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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: LE 10 REGOLE PER NON ORGANIZZARE RIUNIONI INUTILI

Details: Published: Monday, 07 December 2020 17:09

E’ risaputo che nella maggior parte delle Aziende si tengono delle riunioni periodiche il cui intento è quello di condividere mete e obiettivi aziendali o per motivare i collaboratori o per condividere idee, spunti e progetti di crescita dell’Azienda.

Tuttavia, è opinione comune che le riunioni rappresentano solamente una grossa perdita di tempo.

Il guaio è che troppo spesso, questa è la pura verità.

Non so a te, ma a me è successo di essere convocato a delle riunioni di cui non si conoscevano i partecipanti, si aveva solo una vaga idea degli argomenti di discussione e all’ora prestabilita l’unico presente ero io e chi l’aveva convocata.

Prendere parte a delle riunioni così (dis)organizzate ti assicuro che ti dà un senso di frustrazione immensa e conseguentemente una volta uscito sei frastornato con quella sensazione di aver sprecato parecchio del tuo prezioso tempo senza aver ottenuto alcun risultato.

Questo in genere accade perché le riunioni sono estemporanee, male organizzate, i partecipanti vorrebbero essere altrove e non si vede uno scopo specifico ben definito.

E’ proprio per questi motivi che molti addetti ai lavori sostengono (comunque a torto) che le riunioni siano inutili.

Nulla di più sbagliato e te lo spiego nel paragrafo successivo.

Le riunioni (dis)organizzate sono inutili perché è dimostrato, che non portano ad alcun risultato.

Ma le riunioni ben organizzate sono indispensabili per far crescere ogni azienda degna di questo nome. Per questo motivo ho deciso di fornirti alcuni spunti indispensabili per poter organizzare riunioni veramente efficaci, motivanti e certamente utili.

Mettendo in pratica quanto troverai in questo articolo, le riunioni che da oggi in poi organizzerai, saranno efficaci e porteranno a dei risultati tangibili, utili e di valore per la tua azienda.

Ma andiamo per ordine.

PERCHE’ LE RIUNIONI SONO UTILI

Le riunioni sono dei veri e propri strumenti che puoi utilizzare per gestire e pianificare l’Azienda. Partecipare ad una riunione e condividere le informazioni con i membri dell’incontro porta grande valore aggiunto a tutti i partecipanti ed alla tua Azienda.

Vediamo perché si convoca una riunione. Le riunioni possono essere convocate per vari motivi, tra i principali troviamo:

- Per comunicare la strategia aziendale;
- Per dare o ricercare le informazioni;
- Per risolvere problemi;
- Per generare idee;
- Per prendere decisioni;
- Per definire piani di intervento e di azione;
- Per avere chiarimenti;
- Per negoziare;
- Per creare e rafforzare il team;
- Per motivare le persone;
- Per migliorare i rapporti e le relazioni tra le persone;
- Per fare il punto della situazione.

Le riunioni sono quindi l’occasione per informare i collaboratori dei programmi di sviluppo aziendali.

Sappi che il coinvolgimento dei tuoi collaboratori nell’andamento dello sviluppo e delle problematiche dell’Azienda li motiva a dare il meglio di loro, a dedicarsi ancor di più alla causa aziendale verso il raggiungimento degli obiettivi stabiliti.

Inoltre, avere un titolare interessato a sapere qual è l’opinione dei propri collaboratori, che riconosce il loro impegno e i risultati che raggiungono, è una fonte di motivazione ma soprattutto di responsabilizzazione dei collaboratori.

COME FARE UNA RIUNIONE EFFICACE: LE 10 REGOLE

Come già descritto all’inizio dell’articolo, la riunione di lavoro può diventare improduttiva quando non si hanno chiari gli obiettivi per i quali viene organizzata e non si è ben focalizzati sui problemi da risolvere.

Organizzare una riunione efficacie non è sempre semplice, ma di certo non può essere improvvisata.

Ecco le 10 regole per organizzare una riunione di successo:

1. Stabilisci un ordine del giorno, definendo con precisione l’obiettivo della riunione ed elencando gli argomenti che verranno trattati. L’ordine del giorno deve risultare chiaro e deve essere fatto circolare fra i partecipanti in modo che tutti siano a conoscenza dello scopo della riunione, degli obiettivi da raggiungere e in questo modo tutti saranno preparati sui temi da affrontare.

