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Published: Monday, 08 June 2020 07:07
Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.
Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.
Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto l’efficacia delle risorse umane. Il capitale umano è una risorsa importante per ogni Azienda, e la sua gestione efficace è una delle più importanti strategie di medio-lungo periodo, ed è direttamente collegata al miglioramento dell’efficacia dei processi e all’aumento della produttività aziendale.
Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:
https://www.sistemi-iso.it/news/163-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-efficacia-delle-risorse-umane.html
Ora procediamo verso il passo successivo, cioè le Non Conformità.
Una non conformità è un mancato soddisfacimento di un requisito (cioè di un’esigenza o aspettativa) o uno scostamento rispetto ai requisiti di riferimento.
Le non conformità possono riferirsi al prodotto, al servizio, al sistema, ad un processo o ad una procedura.
Le non conformità possono essere relative ad aspetti diversi del sistema come ad esempio:
- I reclami dei Clienti;
- I resi;
- I ritardi;
- Le difettosità e gli errori interni;
- Le inefficienze di processo;
- Le problematiche legate alle forniture;
- Gli incidenti;
- Le problematiche ambientali;
- L’aumento dei costi;
- L’incapacità di raggiungere gli obiettivi;
- ecc.
I Clienti si aspettano che il prodotto/servizio erogato rispetti i requisiti di legge o normativi, che sia consegnato nei tempi previsti, secondo gli accordi presi, senza errori o non conformità in generale. Un’Azienda genera valore se i prodotti/servizi che offre soddisfano le aspettative dei Clienti.
I prodotti non conformi ai requisiti specificati devono quindi essere identificati e tenuti sotto controllo per evitare che entrino nel ciclo produttivo e che vengano consegnati erroneamente al cliente. Un servizio non conforme ai requisiti stabiliti invece, deve essere rivisto, modificato e migliorato prima che venga consegnato al cliente. In entrambi i casi, va stabilito cosa fare per gestire l’errore che si è verificato, va preparata tutta la documentazione, i prodotti/servizi non conformi vanno valutati con tutte le funzioni interessate, vanno prese decisioni relativamente a come procedere col prodotto/servizio e va definita la responsabilità di queste decisioni. I prodotti non conformi vanno corretti da personale competente, riverificati e sottoposti ad approvazione.
Le non conformità possono essere:
1) casuali;
2) sistematiche;
3) indipendenti dalla volontà dell’organizzazione.
I prodotti/servizi non conformi vanno trattati in uno dei seguenti modi:
- Adottando azioni atte ad eliminare le non conformità (la rilavorazione, cioè l’azione su un prodotto/servizio non conforme, per renderlo conforme ai requisiti o, nel caso di prodotti, la riparazione, cioè l’azione su un prodotto non conforme per renderlo accettabile per l’utilizzo previsto).
- Autorizzandone l’uso, il rilascio (cioè l’autorizzazione a procedere alla fase successiva di un processo dopo una attenta analisi e verifica). Nel caso di non conformità di prodotti, si può accettare il prodotto con concessione (cioè l’autorizzazione ad utilizzare o rilasciare un prodotto anche se non è conforme ai requisiti specificati da parte di chi ha titolo per farlo o, se applicabile, dal cliente) o la deroga (cioè l’autorizzazione, concessa prima della produzione, a scostarsi dai requisiti di un prodotto specificati in origine). Ricordiamo che una concessione è, di regola, limitata alla consegna di un prodotto con caratteristiche non conformi, entro limiti specificati e per un tempo o un numero concordato di prodotti. Una deroga è, di regola, rilasciata per un numero limitato di prodotti, per un tempo limitato e per uno specifico utilizzo.
- Adottando azioni atte a impedirne l’utilizzo.
- Scartandoli.
Quando un prodotto non conforme viene rilevato dopo la sua consegna o dopo l’inizio del suo utilizzo, occorre adottare appropriate azioni in merito agli effetti derivanti da tali non conformità. Quando un prodotto non conforme è individuato dopo la spedizione, si devono intraprendere azioni per mitigare l’effetto della non conformità.
Quando un prodotto o un servizio non conforme viene corretto, deve essere riverificato per dimostrarne la conformità ai requisiti.
Vanno conservate registrazioni sulla natura delle non conformità e sulle azioni susseguenti intraprese.
La correzione è l’azione per eliminare una non conformità rilevata; l’azione correttiva è l’azione per eliminare la causa di una non conformità rilevata.
Eliminando le cause sistematiche delle non conformità si farà in modo che queste non si ripetano in futuro. Le azioni da compiere sono dei provvedimenti adottati per correggere le condizioni rischiose per la qualità e per il rispetto dei requisiti, e precluderne la ripetizione.
Ogni attività, processo, prodotto o servizio che non soddisfa i requisiti prestabiliti è una non conformità e quindi potenzialmente soggetto ad un’azione correttiva.
