno valore.

Il motivo di questo aumento dell’efficienza è che avendo l’agenda “più piena” di cose da portare a termine, la creazione di un falso senso di urgenza consente di forzarti a combattere le distrazioni.

Ricordati che se non metti attività importanti in agenda, il tuo tempo sarà occupato da attività non importanti che non portano nessun valore ne personale ne professionale.

2. Per pianificare correttamente le tue giornate devi iniziare a misurare quanto tempo ti è effettivamente necessario per gestire i tuoi impegni quotidiani. Solo così avrai chiara la situazione di partenza sulla tua capacità di gestire il tempo a disposizione.

3. La terza regola è quella di darti un limite temporale ai compiti di routine. Programma dei momenti e delle tempistiche precisi per affrontare determinati compiti, diminuendo gradualmente il tempo che devi impiegare per portarle a termine. Ricordati che il tempo si espande in base agli impegni che hai, per cui anche riducendo il tempo a disposizione riuscirai a completare le medesime attività.

4. Infine la quarta regola ma non meno importante, dice che devi bilanciare la tua maggiore produttività con una maggiore disponibilità di tempo libero per te , così potrai fare anche quelle attività che ti appassionano e ti divertono per rilassarti e ricaricarti aumentando l’energia che hai dentro di te.

Una tecnica molto utilizzata per mettere in pratica in modo semplice queste regole è la tecnica del pomodoro.

Questa consiste in un metodo di gestione del tempo sviluppato verso la fine degli anni Ottanta dall’italiano Francesco Cirillo.

Il nome di questa strategia deriva da quei timer da cucina a forma di pomodoro utilizzati per tenere sott’occhio i tempi di cottura.

Cirillo si rese conto di non essere abbastanza produttivo rispetto al tempo che invece impiegava per studiare, a causa di troppe distrazioni. Pensò quindi, utilizzando il timer a forma di pomodoro, di impostare dei blocchi di tempo limitati in cui dedicarsi con la massima concentrazione nello studio.

Affinando tempistiche e metodo, si rese conto che effettivamente otteneva risultati migliori nei suoi studi universitari.

 

Devo ammettere che io all’inizio ero un po’ scettico sulla sua effettiva validità.

Infatti, per molti anni non l’ho utilizzata anche se ne ero a conoscenza. Poi un giorno, in cui ero davvero pieno impegni e tutte le scadenze erano ravvicinate, ho deciso di provarci. Il risultato è che mi sono ricreduto e ora che la uso da un po’ di tempo, posso dire che ho registrato un miglioramento nella mia produttività personale, nelle mie performance lavorative e nei risultati che porto al mio studio di consulenza avendo anche maggiori soddisfazioni personali nella vita privata.

La tecnica del pomodoro è una base intelligente che puoi utilizzare come punto di partenza per impiegare in modo più efficace il tuo tempo.

Il passo successivo è quello di personalizzare la tecnica e aggiungere alcune varianti per affrontare i casi che si verificano nella tua quotidianità e rendere ancora più efficace la tua gestione e pianificazione del tempo.

Esistono infatti alcuni accorgimenti di cui devi essere consapevole per applicare al meglio questa metodologia.

Nell’articolo del prossimo mercoledì ti spiegherò nel dettaglio la tecnica del Pomodoro, le tecniche per sfruttarla al meglio e altri strumenti di miglioramento che si sono sviluppati nel tempo.

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Ti lascio con alcuni spunti che puoi mettere in pratica sin da oggi.

Se vuoi raggiungere molti obiettivi, devi iniziare a riempirti l’agenda di cosa da fare, che ti piacciono e che ti esaltano.

Ricordati che il tuo stato d’animo è fondamentale.

Se ti sembra di avere poco tempo, infatti, non è che stai facendo troppe cose, ma ne stai facendo troppo poche e, probabilmente, quelle che non stai facendo e stai tralasciando, sono quelle che ti motiverebbero di più.

Il tempo si dilata quando hai tanti obiettivi da raggiungere; applicare un metodo di gestione del tempo ti permette di dedicare la giusta attenzione a ogni singola attività in maniera efficace, senza tralasciarne nessuna.

Pensa ad una attività che se fatta in maniera ricorrente e costantemente per le prossime settimane e mesi, farebbe un’enorme differenza per il successo della tua impresa.

Pensa anche a cosa accadrà se non la farai.

Quale la percentuale del tuo tempo dedichi oggi alle attività di valore così importanti e strategiche? Sicuramente la risposta è meno di un pomeriggio a settimana che rapportato alle almeno 50 ore settimanali che dedichi al tuo lavoro, significa meno del 10 %.

È un paradosso: queste attività fanno la differenza per il successo della tua Azienda ma non le fai per mancanza di tempo.

Se non inizi a dedicare del tempo a queste attività, il tuo tempo sarà consumato da un sacco di minuscole attività che rubano minuti e ore e non ti portano da nessuna parte.

Quindi identifica quali attività vuoi eseguire nei prossimi mesi e fai una lista.

Vai dove c’è il bianco in agenda e occupa il 25/30% dello spazio con progetti che faranno la differenza e vedrai che un po’ alla volta il tempo si dilaterà per permetterti di fare quello che vuoi.

Se non lo farai, spenderai comunque quelle ore ma per rispondere e verificare le mail una volta ogni 3/4 minuti.

Insegui i grandi sogni. Datti da fare ora. E magicamente riuscirai a fare molto di più di quello che ti aspettavi ed a raggiungere gli obiettivi che ti sei posto.

 

 

Buon lavoro.

 

Alessandro Bonamano

 

 

 

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