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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: FAI CRESCERE LA TUA AZIENDA

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Published: Wednesday, 24 March 2021 08:00

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Eccoci arrivati all’ultima tappa del METODO ACTIVE.

Dopo aver pianificato la meta, ottimizzato le risorse disponibili e misurato i risultati ottenuti è l’ora di tirare le somme e pianificare ulteriori attività in grado di accelerare il ritmo verso la tua meta. Quest’ultima fase si traduce nello scegliere ulteriori percorsi di crescita in grado di migliorare ulteriormente la tua azienda.

Come dice il proverbio, chi si ferma è perduto e questo vale in tutti i campi nella vita professionale e privata, nella formazione personale e dei collaboratori, nei prodotti e servizi offerti o nel rinnovo tecnologico delle attrezzature utilizzate.

Inizialmente se fai un piccolo passo verso il miglioramento o se decidi di non farlo, la situazione apparentemente non varia. Anzi, magari, se non apporti alcuna modifica al tuo modo di operare, ti sembra di avere risparmiato tempo, denaro e risorse. Successivamente fai un secondo passo verso il miglioramento e ancora una volta ti sembra di non ottenere alcun risultato apprezzabile. E così via, finché arriva il momento in cui tutti i piccoli miglioramenti ottenuti ad ogni piccolo passo, si sommano e avviene il “miracolo”.

Avviene un avanzamento sostanziale che ti permette di avanzare di un gradino verso la tua meta. Proprio come ti indico nello schema seguente.

Probabilmente solo a questo punto prenderai coscienza della grandezza delle tue scelte.

LA QUARTA FASE DEL METODO ACTIVE: CRESCI

Anche per questa fase ci sono delle attività che è necessario svolgere con costanza e avendo ben chiaro l’obiettivo finale.

Vediamo in breve quali sono le azioni che dovrai fare per creare un percorso virtuoso e duratore che ti garantisca di crescere.

1.   FAI IL RIESAME DELLA DIREZIONE:

La base di partenza è chiaramente definire e pianificare degli slot di tempo in cui tu titolare assieme ai tuoi più stretti collaboratori vi riunite per analizzare i risultati ottenuti, definire cosa volete raggiungere nel breve e medio periodo e indicare la rotta per raggiungere la meta finale.

Questi incontri, strutturati secondo un preciso flusso di attività, prendono il nome di Riesame della Direzione

Le riunioni periodiche rappresentano una buona pratica e sono una attività di importanza vitale nel processo di miglioramento di ogni azienda.

A maggior ragione il Riesame della Direzione che secondo la ISO 9001 norma di riferimento per i Sistemi di Gestione Qualità deve essere svolto almeno una volta all’anno, è uno strumento molto potente per la crescita aziendale.

A patto che sia correttamente implementato.

Si tratta, infatti, del processo tramite il quale il Titolare o la Direzione riesaminano l'efficacia del sistema, analizzano le performance dell'Azienda e pianificano i principali interventi di miglioramento che si vogliono implementare nel breve e medio periodo.

E’ fondamentale che questo momento non venga delegatoma venga gestito in modo attivo dall’imprenditore che deve considerarlo come uno strumento strategico per migliorare continuamente la propria organizzazione.

I 7 punti principali per cui il RIESAME DELLA DIREZIONE risulta uno strumento fondamentale per l’azienda sono:

1.    Determinare le opportunità di miglioramento del sistema e dei suoi processi;

2.    Stabilire le giuste priorità;

3.    Assicurare l'idoneità del sistema qualità in linea con la Politica Aziendale;

4.    Rimuovere eventuali blocchi che impediscano il miglioramento;

5.    Migliorare il conto economico attraverso l’aumento dell’efficacia dei processi;

6.    Individuare e mettere a disposizione le risorse necessarie alla crescita;

7.    Riallocare risorse dopo cambiamenti intervenuti nel sistema o nei suoi processi;

Ma vediamo qual è l’approccio migliore affinché il RIESAME DELLA DIREZIONE avvenga in maniera efficace:

·         La Direzione deve prendere consapevolezza che questo è lo strumento più importante per migliorare il sistema e far crescere l’azienda.

·         E’ bene che al Riesame della Direzione prendano parte oltre al Titolare o alla Direzione anche tutte quelle figure chiave preposte a discutere sulle decisioni importanti per l’azienda, in genere i responsabili di funzione;

·         E’ necessario organizzare la riunione al meglio. Questo si traduce in una convocazione per tempo di tutti i partecipanti, informandoli sull’ordine del giorno, la durate, quali saranno i dati valutati e quali le decisioni da prendere;

·         Questo evento al massimo livello, non dovrà trasformarsi in una riunione in cui si discute di problemi contingenti, ma deve rappresentare uno strumento per verificare lo stato di salute del sistema di gestione aziendale e prendere le decisioni necessarie per migliorarlo;

·         E’ indispensabile preparare adeguatamente questo momento. Ogni responsabile deve presentare alla Direzione o al Titolare i risultati dei processi di sua competenza e le azioni necessarie da implementare per migliorarne i risultati. E’ importante che gli input vengano presentati in maniera chiara, concisa ma esaustiva;

·         Il Riesame deve essere considerato sia come un evento per celebrare e condividere ciò che è andato bene ma soprattutto un’esperienza per prendere coscienza ed intervenire su quei processi dove si intravede un maggior margine di miglioramento;

·         E’ necessario che la Direzione che trasformi il Riesame in un vero e proprio processo e non semplicemente una semplice riunione, da convocarsi con scadenze periodiche e non troppo distanziate tra loro. Ad esempio una volta al mese;

·         A seguito del riesame, è indispensabile pianificare uno o più momenti di follow-up a scadenze predefinite, che mirino ad assicurarsi che le azioni decise in questa sede vengano poi effettivamente eseguite confrontando i risultati ottenuti con quelli attesi.

Il Riesame della Direzione per essere efficace deve concludersi con un piano operativo di intervento relativo i principali processi aziendali, in cui vengono individuate le risorse e le competenze necessarie, le attività da compiere e gli investimenti necessari per portare a termine le iniziative da intraprendere per compiere un ulteriore passo verso il miglioramento.

