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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: COME CREARE IL MIGLIORAMENTO CONTINUO IN AZIENDA (3)

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Published: Tuesday, 09 February 2021 08:00

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La scorsa settimana ti ho parlato dell’importanza di avere un metodo per raggiungere i tuoi obiettivi, qualsiasi essi siano.

Ti ho mostrato i grandi vantaggi che si ottengono operando in un certo modo ed in maniera standardizzata (cioè CON UN METODO) e cosa ti costa operare senza una visione complessiva

delle attività da compiere (cioè SENZA UN METODO).

UN METODO ti può aiutare a fare tesoro dell'esperienza e supportare l’istinto ed il talento.

Il metodo non toglie nulla alla spontaneità, anzi la rinforza e la sostiene. È al contempo strumento operativo e strumento di analisi.

Ma a livello aziendale quali sono i vantaggi che lavorando con UN METODO si possono raggiungere?

Ogni Organizzazione, che sia un’azienda manifatturiera o che sia una società di servizi, se vuole aumentare la propria efficienza produttiva deve implementare un METODO efficace di

gestione aziendale e delle principali attività che si compiono quotidianamente.

Questo concetto è molto comune tra i titolari d’impresa, infatti, sono moltissime le aziende che hanno un sistema qualità certificato secondo la norma ISO 9001 perché gli imprenditori hanno

capito che questo sistema porta enormi vantaggi al miglioramento della loro organizzazione.

Pensa che in Italia le aziende che hanno un sistema qualità certificato secondo lo standard ISO 9001 sono circa 82.000 e nella sola Lombardia sono poco più di 17.000 (fonti Accredia 2020).

Quello che non è ancora ben chiaro è che per sfruttare UN METODO per efficientare l’azienda è necessario non solo crearlo, ma tenerlo vivo nel tempo.

Infatti, questo sistema organizzativo ISO 9001, a volte non è utilizzato in modo efficace o come spesso accade, non è sfruttato nella maniera migliore per varie ragioni.

A volte perché non si conoscono le potenzialità o gli strumenti che si hanno a disposizione o a volte perché le aziende non sono seguite da un consulente che dedichi abbastanza attenzione alle necessità dell’azienda stessa.

Il Sistema di Gestione Qualità ISO 9001 (SGQ) che a me piace definire Sistema di Gestione di Direzione è in ogni caso, UN METODO di organizzazione aziendale molto potente.

La norma di riferimento proprio per come è strutturata, prevede tutta una serie di azioni e di attività che permettono all’Imprenditore di creare l’azienda a sua immagine e somiglianza ma

con degli schemi e delle procedure alle quali tutti i collaboratori si devono attenere per raggiungere i risultati attesi.

Il SGQ è basato sul ciclo di DEMING, anche in questo caso UN METODO sviluppato negli anni 50 da William Edwards Deming un ingegnere, matematico e scienziato della statistica i cui metodi sono ancora oggi utilizzati.

Si pensi che le tecniche di campionamento di Deming, ad esempio, sono ancora in uso presso il Dipartimento di censimento degli Stati Uniti e il Bureau of Labor Statistics.

CHE COS’È IL CICLO DI DEMING

Il ciclo di Deming, conosciuto anche come ciclo PDCA (acronimo delle 4 fasi del ciclo) è stato ideato con l'obiettivo di stabilire un modello per il miglioramento continuo dei processi ed essere garanzia di qualità efficiente e continuativa.

Il metodo può essere utilizzato in molti contesti, specialmente attraverso le estensioni di Deming.

Dietro alla ruota di Deming c'è un modello utile per qualsiasi processo di apprendimento e miglioramento come parte integrante della gestione della qualità, dove per qualità non si intende qualità di prodotto (o perlomeno non solo) ma qualità riferita all’intera Organizzazione nel senso più ampio del termine.

Il ciclo può essere applicato ai processi lavorativi, alla realizzazione di prodotti e servizi che ne derivano, ai processi decisionali, ai processi di formazione, ma anche alle persone stesse ed

ai team di lavoro.

Il PDCA aiuta, ad esempio, a migliorare il lavoro di squadra esattamente come la qualità di una produzione o le performance aziendali complessive.

Il ciclo di Deming è quindi un modello di miglioramento continuo che consiste in una sequenza logica di quattro fasi chiave:

$1·       P– Plan (Pianificare) – Identificazione e analisi del problema o della nuova opportunità.

$1·       D- Do (Fare) – Testare la soluzione potenziale, idealmente su corta scala, e misurare i risultati.

$1·       C- Check (Studiare) – Studiare i risultati, misurarne l’efficacia e decidere se è possibile supportare l’ipotesi analizzata.

$1·       A- Act (Agire) – Se la soluzione funziona, implementarla definitivamente.

L’esperienza formativa di Deming come ingegnere gli ha fornito una panoramica dei processi industriali ed una visione approfondita del tentativo reale di standardizzare le operazioni per garantire un funzionamento su vasta scala delle buone pratiche di realizzazione dei processi.

Quindi implementando la ruota di Deming significa partire dalla fase di pianificazione (PLAN) in cui si definiscono i risultati che si vogliono raggiungere, valutando le risorse necessarie e disponibili, definendo i tempi previsti e creando infine le attività da mettere in pratica.

