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LA NEWS DEL MERCOLEDI

Anche oggi ti voglio dare dei suggerimenti su come gestire meglio il tempo che hai a disposizione.

Se vuoi raggiungere molti obiettivi, devi iniziare a riempirti l’agenda di cosa da fare, che ti piacciono, che stimolano la tua fantasia e la tua iniziativa.

Come sai, quando hai tanti obiettivi da raggiungere il tempo si dilata a dismisura senza che tu te ne accorga.

Applicare un metodo di gestione del tempo, ti permette di dedicare la dovuta attenzione ad ogni singola attività in maniera efficace ma soprattutto ti permette di dedicare la giusta importanza alle attività che fanno un’enorme differenza per il successo della tua Azienda.

Ora starai pensando che non hai nemmeno il tempo per fare tutte le attività di routine, figuriamoci se dovessi aggiungere ulteriori impegni alla tua giornata.

Invece devi sapere che applicando un metodo di pianificazione del tempo efficace, basato su regole e suggerimenti specifici, riuscirai a creare nuovo tempo, riuscirai a portare a termine tutte le attività che hai pianificato ogni giorno e la tua giornata si trasformerà e ti sembrerà di aver moltiplicato il tempo a tua disposizione.

 

Nell’articolo della scorsa settimana ti ho spiegato la legge del tempo di Parkinson:

“Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo”.

 

Per comprendere a pieno i vantaggi di questa legge, ti avevo indicato le 4 regole fondamentali da seguire per creare nuovo tempo per te e per le tue attività di valore.

Se non conosci le 4 regole fondamentali e ti sei perso l’articolo ti consiglio di investire 3 minuti del tuo tempo a leggere il mio articolo. Certamente anche solo pochi minuti che dedichi all’apprendimento di nuove competenze rappresentano un’attività di carattere strategico, che genera del valore per te e per la tua Azienda.

Ma vediamo come potresti mettere subito in pratica un metodo per dilatare e restringere il tempo a tuo piacimento.

 

LA TECNICA DEL POMODORO

Una tecnica molto utilizzata per mettere in pratica in modo semplice ma altamente efficace, i principi della pianificazione del tempo è la TECNICA DEL POMODORO.

Questa consiste in un metodo di gestione del tempo sviluppato verso la fine degli anni Ottanta dall’italiano Francesco Cirillo.

Il nome di questa strategia deriva da quei timer da cucina a forma di pomodoro utilizzati per tenere sott’occhio i tempi di cottura.

Cirillo si rese conto di non essere abbastanza produttivo rispetto al tempo che invece impiegava per studiare, a causa di troppe distrazioni. Pensò quindi, utilizzando il timer a forma di pomodoro, di impostare dei blocchi di tempo limitati in cui dedicarsi con la massima concentrazione nello studio. Affinando tempistiche e metodo, si rese conto che effettivamente otteneva risultati migliori nei suoi studi universitari. Questa strategia ora è stata usata non solamente nell’ambito dello studio, ma permette di ottimizzare la gestione del tempo per qualsiasi applicazione, aumentando la capacità di concentrazione.

Il funzionamento di base della tecnica del pomodoro è quello di riuscire a fissare la tua concentrazione per un breve periodo di tempo, per poi ricaricare le energie attraverso ogni intervallo che ti concedi dopo il lavoro.

Anche l’applicazione della tecnica è semplice e intuitiva. Se vuoi essere più tecnologico, anziché usare il timer da cucina, ora puoi avvalerti del timer del cellulare o scaricare delle apposite app, ma sicuramente il pomodoro è più romantico.

In sostanza i passaggi da mettere in pratica sono i seguenti:

  1. Scegli un’attività da completare e il tempo totale che pensi ti serva per portarlo a termine;
  2. Imposta il timer a 25 minuti;
  3. Lavora sulla tua attività per quei 25 minuti senza distrazioni (no social, no smartphone, no telefonate);
  4. Prenditi una pausa di 5 minuti per riposare e ritrovare energia;
  5. Inizia con un altro “pomodoro”, cioè un altro lasso di tempo di 25 minuti, finché porti a temine la tua attività;
  6. Ogni 4 “pomodori” prenditi una pausa più lunga di 15-30 minuti.

Questa tecnica funziona perché in quei 25 minuti sai che non puoi distrarti e ti concentri al massimo nell’attività che stai svolgendo, mettendo da parte tutte le distrazioni, perché sei consapevole che hai a disposizione solamente quel lasso di tempo limitato ed hai una scadenza precisa.

Dopodiché puoi prenderti una meritata pausa per ricaricare le pile.

 

Tuttavia, esistono alcuni accorgimenti di cui devi essere consapevole per applicare al meglio questa metodologia.