Terminata la prima fase dedicata alla presa di coscienza della situazione ed alla scelta della strada da percorrere, è necessario aggiornare il processo di pianificazione di breve, medio o lungo periodo in funzione delle decisioni prese.

Questa fase, che rappresenta il punto di arrivo del CICLO VIRTUOSO del METODO ACTIVE, coincide anche con il PUNTO DI RI-PARTENZA di un nuovo ciclo e costituisce la parte fondamentale del Sistema di Gestione Qualità Efficace e del METODO ACTIVE.

2.    PIANIFICA IL NUOVO PIANO DI MIGLIORAMENTO:

Arrivati a questo punto, per ottenere un miglioramento continuo reale e concreto è necessario attivare la fase di CRESCITA.

Naturalmente la fase di pianificazione dovrà essere decisa e impostata già durante il Riesame della Direzione e rappresenterà uno degli output principali del riesame.

In tale sede, come già sottolineato, dovranno essere decise le priorità d’intervento, le date di scadenza per raggiungere gli obiettivi e soprattutto quali e quante risorse saranno messe a disposizione.

Lo strumento principe che noi proponiamo per affiancare l’Imprenditore nella realizzazione del piano di miglioramento continuo, si basa sul CICLO VIRTUOSOdel METODO ACTIVE le cui  

1.    PIANIFICA

2.    OTTIMIZZA

3.    MISURA

4.    CRESCI

Il CICLO VIRTUOSOdel METODO ACTIVE ha come significato il RIPETERSI in MANIERA STRUTTURALE e quasi AUTOMATICA, delle 4 fasi principali.

In altre parole, dopo aver definito gli obiettivi, ottimizzato tutte le attività e le risorse, misurato e verificato i risultati ottenuti confrontandoli con quelli attesi e valutato i miglioramenti ottenuti all’Azienda, si deve STANDARDIZZARE quanto ottenuto.

Questo punto è fondamentale perché senza solidificare le buone pratiche facendo in modo che entrino nella routine quotidiana, sarà impossibile mantenere il livello di qualità raggiunto.

Solo successivamente si ripartirà ancora dalla prima fase dando vita appunto al CICLO VIRTUOSO.

Quindi la parola d’ordine è RI-PIANIFICARE i prossimi obiettivi e interventi per migliorare continuamente le prestazioni aziendali attraverso una nuova attuazione di tutte le 4 fasi del METODO ACTIVE.

In pratica, come si vede dall’immagine riportata di seguito, è indispensabile RIAVVIARE il CICLO VIRTUOSO mantenendolo in vita sino al raggiungimento del risultato pianificato.

Nella fase MIGLIORARE del CICLO VIRTUOSO del METODO ACTIVE, si applica un ulteriore strumento da noi ideato.

Questo attrezzo denominato FAP - FOTOGRAFIA AZIENDALE PERIODICA permette di verificare attraverso dati oggettivi ed in maniera rigorosa i miglioramenti raggiunti individuando le PRIORITA’ d’intervento e dirottando le risorse agli ambiti strategici aziendali con più elevato margine di miglioramento.

3.   SFRUTTA GLI AUDIT DI CERTIFICAZIONE:

Lo scopo finale dell’implementazione del SISTEMA DI GESTIONE QUALITA’ EFFICACE (SQE) utilizzando il METODO ACTIVEè anche la certificazione del sistema da parte di un Ente terzo. Anche questa attività deve essere utilizzata come un momento di grande crescita per l’azienda dove si possono ricevere molti spunti di miglioramento che esperti di settore esterni all’azienda che visitano e valutano aziende simili, quotidianamente (il team di audit inviato dall’Ente) sanno dare durante la visita.

Active Engineering affianca il Cliente nella ricerca dell’Ente di Certificazione più appropriato al settore di appartenenza dell’Azienda in grado di assicurare grande valore aggiunto anche durante gli audit.

Anche oggi ti ho mostrato alcuni degli ASSET che ti metterò a disposizione per ACCRESCERE le performance dei processi e intraprendere la strada del miglioramento continuo.

Nelle prossime settimane ti illustrerò altri argomenti fondamentali per aumentare il valore della tua azienda, indicandoti quali strumenti e asset potrai utilizzare per ottenere risultati concreti fin da subito.

Intanto ti auguro buon lavoro.

Alessandro

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: MISURA QUANTO GUADAGNI

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Published: Wednesday, 17 March 2021 08:00

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Uno dei fattori principali che permette ad un’Azienda di rimanere sul mercato e di continuare a prosperare è la consapevolezza del proprio valore.

Avere consapevolezza del valore aziendale comporta anche valutarne periodicamente le prestazioni.

Ti vedo già storcere il naso per rispondermi: “sicuramente ogni (bravo) imprenditore lo fa!”.

Il “bravo” tra parentesi l’ho aggiunto io, perché dalla mia esperienza come consulente ti posso assicurare che non tutti gli imprenditori misurano le performance aziendali, ma lo fanno solamente coloro che hanno una visione più strategica ed orientata miglioramento continuo.

Solitamente è prassi valutare periodicamente il fatturato generato e magari i costi periodici complessivi.

Ma questo non basta.

Infatti, tali valutazioni, sicuramente importanti, non sono certamente sufficienti a comprendere l’andamento dei processi aziendali e ad individuare quelle situazioni in cui le prestazioni non rispettano le aspettative del titolare.

Per questo motivo nell’articolo di oggi, ti presenterò delle buone prassi e alcuni strumenti che timetto a disposizione attraverso l’applicazione del METODO ACTIVE.

Tali procedure se applicate con continuità, ti permetteranno di aumentare notevolmente il controllo dei processi legati al tuo lavoro e ti consentiranno di individuare le attività in cui l’azienda guadagna o perde denaro

Dalla definizione pubblicata su Wikipedia, la misurazione è l'assegnazione di un intervallo di valori (misura) ad una particolare proprietà fisica/chimica, ma anche ai processi.

La misurazione è dunque il processo svolto ad assegnare una misura (intervallo di valori) ad un qualcosa che voglio valutare. In azienda questo intervallo lo decide l’imprenditore o la Direzione.

Naturalmente questa definizione è valida anche valutare l’andamento dei processi o per la misurazione del grado di conformità, in termini di efficienza e di prestazioni.