Nella seconda fase si inizia ad implementare quanto pianificato (DO) magari su piccola scala o su slot di tempo definiti, per appurare se effettivamente quanto programmato è fattibile e realizzabile nei tempi stabiliti.

Nella terza fase si vanno a verificare i risultati ottenuti (CHECK). Si valuterà cosa non è riuscito nella fase DO, cosa si può fare in modo migliore o cosa è meglio non fare.

In questo stadio si valuterà l’adeguatezza delle risorse disponibili o la necessità di implementare eventualmente nuove risorse. Tutte queste valutazioni dovranno essere accompagnate dalla

predisposizione di un piano di miglioramento in grado di garantire, se applicato, il raggiungimento degli obiettivi definiti nella prima fase (PLAN).

Infine, nella quarta fase (ACT) si va a realizzare quanto pianificato nella terza fase. Si parte dalla standardizzazione dei modi di pianificare, controllare e operare per arrivare alla preparazione del nuovo PLAN per un nuovo ciclo di miglioramento.

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Io conosco molto bene le PMI italiane perché ci ho lavorato come responsabile interno e da ormai 15 anni le seguo come consulente.

So quali sono le loro principali necessità delle nostre aziende per migliorarne l’aspetto organizzativo interno lasciandolo comunque abbastanza flessibile per garantire il valore aggiunto tipico delle nostre realtà e conosco anche molto bene quali sono i principali limiti.

Questi concetti si possono tradurre in poche parole; poca burocrazia e molta praticità, sempre nel rispetto di quanto definito dalla Direzione.

Per questi motivi io applico un mio metodo che seppur garantendo una standardizzazione operativa, può essere personalizzato e adattato ad ogni azienda. Questo sistema l’ho chiamato METODO ACTIVE.

Vediamo ora di cosa si tratta.

IL METODO ACTIVE

Come detto, se implementato correttamente UN METODO garantisce il raggiungimento di un buon livello organizzativo e di controllo di tutti i processi aziendali ma soprattutto garantisce il raggiungimento dei risultati attesi.

Se il Ciclo di Deming è alla base del Sistema di Gestione Qualità lo standard più diffuso al mondo, quest’ultimo è alla base del METODO ACTIVE, un sistema di mia creazione in cui ho ideato una serie di strumenti pratici, come per esempio la (FIA) Fotografia Iniziale Aziendale, che metto a disposizione per rendere maggiormente efficace il Sistema Qualità utilizzato dalle PMI.

Per questo motivo io preferisco chiamarlo Sistema di Gestione di Direzione.

Il METODO ACTIVE si basa su 4 fasi legate tra di loro in un circolo virtuoso che portano alla standardizzazione delle attività e al raggiungimento dei risultati attesi.

Con il METODO ACTIVE ti offro anche gli strumenti per implementare ognuna delle 4 fasi attraverso un insieme di metodologie, processi, architetture e tecnologie che trasformano le buone intenzioni di ciascuno degli interessati, in risultati concreti.

Il METODO ACTIVE è praticamente un circolo virtuoso in grado di fare migliorare dal punto di vista operativa e pratico i processi aziendali.

Le 4 fasi sono così rappresentate:

Nell’articolo di oggi non voglio entrare nei dettagli del METODO ACTIVE ma te ne parlerò la prossima settimana.

Intanto ti auguro buon lavoro.

Alessandro

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: L’IMPORTANZA DI SEGUIRE UN METODO PER OTTENERE RISULTATI CERTI

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Published: Wednesday, 03 February 2021 08:00

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Eccoci qua, ripartiamo con il nuovo anno con importanti novità anche in chiave di contenuti.

Questo è il primo articolo della NUOVA SERIE DI CONTENUTI che ho deciso di dedicare agli strumenti della buona organizzazione.

Oggi vorrei farti riflettere sui vantaggi che si ottengono operando in un certo modo ed in maniera standardizzata (cioè CON UN METODO) e cosa ti costa operare senza una visione complessiva delle attività da compiere (cioè SENZA UN METODO).

La risposta più breve e banale, ma che rappresenta la sacrosanta verità è che con UN METODO sei sicuro di raggiungere i risultati che desideri.

L’unica discriminante è il tempo, nel senso che se applichi UN METODO magari non sei certo del tempo che ci impiegherai ma sicuramente raggiungi l’obiettivo che ti sei prefissato.

La definizione data da Google del termine METODO è la seguente:

“Procedimento atto a garantire, sul piano teorico o pratico, il soddisfacente risultato di un lavoro o di un comportamento”.

Te la spiego meglio, supponi di dover partire dal tuo ufficio per recarti ad un appuntamento a Milano in automobile.

L’esperienza ti dice che per arrivare in tempo all’appuntamento dovrai avere l’automobile a disposizione ed in ordine, programmare l’orario della partenza evitando le ore di punta oppure partire con un certo anticipo, decidere quale strada imboccare, impostare il GPS e sapere dove parcheggiare nelle vicinanze del luogo dell’appuntamento.

Una volta partito all’orario stabilito non ti resta che seguire quanto hai pianificato e se sicuramente arriverai puntuale all’appuntamento nel luogo stabilito.

