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La scorsa settimana ti ho parlato della FAI - la FOTOGRAFIA AZIENDALE INIZIALE uno strumento da me creato e proposto ANCHE all’interno del METODO ACTIVE.
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Questo asset molto efficace ti permette di scattare un fotogramma della tua Azienda in funzione di come è organizzata e di definire quali sono le scelte PRIORITARIE che devi fare per raggiungere gli obiettivi che ti sei posto.
LA PRIMA FASE DEL METODO ACTIVE: PIANIFICARE
Una volta effettuata la Fotografia Aziendale Iniziale, si può dire chehai compiuto un grande passo verso il successo.
Infatti, come ti dicevo, per pianificare la meta è fondamentale individuare il punto da cui partire.
Grazie a questa analisi riuscirai a capire quali sono le PRIORITA’ ed in quali ambiti concentrare maggiormente gli sforzi per intraprendere un percorso virtuoso che porti la tua Azienda ad imboccare la strada del miglioramento.
Inoltre, applicando e utilizzando il METODO ACTIVE ti sarà possibile individuare tante attività non fondamentali che potrai (e dovrai) delegare. In questo modo otterrai degli slot di tempo che potrai impiegare per attività più strategiche per te e per la tua Azienda.
Ma veniamo al tema di oggi, come individuare il percorso per raggiungere i tuoi obiettivi.
In quest’ottica, la macro-fase relativa alla PIANIFICAZIONE DEL METODO ACTIVE è sicuramente quella più importante.
In base alla mia esperienza come consulente, posso affermare che troppo spesso le PMI tendono a sottovalutare la fase della pianificazione per svariate ragioni.
Uno dei motivi principali è dato dal fatto che il titolare ha una miriade di attività da compiere e da gestire per cui tende a procrastinare quelle attività che non necessitano di una risposta immediata tra cui appunto, pianificare.
Questa è sicuramente una grave mancanza perché non individuare la strategia da attuare per far evolvere l’azienda è come decidere di fare un viaggio salire in auto e partire ma senza aver chiaro in mente dove andare.
Con il METODO ACTIVE ti offro una linea guida attraverso dei veri e propri asset per aiutarti a definire cosa vuoi raggiungere, in quanto tempo e individuando le risorse necessarie.
La FASE PIANIFICARE è composta da 7 passaggi chiave che oggi voglio descriverti brevemente.
$1. Definisci la Mission Aziendale
Avere una Mission aziendale ben definita, significa avere chiara la strada da seguire per raggiungere la meta finale. Delineare in maniera trasparente e lineare la Mission è fondamentale in quanto questo strumento svolge la funzione di mappa stradale per tutte le attività aziendali.
Utilizzando il METODO ACTIVE sarai in grado di definire chiaramente la Mission dell’Azienda e ideare la rotta da seguire per ottenere i risultati sperati.
$2. Pianifica gli obiettivi da raggiungere
La ACTIVE MAP è uno degli strumenti di lavoro di chi applica il METODO ACTIVE con efficacia.
Si tratta di un asset che ti permette di vedere e successivamente definire in maniera nitida i tuoi obiettivi e cosa è necessario per raggiungerli.
Questo strumento è un vero e proprio attrezzo di lavoro che ti servirà per redigere la guida operativa indispensabile alla costruzione del percorso migliore per raggiungere la meta finale da te definita.
La ACTIVE MAP è la ROAD MAP DI PROGETTO appunto.
$3. Mappa i Processi Aziendali
Abbiamo visto che una volta definita la meta e gli obiettivi principali, è necessario definire la Road Map di Progetto. Questa si concretizza nell’individuare e precisare correttamente le attività da intraprendere per raggiungere gli obiettivi nei tempi e nei modi stabiliti.
Significa in pratica possedere un piano di azione da seguire in cui sono contenute tutte le informazioni per conoscere esattamente cosa fare, chi lo deve fare, in quanto tempo e quali sono le risorse necessarie.
In altre parole, significa massimizzare l’efficienza aziendale.
A questo proposito il principale strumento utilizzato in fase di pianificazione è sicuramente la MAPPATURA dei PROCESSI AZIENDALI.
Questa Tecnica è indispensabile per comprendere a pieno le attività fondamentali di ciascuna Organizzazione indipendentemente dalla sua tipologia.
