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LA NEWS DEL MARTEDI’ – LA DELEGA EFFICACE

Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.

 

Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.

Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto la valutazione della situazione economica aziendale. In particolare, ti ho descritto come avere un metodo per mantenere sempre sotto controllo la tua Azienda dal punto di vista economico, ti aiuterà a mantenere il controllo della tua Impresa e a raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/165-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-valutazione-della-situazione-economica.html

 

Ora procediamo verso il passo successivo, cioè lo strumento della delega efficace.

 

L’organigramma aziendale è la rappresentazione grafica di quali legami funzionali o gerarchici tengono unite le persone all’interno dell’azienda. L'organigramma offre le risposte a molte domande quali: com'è suddivisa e strutturata una certa area, chi ne è il responsabile, quali figure rispondono a lui ed a quali risponde, quali flussi decisionali o comunicativi sono coinvolti, ecc.

Il mansionario è il documento il cui scopo è quello di ufficializzare ed evidenziare in forma scritta funzioni e compiti delle risorse umane dell'Azienda. In altre parole, il mansionario è il documento in cui si indicano le deleghe e le responsabilità che l’imprenditore cede ad una risorsa umana di fiducia ed in grado di assumerle.

Un organigramma aziendale ben fatto e mantenuto aggiornato, ed un mansionario completo e rappresentativo, definiscono chi in azienda decide, chi pianifica ciò che è stato deciso, chi fa ciò che è stato pianificato, chi controlla ciò che è stato fatto.

Generalmente le sei funzioni base di ogni azienda sono:

      - Direzione;

      - Amministrazione;

      - Vendite;

       - Produzione;

       - Marketing;

       - Risorse umane.

 

Quando un titolare copre più di una funzione (spesso quasi tutte) in qualità di responsabile, significa che sta sacrificando una parte rilevante del tempo che dovrebbe dedicare alla crescita dell’impresa, occupandosi invece di attività che potrebbe delegare in maniera efficace ad altri.

 

Il risultato è che ben presto il titolare si potrebbe trovare in una situazione di sovraccarico e l’azienda inesorabilmente smetterà di crescere.

In azienda ci sono attività che il titolare deve svolgere personalmente, ma ci sono anche compiti che non richiedono il suo intervento personale e che quindi può delegare ad altre figure.

La soluzione è quindi che il titolare scelga una strategia, cioè dove deve dedicare la maggior parte delle sue risorse, del suo tempo, delle sue competenze e delle sue energie. Dopodiché deve delegare le altre attività, assegnando le funzioni a risorse esistenti.

 

Delegare in maniera efficace porta i seguenti vantaggi:

       - Aumenta il tempo a disposizione di chi delega;

       - Diminuisce lo stress di chi delega;

       - Le energie di chi delega sono concentrate su attività mirate;

       - Favorisce lo sviluppo professionale del delegato;

       - Il delegato si sentirà parte attiva nel processo di raggiungimento degli obiettivi e di crescita dell’azienda;

       - Favorisce il senso di responsabilità del delegato.

Per sfruttare a pieno tutti questi vantaggi, in primo luogo il titolare deve decidere chiaramente quali sono le funzioni che può delegare.

Deve poi individuare le persone alle quali delegare le funzioni. In questa fase risulta utile avvalersi delle informazioni contenute nel mansionario.

Delegare significa anche saper spiegare in maniera semplice a chi deve svolgere il lavoro come questo dev’essere fatto e quali sono gli obiettivi da raggiungere. Il delegato deve comprendere quali sono le aspettative che il titolare ripone in lui. Il titolare deve valutare se ha messo a disposizione del delegato tutte le risorse e gli strumenti necessari per raggiungere gli obiettivi stabiliti.

Il titolare deve fissare delle scadenze temporali per i compiti. Le attività non dovrebbero essere svolte con urgenza, ma i tempi devono essere compatibili con il risultato richiesto.

