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Published: Monday, 07 October 2019 12:54

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Come organizzare riunioni efficaci

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Published: Tuesday, 10 September 2019 07:26

Le riunioni sono dei veri e propri strumenti di gestione sia in ambito lavorativo che privato. Partecipare ad una riunione e condividere le informazioni con i membri dell’incontro può portare valore aggiunto all’azienda.

Le riunioni possono essere convocate per vari motivi, i principali sono:

• - Per dare o ricercare le informazioni;
• - Per risolvere problemi;
• - Per generare idee;
• - Per prendere decisioni;
• - Per definire piani di intervento e di azione;
• - Per avere chiarimenti;
• - Per negoziare;
• - Per creare e rafforzare il team;
• - Per migliorare i rapporti e le relazioni tra le persone;
• - Per fare il punto della situazione.

Ma se non svolte in maniera efficace, le riunioni aziendali risulteranno solamente una gran perdita di tempo e denaro.

La riunione di lavoro può diventare improduttiva quando non si hanno chiari gli obiettivi per i quali viene organizzata e non si è ben focalizzati sui problemi da risolvere. Organizzare una riunione efficacie non è semplice e non può essere certo improvvisata. Ecco le regole per organizzare una riunione di successo:

1. Innanzitutto si deve stabilire un ordine del giorno, definendo con precisione l’obiettivo della riunione e elencando gli argomenti che verranno trattati. L’ordine del giorno deve risultare chiaro e deve essere fatto circolare fra i partecipanti in modo che tutti siano a conoscenza dello scopo della riunione, degli obiettivi da raggiungere e in questo modo tutti saranno preparati sui temi da affrontare.

Nel caso l’ordine del giorno si riduca a brevi aggiornamenti da dare al team su temi già affrontati, meglio evitare di convocare la riunione: una semplice email con tutti gli update è il modo più corretto di agire in questo caso.

2. Pianificare la struttura della riunione, scegliendo l’orario della giornata più appropriato, definendo la sua durata e la sua distribuzione temporale. Molta importanza va data alla corretta determinazione della durata della riunione: questo da un lato esprime rispetto per il tempo di lavoro di ognuno e dall’altro aiuta a impegnarsi per un risultato proficuo (se il tempo è limitato è necessario focalizzare attenzione e impegno). E’ altresì importante che il luogo scelto sia adatto al tipo di riunione che si vuole fare.

3. Invitare formalmente i partecipanti. È importante cercare di limitare il numero dei partecipanti, individuando solo coloro che possano dare un contributo significativo alla riunione; troppa gente rischia di rendere la riunione caotica e poco efficace.

Successivamente fornire ai partecipanti tutte le informazioni utili e necessarie, quali:

­

• ­- Ragioni, scopo e obiettivi della riunione;
• - Durata della convocazione;
• - Orario di inizio;
• - Durata e orario di fine;
• - Luogo;
• - Argomenti ben definiti (ordine del giorno o agenda).

4. L’incontro deve essere introdotto riassumendo il motivo e le ragioni per cui è stata convocata la riunione e illustrando lo scopo e gli obiettivi che si vogliono raggiungere. In seguito vanno illustrati gli argomenti dell’ordine del giorno e la loro distribuzione nel tempo.

5. L’incontro deve quindi essere condotto rispettando le tempistiche prestabilite per ciascun argomento trattato. I tempi dovrebbero essere i più brevi possibili. Avendo poco tempo a disposizione, le persone tendono a focalizzarsi maggiormente sui temi principali.

Sono da evitare il più possibile le interruzioni della riunione con telefonate, visite esterne, ecc. L’ideale sarebbe spegnere ogni device tecnologico: aiuterà a restare più concentrati, eliminando fonti di distrazione esterne.

Risulta molto utile fare dei brevi sommari durante la conduzione dell’incontro, riassumendo i concetti e le idee espresse. Molto importante è che tutti i partecipanti dicano la loro, sollecitando anche chi non ha espresso la propria opinione.