Il METODO ACTIVE ti permette di individuare facilmente i principali processi aziendali e le relazioni che li lega uno con l’altro.
Come possiamo vedere nell’esempio successivo è facile intuire quali sono i principali processi aziendali e le interazioni che avvengono direttamente o indirettamente tra di loro. Questo è un punto fondamentale perché se non si ha una chiara visione globale, si rischia, come spesso accade anche per colpa dei responsabili stessi, di considerare le funzioni aziendali (cioè i vari uffici con i loro responsabili) delle micro aziende autonome all’interno dell’azienda stessa, con il loro compitino da svolgere ed i loro obiettivi da raggiungere. Non può essere così altrimenti il rischio è che si perseguirano sempre i piccoli traguardi personali a scapito della meta aziendale.
Riporto di seguito un esempio di Modello di Processo Aziendale.
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se sei interessato a conoscere il METODO ACTIVE in maniera più approfondita ti invito a visitare la pagina dedicata sul mio sito CLICCA QUI https://www.sistemi-iso.it/images/METODOACTIVE/Presentazione_Metodo_Active_2020_rev.0.pdf |
$4. Utilizza l’Analisi di SWOT
Uno degli elementi chiave per intraprendere un percorso virtuoso è quello di capire dove opera la tua Azienda, in quale mercato, contro quali concorrenti, con chi si deve confrontare quotidianamente, quali sono le risorse a disposizioni ecc..
Ma non solo, devi individuare e definire in maniere chiara quali sono i punti di forza che l'azienda possiede nonché i fattori differenzianti rispetto ai tuoi competitor che ti permettono di soddisfare pienamente i bisogni dei clienti.
Ti dico subito che il prezzo basso non può e non deve essere il fattore differenziante, a meno che tu non sia un competitor di Amazon e comunque anche in questo caso non sarebbe sufficiente per acquisire i suoi clienti più fedeli.
Il METODO ACTIVE ti permette di individuare gli elementi con cui la Tua Azienda si deve confrontare.
Per ottenere questo è necessario definire il Contesto in cui è immersa l’Azienda valutando in maniera diversificata sia il contesto interno sia il contesto esterno in funzione delle varie prerogative aziendali tra cui anche il settore di appartenenza.
Al fine di comprendere come si posiziona l’Organizzazione all’interno del proprio mercato di riferimento, una tecnica molto efficace che utilizziamo con il METODO ACTIVE, è l’Analisi di SWOT.
L’analisi di SWOT è una matrice usata per valutare i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce relative alla tua l’Azienda.
Una analisi dettagliata ed approfondita attraverso questo strumento ti permette di individuare esattamente dove potrai sviluppare il tuo business e quali potenziali clienti target dovrai raggiungere.
Inoltre, anche questo strumento ti sarà d’aiuto nell’individuare le Priorità d’intervento.
Implementandola in modo efficace, sarai in grado di individuare anche i tuoi punti deboli al fine di prevenire eventuali situazioni critiche che potrebbero presentarsi quando meno te lo aspetti e che ti potrebbero mettere in seria difficoltà.
Attraverso il METODO ACTIVE timetto a disposizione uno strumento tanto facile da utilizzare quanto potente nei risultati, che ti permetterà di prevenire alcuni rischi e soprattutto di sfruttare al meglio le potenzialità che indubbiamente la tua azienda possiede.
$5. Fai chiarezza sulle attività da svolgere
Una volta definito l’ecosistema in cui l’Azienda opera, è necessario definire cosa e come l’Azienda deve produrre (prodotti, servizi o entrambi) per adempiere ai propri “doveri” e soddisfare le esigenze dei clienti.
Certamente nella fase di definizione e costruzione della mappatura dei sotto-processi ci viene in aiuto un'altra tecnica utilizzata nel METODO ACTIVE, quella delle Mappe Mentali.
Questo strumento, che vediamo rappresentato nell’esempio successivo, è molto potente ed efficace perché ti permette di disegnare schematicamente tutte le azioni necessarie per ottenere il risultato atteso e ricostruire in anticipo tutti i passaggi della Road Map di Progetto.
$6. Definisci l’Organigramma e i Mansionari dei collaboratori
La definizione di un Organigramma nominativo preciso e condiviso rappresenta un ulteriore pietra miliare del processo del Miglioramento aziendale.
Nelle PMI a conduzione “padronale” a volte la definizione dei ruoli e delle mansioni non è tenuta nella giusta importanza. E ciò non è funzionale alla crescita aziendale.