Ad ogni non conformità rilevata, si valuterà se intraprendere un’azione correttiva o affrontare le conseguenze della non conformità, considerando costi e benefici delle diverse strade che potremmo intraprendere, e l’analisi dei rischi e opportunità che potrebbero scaturire.
Per ogni Azienda è importante tenere un registro delle non conformità in modo da poter successivamente analizzare in modo strutturato i problemi più frequenti, le cause e i trattamenti normalmente messi in atto. Da queste analisi possono scaturire azioni correttive o di miglioramento mirate e basate su dati consolidati. Riuscire a capire quali sono le cause delle non conformità più comuni e adottando i piani per evitarne il verificarsi, farà in modo di ridurre il numero di errori ottenendo di conseguenza una diminuzione dei reclami da parte dei Clienti, il che comporta una loro maggiore soddisfazione e fidelizzazione.
Nel registro innanzitutto deve essere indicato se la non conformità deriva da un prodotto o da processo procurato da un fornitore, se si tratta di un reso da parte di un cliente, se si è riscontrata una non conformità interna nel processo di produzione, se si tratta di un servizio consegnato in ritardo rispetto ai tempi e alle modalità concordate, ecc.
Deve essere identificato in maniera univoca il prodotto/servizio o il processo interessato da non conformità (per esempio riportando il codice del pezzo difettato). Deve quindi essere riportata una descrizione della non conformità, un riferimento al requisito non soddisfatto, una individuazione delle cause, e una descrizione delle decisioni intraprese. Con il termine decisioni si intende sia il trattamento della non conformità (cioè il trattamento immediato per risolvere la problematica) sia le eventuali azioni correttive intraprese per eliminare le cause delle non conformità e evitare che si ripresenti il problema.
Per analizzare economicamente il peso delle non conformità, nel documento devono essere riportati anche il numero dei pezzi o dei servizi non conformi e il costo della non conformità. Il costo totale è inteso sia come costo del materiale scarto o difettoso, sia come costo delle eventuali lavorazioni extra, che come costo del personale impegnato a risolvere la non conformità.
Tra le azioni correttive da poter mettere in atto per evitare il ripetersi delle non conformità c’è la stesura o l’aggiornamento di procedure e istruzioni in cui vengono spiegati ed elencati tutti i passaggi per il corretto svolgimento delle attività. Risulta utile comunicare ai collaboratori interessati nelle attività i contenuti delle procedure e delle istruzioni, esponendo anche cosa comporta per l’Azienda la mancata osservazione del corretto svolgimento delle attività e quindi l’importanza dell’azione del singolo lavoratore coinvolto. Responsabilizzare i collaboratori e coinvolgerli nelle attività, comporta che ogni persona si sentirà parte integrante dell’Azienda, comprenderà di essere importante per il raggiungimento degli obiettivi e aumenterà quindi il valore aggiunto nelle attività in cui è coinvolto.
Un’altra possibile azione correttiva per evitare il presentarsi delle non conformità è fare formazione specifica per aumentare le competenze delle persone coinvolte nelle attività. La formazione non deve essere vista solamente come un’imposizione normativa, la formazione va anche oltre a quella obbligatoria e costituisce un’attività che porta valore all’Azienda nel tempo, in un processo di crescita continua.
Per un’Impresa è quindi fondamentale governare le non conformità: solo una corretta gestione di tutte le segnalazioni permette di porre in atto le azioni necessarie per evitare il ripetersi dei problemi, con evidente beneficio del clima Aziendale, dei rapporti con i Clienti e i fornitori, ottenendo una riduzione dei costi.
Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.
Per maggiori informazioni scrivi a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. oppure chiamaci allo 030-0994172
Rimani aggiornato sulle nostre iniziative e sui nostri contenuti speciali: visita il nostro sito https://www.sistemi-iso.it/ e seguici sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/.
Buon lavoro!
Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano
D.A.I.RIPARTIAMO!
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Published: Friday, 29 May 2020 12:44
Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.
Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.
Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto la misurazione dell’efficienza aziendale. In particolare ti ho descritto come misurare, monitorare, analizzare e valutare i processi per fare in modo di aumentare l’efficienza dell’Azienda, e di conseguenza i suoi guadagni.
Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:
https://www.sistemi-iso.it/news/162-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-misurazione-dell%E2%80%99efficienza-aziendale.html
Ora procediamo verso il passo successivo, cioè l’efficacia delle risorse umane.
Abbiamo già visto come gli obiettivi aziendali sono la traduzione concreta dei risultati che l'Azienda vuole ottenere in un determinato periodo come conseguenza di tutta la propria attività. Per riuscire a raggiungere tali traguardi, c’è bisogno di impiegare delle risorse materiali che possono essere infrastrutture, strumenti, tecnologie, risorse finanziarie. Ma un’altra importante risorsa per l’Azienda è costituita dal capitale umano.