Più il clima è informale e non valutativo più è facile ottenere la partecipazione attiva delle persone. Tutte le opinioni devono essere tollerate, così come devono essere accolte le obiezioni e le critiche da parte dei partecipanti.

Deve essere mantenuto sempre il controllo della riunione, evitando argomenti non pertinenti, divagazioni, discussioni animate o discussioni inutili e limitando le domande che non conducono a conclusioni soddisfacenti. La cosa fondamentale è comunque che chi indice la riunione abbia molto chiaro in mente lo scopo del meeting.

6. Per concludere la riunione, si devono ricapitolare in modo sintetico le principali tematiche emerse, facendo un riassunto dei principali argomenti trattati e delle conclusioni accordate, dei tempi e dei modi in cui verranno successivamente discussi eventuali argomenti rimasti in sospeso o nuovi punti emersi. Si passa quindi a concordare un piano di azioni.

I partecipanti devono uscire dalla riunione avendo una chiara lista di azioni e attività da compiere con indicato chi sarà il responsabile incaricato e le tempistiche entro quando verranno ultimate le attività. Delegare alcuni dei compiti è un modo molto efficace per migliorare la gestione di una azienda.

7. Realizzare il verbale dell’incontro con i dettagli e le decisioni prese, le conclusioni e il piano di azioni, quindi distribuirlo a tutti i partecipanti e alle altre persone che potrebbero essere interessate dalle decisioni e alle conclusioni della riunione. Il verbale deve essere distribuito entro 2 giorni dall’incontro.

8. Ogni riunione che prevede un piano di azioni deve essere seguita da un successivo incontro che permetta di fare il punto della situazione, di verificare lo stato di avanzamento del piano di lavoro e di verificare l’effettivo raggiungimento degli obiettivi.

Questo incontro permette di capire l’efficacia del piano di azioni definito e di verificarne la sua attuazione da parte dei partecipanti.

L’obiettivo di ogni riunione è essere efficienti e performanti, ogni persona partecipante apporta il proprio contributo, ed è importante che ognuno abbia una visione d’insieme ben chiara, che tutti siano allineati e che siano assegnate ad ognuno le sue priorità.

CON I PREMI DI PRODUZIONE HAI VANTAGGI FISCALI E CONTRIBUTIVI

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Published: Friday, 05 July 2019 15:41

Gli obiettivi aziendali sono la traduzione concreta dei risultati che l'Azienda vuole ottenere in un determinato periodo temporale e sono la conseguenza di tutta la propria attività.

Pianificare gli obiettivi aziendali risulta fondamentale per definire un preciso piano di impresa e la sua relativa attuazione, pertanto i target vengono poi tradotti in indicatori misurabili, rispetto ai quali devono essere definiti i piani di azione.

Una volta pianificati, per verificare in quale misura gli obiettivi operativi e strategici vengono raggiunti, si usano gli Indicatori Chiave di Prestazione (Key Performance Indicator, KPI).

Un KPI è sostanzialmente una metrica che descrive quanto efficacemente ci si avvicina (o ci si scosta) ad un prefissato fattore di successo.

Utilizzando i KPI, si potranno osservare subito dei miglioramenti concreti, ottimizzando i risultati e riducendo sprechi di risorse e di tempo.

Verranno così identificate le attività che funzionano meglio e quelle con maggior margine di miglioramento, offrendo a ciascun responsabile di funzione uno strumento per valutare il lavoro da lui svolto e dal suo team e diagnosticare per tempo eventuali difficoltà di performance o basse efficienze.

Prima di definire i vari KPI, è necessario aver chiaro quali sono gli obiettivi aziendali e come risultano diversificati tra i vari reparti e funzioni. Solo una volta definiti, sarà possibile individuare i KPI più rilevanti per l’Azienda.