O meglio sicuramente arriverai nel luogo stabilito ed eventuali ritardi non dipenderanno da te ma da eventuali imprevisti, da pause non programmate durante il tragitto o dalla velocità di crociera troppo blanda che sarai costretto ad assumere.

Questa descrizione è un semplice esempio dell’utilità dell’avere un metodo procedurizzato.

UN METODO ti può aiutare a fare tesoro dell'esperienza e supportare l’istinto e il talento.

Non toglie nulla alla spontaneità, anzi la rinforza e la sostiene. È al contempo strumento operativo e strumento di analisi.

In tutte le attività quotidiane ma soprattutto nella gestione di un’azienda o di un reparto produttivo o di un ufficio, non aver un metodo di lavoro significa improvvisare continuamente senza mai avere un quadro d’insieme delle attività da svolgere, delle priorità e delle responsabilità.

In una società sempre più complessa e multiculturale una delle prime difficoltà che ogni imprenditore trova di fronte a sé è far comprendere ai propri collaboratori cosa è necessario fare per raggiungere determinati risultati.

In qualsiasi attività ognuno di noi può essere guidato dalla predisposizione personale e dall’ambizione ma soprattutto dall’istinto, dal talento e dall'esperienza.

È vero però che talvolta l'istino è ingannevole, il talento non necessariamente è connaturato al ruolo e l'esperienza ha un grande valore solo se letta e razionalizzata per farne una fonte di apprendimento continuo, mettendola a volte anche in discussione al fine di praticare il miglioramento continuo.

Svolgere un’attività in un certo modo solo perché la si è sempre eseguita in quella maniera senza aver mai ragionato sul fatto che “forse esiste un modo più efficace ed efficiente per raggiungere lo stesso risultato”, a mio parere non si può annoverare come avere esperienza positiva.

Proprio per questo serve UN METODO perché non toglie nulla alla spontaneità, anzi la rinforza e la sostiene, ma ti permette di mantenere traccia di ciò che fai e di confrontare i risultati ottenuti con diverse modalità.

Inoltre, ricordati che il metodo è al contempo strumento operativo e strumento di analisi.

Chiariti questi aspetti, quali possono essere nello specifico i vantaggi di disporre di UN METODO organizzativo che può essere a livello individuale, da parte di un team di lavoro o per una azienda?

A livello individuale ne segnalo principalmente tre:

1. Lo sviluppo della consapevolezza,
2. L’aumento del controllo,
3. La gestione del tempo.

A livello di un team di lavoro te ne segnalo altrettanti principali:

1. Lo sviluppo dell’affiatamento
2. L’aumento dell’efficacia del team
3. La gestione ordinata di tutte le attività

Ma a livello aziendale quali sono i vantaggi che lavorando con UN METODO si possono raggiungere?

Qui è proprio il nocciolo della questione.

Perché mai un’Azienda e la sua Direzione non dovrebbero mettere a disposizione dei propri collaboratori un modo di operare standardizzato quanto basta, con ruoli e competenze ben definiti, improntato su processi logici e procedure operative che tutti devono condividere, rispettare ed applicare?

Ora te lo spiego.

I 9 GRANDI VANTAGGI DI AVERE UN METODO DI LAVORO 

Ci sono almeno 9 VANTAGGI competitivi per chi ha basato la propria organizzazione su UN METODO e te li voglio descrivere brevemente.

