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LA NEWS DEL MARTEDI’ – MISURAZIONE DELL’EFFICIENZA AZIENDALE

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Published: Monday, 25 May 2020 09:30

Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.

Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.

Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto l’analisi delle attività operative. In particolare ti ho descritto come pianificare le attività operative per fare in modo di aumentare l’efficienza dell’Azienda, e di conseguenza i suoi guadagni.

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/161-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-le-attivita%E2%80%99-operative.html

Ora procediamo verso il passo successivo, cioè la misurazione dell’efficienza aziendale.

I prodotti e i servizi erogati dall’Azienda devono soddisfare alcuni requisiti che possono essere interni (stabiliti dell'Azienda stessa) o esterni (del cliente, cogenti, normativi,ecc.): dovrà quindi essere effettuata una verifica della conformità del risultato finale con i requisiti predefiniti.

In sostanza, una volta definito l’insieme delle attività che compongono il processo, e delle risorse necessarie per farlo funzionare, si deve stabilire come tale processo verrà monitorato e misurato e con quali strumenti.

Inoltre si deve stabilire un metodo di verifica del raggiungimento degli obiettivi aziendali, cioè dei risultati che l'Azienda vuole ottenere in un determinato periodo come conseguenza di tutta la propria attività. Per misurare in quale misura gli obiettivi prefissati operativi e strategici vengono raggiunti si utilizzano gli indicatori chiave di prestazione o KPI (Key Performance Indicator).

Ovviamente, tutte queste informazioni non sono statiche ma possono cambiare e quindi vanno aggiornate in maniera dinamica ogni volta che ce ne sia la necessità.

Le attività di monitoraggio, misurazione e analisi servono a garantire l’efficacia dei piani operativi intrapresi, e il costante soddisfacimento dei requisiti e degli obiettivi prefissati. Si devono quindi individuare le tecniche e le frequenze di controllo più idonee per lo svolgimento di queste attività e si devono conservare delle registrazioni di tali monitoraggi.

Ogni Azienda deve esercitare un controllo sui processi che portano alla produzione di beni e servizi, considerando tutta una serie di fattori. La decisione finale su quale tipologia di controlli applicare sta, naturalmente, alla singola Azienda, anche in base all'identificazione dei rischi e dei requisiti di ogni fase del processo.

I processi vanno misurati, monitorati, analizzati e valutati essenzialmente per tre ragioni:

• - Per determinare la capacità dei nuovi processi di conformarsi ai requisiti;
• - Per monitorare i processi nel tempo e verificare la loro stabilità e la loro continuità nel soddisfare i requisiti;
• - Per migliorarli su base continua.

È facilmente intuibile come i sistemi di misurazione e monitoraggio e i relativi indicatori sono fondamentali per poter contare su una gestione dell’Azienda organizzata capace di diventare uno strumento davvero efficace e in grado di governare i processi.

1. Si dovrà quindi decidere cosa sia necessario monitorare e misurare, determinando cosa controllare, quando e in quale momento analizzare e valutare i risultati ottenuti.
2. Conseguentemente, si dovranno stabilire le metodologie per il monitoraggio, la misurazione, l'analisi e la valutazione.
3. Si deve stabilire quando verranno svolte le attività di monitoraggio e misurazione e la loro frequenza, assicurandosi che vengano effettivamente svolte come pianificato.
4. Inoltre si deve stabilire quando verranno analizzati e valutati i risultati raccolti.
5. Infine conservare le registrazioni relative a ciò che è stato monitorato, misurato, analizzato e valutato.

Per prodotti e servizi, effettuare un controllo significa:

- Tenere ben presenti tutte le interazioni tra i processi;

- Utilizzare piani per la qualità di prodotti, progetti, servizi e processi per controllare ogni attività;

- Mantenere informazioni documentate per definire le caratteristiche dei prodotti e dei servizi, le attività da svolgere e i risultati da conseguire;

- Identificare e, quando richiesto, tracciare i prodotti;

- Monitorare, misurare e controllare i processi per assicurare che gli output siano in linea con i criteri di accettazione;

- Fornire infrastrutture e ambienti di lavoro adeguati;

- Assicurare che le persone siano competenti e qualificate;

- Svolgere tutte le azioni necessarie a eliminare o almeno a ridurre l'errore umano;

- Assicurare un sistema di controllo e validazione dei processi e, quando necessario, una loro periodica rivalutazione per garantire che i processi i cui output non possano essere verificati, siano in linea con i requisiti;

- Implementare le attività di rilascio del prodotto/servizio, spedizione o erogazione al cliente e post-spedizione;

- Controllare eventuali modifiche (strumenti da utilizzare durante il processo, progettazione, materiali, nuovo personale, ecc.) e le conseguenti azioni intraprese;

Per implementare in maniera efficace i punti in cui concentrare il monitoraggio e le misurazioni, si dovranno:

–     Identificare i processi chiave (quelli che servono per esempio per la realizzazione del prodotto o per l'erogazione del servizio, quelli di supporto e quelli necessari al miglioramento della pianificazione);

–     Definire gli input e gli output per ognuno dei processi identificati;

–     Determinare come misurare e monitorare gli output di ogni processo per assicurarsi che concorrano a soddisfare i requisiti.

Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.

Per maggiori informazioni scrivi a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.oppure chiamaci allo 030-0994172

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Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano

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LA NEWS DEL MARTEDI’ – LE ATTIVITA’ OPERATIVE

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Published: Monday, 18 May 2020 08:50

Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.

Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.

Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto la pianificare i processi. In particolare ti ho descritto cosa sono i processi e come fare per aumentare la loro efficacia ed efficienza.

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/160-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-pianificazione-dei-processi.html

Ora procediamo verso il passo successivo, cioè l’analisi delle attività operative.

Ogni processo aziendale si compone di una serie di attività operative relazionate una all’altra. Le attività operative sono le attività quotidiane di un'Impresa e convergono verso uno scopo comune, cioè l’obiettivo del processo.

Le attività operative sono l’insieme delle attività che assicurano che i prodotti e/o i servizi forniti ai clienti vengano pianificati, realizzati e consegnati e che siano in linea con tutti i requisiti dei clienti e delle parti interessate. Un requisito è una proprietà richiesta, oppure auspicabile, del prodotto o del servizio.

Dunque, una volta definiti i processi aziendali, bisogna identificare, definire e pianificare le attività operative necessarie per sviluppare ogni passaggio di cui è composto il processo.

Le attività operative devono essere in linea con gli obiettivi del processo, cioè con gli scopi finali, e devono essere sviluppati per garantire la soddisfazione dei requisiti richiesti dai clienti (esterni e interni).

Le attività operative si suddividono principalmente in tre gruppi:

• - Attività che creano valore. Sono quelle attività che, agli occhi del consumatore, aumentano il valore del prodotto o servizio erogato; sono le attività per cui il mio cliente è disposto a pagare in quanto rispettano i requisiti richiesti.
• - Attività che non creano valore ma sono necessarie. Sono quelle attività che, agli occhi del consumatore, non aggiungono valore ma sono indispensabili per erogare il prodotto o servizio.
• - Attività che non creano valore e possono essere eliminate. Queste attività sono chiaramente gli sprechi e devono essere eliminate per aumentare l’efficienza aziendale.Gli sprechi sono attività eliminabili e generano un risparmio immediato senza intaccare il valore percepito dal cliente. E’ considerato spreco anche fornire il prodotto/servizio giusto, ma nel tempo o nel modo sbagliato. Pensiamo ad esempio a quanto un ritardo anche minimo nella consegna del prodotto o nell’erogazione di un servizio possa distruggere il valore percepito dal cliente.

I clienti si aspettano che il prodotto/servizio erogato rispetti i requisiti di legge o normativi, che sia consegnato nei tempi previsti, secondo gli accordi presi, senza errori o non conformità. Un’attività genera valore se questa soddisfa le aspettative dei clienti.

Inoltre i clienti sono disposti a pagare ancora di più per attività percepite come a valore aggiunto.

Il valore aggiunto è l’aspetto che differenzia il proprio prodotto o servizio da quello della concorrenza per esempio per la scelta delle migliori materie prime, migliore tecnologia, migliore usabilità, migliore servizio di assistenza, nella scelta delle confezioni, delle etichette, degli imballaggi, per l’immagine dell’Azienda, la comunicazione, la promozione, ecc.

Tutti questi aspetti concorrono alla formazione del valore globale percepito dal cliente.

È fondamentale prendere carta e penna e associare ogni attività operativa di ogni processo aziendale alla corrispettiva categoria di appartenenza.

Successivamente, si devono pianificare le attività che creano valore in modo tale che si svolgano senza interruzioni, creando un vero e proprio flusso continuo. Mentre le attività che non generano valore e non necessarie devono essere eliminate il prima possibile.

Per migliorare sempre di più le attività operative non è sufficiente concentrarsi sulle attività che creano valore, ma si deve pianificare di introdurre sempre più attività a valore aggiunto agli occhi dei clienti.

E’ quindi necessario costruire un elemento che differenzi l’Azienda dalla concorrenza. Per fare questo è necessario conoscere profondamente quali sono le modalità di vendita e le proposte dei competitors, quali sono i punti forti della loro attività e come li comunicano per differenziarsi.