Infatti, la tecnica del pomodoro è una base intelligente che puoi utilizzare come punto di partenza per impiegare in modo più efficace il tuo tempo.

Il passo successivo è quello di personalizzare la tecnica e aggiungergli varianti per affrontare i casi che si verificano nella tua quotidianità e rendere ancora più efficace la tua gestione e pianificazione del tempo.

 

COME SFRUTTARE AL MEGLIO LA TECNICA DEL POMODORO

Ti mostro ora le regole per sfruttare al meglio tutti i vantaggi di questa tecnica e creare un tuo metodo di gestione del tempo personale e di conseguenza ancora più efficace.

Innanzitutto, partiamo col definire quali sono gli strumenti che devi utilizzare per applicare la tecnica.

Il bello di questa tecnica, oltre ad essere semplice da attuare garantendo risultati immediati, è rappresentato dal fatto che non necessita di strumenti elaborati per poter essere utilizzata.

Per applicare la tecnica in maniera basilare, ti basteranno solamente due strumenti:

  • - Un timer che può essere di molti tipi, da cucina, digitale, una app apposita, un’estensione del browser. Tutti gli strumenti hanno pro e contro: se da una parte il timer da cucina può sembrare rumoroso e fastidioso, dall’altra parte l’utilizzo della tecnologia ti porta a guardare il cellulare o il computer e quindi risulta un’occasione per distrarti. La scelta dello strumento dipende soprattutto dalla tua personalità e dall’ambiente all’interno del quale lavori.
  • - Un foglio di carta in cui hai precedentemente registrato le attività che vuoi portare a termine in quella giornata e il tempo da dedicare a ciascuna di esse. Ricordati di scrivere sempre la data e il tuo nome, di elencare le attività in ordine di priorità e di lasciare dello spazio vuoto per attività impreviste ma urgenti.

Se invece vuoi applicare una tecnica più avanzata, ti saranno utili anche:

  • - Un foglio di carta dove appuntare le nuove attività che dovrai programmare man mano che si presentano o per esempio quando ti passa per la mente un’idea innovativa da sviluppare. Ricordati sempre di indicare l’indice di priorità delle attività che inserisci, la data di compilazione e la scadenza che ti poni.
  • - Un foglio di raccolta dati, in cui inserire le tempistiche e le annotazioni per ciascuna attività svolta. La raccolta dati ti sarà utile soprattutto in fase preliminare di applicazione della tecnica, in quanto avrai bisogno di avere dei dati per definire le tempistiche iniziali necessarie per ogni attività. Conoscere il tempo stimato anche se approssimativo, ti consentirà di programmare le attività associandogli il giusto numero di pomodori. Inoltre, dati alla mano, ti renderai conto di quanto tempo dedichi alle attività di routine (che potresti magari delegare) e quanto alle attività di valore.

Se sei arrivato sin qui nella lettura sei pronto a ricevere ulteriori contenuti sulla Tecnica del Pomodoro.

Quindi ti posso mostrare gli aspetti che puoi personalizzare per sfruttare al meglio questa tecnica.

Impara a gestire le distrazioni

Le prime volte che applicherai la Tecnica del Pomodoro proverai sulla tua pelle quanto lunghi possano essere 25 minuti privi di qualsivoglia distrazione. Molto probabilmente fallirai, ma non preoccuparti, fa parte dell’allenamento iniziale utile per padroneggiare questo sistema.

Le distrazioni sono di due tipi: esterne (telefonate, richieste, ecc.) e interne (distrazioni). La tecnica impone che se qualcuno o qualcosa ti porta a distrarti, il pomodoro in questione si considera, oltre che nullo, anche come mai caricato: prima di ricominciare l’attività bisogna quindi caricare un nuovo pomodoro.

Questa regola puoi scegliere se applicarla o meno. Secondo me, nel caso in cui la distrazione fosse un impegno urgente e inderogabile, come per esempio una telefonata importante che non puoi rimandare, a fine telefonata fai una pausa (la telefonata non è una pausa ma è una vera e propria attività) e successivamente puoi aggiungere il tempo che ti rimaneva del pomodoro precedente in quello successivo. Secondo la mia esperienza, se continui a ritornare sempre sullo stesso pomodoro, ti sentirai sfiduciato e con la sensazione di non aver concluso nulla. Quando invece recuperi il tempo perso con i pomodori successivi, riuscirai sia a completare il tuo lavoro che a sentirti produttivo.

Assembla più attività semplici

In teoria, ad ogni pomodoro corrisponde un’attività. Tuttavia, io credo che questo dipenda anche dalla complessità del lavoro da svolgere. La variazione in questi casi può prevedere due casi opposti: più attività brevi e semplici, realizzate tutte nello stesso blocco di tempo oppure un’attività semplice ma lunga che può essere portata a termine solo sommando due o tre pomodori insieme.