1. Con UN METODO, la CONOSCENZA SI SPOSTA dalle risorse interne all’AZIENDA e l’imprenditore può dedicarsi principalmente alle strategie di crescita e miglioramento dell’Azienda stessa.
2. Con UN METODO, i RISULTATI ATTESI, sia che riguardano prodotti sia che si riferiscano a servizi, SONO STANDARDIZZATI, cioè a parità di risorse impiegate il risultato è lo stesso per ogni ciclo ed in ogni momento.
3. Con UN METODO l’IMPRENDITORE AUMENTA IL CONTROLLO DELLE RISORSE INTERNE, intese come tutte quelle risorse necessarie ad ottenere il risultato atteso (quindi attrezzature, materia prima, collaboratori, personale esterno ecc.).
4. Con UN METODO, l’AZIENDA AUMENTA IL SUO LIVELLO DI PROTEZIONE. Per protezione si intende che il know-how dell’Azienda (la conoscenza approfondita anche delle attività operative) non è solo nei collaboratori ma ci sono delle procedure che permettono che la conoscenza si diffonda e rimanga in qualche modo disponibile a tutti. In questo modo anche se un collaboratore dà le dimissioni, colui che andrà a sostituirlo avrà fin da subito a disposizione degli strumenti per portare a compimento il lavoro svolto dal collega.
5. Con UN METODO, LE MANSIONI DIVENTANO SCOMPONIBILI e quindi le competenze richieste a ciascun collaboratore sono più specifiche e mirate. Un certo collaboratore che si occupa per esempio di logistica, saprà esattamente cosa deve fare, quando lo deve fare, come lo deve fare e qual è il suo responsabile di riferimento. Inoltre, saprà esattamente anche cosa non deve fare, il perché ed il perché non rientra nelle sue mansioni. Tutto questo questo porta sicuramente grandi vantaggi all’intera Organizzazione sia dal punto di vista dell’efficacia delle attività sia da quello dell’efficienza dell’organizzazione.
6. Con UN METODO LE RISORSE INTERNE DIVENTANO PIÙ FACILI DA SOSTITUIRE. Infatti, se conosco esattamente quale mansione e quale attività svolge quel determinato collaboratore, saprò esattamente quali competenze cercare e richiedere ai candidati senza dovere improvvisare al momento delle dimissioni e poi assumere il “primo che capita”.
7. Con UN METODO DIVENTA PIÙ VELOCE ED AUTOMATIZZATO FORMARE e rendere autonomi I NUOVI COLLABORATORI. L’inserimento di nuove risorse è spesso difficile e costoso e frequentemente non avviene in maniera efficace. Come detto precedentemente se hai implementato UN METODO, il risultato è comunque garantito. All’inizio dell’inserimento, per svolgere un’attività probabilmente ci vorrà più tempo rispetto allo standard, ma ti assicuro che una persona che ha a disposizione un metodo di lavoro su cui affidarsi si integra nel suo ruolo in un tempo ridotto di almeno il 50% rispetto ad un nuovo collaboratore che dipende solo dalle informazioni che riceve dal collega o dal suo responsabile.
8. Con UN METODO IL TUO STILE DI VITA MIGLIORA. Infatti, utilizzando un metodo non dovrai sempre rincorrere le disfunzioni aziendali dovute alla mancata conoscenza o all’errata interpretazione. Con UN METODO opportunamente implementato molto poco è lasciato al caso ma ognuno sa cosa fare, come farlo, quando lo deve fare e con quali strumenti.
9. Con UN METODO l’AZIENDA AUMENTA DI VALORE. Questo aspetto è abbastanza intuitivo ma spesso nelle piccole realtà è molto trascurato. Se le buone performance dell’Azienda dipendono principalmente da poche figure chiave che hanno tenuto per loro i “segreti operativi”, nel momento in cui si presentasse qualche soggetto interessato all’acquisizione, il valore dell’azienda potrebbe diminuire drasticamente proprio perché il valore è legato a delle figure chiave, compreso il Titolare.

Fatte queste precisazioni risulta abbastanza evidente che ogni Organizzazione, che sia un’azienda manifatturiera o che sia una società di servizi, progetti e implementi UN METODO efficace di gestione aziendale e delle principali attività.

Il Sistema di Gestione Qualità ISO 9001 (SGQ) che a me piace definire Sistema di Gestione di Direzione è UN METODO di organizzazione aziendale.

La norma di riferimento proprio per come è strutturata prevede tutta una serie di azioni e di attività che permettono all’Imprenditore di creare l’azienda a sua immagine e somiglianza ma con

degli schemi, delle procedure alle quali tutti i collaboratori si devono attenere utilizzando dei precisi strumenti di lavoro.

Il SGQ è basato sul ciclo di DEMING, anche in questo caso UN METODO sviluppato negli anni 50 da William Edwards Deming, un ingegnere, matematico e scienziato della statistica i cui

metodi sono ancora oggi utilizzati.

Si pensi che le tecniche di campionamento di Deming, ad esempio, sono ancora in uso presso il Dipartimento di censimento degli Stati Uniti e il Bureau of Labor Statistics.

Ma di questo te ne parlerò la prossima settimana.

Intanto ti auguro buon lavoro.

Alessandro

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: PERCHÉ È IMPORTANTE IL TUO RUOLO PER IL SUCCESSO DELLE RIUNIONI

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Published: Wednesday, 16 December 2020 08:29

Spesso le riunioni vengono organizzate principalmente quando ci sono dei problemi già diffusi, anziché per prevenirli o per evitarli. Le riunioni di questo tipo durano tantissimo e non trovano la soluzione ai problemi ma anzi creano malumore nei partecipanti. Un manager che si limita a dare ordini e direttive, arrabbiandosi quando le cose non vanno per il verso giusto e lamentandosi delle scarse performance dei propri collaboratori non otterrà mai i risultati che ha pianificato.

Come avrai letto nel mio articolo della scorsa settimana, la parte più importante di ogni riunione che il manager organizza in Azienda è la sezione finale in cui la figura del dirigente motiva i suoi collaboratori, coinvolgendoli nel raggiungimento degli obiettivi. Il risultato efficace di una riunione dipende principalmente da questo e qui entra in gioco il ruolo del manager e la sua leadership.

Quindi la capacità di un manager di gestire riunioni efficaci e motivanti sarà di grande aiuto alla realizzazione degli obiettivi aziendali.

GLI STRUMENTI DEL MANAGER

La grande capacità di creare e condurre riunioni positive, coinvolgenti e proficue ti permetterà di gestire in un’unica occasione un elevato numero di persone e di poter sfruttare appieno questo grande strumento.

Tu, in qualità di manager, devi saper utilizzare gli strumenti che hai a disposizione in maniera corretta, per arrivare ai risultati desiderati.

Gli strumenti più frequentemente usati dai manager di successo sono:

­   - Definizione della meta;

­   - Definizione degli obiettivi;

­   - Pianificazione;

­   - Organigramma e mansionario efficace;

­   - Indicatori e grafici;

­   - Riunioni e colloqui individuali;

­   - Formazione (del manager e dei suoi collaboratori).