È buona norma che periodicamente il titolare si confronti con il delegato per controllare l’avanzamento del lavoro e per farsi riferire una sintesi dei passaggi che il delegato dovrà fare e delle eventuali difficoltà che potrebbe trovare. Per fare questo può essere utile avvalersi di indicatori di prestazione a cui far riferimento per capire se la strada che si sta seguendo è quella giusta.

Tuttavia, il titolare in grado di delegare sa fidarsi dei suoi collaboratori e non ha bisogno di verificare costantemente in maniera compulsiva come procedono le attività. Inoltre il titolare deve lasciare una certa libertà di azione al delegato, e non deve sommergerlo di consigli. Non sono solamente le azioni a poter essere delegate, ma anche le decisioni. La capacità delle persone raddoppia quando sono investite di responsabilità e percepiscono di godere di fiducia.

 

Un buon manager è colui che sa delegare. Delegando, si aumenta la capacità realizzativa dei collaboratori e li si motiva ad ottenere risultati di pregio. Di conseguenza, si potenzia l’efficacia del gruppo e si ottiene la possibilità di porsi obiettivi più ambiziosi, sia a livello aziendale che personale.

 

Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.

  

 

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Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano

 

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LA NEWS DEL MARTEDI’ – VALUTAZIONE DELLA SITUAZIONE ECONOMICA

Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.

Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.

Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto le non conformità. In particolare, ti ho descritto perché è importante tenere monitorate le non conformità che si possono verificare in Azienda; riducendo il numero di errori si ottiene di conseguenza una diminuzione dei reclami da parte dei Clienti, il che comporta una loro maggiore soddisfazione e fidelizzazione.

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/164-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-le-non-conformita%E2%80%99.html

 

Ora procediamo verso il passo successivo, cioè la valutazione della situazione economica aziendale.

Ogni Azienda deve definire i propri obiettivi da raggiungere. Te ne avevo parlato nel dettaglio in un mio articolo del martedì. Gli obiettivi aziendali sono la traduzione concreta dei risultati che l’Azienda vuole ottenere in un determinato periodo come conseguenza di tutta la propria attività. Uno dei principali obiettivi che un Imprenditore si pone è sicuramente un target di fatturato annuo, o meglio ancora una percentuale di margine di guadagno della propria attività da raggiungere.

Capire le performances aziendali è uno dei compiti fondamentali dell’Imprenditore, e serve per monitorare costantemente lo stato di salute della propria Azienda. Uno tra gli aspetti da rilevare consiste nella valutazione delle performance economiche dell’Azienda. Tenere sotto controllo l’andamento delle entrate e delle uscite di cassa dell’Azienda consente di verificare nel tempo la situazione economica aziendale. Potremmo avere un importante aumento del fatturato, ma allo stesso tempo avere delle criticità nel caso in cui per esempio i miei clienti non pagano o ho stipulato contratti con dilazioni di pagamento troppo sfavorevoli.

Avere un metodo per mantenere un’analisi economica della propria Azienda è utile per comprendere quali processi generano più reddito rispetto agli altri, e per comprendere quali sono i costi di ogni singola attività.

Gli obiettivi del valutare la situazione economica dell’Azienda sono:

­   - Ottenere trend di fatturato in crescita;

­   - Conseguire buone marginalità;

­   - Avere sempre sotto controllo il flusso di cassa;

­   - Mantenere un buon rapporto di indebitamento, cioè un buon equilibrio tra mezzi propri e mezzi di terzi.

Il trend del fatturato è il primo indicatore di performance che si deve analizzare per capire l’andamento della propria azienda, ed è quello più immediato. Questo indicatore però va valutato assieme ad altri per comprendere se lo stato di salute dell’Azienda è in positivo.

Per questo motivo risulta molto utile valutare anche la marginalità, cioè la percentuale di fatturato che rimane dopo che sono stati sottratti dai ricavi i costi dovuti per esempio a consumi di materia prima, al costo del lavoro e dei servizi, agli affitti, ecc.