Una volta precisati, gli indicatori vanno periodicamente monitorati in quanto sono uno strumento dinamico per capire se i processi stanno performando come pianificato. Monitorando gli indicatori di prestazione a intervalli definiti (per esempio mensilmente o trimestralmente), si potrà avere una previsione annuale del loro andamento, comprendendo per tempo se gli obiettivi saranno o meno raggiunti. In questo modo, se la situazione non fosse in linea con le previsioni, si potranno applicare tempestivamente delle azioni correttive per fare in modo di raggiungere i risultati attesi.

Gli Indicatori Chiave di Prestazione sono molteplici e possono riguardare diversi ambiti di ogni Azienda: possono misurare valori economici-finanziari, di produttività, di qualità dei processi, della bontà dei servizi erogati e molti altri ancora.

Gli indicatori minimi e fondamentali che ogni Azienda dovrebbe comunque monitorare per poter misurare il proprio livello di prestazione e raggiungere gli obiettivi strategici primari, sono:

• •Produttività: calcolata come il rapporto tra le Ore di produzione effettivamente svolte in rapporto alle Ore disponibili

Partendo dai dati di produzione, è necessario stabilire un metodo di estrapolazione delle ore effettivamente lavorate in un determinato periodo. Una volta costruito l’indicatore, questo servirà per confrontare l’andamento della produttività nei vari periodi. In funzione della tipologia di Azienda, l’indicatore sarà calcolato sulle ore di produzione riferite al reparto o al macchinario o all’intera commessa.

Osservando questo indicatore, si riuscirà a capire come l’Azienda sta performando, e se necessario, concentrare gli interventi di miglioramento verso quelle attività risultate più carenti in modo da garantirsi il raggiungimento degli obiettivi pianificati (per esempio trovando rimedio alle cause dei troppi fermo macchina o ottimizzando alcune lavorazioni meccaniche o riducendo gli attrezzaggi, o semplicemente ridefinendo il flusso dei materiali).

• •Costo della mancata Qualità: calcolato come il rapporto tra il Costo dei prodotti e/o servizi non conformi sul Valore totale dei prodotti e/o servizi

La mancata Qualità è un parametro fondamentale da tenere monitorato in qualsiasi tipo di Azienda. Questo parametro si può presentare durante i processi interni o, nei casi più gravi, può essere rilevato direttamente dai clienti.

Per calcolare il valore della Non Qualità si devono tenere in considerazione molti aspetti, quali per esempio i costi del materiale scartato, i costi delle rilavorazioni, i costi della gestione delle non conformità, i costi legati alla perdita di produttività, i costi derivanti dalla mancata soddisfazione dei clienti, e nei casi più gravi i costi della perdita di fette di mercato. Questo indicatore sebbene molte vote sotto valutato, è uno dei pilastri del sistema di valutazione delle performance aziendali.

• •Margine di Contribuzione: calcolato come il Ricavo delle Vendite meno i Costi Variabili

Dopo il flusso di cassa è l’indicatore per eccellenza da tenere monitorato in tutte le Aziende di qualsiasi tipologia.

Cos'è il margine di contribuzione? Questo importante valore viene definito nel conto dei costi e delle prestazioni come l'importo che un'Azienda ha a disposizione, in base al fatturato, per coprire i propri costi fissi. Il margine di contribuzione può essere calcolato per un singolo prodotto, un gruppo di prodotti o addirittura per l'intero volume delle vendite, a seconda delle necessità. Esso fornisce informazioni su quanto la rispettiva quota del fatturato contribuisca a coprire i costi fissi.

E’ di fondamentale importanza capire se la redditività reale dell’Azienda coincide con quella prevista, pertanto è obbligatorio definirlo, misurarlo e valutarlo periodicamente.

Questo indice può fornire molte informazioni e dettare la direzione da seguire per raggiungere le prestazioni attese.