Ogni parte dell’organizzazione deve avere ben chiaro lo scopo comune, la meta finale dell’Azienda e ogni singolo obiettivo intermedio. Ed è compito tuo, nel ruolo di manager, trasmettere queste informazioni e assicurarsi che tutti i collaboratori siano a conoscenza dell’obiettivo finale.

Gli sforzi di ogni singolo collaboratore devono essere concentrati a far avanzare lo scopo generale dell’Azienda. È inoltre compito tuo mantenere un buon coordinamento tra tutte le figure coinvolte per ottenere una vera e propria “squadra” in cui ogni membro dedica le sue energie al raggiungimento dell’obiettivo finale.

Infatti ogni manager deve coordinare tutte le parti in gioco, mantenendo informati i propri collaboratori, chiedendo la loro opinione, programmando le loro attività.

Lo strumento principale per trasmettere informazioni, per ottenere cooperazione, per motivare e coinvolgere i collaboratori è sicuramente la riunione fatta in maniera efficace.

Nell’articolo di oggi non mi soffermo su come dev’essere organizzata nella pratica una riunione affinché sia efficace in quanto lo schema pratico con le 10 regole per non organizzare riunioni inutili le puoi già trovare nel mio articolo di mercoledì scorso:

https://www.sistemi-iso.it/news/194-la-news-del-mercoledi%E2%80%99-le-10-regole-per-non-organizzare-riunioni-inutili.html

Nell’articolo di oggi l’attenzione è dedicata al ruolo del manager inteso come leader che motiva e coinvolge i suoi collaboratori, e li guida a raggiungere lo scopo finale.

RIUNIONI DI PIANIFICAZIONE

Se segui i miei contenuti, saprai già che una corretta pianificazione strategica in Azienda riguarda la gestione generale delle attività che devono essere eseguite in Azienda, ma coordina anche le singole azioni e i compiti che intendi delegare in Azienda ai tuoi collaboratori.

Chiaramente attraverso la conduzione di riunioni efficaci riuscirai a far conoscere e a coordinare i singoli compiti affidati ai tuoi responsabili, comunicando le deleghe e il valore finale del compito che gli hai assegnato.

Uno strumento fondamentale per tenere sotto controllo l’andamento delle attività e per responsabilizzare i tuoi collaboratori è l’utilizzo degli indicatori. Gli indicatori non sono altro che una metrica, un numero da tenere monitorato e paragonato a dei valori predefiniti di range. Durante le tue riunioni dovrai far capire ai tuoi collaboratori in cosa consiste la cultura degli indicatori. Presta attenzione al fatto che l’indicatore non è un modo per controllare i tuoi collaboratori. Deve essere qualcosa che il collaboratore per primo deve far proprio e serve per tenere monitorati i risultati affinché nelle riunioni si parli di cose concrete.

Ogni casella del tuo organigramma dovrebbe essere composta dal nome del collaboratore, dal suo ruolo e dai risultati che deve ottenere.

Ogni tuo collaboratore deve considerare l’indicatore a lui affidato come uno strumento utile per prima cosa a sé stesso. Gli serve a capire se sta lavorando bene e se le energie che mette nel suo lavoro portano maggior valore all’Azienda. In questo modo i tuoi collaboratori lavoreranno per risultati e non per azioni. Ogni tuo collaboratore prima ancora della riunione deve essere a conoscenza di quali sono gli andamenti dei suoi indicatori.

Se non hai definito mete chiare, se non hai definito gli obiettivi e quindi gli indicatori, avrai solamente tantissime regole e azioni da far svolgere ai tuoi collaboratori che non portano valore aggiunto alla tua Azienda e nessuno avrà chiaro il risultato finale.

Nelle tue riunioni devi esaltare i casi di successo e gli indicatori che stanno avendo un andamento sempre crescente. Tutto questo motiva e carica i tuoi collaboratori.

Inoltre nelle riunioni non perdere troppo tempo a visualizzare gli andamenti risultati dall’analisi degli indicatori perché ogni tuo collaboratore è già a conoscenza dei suoi risultati. Piuttosto dedica del tempo a confrontarti con loro su come fare per migliorare gli indicatori o risolvere qualche scoglio che si incontra.

LA MOTIVAZIONE DEI COLLABORATORI

Quando chiedi ai tuoi collaboratori di essere più precisi, più organizzati, di raggiungere obiettivi sempre più ambiziosi, ecc. stai chiedendo loro di fare uno sforzo, di uscire dalla zona di confort. È fondamentale che tu da manager sei in grado di fargli vedere l’opportunità finale. Ricordati che ogni tuo collaboratore non ripone impegno, energie e passione nel suo lavoro solamente perché gli dai uno stipendio.

I collaboratori la prima cosa che richiedono a un responsabile è il pieno apprezzamento per il lavoro svolto. I tuoi collaboratori vogliono un capo che non gli faccia solamente notare le cose che vanno male, ma che evidenzi principalmente quando le cose vanno bene.

I tuoi collaboratori per seconda cosa vogliono essere sempre al corrente della meta aziendale, vogliono essere coinvolti nei problemi del lavoro e vogliono essere a conoscenza dei macro numeri aziendali (come per esempio l’andamento del fatturato). Dovresti fare più riunioni coi tuoi collaboratori in cui chiedi loro un parere o dei consigli su come dovrebbero essere fatte le cose in Azienda, su cosa migliorare per aumentare la produttività.