Soprattutto in periodi di crisi come questo dovuto alla pandemia di Covid-19, non basta fatturare e avere marginalità, ma avere un buon flusso di cassa è fondamentale per la sopravvivenza dell’Azienda. L’indicatore di riferimento in questo caso deriva dalla somma dei tempi medi di incasso dei crediti e dei tempi medi di giacenza di magazzino delle scorte, a cui andranno sottratti i tempi medi di pagamento dei fornitori. Lunghi tempi di incasso e di giacenza di magazzino e tempi brevi di pagamento dei fornitori stanno ad indicare una diminuzione di liquidità.

Il fabbisogno finanziario dell’Azienda normalmente viene coperto da fonti di finanziamento interne ed esterne. L’indicatore che misura il livello di solidità dell’Azienda è dato dal rapporto tra il capitale di terzi e il capitale proprio. Un indice elevato indica un eccessivo indebitamento.

 

Questi e molti altri indicatori sono presenti nel bilancio d’esercizio della tua Azienda. Ma questi valori vengono calcolati solamente una volta all’anno, fanno riferimento a un periodo già concluso, e per lo più sono in mano al tuo commercialista. Per avere una stima di come vanno le cose durante tutto l’anno, e avere così la possibilità di migliorare certi aspetti in corso d’opera, è utile tenere sempre sotto controllo i principali costi e ricavi della tua Azienda.

Nella pratica ciò consiste nel creare un piano economico annuale: inizialmente si passano a definire i ricavi previsti dell’anno, per poi passare ad analizzare le risorse da impiegare per ottenere quei ricavi e i margini di contribuzione che voglio ottenere, focalizzando l’attenzione sui flussi di cassa.

Prendi carta e penna: indica quali sono i tuoi costi fissi cioè le spese che non variano al variare della quantità di produzione, come per esempio affitti, stipendi (anche il tuo), pubblicità, manutenzioni, leasing, carburante, commercialista e consulenti, ecc. Indica poi quali sono i tuoi costi variabili cioè le spese che possono variare in relazione alla quantità di produzione, come per esempio imposte, materia prima o i fornitori in generale, provigioni, collaboratori esterni, consumi energetici, manutenzioni dei macchinari ecc. Indica ora qual è la tua politica di pagamento dei tuoi fornitori e quali sono invece le tue politiche di incasso derivanti dalle tue linee di ricavo.

Sommando i tuoi ricavi e sottraendo a questi la somma dei costi variabili otterrai una stima del tuo margine di contribuzione. Se a questo sottrai la somma dei costi fissi, otterrai una stima del risultato operativo della tua Impresa.

Margine di contribuzione = ricavi – costi variabili

Ora calcola il tuo break-even point, cioè il tuo punto di pareggio. L’analisi del tuo punto di pareggio consentirà di capire quali sono i volumi di ricavi che devi ottenere per coprire i tuoi costi fissi e variabili. Ogni vendita oltre il break-even point costituisce un profitto. Per calcolare il punto di pareggio basterà rapportare i costi fissi al margine di contribuzione calcolato per unità di prodotto.

Punto di pareggio = costi fissi / (prezzo di vendita del singolo prodotto – costo variabile unitario)

 

Questa valutazione preliminare non deve solamente essere riportata in un registro, ma deve essere utilizzata come strumento attivo per capire se le cose stanno andando come pianificato. La valutazione ti consentirà di analizzare periodicamente attraverso i numeri se la strada che stai perseguendo è quella corretta per raggiungere i tuoi obiettivi finali.

 

Inoltre esiste un altro aspetto dell’analisi economica della tua Azienda da considerare, e si tratta della pianificazione strategica economica. Consiste in una pianificazione a lungo termine (come per esempio 5 anni) che fa riferimento a progetti aziendali di crescita e investimento in innovazione o tecnologie, che portano a un rinnovamento dei processi operativi e dell’organizzazione aziendale. La pianificazione strategica consiste sia nel valutare l’impatto economico dei potenziali benefici derivanti da questi investimenti sia nell’analizzare i relativi costi da sostenere, le condizioni dei possibili finanziamenti da richiedere, la possibilità di incentivi da ricevere.