La via principale per aumentare il margine è sicuramente migliorare i processi, rendendoli più snelli, eliminano tutte le attività inutili e riducendo il materiale in circolazione.

Anche in questo caso l’analisi può portare ad interventi mirati sui processi o sui prodotti a seconda della tipologia dell’Azienda e dei prodotti o servizi offerti.

Infatti, si può realizzare un’analisi più puntuale, calcolando per esempio i margini di profitto per ciascun bene venduto, e concentrare eventuali azioni di miglioramento in aree o su prodotti mirati.

Grazie agli Indicatori Chiave di Prestazione, l’Imprenditore può quindi pianificare e programmare le attività aziendali, misurando periodicamente gli scostamenti tra gli obiettivi attesi e i risultati ottenuti, intraprendendo così le azioni necessarie per migliorare o correggere le attività che non stanno performando come pianificato.

Ogni impresa ben strutturata che utilizza e tiene sotto controllo gli Indicatori Chiave di Prestazione, possiede un sistema organizzativo efficiente.

L’uso dei KPI porta fin da subito molti vantaggi, quali per esempio:

• - Facilitare il raggiungimento degli obiettivi prefissati dell’Azienda;
• - Mantenere monitorati i processi;
• - Comprendere se la rotta che l’Azienda sta seguendo è quella voluta;
• - Tenere monitorato l’andamento dei processi Aziendali e l’operatività dei responsabili dei vari reparti;
• - Identificare in tempo le attività con maggior possibilità di crescita, e quindi riuscire a focalizzare gli interventi di miglioramento;
• - Ottimizzare i risultati, riducendo sprechi di risorse e di tempo, aumentando i guadagni dell’Imprenditore;
• - Ridurre gli oneri fiscali e contributivi dei premi di risultato erogati a seguito del raggiungimento degli obiettivi prefissati. Inoltre, questi benefici fiscali e contributivi molto vantaggiosi anche per i collaboratori, aiutano a creare un ambiente di lavoro più stimolante e sereno con la conseguenza indiretta di aumentare la produttività dell’Azienda.

In particolare, i premi di risultato sono un compenso premiale variabile aggiuntivo rispetto alla normale retribuzione di base che spetta in busta paga al dipendente, il cui pagamento avviene a seguito del raggiungimento, da parte dell’Azienda o in alcuni casi anche di un solo reparto o ufficio, di un particolare miglioramento legato alla produttività o ad altri parametri quali innovazione, redditività, qualità, efficienza, ecc.

(Circolare Agenzia delle Entrate n° 28/E del 15/06/2016 https://www.lavoro.gov.it/notizie/Documents/AE-circ-28-2016-Detassazione.pdf).

Gli incrementi di produttività, di redditività, del grado di qualità dei prodotti o servizi, delle performance dei processi o altro ancora, devono essere verificati in modo obiettivo tramite il riscontro del raggiungimento di indicatori numerici o di altro genere appositamente individuati al termine di un periodo congruo di verifica e, questo vale anche per i criteri di verifica e misurazione.

Gli indicatori numerici ed il periodo di riferimento degli incrementi, devono essere indicati in un accordo stipulato tra il datore di lavoro e i propri dipendenti.

Per erogare i premi di risultato è quindi fondamentale aver identificato degli Indicatori Chiave di Prestazione KPI definendoli sia dal punto di vista qualitativo sia dal punto di vista quantitativo.

L’aspetto ancora più interessante dal punto di vista dell’Imprenditore è costituito dal fatto che i costi dell’erogazione del premio di produttività in busta paga sono deducibili ai fini IRES, ai sensi dell’articolo 95 del TUIR.

Inoltre, per i dipendenti, una volta definiti i KPI, è possibile sfruttare i benefici della Legge di Stabilità 2016 che ha introdotto un sistema di tassazione agevolata nell’applicazione di un’imposta sostitutiva dell’IRPEF e delle relative addizionali con aliquota agevolata al 10% per i premi di produttività del settore privato, e la possibilità, a richiesta dei collaboratori, di ricevere i premi sotto forma di benefit detassati.