Sicuramente la misurazione costante delle prestazioni è fondamentale ma non è sufficiente per perseguire il miglioramento continuo dell’azienda. E’ certamente è necessario entrare nel merito delle attività, pertanto nell’articolo di oggi voglio condividere con te alcuni asset che normalmente utilizzo durante le mie consulenze che soddisfano alcuni punti specifici dalla norma ISO 9001.

Questi strumenti si rivelano fondamentali per riuscire ad ottimizzare le risorse già a tua disposizione.

In questo articolo ti passerò alcuni principi di grande valore che ho racchiuso nella terza macro-fase del METODO ACTIVE e che ho denominato appunto MISURARE.

LA TERZA FASE DEL METODO ACTIVE: MISURARE

Come ti dicevo, questa fase del METODO ACTIVE racchiude gli strumenti e le procedure necessari per valutare le prestazioni sia in termini numerici (valutazione quantitativa) sia appurare l’andamento aziendale in termini qualitativi.

In questo articolo ti mostro le 3 azioni fondamentali che un Imprenditore deve implementare in azienda affinché possa raggiungere gli obiettivi di crescita e di miglioramento programmati.

1.    EFFETTUA AUDIT PERIODICI:

Il sistema principale per scoprire come si svolgono i processi interni e come i collaboratori partecipano all’andamento aziendale, è quello di verificare direttamente sul campo.

Pertanto, è necessario effettuare dei sopralluoghi in loco, con gli strumenti adeguati e raccogliere tutte le informazioni necessarie.

Questi sopralluoghi organizzati e con un metodo, in “qualitatese”, si definiscono Audit interni.

La verifica sulla corretta attuazione dei processi aziendali ha lo scopo di comprendere se le attività vengono svolte secondo quanto pianificato ed in misura sufficientemente efficace e se ci sono margini di miglioramento nelle attività che si svolgono.

L’attività di controllo da parte dell’Imprenditore o da parte dei manager non è fine a se stessa ed è di fondamentale importanza per allenare tutte le persone che partecipano al processo di miglioramento aziendale, a pensare, muoversi e operare secondo uno SCHEMA ben DEFINITO.

Questo schema ha come stella polare imprimere una mentalità all’interno dell’azienda, non tanto del fare fine a stessa, ma quella di fare in maniera efficace ed efficiente per raggiungere quel risultato ben definito.

Quindi l’Audit interno ha come obiettivo finale trovare la strada migliore all’interno di ciascuna azienda, con le proprie dinamiche, dimensioni, peculiarità e risorse, per svolgere le attività nel modo più appropriato ed ottenere il miglior risultato possibile.

Il raggiungimento di tale risultato si traduce in meno stress aziendale, meno errori, meno energia necessaria sia per la gestione sia per l’esecuzione delle operazioni quotidiane e anche un maggior guadagno in termini economici.

È con questa visione che affianchiamo l’Imprenditore nella stesura e nella realizzazione del SISTEMA di GESTIONE QUALITA’ EFFICACE (SGQE) e nella pianificazione e realizzazione degli audit interni.

A tale scopo ti metto a disposizione vari asset tra cui check list personalizzabili per ciascuna azienda e per ciascun processo che rappresentano uno strumento indispensabile e prioritario per individuare dove è possibile migliorare.

Infatti, grazie a questo strumento è possibile individuare i principali colli di bottiglia in cui le operazioni risultano rallentate o poco efficaci.

Ma non solo, ricordati che la verifica periodica è un momento fondamentale per raccogliere informazioni e spunti di miglioramento proprio perché chi viene intervistato si sente di poter dare informazioni e suggerimenti che saranno presi in grande considerazione. A tal proposito è necessario programmare questi momenti già all’inizio dell’anno e comunicare a tutti gli interessati quando e come saranno svolti.

Altro aspetto fondamentale per trasmettere un messaggio chiaro e preciso circa l’importanza degli audit interni, è quello di mantenere una costanza periodica nell’effettuarli.

Questo deve avvenire per un duplice motivo, il primo come detto pocanzi, per raccogliere informazioni precise e puntuali e mantenere sotto controllo i processi ed il secondo non meno importante, per abituare tutti i collaboratori partendo dai responsabili di funzione, a vedere il momento dell’audit come strumento di crescita e condivisione comune.

2.    MISURA LE PRESTAZIONI CON I NUMERI (KPI):

Il grado di raggiungimento periodico degli obiettivi pianificati dall’Azienda e la valutazione finale del loro valore deve essere monitorato costantemente.

Ricordati, ciò che si misura è ciò che si ottiene.

Conseguentemente tutto ciò che non si misura non può essere migliorato.

In ogni Organizzazione, in ogni prestazione sportiva, in ogni situazione importante che abbia richiesto uno sforzo nella direzione del miglioramento, è indispensabile verificare le performance ed i risultati raggiunti.

Personalmente ritengo che tra le fasi più importante del METODO ACTIVE ci sia proprio quella relativa alla valutazione dei risultati, perché è l’unico modo che ti permette di prendere delle decisioni su base numerica, scientifica e confrontabile e non sulle sensazioni tue o dei tuoi collaboratori.

Come ti ho già indicato negli articoli precedenti, le prime due caratteristiche che un obiettivo deve possedere sono la specificità e la misurabilità.

Questo si traduce nel fatto che il raggiungimento o meno dell’obiettivo deve essere facilmente verificabile.

Quindi per fare in modo che il raggiungimento sia facilmente verificabile, è necessario legare a ciascun obiettivo un valore numerico o un indicatore on/off.

I KPI servono proprio a questo, in special modo per la valutazione degli obiettivi di performance di ciascun processo.

La procedura di applicazione è semplice, una volta definito il valore dell’indicatore e stabilita a priori la data entro cui dovrà essere raggiunto, alla scadenza verificherò se è stato raggiunto o meno. Potranno verificarsi 3 risultati possibili, raggiunto, non raggiunto o parzialmente raggiunto.

E’ proprio per questo motivo che è necessario legare all’obiettivo un valore numerico.

La valutazione tramite gli indicatori di performance KPI, definiti nella fase OTTIMIZZA, è un efficace strumento che consente di mantenere monitorati i processi, misurando numericamente se è necessario migliorarne l’efficienza o meno.