La valutazione della situazione economica globale dell’Azienda serve quindi per verificare la fattibilità degli obiettivi definiti in termini di risultato economico e per mantenere sempre sotto controllo nel tempo l’equilibrio economico-finanziario aziendale.

 

Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.

 

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LA NEWS DEL MARTEDI’ – LE NON CONFORMITA’

Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.

 

Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.

Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto l’efficacia delle risorse umane. Il capitale umano è una risorsa importante per ogni Azienda, e la sua gestione efficace è una delle più importanti strategie di medio-lungo periodo, ed è direttamente collegata al miglioramento dell’efficacia dei processi e all’aumento della produttività aziendale.

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/163-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-efficacia-delle-risorse-umane.html

 

Ora procediamo verso il passo successivo, cioè le Non Conformità.

Una non conformità è un mancato soddisfacimento di un requisito (cioè di un’esigenza o aspettativa) o uno scostamento rispetto ai requisiti di riferimento.

Le non conformità possono riferirsi al prodotto, al servizio, al sistema, ad un processo o ad una procedura.

Le non conformità possono essere relative ad aspetti diversi del sistema come ad esempio:

-        I reclami dei Clienti;

-        I resi;

-        I ritardi;

-         Le difettosità e gli errori interni;

-         Le inefficienze di processo;

-          Le problematiche legate alle forniture;

-         Gli incidenti;

-         Le problematiche ambientali;

-         L’aumento dei costi;

-         L’incapacità di raggiungere gli obiettivi;

-         ecc.

I Clienti si aspettano che il prodotto/servizio erogato rispetti i requisiti di legge o normativi, che sia consegnato nei tempi previsti, secondo gli accordi presi, senza errori o non conformità in generale. Un’Azienda genera valore se i prodotti/servizi che offre soddisfano le aspettative dei Clienti.

I prodotti non conformi ai requisiti specificati devono quindi essere identificati e tenuti sotto controllo per evitare che entrino nel ciclo produttivo e che vengano consegnati erroneamente al cliente. Un servizio non conforme ai requisiti stabiliti invece, deve essere rivisto, modificato e migliorato prima che venga consegnato al cliente. In entrambi i casi, va stabilito cosa fare per gestire l’errore che si è verificato, va preparata tutta la documentazione, i prodotti/servizi non conformi vanno valutati con tutte le funzioni interessate, vanno prese decisioni relativamente a come procedere col prodotto/servizio e va definita la responsabilità di queste decisioni. I prodotti non conformi vanno corretti da personale competente, riverificati e sottoposti ad approvazione.

Le non conformità possono essere:

1) casuali;

2) sistematiche;

3) indipendenti dalla volontà dell’organizzazione.

I prodotti/servizi non conformi vanno trattati in uno dei seguenti modi:

-         Adottando azioni atte ad eliminare le non conformità (la rilavorazione, cioè l’azione su un prodotto/servizio non conforme, per renderlo conforme ai requisiti o, nel caso di prodotti, la riparazione, cioè l’azione su un prodotto non conforme per renderlo accettabile per l’utilizzo previsto).

-         Autorizzandone l’uso, il rilascio (cioè l’autorizzazione a procedere alla fase successiva di un processo dopo una attenta analisi e verifica). Nel caso di non conformità di prodotti, si può accettare il prodotto con concessione (cioè l’autorizzazione ad utilizzare o rilasciare un prodotto anche se non è conforme ai requisiti specificati da parte di chi ha titolo per farlo o, se applicabile, dal cliente) o la deroga (cioè l’autorizzazione, concessa prima della produzione, a scostarsi dai requisiti di un prodotto specificati in origine). Ricordiamo che una concessione è, di regola, limitata alla consegna di un prodotto con caratteristiche non conformi, entro limiti specificati e per un tempo o un numero concordato di prodotti. Una deroga è, di regola, rilasciata per un numero limitato di prodotti, per un tempo limitato e per uno specifico utilizzo.