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LA NEWS DEL MARTEDI’ – PIANIFICAZIONE DEI PROCESSI

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Published: Tuesday, 12 May 2020 06:51

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Nell’ultimo articolo ti ho poi mostrato la prima cosa da fare per intraprendere il percorso di miglioramento: definire gli obiettivi aziendali. In particolare ti ho descritto perché è importante definire chiari obiettivi aziendali, come pianificare la strategia per il loro ottenimento e come mantenerli monitorati nel tempo.

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/159-la-news-del-martedi%E2%80%99-definizione-degli-obiettivi-aziendali.html

Ora procediamo verso il passo successivo, cioè la pianificazione dei processi. Possiamo definire un processo come un insieme organizzato di attività e di decisioni, finalizzato alla creazione di un output effettivamente domandato dal cliente, e al quale questi attribuisce un valore ben definito.

I processi sono quindi delle aggregazioni di attività finalizzate al raggiungimento di uno stesso obiettivo; per esempio tutte le attività svolte per trasformare le materie prime in prodotti finiti costituiscono il processo di produzione.

I processi aziendali sono tra loro connessi. L’output di un processo può poi costituire l’input di un processo successivo, così come l’input di un processo può essere l’output di quello precedente. Da quanto detto si può rilevare come all’interno dell’Azienda stessa esista una catena di clienti - fornitori da soddisfare. Il cliente infatti, non necessariamente deve essere esterno, e cioè acquirente di beni e servizi in cambio di denaro, ma può essere un’unità organizzativa dell’Impresa stessa che utilizza il risultato finale di un processo come input necessario per lo svolgimento di altri processi aziendali.

Per misurare l’efficacia e l’efficienza di un processo si devono tenere in considerazione le risorse usate per portare a termine il processo e la qualità dell’output prodotto.

L’efficienza è la capacità di raggiungere l’obiettivo del processo con il minimo utilizzo di risorse.

L’efficacia mette in rapporto il risultato obiettivo con il risultato ottenuto realmente.

Un processo che possiede queste caratteristiche è un processo che contribuisce ad aumentare le performance dell’azienda e crea valore in quanto è in grado di soddisfare le esigenze dei propri clienti.

Per creare una struttura di processi in grado di aumentare le performance dell’Azienda si deve iniziare con trascrivere la sequenza delle attività che vengono svolte e come queste portano al risultato atteso. Ognuna di queste attività deve poi essere analizzata per escludere il più possibile ogni fonte di inefficienza.

I processi di una Azienda sono tra loro collegati, come dicevo prima. Bisogna quindi creare una struttura che tenga conto di ogni singolo processo aziendale, perché la somma delle efficienze dei singoli processi non dà l’efficienza totale dell’Azienda.

Successivamente è fondamentale tenere monitorato quanto appena descritto. Monitorando le performance, si capirà in anticipo se si sta deviando dallo standard e si ha il tempo per applicare delle azioni correttive per tornare nei range di performance attesi.

Infine si passa a rivedere e migliorare la struttura appena creata, modificando i processi esistenti o definendo sempre nuovi standard, ricominciando il ciclo.

Mappare i processi di una Azienda permette quindi di avere i seguenti vantaggi:

• - Verificare se ci sono duplicazioni, passaggi inutili, situazioni in cui si perde efficienza;
• - Possibilità di provare a cambiare sulla carta relazioni, passaggi, combinazioni di fattori all’interno dei processi, fino a trovare quelli ottimali;
• - Maggiore capacità di concentrare lo sforzo sui processi chiave e sulle opportunità di miglioramento;
• - Risultati coerenti e prevedibili attraverso una struttura di processi allineati;
• - Prestazioni ottimizzate attraverso un uso più efficiente delle risorse, con conseguente diminuzione dei costi e dei tempi di ciclo;
• - Riduzione dello stress dell’imprenditore in quanto tutte le risorse umane sono a conoscenza dei compiti e delle attività che devono svolgere;
• - Gestire i rischi che possono influire sugli output dei processi e sui risultati complessivi del sistema di gestione dell’organizzazione.

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LA NEWS DEL MARTEDI’ - DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI AZIENDALI

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Published: Tuesday, 05 May 2020 06:55

Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.

Negli articoli degli scorsì martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permetterà di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.

Ti ho poi mostrato il primo step del Metodo cioè la D.A.I. - DIAGNOSI AZIENDALE INIZIALE grazie alla quale riuscirai a capire quali sono gli ambiti su cui concentrare maggiormente gli sforzi strategici per accrescere il valore della tua Organizzazione.
Nel periodo di reclusione che è appena passato ti ho presentato un prodotto ad hoc per l’emergenza, la D.A.I.2020 DIAGNOSI AZIENDALE INIZIALE al tempo del Covid-19, lo strumento appositamente configurato per misurare quanto un Imprenditore sia pronto per superare questo momento di crisi dovuto alla pandemia da Covid-19 che, ci tengo a dirlo, non è ancora concluso.