L’asset che ti metto a disposizione per la misurazione delle performance di reparto e/o dei responsabili di funzione ti consentirà di comprendere se la rotta che l’azienda sta percorrendo la strada che ti porterà a raggiungere la meta che hai pianificato.

Infatti, monitorare regolarmente le prestazioni dei processi ti permetterà di intervenire in tempi rapidi e puntuali nel caso in cui sia necessario correggere la rotta individuando anche il grado di difformità rispetto a quanto previsto.

Inoltre, ti permetterà di comprendere se la strada intrapresa va in direzione opposta rispetto alla tua meta pianificata ed è quindi necessario tornare indietro.

Per quanto riguarda la verifica delle prestazioni dei responsabili di funzione, mi rendo conto che se non fosse spiegato e condiviso correttamente con tutti i diretti interessati potrebbe risultare pericoloso e a volte, contro producente.

Qui dovrei aprire un capitolo sulla corretta comunicazione verso i collaboratori e lo farò sicuramente in un prossimo articolo.

Quello che ti posso dire è che tutte le aziende che ottengono risultati superiori alla media, anche se non particolarmente strutturate, li ottengono perché valutano i propri collaboratori in funzione dei risultati che portano all’azienda e non di altri parametri.

E’ una questione di responsabilità verso l’azienda e verso tutti coloro che ci lavorano.

Sicuramente una regolare verifica delle performance dei responsabili permette di ottenere in maniera scientifica una visione complessiva dell’andamento aziendale da cui apprendere molti spunti di miglioramento come desiderato da ogni imprenditore avveduto.

Partendo dal sistema di raccolta dati aziendali, il METODO ACTIVE fornisce numerosi strumenti per analizzare in maniera immediata e puntuale, le performance dell’Azienda e delle persone che in essa operano.

Riporto di seguito un esempio di analisi dei dati legati alla produttività dei reparti di un’Azienda manifatturiera mia cliente.

In questo esempio sono stati valutati con occhio critico ed oggettivo i dati relativi alla produttività di tre reparti che svolgono gli stessi processi di una stessa azienda. Come vedi nell’immagine seguente sono stati poi confrontati tra di loro gli andamenti di ciascun reparto e di ciascun periodo precedente. Infine, è stato possibile comparare l’andamento rispetto alla media dell’anno precedente.

Chiaramente la situazione ottimale sarebbe quella di rimanere per tutto il periodo sopra la media precedente.

Ma l’analisi non può fermarsi qui.

Infatti, ad una prima analisi risulta chiaro che il reparto 1A è il reparto con le prestazioni di produttività meno performanti, per svariati motivi.

Il risultato chiaramente non deve portare a delle conclusioni affrettate. E’ necessario prenderlo come parametro di partenza per il passaggio successivo che sarà quello di identificare i motivi che causano il mancato raggiungimento della produttività attesa.

Questo è solo un esempio di quello che si può fare costruendo un processo di raccolta dati e di valutazione dei risultati ottenuti.

Implementando il METODO ACTIVE avrai a disposizione la linea guida per identificare i principali processi da monitorare e le attività da seguire. Inoltre, ti metterò a disposizione degli strumenti operativi per la raccolta dati e la valutazione delle prestazioni.

3.    VALUTA I TUOI CLIENTI:

La prima regola fondamentale legata al portafoglio cliente, per raggiungere i livelli di prestazione attesi è quella di verificare se i tuoi clienti sono soddisfatti di ciò che gli stai fornendo come prodotto e servizio.

Ritengo che tale azione sia di fondamentale importanza per migliorare le performance dell’Azienda e per farla crescere.

Sappiamo entrambi che la predisposizione mentale tipica dell’imprenditore è volta ad assecondare le richieste dei propri clienti ed a recepire nuove richieste o necessità.

Ma ti posso assicurare che a volte la predisposizione mentale e la buona volontà non bastano.

Ti ricordo che la prima regola del buon venditore è non dare mai per scontata la piena soddisfazione del proprio cliente.

Infatti, il processo di abbandono da parte sua può avere una fase di latenza che dura in generale un lasso di tempo abbastanza lungo in funzione anche della durata del rapporto e che può trarre in inganno, inducendo a considerare fedeli clienti che viceversa stanno maturando la decisione di rivolgersi ad altri fornitori o che hanno già preso in considerazione la valutazione delle alternative.

Il problema è che mentre il cliente sopporta silenzioso, il livello della soddisfazione viene lentamente ma inesorabilmente eroso ed il fornitore potrebbe non accorgersene.

La soddisfazione accumulata nel tempo è come un serbatoio posto nella mente del cliente, per mantenere fedeli i propri clienti è spesso sufficiente riconoscere e correggere gli errori che si commettono nei loro confronti.

Il cliente infatti è come l’elefante, lento ma di memoria lunga, spesso sopporta in silenzio e quando si esprime spesso è troppo tardi e ti dà il ben servito.

E’ chiaro che se invece disponi di un valido sistema di rilevazione del livello di soddisfazione anche durante i singoli momenti di contatto, e in particolare nel corso dei momenti chiave, puoi ricevere segnali chiari che il tuo credito di soddisfazione presso di lui si sta riducendo inesorabilmente.

In questo modo avrai la possibilità di anticipare gli eventi intervenendo con metodi appropriati prima che la situazione degeneri.

A volte per aumentare il tuo credito è sufficiente offrire al cliente un piccolo servizio in aggiunta a quello che già gli dai, per farlo “innamorare” della tua azienda.

La seconda regola, prima di ricercare nuovi clienti permetti a quelli già acquisiti di usufruire pienamente dei prodotti che vendi e dei servizi che offri.

In questo modo aumenterai il valore aggiunto da loro ricevuto ed il tuo fatturato

Per evidenziare quanto conta monitorare il grado di soddisfazione del cliente e sfruttare a pieno i servizi che offri, ti mostro qualche dato statistico significativo:

$1·         un aumento del 5% della fedeltà dei clienti può portare ad un aumento dei profitti dell’ordine del 25%;

$1·         un cliente estremamente soddisfatto ha sei volte di più la probabilità di diventare un cliente fedele e di raccomandare i tuoi prodotti rispetto ad un cliente semplicemente soddisfatto;

$1·         solo il 4% dei clienti insoddisfatti manifesta lamentele;

$1·         un cliente con un problema non risolto parlerà male dell’azienda che l’ha generato ad altre 9 persone;

$1·    un cliente soddisfatto parlerà del prodotto/servizio che l’ha deliziato ad almeno altre 5 persone.