-         Adottando azioni atte a impedirne l’utilizzo.

-         Scartandoli.

Quando un prodotto non conforme viene rilevato dopo la sua consegna o dopo l’inizio del suo utilizzo, occorre adottare appropriate azioni in merito agli effetti derivanti da tali non conformità. Quando un prodotto non conforme è individuato dopo la spedizione, si devono intraprendere azioni per mitigare l’effetto della non conformità.

Quando un prodotto o un servizio non conforme viene corretto, deve essere riverificato per dimostrarne la conformità ai requisiti.

Vanno conservate registrazioni sulla natura delle non conformità e sulle azioni susseguenti intraprese.

La correzione è l’azione per eliminare una non conformità rilevata; l’azione correttiva è l’azione per eliminare la causa di una non conformità rilevata.

Eliminando le cause sistematiche delle non conformità si farà in modo che queste non si ripetano in futuro. Le azioni da compiere sono dei provvedimenti adottati per correggere le condizioni rischiose per la qualità e per il rispetto dei requisiti, e precluderne la ripetizione.

Ogni attività, processo, prodotto o servizio che non soddisfa i requisiti prestabiliti è una non conformità e quindi potenzialmente soggetto ad un’azione correttiva.

Ad ogni non conformità rilevata, si valuterà se intraprendere un’azione correttiva o affrontare le conseguenze della non conformità, considerando costi e benefici delle diverse strade che potremmo intraprendere, e l’analisi dei rischi e opportunità che potrebbero scaturire.  

Per ogni Azienda è importante tenere un registro delle non conformità in modo da poter successivamente analizzare in modo strutturato i problemi più frequenti, le cause e i trattamenti normalmente messi in atto. Da queste analisi possono scaturire azioni correttive o di miglioramento mirate e basate su dati consolidati. Riuscire a capire quali sono le cause delle non conformità più comuni e adottando i piani per evitarne il verificarsi, farà in modo di ridurre il numero di errori ottenendo di conseguenza una diminuzione dei reclami da parte dei Clienti, il che comporta una loro maggiore soddisfazione e fidelizzazione.

Nel registro innanzitutto deve essere indicato se la non conformità deriva da un prodotto o da processo procurato da un fornitore, se si tratta di un reso da parte di un cliente, se si è riscontrata una non conformità interna nel processo di produzione, se si tratta di un servizio consegnato in ritardo rispetto ai tempi e alle modalità concordate, ecc.

Deve essere identificato in maniera univoca il prodotto/servizio o il processo interessato da non conformità (per esempio riportando il codice del pezzo difettato). Deve quindi essere riportata una descrizione della non conformità, un riferimento al requisito non soddisfatto, una individuazione delle cause, e una descrizione delle decisioni intraprese. Con il termine decisioni si intende sia il trattamento della non conformità (cioè il trattamento immediato per risolvere la problematica) sia le eventuali azioni correttive intraprese per eliminare le cause delle non conformità e evitare che si ripresenti il problema.

Per analizzare economicamente il peso delle non conformità, nel documento devono essere riportati anche il numero dei pezzi o dei servizi non conformi e il costo della non conformità. Il costo totale è inteso sia come costo del materiale scarto o difettoso, sia come costo delle eventuali lavorazioni extra, che come costo del personale impegnato a risolvere la non conformità.

Tra le azioni correttive da poter mettere in atto per evitare il ripetersi delle non conformità c’è la stesura o l’aggiornamento di procedure e istruzioni in cui vengono spiegati ed elencati tutti i passaggi per il corretto svolgimento delle attività. Risulta utile comunicare ai collaboratori interessati nelle attività i contenuti delle procedure e delle istruzioni, esponendo anche cosa comporta per l’Azienda la mancata osservazione del corretto svolgimento delle attività e quindi l’importanza dell’azione del singolo lavoratore coinvolto. Responsabilizzare i collaboratori e coinvolgerli nelle attività, comporta che ogni persona si sentirà parte integrante dell’Azienda, comprenderà di essere importante per il raggiungimento degli obiettivi e aumenterà quindi il valore aggiunto nelle attività in cui è coinvolto.