La riunione deve essere interessante per chi vi partecipa. Nel caso l’ordine del giorno si riduca a brevi aggiornamenti da dare al team su temi già affrontati, meglio evitare di convocare la riunione: una semplice e-mail con tutti gli update è il modo più corretto di agire in questo caso.

2. Pianifica la riunione, scegliendo l’orario della giornata più appropriato, definendo la sua durata e la sua distribuzione temporale. Molta importanza va data alla corretta determinazione della durata della riunione: questo da un lato esprime rispetto per il tempo di lavoro di ognuno e dall’altro aiuta a impegnarsi per un risultato proficuo (se il tempo è limitato è necessario focalizzare attenzione e impegno). È altresì importante che il luogo scelto sia adatto al tipo di riunione che si vuole fare.

3.Struttura la riunione in modo organizzato.Devi pianificare la riunione suddividendola in sezioni. Per facilitarti durante la riunione, fai una scaletta degli interventi di ogni sezione. La prima parte deve chiarire lo scopo e gli obiettivi dell’incontro; successivamente vanno affrontati nello specifico i temi dell’ordine del giorno anche con dati tecnici. La parte finale della riunione è la parte emotiva in cui entri in gioco tu motivando e coinvolgendo tutti i partecipanti alla riunione.

4. Invita formalmente i partecipanti. È importante cercare di limitare il numero dei partecipanti, individuando solo coloro che possano dare un contributo significativo alla riunione; troppe persone rischiano di rendere la riunione caotica e poco efficace.

Per organizzare al meglio una riunione devi dedicarti anche ad attività formali come la comunicazione delle informazioni utili e necessarie ai partecipanti, quali:

- Ragioni, scopo e obiettivi della riunione;
- Data della convocazione;
- Orario di inizio;
- Durata e orario di fine;
- Luogo;
- Argomenti ben definiti (ordine del giorno).

5. Per iniziare, l’incontro deve essere introdotto riassumendo il motivo e le ragioni per cui è stata convocata la riunione, illustrando lo scopo e gli obiettivi che si vogliono raggiungere. In seguito, passerai a illustrare gli argomenti dell’ordine del giorno e la loro distribuzione nel tempo.

6. Devi condurre l’incontro rispettando le tempistiche prestabilite per ciascun argomento trattato. I tempi devono essere adeguati alle esigenze degli argomenti ma sempre i più brevi possibili. Come saprai, un principio della pianificazione del tempo è che se le persone hanno poco tempo a disposizione, si concentreranno maggiormente sui temi principali.

Sono da evitare il più possibile le interruzioni della riunione con telefonate, visite esterne, ecc. L’ideale sarebbe spegnere ogni device tecnologico: aiuterà a restare più concentrati, eliminando fonti di distrazione esterne.

Risulta molto utile fare dei brevi sommari durante la conduzione dell’incontro, riassumendo i concetti e le idee espresse.

Molto importante è che tutti i partecipanti dicano la loro, sollecitando anche chi non ha espresso la propria opinione. I partecipanti a una riunione devono parlare almeno per il 50% del tempo. Non fare un monologo, in quanto anche il più bravo dei relatori, dopo un po’ diventa noioso se non sa coinvolgere le persone. Fai domande, fai parlare le persone, chiedi la loro opinione. Molte volte i tuoi collaboratori si arrabbiano, o nutrono una profonda insoddisfazione, perché nessuno li ascolta.

Più il clima è informale e non valutativo, più è facile ottenere la partecipazione attiva delle persone. Tutte le opinioni devono essere tollerate, così come devono essere accolte le obiezioni e le critiche da parte dei partecipanti.

Deve essere mantenuto sempre il controllo della riunione, evitando argomenti non pertinenti, divagazioni, discussioni animate o discussioni inutili e limitando le domande che non conducono a conclusioni soddisfacenti. I problemi vanno risolti sul nascere. La cosa fondamentale è che tu, che gestisci la riunione, devi avere sempre molto chiaro in mente la scaletta, lo scopo e l’obiettivo della riunione.