La tecnica del pomodoro è una base intelligente che puoi utilizzare come punto di partenza per impiegare in modo più efficace il tuo tempo. Tuttavia, i casi che si verificano nella vita quotidiana sono infiniti e variegati e, proprio per questo motivo ti ho suggerito le mie varianti.

Per esempio, puoi decidere di non interrompere il lavoro ogni 25 minuti, e concludere l’attività che richiede più pomodori e quindi concederti una pausa più lunga. Come puoi anche importi di fare le pause obbligatoriamente ogni 25 minuti perché l’attività che vuoi concludere è impegnativa e richiede molto sforzo e usare i pomodori ti consente di tenere sempre alta la tua concentrazione.

Sfrutta al meglio le pause

Nel momento in cui senti il timer suonare, smetti di lavorare. Non ci sono scuse.

Ti capiterà infatti di sentire il timer terminare proprio nel bel mezzo del lavoro e la tua reazione naturale sarà quella di pensare “ancora 2 minuti, finisco quello che sto facendo, e mi prendo una pausa“.

Questo è l’approccio sbagliato per utilizzare la tecnica del pomodoro. Quei due minuti aggiuntivi non saranno mai solamente due. E per quanto possa sembrare contro-intuitivo, interrompere un’attività a metà dell’opera è uno straordinario metodo di produttività personale e ti aiuta a ricominciare il nuovo pomodoro con la giusta carica, la giusta concentrazione, e con la mente fresca.

Infatti, anche se ti sembra di poter andare avanti senza particolari sforzi, questo momento di pausa ti serve per recuperare le energie e dare il massimo durante ogni pomodoro successivo.

Fondamentale è che nelle pause non pensi al lavoro. Prenditi uno spazio per te, per mangiare, per pensare ad attività che vanno al di fuori dell’ambiente lavorativo, nelle pause più lunghe potresti fare una passeggiata. L’importante è che nella pausa distogli l’attenzione dal lavoro vero e proprio che stavi facendo.

Stima le tempistiche di ogni pomodoro

Ad inizio giornata definisci una lista di attività che intendi completare ed ordinala per priorità. Di fianco ad ognuna di queste attività disegna tanti quadratini quanti sono i pomodori che stimi siano necessari per completare quello specifico compito. Per ogni pomodoro che avrai portato a termine, metti una “X” di fianco alla relativa attività. Ogni pomodoro è finalizzato al completamento di un’attività specifica. Ogni volta che depenni un pomodoro, la X che scrivi di fianco all’attività ti porta una grossa soddisfazione che ti consente di partire con il pomodoro successivo con la giusta carica, motivazione e concentrazione.

 

Il vero obiettivo da raggiungere è quello di riuscire a prevedere effettivamente lo sforzo da compiere nelle singole attività. In questo caso ti potrà tornare utile il foglio con le registrazioni di cui ti ho parlato prima.

Grazie alla stima dei pomodori ti renderai immediatamente conto di quante e quali attività riuscirai a completare realisticamente entro la fine della giornata rispetto a quelle che ti eri programmato.

Se il lavoro programmato non viene concluso, devi riflettere sulle motivazioni e modificare il tuo approccio quotidiano.

Il confronto quotidiano tra pomodori stimati e pomodori effettivi ti insegna a diventare un pianificatore migliore.

Raccogliendo i dati, ti renderai subito conto di quanto tempo dedichi ad ogni attività, e potrai valutare la percentuale di tempo che viene occupata dalle attività di valore per la tua azienda e quelle che potresti evitare o rinviare oppure delegare in maniera efficace. Ma questa è un'altra storia.

 

Io ti ho mostrato come la Tecnica del Pomodoro ti garantisce la possibilità di migliorare la gestione del tuo tempo massimizzando la tua produttività.

Ma adesso tocca a te. Inizia ad applicare la tecnica e otterrai subito migliori risultati. Affinché tutto questo sia possibile è importante metterla in pratica seguendo le istruzioni e gli spunti che ti ho fornito.

Io ti consiglio di provare, non hai nulla da perdere. Nella peggiore delle ipotesi avrai imparato un metodo per la gestione del tempo e potrai dare un buon consiglio a un tuo amico o un tuo collega che è sempre indaffarato e proprio non riesce a gestire i suoi impegni.

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e fammi sapere qual è la variante che ti ha portato più benefici.

La tua opinione per me è fondamentale e mi dà spunti per migliorare i contenuti di valore che ti offro costantemente. La mia intenzione è quella di fornirti i migliori strumenti per essere sempre più efficace nell’organizzazione delle tue attività.

 

Buon lavoro.

Alessandro Bonamano

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