Un’altra possibile azione correttiva per evitare il presentarsi delle non conformità è fare formazione specifica per aumentare le competenze delle persone coinvolte nelle attività. La formazione non deve essere vista solamente come un’imposizione normativa, la formazione va anche oltre a quella obbligatoria e costituisce un’attività che porta valore all’Azienda nel tempo, in un processo di crescita continua.

Per un’Impresa è quindi fondamentale governare le non conformità: solo una corretta gestione di tutte le segnalazioni permette di porre in atto le azioni necessarie per evitare il ripetersi dei problemi, con evidente beneficio del clima Aziendale, dei rapporti con i Clienti e i fornitori, ottenendo una riduzione dei costi.

 

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LA NEWS DEL MARTEDI’ – EFFICACIA DELLE RISORSE UMANE

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Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto la misurazione dell’efficienza aziendale. In particolare ti ho descritto come misurare, monitorare, analizzare e valutare i processi per fare in modo di aumentare l’efficienza dell’Azienda, e di conseguenza i suoi guadagni.

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/162-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-misurazione-dell%E2%80%99efficienza-aziendale.html

 

Ora procediamo verso il passo successivo, cioè l’efficacia delle risorse umane.

Abbiamo già visto come gli obiettivi aziendali sono la traduzione concreta dei risultati che l'Azienda vuole ottenere in un determinato periodo come conseguenza di tutta la propria attività. Per riuscire a raggiungere tali traguardi, c’è bisogno di impiegare delle risorse materiali che possono essere infrastrutture, strumenti, tecnologie, risorse finanziarie. Ma un’altra importante risorsa per l’Azienda è costituita dal capitale umano.

Collaboratori motivati, soddisfatti e allineati sugli obiettivi comuni sono uno strumento fondamentale per il raggiungimento dei traguardi aziendali.

Ne consegue che la gestione efficace del capitale umano è una delle più importanti strategie di medio-lungo periodo per l’Azienda, ed è direttamente collegata al miglioramento dell’efficacia dei processi e all’aumento della produttività.

Il primo passo per gestire efficacemente i collaboratori è chiarire i ruoli e le mansioni di ogni figura.

Attraverso lo strumento dell’organigramma si riesce a descrivere in maniera chiara e sintetica la struttura organizzativa dell'Azienda. Un organigramma utilizzato in maniera efficace in Azienda porta:

­           - alla condivisione delle responsabilità,

­           -  all’ottimizzazione della produzione,

­           - al coinvolgimento di tutti i collaboratori.

Le funzioni e i compiti che ogni collaboratore deve svolgere vengono definiti in maniera chiara nel mansionario. Un mansionario comprende la descrizione delle competenze necessarie per svolgere un certo lavoro o una certa posizione professionale ed elenca nel dettaglio ciò che ci si aspetta da chi svolge il compito affidatogli. Un mansionario creato in maniera efficace porta i seguenti vantaggi:

­           - definizione dei compiti e delle attività di ciascun collaboratore,

­           - miglioramento dei rapporti con il personale,

­           - l’Imprenditore riesce a dedicarsi ad attività più redditizie.

Il secondo passaggio fondamentale da mettere in pratica per gestire in maniera efficace i propri collaboratori è usare lo strumento della delega.

Il Titolare, una volta scelto in che attività vuole dedicare la maggior parte delle sue risorse, delle sue energie e del suo tempo, deve delegare le altre attività alle giuste persone.

Un buon manager è colui che sa delegare. Delegando, si aumenta la capacità realizzativa dei collaboratori e li si motiva ad ottenere risultati di pregio. Inoltre il Titolare avrà più tempo a disposizione da investire in obiettivi più ambiziosi, sia a livello aziendale che personale.