Quindi è necessario avere un metodo scientifico, che ti permetta di valutare quale è il grado di soddisfazione e se ci sono eventuali criticità.

Mantenendo la logica di perseguire continuamente un percorso virtuoso, con il METODO ACTIVE ti metto a disposizione strumenti appropriati per ottenere preziose indicazioni che spesso si rivelano fondamentali per riuscire a migliorare i prodotti e/o i servizi venduti.

Seguendo questa strada arriverai consapevolmente a soddisfare pienamente le esigenze dei già clienti e in seconda battuta ad attrarne di nuovi.

Ti riporto di seguito un esempio di strumento utilizzato per la valutazione della soddisfazione periodica dei Clienti fornito da un nostro partner tecnico.

I campi di valutazione possono essere personalizzati in funzione del settore di appartenenza o delle specificità dei clienti stessi.

Quanto descritto in questo articolo rappresenta in maniera sintetica come avviene l’implementazione della TERZA delle quattro fasi del METODO ACTIVE.

Oggi ti ho mostrato solo alcuni degli ASSET che ti metterò a disposizione per MISURARE le performance dei processi e valutare se la rotta che stai percorrendo ti porterà alla META pianificata.

Nelle prossime settimane ti illustrerò altri argomenti fondamentali per aumentare il valore della tua azienda, indicandoti quali strumenti e asset potrai utilizzare per ottenere risultati concreti fin da subito.

Intanto ti auguro buon lavoro.

Alessandro

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: OTTIMIZZA I PROCESSI AZIENDALI

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Published: Wednesday, 10 March 2021 08:00

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La TV e i giornali ce lo ricordano tutti i giorni in tutte le salse che con la crisi dovuta alla pandemia purtroppo, tante aziende si sono trovate in difficoltà.

E’ altrettanto vero e questa notizia passa un po’ meno, che tantissime aziende sono riuscite a trovare nella situazione contingente grosse opportunità di sviluppo e di crescita.

Anche in questo caso la situazione non è sicuramente tutta rose e fiori.

Nell’articolo di oggi proseguo nella presentazione di alcuni strumenti del METODO ACTIVE che metto a disposizione per permetterti di aumentare notevolmente le prestazioni ed il valore del tuo studio, della tua azienda o semplicemente del tuo ruolo in azienda.

Come ti dicevo tante aziende sono riuscite a trovare nella situazione contingente grosse opportunità di sviluppo e di crescita.

Basti pensare alle imprese che lavorano direttamente o indirettamente nella produzione, conservazione e distribuzione nell’ambito dei dispositivi medici (mascherine, tamponi, vestiario, attrezzature respiratorie, vaccini ecc.).

Paradossalmente anche queste aziende si sono trovate in difficoltà, ma per i motivi opposti rispetto a quelle il cui giro d’affari si è ridotto drasticamente.

La loro crisi è dovuta proprio alla repentina richiesta di produzione a cui hanno dovuto sopperire con la stessa struttura organizzativa e produttiva.

In tali situazioni l’imprenditore che per sua natura è predisposto ad assecondare i propri clienti cercando di sostenere tutte le sue esigenze soprattutto in una situazione di pandemia, tende a riversare in azienda nuove risorse. Tante risorse.

Risorse relativamente a personale, mediamente non di alto profilo professionale, che di carattere strumentale.

A volte, ma non è così raro riscontrarlo, senza avere un’idea chiara su come rendere queste risorse produttive al 100%.

Queste scelte che nel primo periodo risolvono le problematiche contingenti di delivery, nel breve e medio periodo possono comportare alcuni sbilanciamenti organizzativi ed economici non trascurabili.

Nell’articolo di oggi voglio condividere con te degli asset fondamentali che normalmente utilizzo durante le mie consulenze per riuscire ad ottimizzare le risorse già a tua disposizione.

Ti passerò alcuni spunti di grande valore che ho racchiuso nella seconda macro-fase del METODO ACTIVE e che ho denominato appunto OTTIMIZZARE.

LA SECONDA FASE DEL METODO ACTIVE: OTTIMIZZA

Oggi voglio mostrarti alcuni strumenti fondamentali che ogni azienda dovrebbe possedere per riuscire gestire al meglio la propria risorsa principale, i collaboratori.

Ricordati che i brevi spunti che ti offro, valgono per tutti i collaboratori sia i responsabili di funzione o di primo livello, sia per gli addetti che svolgono quotidianamente attività operative.

1.    CREA PROCEDURE E ISTRUZIONI DI LAVORO

Come ben sai ogni attività, ogni operazione, ogni lavoro possono essere svolti in vari modi, più o meno correttamente, più o meno in maniera efficiente ma solitamente un risultato arriva anche se a volte in modo molto diverso.

L’esperienza ci dice che se vuoi ottenere un risultato standardizzato è necessario definire cosa devi fare, come lo devi fare, con quali risorse e con quali strumenti.

E’ necessario pertanto, definire tutte queste variabili e descriverle in maniera indelebile su un documento.

Questo documento, a seconda del grado di approfondimento prende il nome di Procedure o Istruzioni operativa.

Seguendo questa strada i risultati diventano standardizzati, si può trasferire più facilmente parte del know-how che è proprio dell’Imprenditore o dei manager, all’Azienda e quindi ai vari collaboratori.

Agendo in questo modo si ottiene una massimizzazione dell’efficienza e dell’efficacia di tutte le risorse interne e conseguentemente un aumento della loro produttività in quanto si abbreviano i tempi operativi e i collaboratori sono più autonomi e stimolati.

Creare delle procedure o delle Istruzioni efficaci è indispensabile per ottenere un miglioramento delle performance di tutti i collaboratori e conseguentemente una crescita dell’intera Azienda.

Le Procedure o le Istruzioni Operative possono essere realizzate sotto varie forme e attraverso svariati strumenti.

Si possono creare in maniera descrittiva su documenti cartacei, oppure in modo poco descrittivo attraverso schemi a blocchi o flowchart (diagramma di flusso).

Oggi la tecnologia ci viene in aiuto, pertanto, si possono realizzare anche sotto forma di video, o addirittura utilizzando strumenti di realtà aumentata.