La riunione ideale può essere svolta con il manager che espone come sta andando l’Azienda e, indicatori alla mano, fa qualche riconoscimento a persone specifiche e si complimenta con tutto il team. Successivamente si passa a mostrare le difficoltà, ma il manager chiede ai partecipanti alla riunione cosa si potrebbe fare per gestire al meglio le difficoltà. Sono i partecipanti che parlano e si mettono in gioco. Coinvolge le persone le porta ad essere in accordo su quello che servirebbe fare, e porta tutte le persone del team a lavorare in coordinazione per risolvere la situazione. Se le persone prendono loro le decisioni su quello che si dovrebbe fare, sono più motivate e si sentono più responsabilizzate perché è come se l’Azienda diventasse la loro.

L’ultimo bisogno dei tuoi collaboratori è sentire che il proprio responsabile si interessa a loro come persone. Niente può sostituire il rapporto umano tra i propri collaboratori e il responsabile. Questo punto di solito richiede di dedicare del tempo ad ogni nostro collaboratore, meglio ancora se durante delle riunioni/incontri individuali informali. Puoi organizzare degli incontri individuali in cui gli racconti come sta andando il suo reparto, o il progetto che sta seguendo, della delega che gli hai affidato, di quale valore sta portando all’Azienda, gli chiedi le cose che non vanno o se ha dei suggerimenti da darti.

Devi tenere ben in mente questi tre aspetti e inserirli in ogni tua riunione con le tue persone. Solo in questo modo riuscirai a motivare i tuoi collaboratori. Collaboratori che escono da una riunione carichi ed entusiasmati dei compiti che gli hai assegnato metteranno ancora più impegno nelle attività che dovranno compiere.

Se gli obiettivi dell’Azienda diventeranno anche quelli del tuo collaboratore, questo saprà esattamente il valore di quello che sta facendo e del modo in cui lo farà, comprenderà il perché è importante per l’Azienda che le cose vengano fatte in una certa maniera e si sentirà non soltanto partecipe alle decisioni, ma responsabili di far crescere i risultati grazie anche ai compiti che gli hai assegnato.

Interessati a loro, dagli apprezzamento, coinvolgili e vedrai che le tue persone saranno davvero produttive e andrai a indirizzare le persone verso le loro mete.

Buon lavoro.

Alessandro Bonamano

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: LE 10 REGOLE PER NON ORGANIZZARE RIUNIONI INUTILI

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Published: Monday, 07 December 2020 17:09

E’ risaputo che nella maggior parte delle Aziende si tengono delle riunioni periodiche il cui intento è quello di condividere mete e obiettivi aziendali o per motivare i collaboratori o per condividere idee, spunti e progetti di crescita dell’Azienda.

Tuttavia, è opinione comune che le riunioni rappresentano solamente una grossa perdita di tempo.

Il guaio è che troppo spesso, questa è la pura verità.

Non so a te, ma a me è successo di essere convocato a delle riunioni di cui non si conoscevano i partecipanti, si aveva solo una vaga idea degli argomenti di discussione e all’ora prestabilita l’unico presente ero io e chi l’aveva convocata.

Prendere parte a delle riunioni così (dis)organizzate ti assicuro che ti dà un senso di frustrazione immensa e conseguentemente una volta uscito sei frastornato con quella sensazione di aver sprecato parecchio del tuo prezioso tempo senza aver ottenuto alcun risultato.

Questo in genere accade perché le riunioni sono estemporanee, male organizzate, i partecipanti vorrebbero essere altrove e non si vede uno scopo specifico ben definito.

E’ proprio per questi motivi che molti addetti ai lavori sostengono (comunque a torto) che le riunioni siano inutili.

Nulla di più sbagliato e te lo spiego nel paragrafo successivo.

Le riunioni (dis)organizzate sono inutili perché è dimostrato, che non portano ad alcun risultato.

Ma le riunioni ben organizzate sono indispensabili per far crescere ogni azienda degna di questo nome. Per questo motivo ho deciso di fornirti alcuni spunti indispensabili per poter organizzare riunioni veramente efficaci, motivanti e certamente utili.

Mettendo in pratica quanto troverai in questo articolo, le riunioni che da oggi in poi organizzerai, saranno efficaci e porteranno a dei risultati tangibili, utili e di valore per la tua azienda.

Ma andiamo per ordine.

PERCHE’ LE RIUNIONI SONO UTILI

Le riunioni sono dei veri e propri strumenti che puoi utilizzare per gestire e pianificare l’Azienda. Partecipare ad una riunione e condividere le informazioni con i membri dell’incontro porta grande valore aggiunto a tutti i partecipanti ed alla tua Azienda.

Vediamo perché si convoca una riunione. Le riunioni possono essere convocate per vari motivi, tra i principali troviamo:

• - Per comunicare la strategia aziendale;
• - Per dare o ricercare le informazioni;
• - Per risolvere problemi;
• - Per generare idee;
• - Per prendere decisioni;
• - Per definire piani di intervento e di azione;
• - Per avere chiarimenti;
• - Per negoziare;
• - Per creare e rafforzare il team;
• - Per motivare le persone;
• - Per migliorare i rapporti e le relazioni tra le persone;
• - Per fare il punto della situazione.