La guida per scoprire come utilizzare lo strumento della delega in maniera efficace sarà un contenuto tra i prossimi articoli de “la news del martedì”.

Ogni delegato deve avere ben chiaro quali sono gli obiettivi che deve raggiungere. Per avere una misura oggettiva del grado di raggiungimento del risultato si usano i KPI o Indicatori Chiave di Performance, cioè degli indicatori strategici che permettono di misurare la buona riuscita di un’attività o di un processo.

I KPI sono un valido strumento che serve

­          -  a ciascun delegato per monitorare le sue attività,

­          -  all’Imprenditore per tenere monitorate le deleghe.

Per esempio un KPI da monitorare per la figura di un venditore sarà il rapporto tra il numero di offerte concluse rispetto a quello delle offerte totali emesse; per un impiegato, un indicatore potrebbe essere il tempo di evasione di una pratica; per un dipendente del reparto produzione potrebbe essere il numero di articoli prodotti all’ora. Per monitorare il processo esaminato, questi indicatori vanno poi periodicamente confrontati con valori di riferimento prestabiliti.

Per motivare in maniera più significativa i collaboratori, risulta utile stabilire in Azienda dei premi di risultato erogati a seguito del raggiungimento degli obiettivi prefissati. I premi di produzione sono incentivi che un'Impresa offre ai propri dipendenti come bonus a seguito del raggiungimento di un miglioramento della produttività piuttosto che della qualità del servizio/prodotto o dell’organizzazione aziendale.

Al raggiungimento del risultato prestabilito, il collaboratore si sentirà soddisfatto perché ha portato dei risultati concreti all’Azienda. Inoltre se l’Imprenditore riconosce l’impegno del proprio collaboratore, questo lavorerà ancora con più impegno e dedizione.

La gratificazione altrui, infatti, incoraggia a migliorarsi e a lavorare in abbondanza.

I premi di risultato inoltre non sempre sono intesi come un bonus economico in aggiunta al compenso standard, ma possono anche essere pensati in base alle esigenze e alla scala dei valori di ciascun collaboratore. Per esempio possono consistere in flessibilità nell’orario di lavoro o in giornate di smart working o in servizi personalizzati per i collaboratori.

Per concludere, alla base del coinvolgimento di tutti i collaboratori, dev’essere ben chiaro e condiviso l’obiettivo aziendale. Un coinvolgimento programmato e pianificato dei collaboratori si può ottenere solo pianificando delle riunioni efficaci. La somma di ogni singolo contributo conduce ad un miglioramento generale e al raggiungimento della meta condivisa.

 

Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.

 

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LA NEWS DEL MARTEDI’ – MISURAZIONE DELL’EFFICIENZA AZIENDALE

Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.

 

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Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto l’analisi delle attività operative. In particolare ti ho descritto come pianificare le attività operative per fare in modo di aumentare l’efficienza dell’Azienda, e di conseguenza i suoi guadagni.

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/161-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-le-attivita%E2%80%99-operative.html

 

Ora procediamo verso il passo successivo, cioè la misurazione dell’efficienza aziendale.

I prodotti e i servizi erogati dall’Azienda devono soddisfare alcuni requisiti che possono essere interni (stabiliti dell'Azienda stessa) o esterni (del cliente, cogenti, normativi,ecc.): dovrà quindi essere effettuata una verifica della conformità del risultato finale con i requisiti predefiniti.

In sostanza, una volta definito l’insieme delle attività che compongono il processo, e delle risorse necessarie per farlo funzionare, si deve stabilire come tale processo verrà monitorato e misurato e con quali strumenti.

Inoltre si deve stabilire un metodo di verifica del raggiungimento degli obiettivi aziendali, cioè dei risultati che l'Azienda vuole ottenere in un determinato periodo come conseguenza di tutta la propria attività. Per misurare in quale misura gli obiettivi prefissati operativi e strategici vengono raggiunti si utilizzano gli indicatori chiave di prestazione o KPI (Key Performance Indicator).