Questa nuova tecnologia è in grado di far vivere il soggetto la situazione in cui si potrebbe trovare, in maniera del tutto artificiosa, indirizzandone i suoi movimenti. Argomento molto interessante che approfondiremo in un altro momento.

Di seguito riporto a titolo esemplificativo, una Procedura e un’Istruzione Operativa realizzate con due strumenti diversi che metto a disposizione attraverso il METODO ACTIVE.

Entrambe sono molto facili da leggere, chiare nelle indicazioni ed in grado di far comprendere immediatamente cosa deve fare il collaboratore in una determinata situazione.

In poche parole, si tratta di Procedure e Istruzioni Operative efficaci.

Nello schema seguente si riporta in maniera schematica un processo commerciale generico con relativi soggetti che sono coinvolti.

E’ descritto volontariamente in maniera semplice e breve perché lo scopo è quello di far comprendere quali sono le macro fasi e quali sono gli attori coinvolti a livello di funzione.

Uno schema di questo tipo rappresenta una Procedura, strumento diverso dall’Istruzione Operativa.

Come puoi vedere utilizzando degli strumenti adeguati e comprensibili, ogni responsabile di funzione avrà ben chiara la sequenza dei propri compiti e le attività che dovrà svolgere di sua competenza.

Inoltre, ogni collaboratore potrà percepire in maniera pressoché immediata le figure con cui si dovrà rapportare o di riferimento necessarie per permettergli di portare a termine le mansioni di sua competenza.

Ti ho mostrato un esempio di Procedura, documento in cui si riportano le macro fasi di ciascun processo con relative figure chiave, ora nello schema seguente ti mostro un esempio di Istruzione Operativa vera e propria dedicata all’attività di call center.

In questo caso è stato indispensabile fornire all’operatore una sequenza di attività specifiche anche in funzione delle risposte ricevute dalla controparte.

L’importanza di questi strumenti è duplice.

Infatti, oltre ad indicare ciò che deve fare la telefonista, nel momento in cui dovrai inserire un nuovo collaboratore con la stessa funzione, avrai già lo strumento pronto per indicargli le nuove mansioni e come le dovrà svolgere.

2.  INDIVIDUA GLI INDICATORI (KPI) per misurare le PERFORMANCE

I numeri che ci indicano cosa stiamo ottenendo durante le nostre attività rappresentano uno strumento fondamentale per raggiungere gli obiettivi che ci siamo posti.

Senza questi è come trovarsi in mezzo ad un bosco senza avere campo sullo smartphone e senza bussola.

La definizione dei KPI è quindi uno dei pilastri fondamentali per l’ottenimento dei risultati attesi, nostri, aziendali e dei nostri collaboratori.

In ogni Sistema di Gestione Efficace è di fondamentale importanza definire una metodologia per misurare e tenere sotto controllo le attività, i processi e le performance dei collaboratori stabilendo precisi parametri.

Con il METODO ACTIVE metto a disposizione strumenti per individuare gli indicatori necessari e sufficienti a misurare le performance dei processi e valutare le performance dei propri collaboratori.

E’ utile ribadire che è fondamentale definire i principali indicatori in maniera specifica per ogni Azienda, per ciascun processo e per ogni collaboratore in special modo per coloro che ricoprono ruoli chiave.

3.  APPLICA TECNICHE DI OTTIMIZZAZIONE

Indispensabili strumenti per migliorare le performance aziendali sono le tecniche di ottimizzazione. Anche in questo caso gli strumenti a disposizione sono molteplici e diversi in funzione della tipologia dell’azienda, dei processi di realizzazione dei prodotti o dei servizi offerti e naturalmente dei risultati che si vogliono raggiungere.

Attraverso l’applicazione del METODO ACTIVE, ti metto a disposizione varie tecniche di ottimizzazione tra cui:

$1o Tecniche per pianificare RIUNIONI EFFICACI, affinché le riunioni siano un’occasione di condivisione degli obiettivi, delle situazioni critiche presenti e di pianificazione delle attività, comprese quelle di miglioramento continuo.

$1o   Tecniche per l’utilizzo corretto della DELEGA EFFICACE, necessarie per individuare le persone più adeguate a ricoprire specifici ruoli ed in grado di stimolare, motivare e responsabilizzare i collaboratori a qualsiasi livello.

$1o  Tecnica di PIANIFICAZIONE DEL TEMPO: comprende lo strumento della matrice del tempo, che consente di definire e programmare le attività in base al loro livello di importanza e di urgenza.

$1o   Tecniche di ORGANIZZAZIONE aziendale LEAN partendo dalle METODOLOGIE 5S che potrebbero fare la differenza per molte aziende medio piccole. Questo strumento che si lega ineluttabilmente alla gestione del tempo ed alla definizione delle priorità per ciascuno di noi è la base per migliorare le prestazioni di ciascun processo e non necessariamente solo quelli produttivi.

4.  DEFINISCI LA FORMAZIONE DEI TUOI COLLABORATORI

Iniziativa fondamentale per ciascuna Azienda che si pone come obiettivo quella di crescere e di migliorarsi, è investire nella formazione interna così da accrescere o trasformare le competenze presenti, in funzione delle reali necessità.

Anche le tecniche sopra citate non possono prescindere da una formazione specifica più o meno approfondita in funzione della complessità dei processi e del prodotto o servizio offerti.

E’ indispensabile che per raggiungere una meta grande o piccola che sia, tutti gli uomini dell’equipaggio sappiano dove la barca è diretta e quindi remino nella stessa direzione.

Pertanto, per raggiungere questo risultato è molto importante possedere delle informazioni ad inizio viaggio per fare in modo che i progetti che l’imprenditore intende implementare in azienda siano definiti e chiari a tutti gli attori coinvolti.

Una volta descritta la destinazione al cuore dell’azienda (cioè a tutti i collaboratori) e dettata la strada da intraprendere è necessario insegnare a tutti coloro che faranno parte del progetto come utilizzare i nuovi strumenti gestionali e di organizzazione.

E’ bene ricordare che se vuoi ottenere risultati diversi da quelli sin qui ottenuti dovrai imparare a fare azioni sin qui mai fatte.