7. Porta la riunione verso la fase di chiusura. Per fare ciò, prima devi ricapitolare in modo sintetico le principali tematiche emerse, facendo un riassunto dei principali argomenti trattati e delle conclusioni accordate, dei tempi e dei modi in cui verranno successivamente discussi eventuali argomenti rimasti in sospeso o nuovi punti emersi. Successivamente passa a concordare un piano di azioni. Devi affidare compiti precisi e statistiche da monitorare periodicamente, cosicché i partecipanti escano dalla riunione con un qualcosa di concreto in cui impegnarsi. I partecipanti devono uscire dalla riunione avendo una chiara lista di azioni e attività da compiere con indicato chi sarà il responsabile incaricato e le tempistiche entro quando verranno ultimate le attività. Delegare alcuni dei compiti è uno strumento di valore per migliorare la gestione di una azienda. L’argomento della delega è un altro aspetto fondamentale da non sottovalutare ma devi prestare attenzione: la delega funziona solo se fatta in maniera efficace. Anche qui c’è molto da dire e se continuerai a seguire i miei contenuti, nelle prossime settimane dedicherò un insieme di articoli proprio all’argomento della delega e ti offrirò dei suggerimenti molto importanti su come delegare le attività in maniera efficace.

8. Concludi la riunione. Questa fase fondamentale la devi compierecon una parte più personale ed emotiva, motivando e coinvolgendo tutti i partecipanti. È fondamentale che le persone escano dalla riunione cariche e motivate. Ricordati che non si deve mai uscire da una riunione più arrabbiati di quando ci si è entrati. I collaboratori ne devono uscire più motivati e carichi di energia pronti per portare a termine i compiti loro assegnati.

9. Redigi (o fai redigere) il verbale dell’incontro. Appena concluso l’incontro scrivi nei dettagli le decisioni prese, le conclusioni e il piano di azioni, quindi distribuiscilo a tutti i partecipanti e alle altre persone che potrebbero essere interessate direttamente o indirettamente alle decisioni e alle conclusioni della riunione. Il verbale deve essere distribuito entro 2 giorni dall’incontro.

10. Follow up della riunione. Ogni riunione che prevede un piano di azioni deve essere seguita da uno o più incontri che permettano di fare il punto della situazione, di verificare lo stato di avanzamento del piano di lavoro e di verificare l’effettivo raggiungimento degli obiettivi.

Questi incontri, oltre a fornire ai diretti interessati un senso di continuità e di valore delle stesse riunioni, permette di capire l’efficacia del piano di azioni definito e di verificarne la sua attuazione da parte dei partecipanti.

La parte più importante di ogni riunione, come avrai capito, è la sezione finale in cui motivi i tuoi collaboratori, coinvolgendoli e motivandoli nel raggiungimento degli obiettivi.

Il risultato efficace di una riunione dipende principalmente da questo e qui entri in gioco tu e la tua leadership. Collaboratori che escono da una riunione carichi ed entusiasmati dei compiti che gli hai assegnato metteranno ancora più impegno nelle attività che dovranno compiere. Con questo non intendo che se un collaboratore non è motivato allora non porta a termine i compiti che gli hai assegnato. Ma se un collaboratore non è coinvolto nelle scelte e negli obiettivi da raggiungere avrai solamente dei dipendenti che eseguono pedissequamente i loro compitini che gli sono stati assegnati senza mettere il loro contributo che spesso risulta fondamentale. Viceversa, se gli obiettivi dell’Azienda diventeranno anche quelli del tuo collaboratore, questo saprà esattamente il valore di quello che sta facendo e del modo in cui lo farà, comprenderà il perché è importante per l’Azienda che le cose vengano fatte in una certa maniera e si sentirà non soltanto partecipe alle decisioni, ma responsabili di far crescere i risultati grazie anche ai compiti che gli hai assegnato. E nel caso si verificasse un problema o un intoppo, stai pur certo che farà di tutto per trovare soluzioni e portare a termine il lavoro che gli hai assegnato.

Probabilmente avrai in programma una riunione verso fine anno o all’ inizio del prossimo, per rivedere l’andamento dell’anno chiuso e pianificare la partenza di nuove iniziative che porteranno ancora più valore all’Azienda sin dall’inizio del nuovo anno. Questo momento è proprio l’occasione giusta per applicare le 10 regole che ti ho appena descritto.

L’importante è iniziare, poi la tecnica la affinerai con l’esperienza. Tenere delle riunioni in maniera efficace, come hai visto, è molto importante per motivare i collaboratori e dare loro energia con cui lavorare e contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Sono certo che già con questi brevi consigli riuscirai a pianificare la tua prossima riunione in maniera efficace e utile per far crescere il tuo progetto imprenditoriale.

Buon lavoro.

Alessandro Bonamano

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