Le riunioni sono quindi l’occasione per informare i collaboratori dei programmi di sviluppo aziendali.

Sappi che il coinvolgimento dei tuoi collaboratori nell’andamento dello sviluppo e delle problematiche dell’Azienda li motiva a dare il meglio di loro, a dedicarsi ancor di più alla causa aziendale verso il raggiungimento degli obiettivi stabiliti.

Inoltre, avere un titolare interessato a sapere qual è l’opinione dei propri collaboratori, che riconosce il loro impegno e i risultati che raggiungono, è una fonte di motivazione ma soprattutto di responsabilizzazione dei collaboratori.

COME FARE UNA RIUNIONE EFFICACE: LE 10 REGOLE

Come già descritto all’inizio dell’articolo, la riunione di lavoro può diventare improduttiva quando non si hanno chiari gli obiettivi per i quali viene organizzata e non si è ben focalizzati sui problemi da risolvere.

Organizzare una riunione efficacie non è sempre semplice, ma di certo non può essere improvvisata.

Ecco le 10 regole per organizzare una riunione di successo:

1. Stabilisci un ordine del giorno, definendo con precisione l’obiettivo della riunione ed elencando gli argomenti che verranno trattati. L’ordine del giorno deve risultare chiaro e deve essere fatto circolare fra i partecipanti in modo che tutti siano a conoscenza dello scopo della riunione, degli obiettivi da raggiungere e in questo modo tutti saranno preparati sui temi da affrontare.

La riunione deve essere interessante per chi vi partecipa. Nel caso l’ordine del giorno si riduca a brevi aggiornamenti da dare al team su temi già affrontati, meglio evitare di convocare la riunione: una semplice e-mail con tutti gli update è il modo più corretto di agire in questo caso.

2. Pianifica la riunione, scegliendo l’orario della giornata più appropriato, definendo la sua durata e la sua distribuzione temporale. Molta importanza va data alla corretta determinazione della durata della riunione: questo da un lato esprime rispetto per il tempo di lavoro di ognuno e dall’altro aiuta a impegnarsi per un risultato proficuo (se il tempo è limitato è necessario focalizzare attenzione e impegno). È altresì importante che il luogo scelto sia adatto al tipo di riunione che si vuole fare.

3.Struttura la riunione in modo organizzato.Devi pianificare la riunione suddividendola in sezioni. Per facilitarti durante la riunione, fai una scaletta degli interventi di ogni sezione. La prima parte deve chiarire lo scopo e gli obiettivi dell’incontro; successivamente vanno affrontati nello specifico i temi dell’ordine del giorno anche con dati tecnici. La parte finale della riunione è la parte emotiva in cui entri in gioco tu motivando e coinvolgendo tutti i partecipanti alla riunione.

4. Invita formalmente i partecipanti. È importante cercare di limitare il numero dei partecipanti, individuando solo coloro che possano dare un contributo significativo alla riunione; troppe persone rischiano di rendere la riunione caotica e poco efficace.

Per organizzare al meglio una riunione devi dedicarti anche ad attività formali come la comunicazione delle informazioni utili e necessarie ai partecipanti, quali:

• - Ragioni, scopo e obiettivi della riunione;
• - Data della convocazione;
• - Orario di inizio;
• - Durata e orario di fine;
• - Luogo;
• - Argomenti ben definiti (ordine del giorno).

5. Per iniziare, l’incontro deve essere introdotto riassumendo il motivo e le ragioni per cui è stata convocata la riunione, illustrando lo scopo e gli obiettivi che si vogliono raggiungere. In seguito, passerai a illustrare gli argomenti dell’ordine del giorno e la loro distribuzione nel tempo.

6. Devi condurre l’incontro rispettando le tempistiche prestabilite per ciascun argomento trattato. I tempi devono essere adeguati alle esigenze degli argomenti ma sempre i più brevi possibili. Come saprai, un principio della pianificazione del tempo è che se le persone hanno poco tempo a disposizione, si concentreranno maggiormente sui temi principali.

Sono da evitare il più possibile le interruzioni della riunione con telefonate, visite esterne, ecc. L’ideale sarebbe spegnere ogni device tecnologico: aiuterà a restare più concentrati, eliminando fonti di distrazione esterne.

Risulta molto utile fare dei brevi sommari durante la conduzione dell’incontro, riassumendo i concetti e le idee espresse.

Molto importante è che tutti i partecipanti dicano la loro, sollecitando anche chi non ha espresso la propria opinione. I partecipanti a una riunione devono parlare almeno per il 50% del tempo. Non fare un monologo, in quanto anche il più bravo dei relatori, dopo un po’ diventa noioso se non sa coinvolgere le persone. Fai domande, fai parlare le persone, chiedi la loro opinione. Molte volte i tuoi collaboratori si arrabbiano, o nutrono una profonda insoddisfazione, perché nessuno li ascolta.

Più il clima è informale e non valutativo, più è facile ottenere la partecipazione attiva delle persone. Tutte le opinioni devono essere tollerate, così come devono essere accolte le obiezioni e le critiche da parte dei partecipanti.