Pertanto, la formazione e l’addestramento del personale sono attività che portano grande valore aggiunto alla Tua Azienda sia nel breve sia nel medio termine che nel lungo termine.

Applicando il METODO ACTIVE ti sarà facile comprendere a pieno quali sono le PRIORITA’ aziendali da perseguire e quali sono le competenze che ciascun collaboratore o manager deve possedere per compiere in maniera efficiente il proprio lavoro.

Una volta definite le priorità ti sarà sicuramente più semplice definire il piano formativo aziendale, personalizzandolo in maniera specifica per ciascun ruolo e ciascun processo.

Quanto descritto in questo articolo rappresenta in maniera sintetica come avviene l’implementazione della seconda delle quattro fasi del METODO ACTIVE.

Oggi ti ho mostrato solo alcuni degli ASSET che ti metterò a disposizione per pianificare in modo guidato e corretto la META che intendi perseguire.

Nelle prossime settimane ti descriverò le altre fasi, indicandoti quali strumenti e asset potrai utilizzare per ottenere risultati concreti fin da subito.

Intanto ti auguro buon lavoro.

Alessandro

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: PIANIFICA IL TUO MIGLIORAMENTO

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Published: Tuesday, 02 March 2021 08:00

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La scorsa settimana ti ho parlato della FAI - la FOTOGRAFIA AZIENDALE INIZIALE uno strumento da me creato e proposto ANCHE all’interno del METODO ACTIVE.

Questo asset molto efficace ti permette di scattare un fotogramma della tua Azienda in funzione di come è organizzata e di definire quali sono le scelte PRIORITARIE che devi fare per raggiungere gli obiettivi che ti sei posto.

LA PRIMA FASE DEL METODO ACTIVE: PIANIFICARE

Una volta effettuata la Fotografia Aziendale Iniziale, si può dire chehai compiuto un grande passo verso il successo.

Infatti, come ti dicevo, per pianificare la meta è fondamentale individuare il punto da cui partire.

Grazie a questa analisi riuscirai a capire quali sono le PRIORITA’ ed in quali ambiti concentrare maggiormente gli sforzi per intraprendere un percorso virtuoso che porti la tua Azienda ad imboccare la strada del miglioramento.

Inoltre, applicando e utilizzando il METODO ACTIVE ti sarà possibile individuare tante attività non fondamentali che potrai (e dovrai) delegare. In questo modo otterrai degli slot di tempo che potrai impiegare per attività più strategiche per te e per la tua Azienda. 

Ma veniamo al tema di oggi, come individuare il percorso per raggiungere i tuoi obiettivi.

In quest’ottica, la macro-fase relativa alla PIANIFICAZIONE DEL METODO ACTIVE è sicuramente quella più importante.

In base alla mia esperienza come consulente, posso affermare che troppo spesso le PMI tendono a sottovalutare la fase della pianificazione per svariate ragioni.

Uno dei motivi principali è dato dal fatto che il titolare ha una miriade di attività da compiere e da gestire per cui tende a procrastinare quelle attività che non necessitano di una risposta immediata tra cui appunto, pianificare.

Questa è sicuramente una grave mancanza perché non individuare la strategia da attuare per far evolvere l’azienda è come decidere di fare un viaggio salire in auto e partire ma senza aver chiaro in mente dove andare.

Con il METODO ACTIVE ti offro una linea guida attraverso dei veri e propri asset per aiutarti a definire cosa vuoi raggiungere, in quanto tempo e individuando le risorse necessarie.

La FASE PIANIFICARE è composta da 7 passaggi chiave che oggi voglio descriverti brevemente.

$1.    Definisci la Mission Aziendale

Avere una Mission aziendale ben definita, significa avere chiara la strada da seguire per raggiungere la meta finale. Delineare in maniera trasparente e lineare la Mission è fondamentale in quanto questo strumento svolge la funzione di mappa stradale per tutte le attività aziendali.

Utilizzando il METODO ACTIVE sarai in grado di definire chiaramente la Mission dell’Azienda e ideare la rotta da seguire per ottenere i risultati sperati.

$2.    Pianifica gli obiettivi da raggiungere

La ACTIVE MAP è uno degli strumenti di lavoro di chi applica il METODO ACTIVE con efficacia.

Si tratta di un asset che ti permette di vedere e successivamente definire in maniera nitida i tuoi obiettivi e cosa è necessario per raggiungerli.

Questo strumento è un vero e proprio attrezzo di lavoro che ti servirà per redigere la guida operativa indispensabile alla costruzione del percorso migliore per raggiungere la meta finale da te definita.

La ACTIVE MAP è la ROAD MAP DI PROGETTO appunto.

$3.    Mappa i Processi Aziendali

Abbiamo visto che una volta definita la meta e gli obiettivi principali, è necessario definire la Road Map di Progetto. Questa si concretizza nell’individuare e precisare correttamente le attività da intraprendere per raggiungere gli obiettivi nei tempi e nei modi stabiliti.

Significa in pratica possedere un piano di azione da seguire in cui sono contenute tutte le informazioni per conoscere esattamente cosa fare, chi lo deve fare, in quanto tempo e quali sono le risorse necessarie.

In altre parole, significa massimizzare l’efficienza aziendale.

A questo proposito il principale strumento utilizzato in fase di pianificazione è sicuramente la MAPPATURA dei PROCESSI AZIENDALI.

Questa Tecnica è indispensabile per comprendere a pieno le attività fondamentali di ciascuna Organizzazione indipendentemente dalla sua tipologia.

Il METODO ACTIVE ti permette di individuare facilmente i principali processi aziendali e le relazioni che li lega uno con l’altro.

Come possiamo vedere nell’esempio successivo è facile intuire quali sono i principali processi aziendali e le interazioni che avvengono direttamente o indirettamente tra di loro. Questo è un punto fondamentale perché se non si ha una chiara visione globale, si rischia, come spesso accade anche per colpa dei responsabili stessi, di considerare le funzioni aziendali (cioè i vari uffici con i loro responsabili) delle micro aziende autonome all’interno dell’azienda stessa, con il loro compitino da svolgere ed i loro obiettivi da raggiungere. Non può essere così altrimenti il rischio è che si perseguirano sempre i piccoli traguardi personali a scapito della meta aziendale.