Definire chi fa che cosa, è fondamentale per svariati motivi.
Infatti, facendo chiarezza sui ruoli aziendali, si specificano le responsabilità e le gerarchie tra le figure chiave mandando un segnale preciso e chiaro a tutti i collaboratori.
Operando in questa direzione oltre a trasmettere un forte impulso nella direzione che l’Azienda ha intrapreso, si eviterà il rischio di sovraccaricare di compiti e responsabilità poche persone, in genere le più disponibili e, che a lungo andare, potrebbero cedere sotto il peso delle troppe attività da svolgere e relative responsabilità.
Inoltre, questione non da poco ai giorni nostri, delineando chiaramente le competenze e le responsabilità che i ruoli chiave debbano possedere, sarà notevolmente semplificato l’inserimento di nuove figure all’interno dell’Azienda.
Anche in questo caso applicando il METODO ACTIVE avrai a disposizione degli strumenti di semplice applicazione e di grande valore pratico come, ad esempio, la Matrice delle Mansioni che oltre a indicare chi fa che cosa, definisce quali sono le attività di valore, quali sono i micro obiettivi da raggiungere e numerose altre informazioni per permettere ai responsabili di funzione di visualizzare chiaramente cosa devono fare, il perché, entro quando tempo e come saranno valutati.
$7. Valuta i Rischi che potresti affrontare
Ultimo aspetto della fase di pianificazione è analizzare i principali rischi a cui l’Azienda è sottoposta.
L’analisi dei rischi Aziendale è fondamentale per riuscire a prevedere eventuali situazioni che potrebbero mettere l’Azienda in seria difficoltà.
Attraverso questo strumento considerando una specifica decisione o un determinato evento, si valuta in maniera rigorosa qual è il rischio a cui è sottoposta l’Azienda.
Al termine della valutazione, l’Imprenditore avrà tutti gli strumenti necessari per valutare se accettare il rischio così com'è, se intervenire per ridurlo o decidere che non è conveniente accettare il rischio e quindi perseguire un’altra via.
Di seguito riportiamo uno schema di base inserito all’interno del METODO ACTIVE, per la valutazione dei rischi aziendali.
- la MATRICE DEI VALORI DEL RISCHIO con combinazioni di probabilità e magnitudo
$1§ (I= Impatto; P=Probabilità)
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4 |
8 |
12 |
16 |
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3 |
6 |
9 |
12 |
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2 |
4 |
6 |
8 |
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1 |
2 |
3 |
4 |
- Criteri per la stima del livello di rischio
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R |
Valore |
Criteri |
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12-16 |
SEMAFORO ROSSO |
LIVELLO DI ALLARME IL RISCHIO E’ MOLTO ELEVATO E LE CONSEGUENZE POTREBBERO ESSERE MOLTO DEVASTANTI PER LA TUA AZIENDA. E’ PREFERIBILE EVITARE LA SITUAZIONE. IN ALTERNATIVA INTERVIENI OBBLIGATORIAMENTE PER RIDURLO. |
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6-8-9 |
SEMAFORO GIALLO |
LIVELLO DI ALLERTA IL RISCHIO ATTUALMENTE NON TROPPO ELEVATO POTREBBE AVERE DEI RISVOLTI NEGATIVI SULL’AZIENDA. RIDUCI IL RISCHIO. |
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3-4 |
SEMAFORO VERDE |
LIVELLO DI RISCHIO MINIMO E’ PRESENTE UN MINIMO RISCHIO ATTUALMENTE TRASCURABILE. VALUTA COMUNQUE DELLE AZIONI DI PREVENZIONE. |
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1-2 |
VAI |
SITUAZIONE OTTIMALE NESSUN RISCHIO. VAI TRANQUILLO. |
Quanto descritto in questo articolo rappresenta in maniera sintetica come avviene l’implementazione della prima delle quattro fasi del METODO ACTIVE.
In questo articolo ti ho mostrato solo alcuni degli ASSET che ti metterò a disposizione per pianificare in modo guidato e corretto la META che intendi perseguire.
I prossimi mercoledì ti descriverò le altre 3 fasi indicandoti quali strumenti e asset potrai utilizzare per ottenere risultati concreti fin da subito.
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Intanto ti auguro buon lavoro.
Alessandro
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