Ovviamente, tutte queste informazioni non sono statiche ma possono cambiare e quindi vanno aggiornate in maniera dinamica ogni volta che ce ne sia la necessità.

Le attività di monitoraggio, misurazione e analisi servono a garantire l’efficacia dei piani operativi intrapresi, e il costante soddisfacimento dei requisiti e degli obiettivi prefissati. Si devono quindi individuare le tecniche e le frequenze di controllo più idonee per lo svolgimento di queste attività e si devono conservare delle registrazioni di tali monitoraggi.

Ogni Azienda deve esercitare un controllo sui processi che portano alla produzione di beni e servizi, considerando tutta una serie di fattori. La decisione finale su quale tipologia di controlli applicare sta, naturalmente, alla singola Azienda, anche in base all'identificazione dei rischi e dei requisiti di ogni fase del processo.

I processi vanno misurati, monitorati, analizzati e valutati essenzialmente per tre ragioni:

  • - Per determinare la capacità dei nuovi processi di conformarsi ai requisiti;
  • - Per monitorare i processi nel tempo e verificare la loro stabilità e la loro continuità nel soddisfare i requisiti;
  • - Per migliorarli su base continua.

È facilmente intuibile come i sistemi di misurazione e monitoraggio e i relativi indicatori sono fondamentali per poter contare su una gestione dell’Azienda organizzata capace di diventare uno strumento davvero efficace e in grado di governare i processi.

  1. Si dovrà quindi decidere cosa sia necessario monitorare e misurare, determinando cosa controllare, quando e in quale momento analizzare e valutare i risultati ottenuti.
  2. Conseguentemente, si dovranno stabilire le metodologie per il monitoraggio, la misurazione, l'analisi e la valutazione.
  3. Si deve stabilire quando verranno svolte le attività di monitoraggio e misurazione e la loro frequenza, assicurandosi che vengano effettivamente svolte come pianificato.
  4. Inoltre si deve stabilire quando verranno analizzati e valutati i risultati raccolti.
  5. Infine conservare le registrazioni relative a ciò che è stato monitorato, misurato, analizzato e valutato.

Per prodotti e servizi, effettuare un controllo significa:

- Tenere ben presenti tutte le interazioni tra i processi;

- Utilizzare piani per la qualità di prodotti, progetti, servizi e processi per controllare ogni attività;

- Mantenere informazioni documentate per definire le caratteristiche dei prodotti e dei servizi, le attività da svolgere e i risultati da conseguire;

- Identificare e, quando richiesto, tracciare i prodotti;

- Monitorare, misurare e controllare i processi per assicurare che gli output siano in linea con i criteri di accettazione;

- Fornire infrastrutture e ambienti di lavoro adeguati;

- Assicurare che le persone siano competenti e qualificate;

- Svolgere tutte le azioni necessarie a eliminare o almeno a ridurre l'errore umano;

- Assicurare un sistema di controllo e validazione dei processi e, quando necessario, una loro periodica rivalutazione per garantire che i processi i cui output non possano essere verificati, siano in linea con i requisiti;

- Implementare le attività di rilascio del prodotto/servizio, spedizione o erogazione al cliente e post-spedizione;

- Controllare eventuali modifiche (strumenti da utilizzare durante il processo, progettazione, materiali, nuovo personale, ecc.) e le conseguenti azioni intraprese;

Per implementare in maniera efficace i punti in cui concentrare il monitoraggio e le misurazioni, si dovranno:

     Identificare i processi chiave (quelli che servono per esempio per la realizzazione del prodotto o per l'erogazione del servizio, quelli di supporto e quelli necessari al miglioramento della pianificazione);

     Definire gli input e gli output per ognuno dei processi identificati;

     Determinare come misurare e monitorare gli output di ogni processo per assicurarsi che concorrano a soddisfare i requisiti.

 

 

Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.

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Buon lavoro!

Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano

 

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