Riporto di seguito un esempio di Modello di Processo Aziendale.

$4.    Utilizza l’Analisi di SWOT

Uno degli elementi chiave per intraprendere un percorso virtuoso è quello di capire dove opera la tua Azienda, in quale mercato, contro quali concorrenti, con chi si deve confrontare quotidianamente, quali sono le risorse a disposizioni ecc..

Ma non solo, devi individuare e definire in maniere chiara quali sono i punti di forza che l'azienda possiede nonché i fattori differenzianti rispetto ai tuoi competitor che ti permettono di soddisfare pienamente i bisogni dei clienti.

Ti dico subito che il prezzo basso non può e non deve essere il fattore differenziante, a meno che tu non sia un competitor di Amazon e comunque anche in questo caso non sarebbe sufficiente per acquisire i suoi clienti più fedeli.

Il METODO ACTIVE ti permette di individuare gli elementi con cui la Tua Azienda si deve confrontare.

Per ottenere questo è necessario definire il Contesto in cui è immersa l’Azienda valutando in maniera diversificata sia il contesto interno sia il contesto esterno in funzione delle varie prerogative aziendali tra cui anche il settore di appartenenza.

Al fine di comprendere come si posiziona l’Organizzazione all’interno del proprio mercato di riferimento, una tecnica molto efficace che utilizziamo con il METODO ACTIVE, è l’Analisi di SWOT.

L’analisi di SWOT è una matrice usata per valutare i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce relative alla tua l’Azienda.

Una analisi dettagliata ed approfondita attraverso questo strumento ti permette di individuare esattamente dove potrai sviluppare il tuo business e quali potenziali clienti target dovrai raggiungere.

Inoltre, anche questo strumento ti sarà d’aiuto nell’individuare le Priorità d’intervento.

Implementandola in modo efficace, sarai in grado di individuare anche i tuoi punti deboli al fine di prevenire eventuali situazioni critiche che potrebbero presentarsi quando meno te lo aspetti e che ti potrebbero mettere in seria difficoltà.

Attraverso il METODO ACTIVE timetto a disposizione uno strumento tanto facile da utilizzare quanto potente nei risultati, che ti permetterà di prevenire alcuni rischi e soprattutto di sfruttare al meglio le potenzialità che indubbiamente la tua azienda possiede.

$5.    Fai chiarezza sulle attività da svolgere

Una volta definito l’ecosistema in cui l’Azienda opera, è necessario definire cosa e come l’Azienda deve produrre (prodotti, servizi o entrambi) per adempiere ai propri “doveri” e soddisfare le esigenze dei clienti.

Certamente nella fase di definizione e costruzione della mappatura dei sotto-processi ci viene in aiuto un'altra tecnica utilizzata nel METODO ACTIVE, quella delle Mappe Mentali.

Questo strumento, che vediamo rappresentato nell’esempio successivo, è molto potente ed efficace perché ti permette di disegnare schematicamente tutte le azioni necessarie per ottenere il risultato atteso e ricostruire in anticipo tutti i passaggi della Road Map di Progetto.

$6.    Definisci l’Organigramma e i Mansionari dei collaboratori

La definizione di un Organigramma nominativo preciso e condiviso rappresenta un ulteriore pietra miliare del processo del Miglioramento aziendale.

Nelle PMI a conduzione “padronale” a volte la definizione dei ruoli e delle mansioni non è tenuta nella giusta importanza. E ciò non è funzionale alla crescita aziendale.

Definire chi fa che cosa, è fondamentale per svariati motivi.

Infatti, facendo chiarezza sui ruoli aziendali, si specificano le responsabilità e le gerarchie tra le figure chiave mandando un segnale preciso e chiaro a tutti i collaboratori.

Operando in questa direzione oltre a trasmettere un forte impulso nella direzione che l’Azienda ha intrapreso, si eviterà il rischio di sovraccaricare di compiti e responsabilità poche persone, in genere le più disponibili e, che a lungo andare, potrebbero cedere sotto il peso delle troppe attività da svolgere e relative responsabilità.

Inoltre, questione non da poco ai giorni nostri, delineando chiaramente le competenze e le responsabilità che i ruoli chiave debbano possedere, sarà notevolmente semplificato l’inserimento di nuove figure all’interno dell’Azienda.

Anche in questo caso applicando il METODO ACTIVE avrai a disposizione degli strumenti di semplice applicazione e di grande valore pratico come, ad esempio, la Matrice delle Mansioni che oltre a indicare chi fa che cosa, definisce quali sono le attività di valore, quali sono i micro obiettivi da raggiungere e numerose altre informazioni per permettere ai responsabili di funzione di visualizzare chiaramente cosa devono fare, il perché, entro quando tempo e come saranno valutati.

$7.    Valuta i Rischi che potresti affrontare

Ultimo aspetto della fase di pianificazione è analizzare i principali rischi a cui l’Azienda è sottoposta.

L’analisi dei rischi Aziendale è fondamentale per riuscire a prevedere eventuali situazioni che potrebbero mettere l’Azienda in seria difficoltà.

Attraverso questo strumento considerando una specifica decisione o un determinato evento, si valuta in maniera rigorosa qual è il rischio a cui è sottoposta l’Azienda.

Al termine della valutazione, l’Imprenditore avrà tutti gli strumenti necessari per valutare se accettare il rischio così com'è, se intervenire per ridurlo o decidere che non è conveniente accettare il rischio e quindi perseguire un’altra via.

Di seguito riportiamo uno schema di base inserito all’interno del METODO ACTIVE, per la valutazione dei rischi aziendali.

•       la MATRICE DEI VALORI DEL RISCHIO con combinazioni di probabilità e magnitudo

$1§  (I= Impatto; P=Probabilità)

•       Criteri per la stima del livello di rischio

Quanto descritto in questo articolo rappresenta in maniera sintetica come avviene l’implementazione della prima delle quattro fasi del METODO ACTIVE.

In questo articolo ti ho mostrato solo alcuni degli ASSET che ti metterò a disposizione per pianificare in modo guidato e corretto la META che intendi perseguire.

I prossimi mercoledì ti descriverò le altre 3 fasi indicandoti quali strumenti e asset potrai utilizzare per ottenere risultati concreti fin da subito.

Intanto ti auguro buon lavoro.

Alessandro

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