Deve essere mantenuto sempre il controllo della riunione, evitando argomenti non pertinenti, divagazioni, discussioni animate o discussioni inutili e limitando le domande che non conducono a conclusioni soddisfacenti. I problemi vanno risolti sul nascere. La cosa fondamentale è che tu, che gestisci la riunione, devi avere sempre molto chiaro in mente la scaletta, lo scopo e l’obiettivo della riunione.

7. Porta la riunione verso la fase di chiusura. Per fare ciò, prima devi ricapitolare in modo sintetico le principali tematiche emerse, facendo un riassunto dei principali argomenti trattati e delle conclusioni accordate, dei tempi e dei modi in cui verranno successivamente discussi eventuali argomenti rimasti in sospeso o nuovi punti emersi. Successivamente passa a concordare un piano di azioni. Devi affidare compiti precisi e statistiche da monitorare periodicamente, cosicché i partecipanti escano dalla riunione con un qualcosa di concreto in cui impegnarsi. I partecipanti devono uscire dalla riunione avendo una chiara lista di azioni e attività da compiere con indicato chi sarà il responsabile incaricato e le tempistiche entro quando verranno ultimate le attività. Delegare alcuni dei compiti è uno strumento di valore per migliorare la gestione di una azienda. L’argomento della delega è un altro aspetto fondamentale da non sottovalutare ma devi prestare attenzione: la delega funziona solo se fatta in maniera efficace. Anche qui c’è molto da dire e se continuerai a seguire i miei contenuti, nelle prossime settimane dedicherò un insieme di articoli proprio all’argomento della delega e ti offrirò dei suggerimenti molto importanti su come delegare le attività in maniera efficace.

8. Concludi la riunione. Questa fase fondamentale la devi compierecon una parte più personale ed emotiva, motivando e coinvolgendo tutti i partecipanti. È fondamentale che le persone escano dalla riunione cariche e motivate. Ricordati che non si deve mai uscire da una riunione più arrabbiati di quando ci si è entrati. I collaboratori ne devono uscire più motivati e carichi di energia pronti per portare a termine i compiti loro assegnati.

9. Redigi (o fai redigere) il verbale dell’incontro. Appena concluso l’incontro scrivi nei dettagli le decisioni prese, le conclusioni e il piano di azioni, quindi distribuiscilo a tutti i partecipanti e alle altre persone che potrebbero essere interessate direttamente o indirettamente alle decisioni e alle conclusioni della riunione. Il verbale deve essere distribuito entro 2 giorni dall’incontro.

10. Follow up della riunione. Ogni riunione che prevede un piano di azioni deve essere seguita da uno o più incontri che permettano di fare il punto della situazione, di verificare lo stato di avanzamento del piano di lavoro e di verificare l’effettivo raggiungimento degli obiettivi.

Questi incontri, oltre a fornire ai diretti interessati un senso di continuità e di valore delle stesse riunioni, permette di capire l’efficacia del piano di azioni definito e di verificarne la sua attuazione da parte dei partecipanti.

La parte più importante di ogni riunione, come avrai capito, è la sezione finale in cui motivi i tuoi collaboratori, coinvolgendoli e motivandoli nel raggiungimento degli obiettivi.

Il risultato efficace di una riunione dipende principalmente da questo e qui entri in gioco tu e la tua leadership. Collaboratori che escono da una riunione carichi ed entusiasmati dei compiti che gli hai assegnato metteranno ancora più impegno nelle attività che dovranno compiere. Con questo non intendo che se un collaboratore non è motivato allora non porta a termine i compiti che gli hai assegnato. Ma se un collaboratore non è coinvolto nelle scelte e negli obiettivi da raggiungere avrai solamente dei dipendenti che eseguono pedissequamente i loro compitini che gli sono stati assegnati senza mettere il loro contributo che spesso risulta fondamentale. Viceversa, se gli obiettivi dell’Azienda diventeranno anche quelli del tuo collaboratore, questo saprà esattamente il valore di quello che sta facendo e del modo in cui lo farà, comprenderà il perché è importante per l’Azienda che le cose vengano fatte in una certa maniera e si sentirà non soltanto partecipe alle decisioni, ma responsabili di far crescere i risultati grazie anche ai compiti che gli hai assegnato. E nel caso si verificasse un problema o un intoppo, stai pur certo che farà di tutto per trovare soluzioni e portare a termine il lavoro che gli hai assegnato.

Probabilmente avrai in programma una riunione verso fine anno o all’ inizio del prossimo, per rivedere l’andamento dell’anno chiuso e pianificare la partenza di nuove iniziative che porteranno ancora più valore all’Azienda sin dall’inizio del nuovo anno. Questo momento è proprio l’occasione giusta per applicare le 10 regole che ti ho appena descritto.

L’importante è iniziare, poi la tecnica la affinerai con l’esperienza. Tenere delle riunioni in maniera efficace, come hai visto, è molto importante per motivare i collaboratori e dare loro energia con cui lavorare e contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Sono certo che già con questi brevi consigli riuscirai a pianificare la tua prossima riunione in maniera efficace e utile per far crescere il tuo progetto imprenditoriale.

Buon lavoro.

Alessandro Bonamano

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