Collaboratori motivati, soddisfatti e allineati sugli obiettivi comuni sono uno strumento fondamentale per il raggiungimento dei traguardi aziendali.
Ne consegue che la gestione efficace del capitale umano è una delle più importanti strategie di medio-lungo periodo per l’Azienda, ed è direttamente collegata al miglioramento dell’efficacia dei processi e all’aumento della produttività.
Il primo passo per gestire efficacemente i collaboratori è chiarire i ruoli e le mansioni di ogni figura.
Attraverso lo strumento dell’organigramma si riesce a descrivere in maniera chiara e sintetica la struttura organizzativa dell'Azienda. Un organigramma utilizzato in maniera efficace in Azienda porta:
- alla condivisione delle responsabilità,
- all’ottimizzazione della produzione,
- al coinvolgimento di tutti i collaboratori.
Le funzioni e i compiti che ogni collaboratore deve svolgere vengono definiti in maniera chiara nel mansionario. Un mansionario comprende la descrizione delle competenze necessarie per svolgere un certo lavoro o una certa posizione professionale ed elenca nel dettaglio ciò che ci si aspetta da chi svolge il compito affidatogli. Un mansionario creato in maniera efficace porta i seguenti vantaggi:
- definizione dei compiti e delle attività di ciascun collaboratore,
- miglioramento dei rapporti con il personale,
- l’Imprenditore riesce a dedicarsi ad attività più redditizie.
Il secondo passaggio fondamentale da mettere in pratica per gestire in maniera efficace i propri collaboratori è usare lo strumento della delega.
Il Titolare, una volta scelto in che attività vuole dedicare la maggior parte delle sue risorse, delle sue energie e del suo tempo, deve delegare le altre attività alle giuste persone.
Un buon manager è colui che sa delegare. Delegando, si aumenta la capacità realizzativa dei collaboratori e li si motiva ad ottenere risultati di pregio. Inoltre il Titolare avrà più tempo a disposizione da investire in obiettivi più ambiziosi, sia a livello aziendale che personale.
La guida per scoprire come utilizzare lo strumento della delega in maniera efficace sarà un contenuto tra i prossimi articoli de “la news del martedì”.
Ogni delegato deve avere ben chiaro quali sono gli obiettivi che deve raggiungere. Per avere una misura oggettiva del grado di raggiungimento del risultato si usano i KPI o Indicatori Chiave di Performance, cioè degli indicatori strategici che permettono di misurare la buona riuscita di un’attività o di un processo.
I KPI sono un valido strumento che serve
- a ciascun delegato per monitorare le sue attività,
- all’Imprenditore per tenere monitorate le deleghe.
Per esempio un KPI da monitorare per la figura di un venditore sarà il rapporto tra il numero di offerte concluse rispetto a quello delle offerte totali emesse; per un impiegato, un indicatore potrebbe essere il tempo di evasione di una pratica; per un dipendente del reparto produzione potrebbe essere il numero di articoli prodotti all’ora. Per monitorare il processo esaminato, questi indicatori vanno poi periodicamente confrontati con valori di riferimento prestabiliti.
Per motivare in maniera più significativa i collaboratori, risulta utile stabilire in Azienda dei premi di risultato erogati a seguito del raggiungimento degli obiettivi prefissati. I premi di produzione sono incentivi che un'Impresa offre ai propri dipendenti come bonus a seguito del raggiungimento di un miglioramento della produttività piuttosto che della qualità del servizio/prodotto o dell’organizzazione aziendale.
Al raggiungimento del risultato prestabilito, il collaboratore si sentirà soddisfatto perché ha portato dei risultati concreti all’Azienda. Inoltre se l’Imprenditore riconosce l’impegno del proprio collaboratore, questo lavorerà ancora con più impegno e dedizione.
La gratificazione altrui, infatti, incoraggia a migliorarsi e a lavorare in abbondanza.
I premi di risultato inoltre non sempre sono intesi come un bonus economico in aggiunta al compenso standard, ma possono anche essere pensati in base alle esigenze e alla scala dei valori di ciascun collaboratore. Per esempio possono consistere in flessibilità nell’orario di lavoro o in giornate di smart working o in servizi personalizzati per i collaboratori.
Per concludere, alla base del coinvolgimento di tutti i collaboratori, dev’essere ben chiaro e condiviso l’obiettivo aziendale. Un coinvolgimento programmato e pianificato dei collaboratori si può ottenere solo pianificando delle riunioni efficaci. La somma di ogni singolo contributo conduce ad un miglioramento generale e al raggiungimento della meta condivisa.
Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.
Per maggiori informazioni scrivi aThis email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.oppure chiamaci allo 030-0994172
Rimani aggiornato sulle nostre iniziative e sui nostri contenuti speciali: visita il nostro sito https://www.sistemi-iso.it/ e seguici sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/.
Buon lavoro!
Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano
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