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/158-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-d-a-i-2020-diagnosi-aziendale-iniziale-al-tempo-del-covid-19.html

Oggi facciamo un passo successivo. Una volta fatta la fotografia dell’Azienda, per intraprendere il percorso di miglioramento che ti porterà ad aumentare il valore della tua Azienda, la prima cosa da fare è definire gli obiettivi aziendali.

Gli obiettivi aziendali sono la traduzione concreta dei risultati che l’azienda vuole ottenere in un determinato periodo come conseguenza di tutta la propria attività.

Definire gli obiettivi aziendali e poi pianificare il loro ottenimento, sono due attività fondamentali spesso sottovalutate. Definire gli obiettivi aziendali è alla base della pianificazione strategica, che porta a stabilire le strategie per raggiungere i traguardi definiti, tenendo conto del punto di partenza e chiarendo di quali mezzi, strumenti e azioni si necessita per raggiungerli.

Per definire gli obiettivi il primo passo è rispondere alle seguenti domande: dove sarà e come sarà la mia azienda tra 2 anni? E tra 5 anni? Come me la immagino?

Solamente definendo con precisione la meta aziendale a medio-lungo termine, si potranno definire le attività intermedie da intraprendere e necessarie per raggiungere il risultato definito.

Sviluppare il proprio business non è frutto di scelte casuali, ma il risultato di un preciso piano di impresa e della sua attuazione.

Come Imprenditore, dovrai essere interessato a tutti gli aspetti che riguardano la tua Impresa, e avrai bisogno di avere in mente obiettivi chiari per il tuo business. Avendo chiari questi punti di arrivo, li dovrai trasformare in valori che puoi facilmente misurare periodicamente per valutare il miglioramento raggiunto. Inoltre, questi punti di riferimento ti permetteranno di definire chiaramente i piani di azione.

Una volta definiti gli obiettivi e il piano operativo per raggiungerli, come ti dicevo, è necessario passare all’azione. Creare un processo di misurazione dei risultati effettivi del piano. Questo ti permetterà di mantenere sotto controllo le attività ed eventualmente correggere la rotta.

Per determinare in quale misura gli obiettivi prefissati operativi e strategici vengono raggiunti si utilizzano gli indicatore chiave di prestazione (Key Performance Indicator) meglio conosciuti come KPI.

In altre parole, un KPI (indicatori chiave di performance) è sostanzialmente una metrica che descrive quanto efficacemente ci si avvicina (o ci si scosta) ad un certo obiettivo prefissato.

Stabilire i giusti KPI e analizzarli periodicamente, ti indicherà attraverso dei numeri se la rotta che stai perseguendo verso l’obiettivo finale è corretta.

I KPI periodici sono quindi i segnalatori di come sta funzionando la tua Azienda, fornendoti un dato concreto.

Infatti, il monitoraggio degli indicatori di performance ti servirà a:

•          Mantenere monitorati i processi;

•          Valutare l’operatività dei Responsabili;

•          Comprendere se la rotta che la tua Azienda sta seguendo, è quella da te indicata.

I KPI devono essere misurabili. Un indicatore chiave di prestazione deve essere basato su dati reali e deve essere definito in modo tale che fattori al di fuori del controllo dell’Azienda non interferiscano con il suo ottenimento.

I KPI devono avere scadenze temporali predeterminate che dividano il processo analizzato in diversi check-point. È molto importante fissare delle scadenze temporali e misurare i KPI con periodicità prefissate per poter fare confronti efficaci.

Questi indicatori non devono essere solamente un numero da indicare in un registro, ma uno strumento attivo per capire se le cose stanno andando come pianificato. È fondamentale analizzare nel tempo l’andamento degli indicatori. Se l’andamento risultasse decrescente o se in un periodo il valore risultasse fuori range, è utile approfondire le cause di questi squilibri per capire se si tratta di un caso isolato o se è necessario definire un piano di azione per migliorare le cose.

Solamente monitorando nel tempo l’andamento delle attività e applicando azioni di miglioramento in funzione dei dati analizzati, si avrà la certezza di raggiungere l’obiettivo prefissato. E questo è un processo continuo, perché una volta analizzati i risultati e ridefinito il piano strategico eventualmente corretto, il processo continua costantemente fino al raggiungimento degli obiettivi inizialmente definiti.

A questo punto si riparte con nuovi obiettivi, pianificando una nuova rotta e definendo magari una nuova visione della tua Azienda, a medio lungo periodo.

Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.

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