Con le novità introdotte dall’ultima Legge di Bilancio, il limite di importo di premio o misura di welfare aziendale per il quale è prevista l’applicazione delle agevolazioni fiscali con l’aliquota agevolata al 10% è adesso di 3.000€ (al netto dei contributi previdenziali), aumentabili a 4.000€ nel caso in cui l’Azienda coinvolga i dipendenti in attività di organizzazione dell’Azienda.

Un’ulteriore novità introdotta dalla Legge di Bilancio riguarda l’erogazione dei premi di produttività da parte del datore di lavoro sotto forma del cosiddetto “welfare aziendale”: si tratta di prestazioni, opere, servizi corrisposti al dipendente in natura o sotto forma di rimborso spese aventi finalità che è possibile definire, sinteticamente, di rilevanza sociale, e non concorrono alla formazione di reddito di lavoro dipendente né sono soggetti all'imposta sostitutiva.

Il premio di produttività convertito in welfare per l’Imprenditore non comporta oneri contributivi e determina l’integrale deducibilità dei relativi costi ai sensi dell’articolo 95 del TUIR.

L’unica condizione per avvalersi di tutti questi vantaggi è aver stipulato un accordo di secondo livello all’interno del quale vanno indicati i criteri di misurazione degli incrementi di produttività, redditività, qualità, efficienza ed innovazione e l’eventuale possibilità del lavoratore di sostituire i premi monetari con il welfare aziendale.

Criteri di misurazione degli incrementi che si traduce nella definizione degli Indicatori Chiave di Prestazione (KPI) e nel loro monitoraggio.

I vantaggi dell’erogazione dei premi di produttività, dal punto di vista fiscale e contributivo si possono così schematizzare:

Per comprendere a fondo questo semplice meccanismo virtuoso portiamo un semplice esempio concreto valutando i vantaggi economici di entrambe le categorie coinvolte (Imprenditore e dipendenti).

Esempio:

Caso in cui la retribuzione è di 28.000€ e viene elargito un premio lordo di 3.000€.

Quindi, l’utilizzo degli Indicatori Chiave di Prestazione (KPI), oltre a comportare un risparmio fiscale sia per l’Imprenditore sia per i suoi dipendenti che sono quindi più motivati, porta un aiuto concreto nel processo di miglioramento organizzativo dell’Azienda.

Definire gli indicatori e tenerli monitorati sono azioni dinamiche, che permettono di rappresentare numericamente la capacità dell’impresa di perseguire i propri obiettivi di breve, medio e lungo periodo.

Ogni Azienda che possiede un sistema organizzativo efficiente riesce a ottimizzare i risultati sfruttando al meglio le risorse già presenti in ogni impresa.

Compiendo delle scelte strategiche mirate, vengono ridotti gli sprechi di tempo e di risorse, viene aumentato il valore percepito da parte del cliente dei prodotti o dei servizi ricevuti, e conseguentemente aumenta il guadagno dell’Imprenditore.

Ricopri più di una funzione in azienda?

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Published: Tuesday, 25 June 2019 14:03

Lo strumento della delega efficace

L’organigramma aziendale è la rappresentazione grafica di quali legami funzionali o gerarchici tengono unite le persone all’interno dell’azienda.L'organigramma offre le risposte a molte domande quali: com'è suddivisa e strutturata una certa area, chi ne è il responsabile, quali figure rispondono a lui ed a quali risponde, quali flussi decisionali o comunicativi sono coinvolti, ecc.

Il mansionario è il documento il cui scopo è quello di ufficializzare ed evidenziare in forma scritta funzioni e compiti delle risorse umane dell'Azienda. In altre parole, il mansionario è il documento in cui si indicano le deleghe e le responsabilità che l’imprenditore cede ad una risorsa umana di fiducia ed in grado di assumerle.

Un organigramma aziendale ben fatto e mantenuto aggiornato, ed un mansionario completo e rappresentativo, definiscono chi in azienda decide, chi pianifica ciò che è stato deciso, chi fa ciò che è stato pianificato, chi controlla ciò che è stato fatto.

Generalmente le sei funzioni base di ogni azienda sono:

• - Direzione;
• - Amministrazione;
• - Vendite;
• - Produzione;
• - Marketing;
• - Risorse umane.

Quando un titolare copre più di una funzione (spesso quasi tutte) in qualità di responsabile, significa che sta sacrificando una parte rilevante del tempo che dovrebbe dedicare alla crescita dell’impresa, occupandosi invece di attività che potrebbe delegare in maniera efficace ad altri.

Il risultato è che ben presto il titolare si potrebbe trovare in una situazione di sovraccarico e l’azienda inesorabilmente smetterà di crescere.

In azienda ci sono attività che il titolare deve svolgere personalmente, ma ci sono anche compiti che non richiedono il suo intervento personale e che quindi può delegare ad altre figure.

La soluzione è quindi che il titolare scelga una strategia, cioè dove deve dedicare la maggior parte delle sue risorse, del suo tempo, delle sue competenze e delle sue energie. Dopodiché deve delegare le altre attività, assegnando le funzioni a risorse esistenti.

Delegare in maniera efficace porta i seguenti vantaggi:

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• - Aumenta il tempo a disposizione di chi delega;
• - Diminuisce lo stress di chi delega;
• - Le energie di chi delega sono concentrate su attività mirate;
• - Favorisce lo sviluppo professionale del delegato;
• - Il delegato si sentirà parte attiva nel processo di raggiungimento degli obiettivi e di crescita dell’azienda;
• - Favorisce il senso di responsabilità del delegato.

Per sfruttare a pieno tutti questi vantaggi, in primo luogo il titolare deve decidere chiaramente quali sono le funzioni che può delegare.

Deve poi individuare le persone alle quali delegare le funzioni. In questa fase risulta utile avvalersi delle informazioni contenute nel mansionario.

Delegare significa anche saper spiegare in maniera semplice a chi deve svolgere il lavoro come questo dev’essere fatto e quali sono gli obiettivi da raggiungere. Il delegato deve comprendere quali sono le aspettative che il titolare ripone in lui. Il titolare deve valutare se ha messo a disposizione del delegato tutte le risorse e gli strumenti necessari per raggiungere gli obiettivi stabiliti.

Il titolare deve fissare delle scadenze temporali per i compiti. Le attività non dovrebbero essere svolte con urgenza, ma i tempi devono essere compatibili con il risultato richiesto.

È buona norma che periodicamente il titolare si confronti con il delegato per controllare l’avanzamento del lavoro e per farsi riferire una sintesi dei passaggi che il delegato dovrà fare e delle eventuali difficoltà che potrebbe trovare. Per fare questo può essere utile avvalersi di indicatori di prestazione a cui far riferimento per capire se la strada che si sta seguendo è quella giusta.

Tuttavia, il titolare in grado di delegare sa fidarsi dei suoi collaboratori e non ha bisogno di verificare costantemente in maniera compulsiva come procedono le attività. Inoltre il titolare deve lasciare una certa libertà di azione al delegato, e non deve sommergerlo di consigli. Non sono solamente le azioni a poter essere delegate, ma anche le decisioni. La capacità delle persone raddoppia quando sono investite di responsabilità e percepiscono di godere di fiducia.

Un buon manager è colui che sa delegare. Delegando, si aumenta la capacità realizzativa dei collaboratori e li si motiva ad ottenere risultati di pregio. Di conseguenza, si potenzia l’efficacia del gruppo e si ottiene la possibilità di porsi obiettivi più ambiziosi, sia a livello aziendale che personale.