Sicurezza nella Qualità

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LA NEWS DEL MARTEDI’ – LA PIANIFICAZIONE DEL TEMPO

Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.

 

Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.

Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto la valutazione della situazione economica. In particolare, ti descrivo come avere un metodo per mantenere sempre sotto controllo la tua Azienda dal punto di vista economico ti aiuterà a mantenere il controllo della tua Impresa e a raggiungere gli obiettivi che hai pianificato. .

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/165-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-valutazione-della-situazione-economica.html

 

Ora procediamo verso il passo successivo, cioè la pianificazione del tempo.

Il tempo è una risorsa ad esaurimento ed il tempo ha valore. In una giornata ci saranno sempre e solo 24 ore a prescindere dai nostri impegni.

Il tempo sprecato genera stress e perdita di soldi, eppure continuiamo a sprecarlo con una sua mancata gestione efficace.

La maggior parte dello stress deriva dall’avere troppe cose da fare: si tende a riportarle in agenda tramite un elenco (la cosiddetta to-do-list) e a rimandarle, non pianificando e organizzando il tempo per riuscire portarle a termine nei tempi stabiliti.

 

LA MATRICE DI EISENHOWER

Un modo per gestire il tempo e le cose da fare è attribuire ad ognuna di esse una priorità.

Questo modello di pianificazione del tempo è noto come Matrice di Eisenhower, generale dell’esercito e presidente degli Stati Uniti d’America negli anni ’50.

Il concetto è ben riassunto nella sua citazione:

“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”

Dwight David “Ike” Eisenhower

 

Il metodo si basa sulla classificazione delle attività sulla base della loro importanza e della loro urgenza.

Il concetto di “urgente” va accostato a quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza.

Il concetto di “importante” è più soggettivo, si applica alle attività che porteranno del valore aggiunto nel tempo.

Combinando i due parametri si ottiene la Matrice di Eisenhower. Essa è composta da due assi che rappresentano urgenza e importanza e che ci danno quattro quadranti che costituiscono la combinazione di opzioni riportata in seguito:

 

 

URGENTE

NON URGENTE

IMPORTANTE

1

2

NON IMPORTANTE

3

4

1 = Urgenza. Da Fare immediatamente, azioni non delegabili;

2 = Qualità. Da Fare in un secondo momento, azioni da pianificare;

3 = Inganno. Da Delegare immediatamente, azioni che altri possono compiere;

4 = Spreco. Da non Fare assolutamente, azioni superflue.

 

Le attività importanti e urgenti (quadrante 1) devono essere compiute subito. Possono essere per esempio progetti in scadenza, consegne con tempi di consegna ristretti o già sforati, telefonate importanti a cliente, ecc.

Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che aumentano il rischio di farti perdere il controllo della situazione, trovandoti a lavorare in costante emergenza.

Le attività che rientrano in questo quadrante sono da ridurre il più possibile in quanto ti portano a lavorare sempre sotto pressione, aumentando quindi la possibilità di commettere errori. In questo caso non sei tu che gestisci il tuo tempo, ma sono le attività che lo comandano.

 

È impegnandosi nelle cose importanti ma non urgenti che si può generare valore (quadrante 2). Le attività ricadenti in questo quadrante possono essere attività mirate al tuo miglioramento personale (come attività sportive, attività in famiglia, controlli medici) e attività di miglioramento lavorativo (come corsi di formazione, determinazione di nuove strategie operative). Sono tutti progetti a medio e lungo termine che servono a migliorare la qualità della tua vita.

Ti devi concentrare il più possibile su queste. Sono attività che sono affrontate senza urgenza e, avendo carattere strategico, portano alla diminuzione delle attività urgenti.

Se infatti avrai pianificato un progetto con largo anticipo e ti sei preparato al meglio (quadrante 2), quando arriverà il giorno della consegna non ti troverai nello stato di urgenza (quadrante 1).

 

I to-do urgenti ma non importanti sono ingannevoli (quadrante 3). Non essendo importanti possiamo delegarli, la loro urgenza è tutta discutibile e sono spesso derivanti da persone o situazioni esterne.

Si tratta per esempio di mansioni che non ti competono ma che ti sono state affidate da qualcun altro.

Il tempo impiegato nelle attività del quadrante 3 toglie risorse e energie che invece andrebbero impiegati in attività che portano valore aggiunto.

 

Le attività del quadrante 4 comprendono tutto ciò che è spreco di tempo.

Si tratta di attività banali o superflue, distrazioni, scuse per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente.

Molto spesso si ricade in sprecare tempo in queste attività quando siamo a secco di energie e sotto stress. In questi casi è meglio programmare una pausa, o il risultato sarà di rimpiangere di aver sprecato inutilmente il proprio tempo.

Ne consegue che questo tipo di attività sono da eliminare.

 

Per sfruttare al meglio lo strumento della matrice di Eisenhower, classifica tutte le attività che hai da fare in maniera oggettiva. Stampa la matrice che trovi in allegato e quindi riporta le attività scrivendole nel quadrante di riferimento.

Ora ti devi dedicare forzatamente alle attività del quadrante 1 fino a che non saranno terminate. Le attività del quadrante 1 hanno la priorità sulle altre.

Nello stesso modo, non devi completare un’attività del secondo quadrante (che per altro dovresti delegare) se non hai finito un’attività del terzo quadrante, dove puoi veramente generare valore.

Pianificando anticipatamente il tuo lavoro utilizzando lo strumento della matrice di Eisenhower, ti consentirà di aumentare la tua produttività, di ridurre lo stress, e di disporre di più tempo libero da dedicare ai tuoi affetti ed alle tue passioni.

 

METODO 1-3-5

Un altro modo per organizzare le attività da compiere durante la giornata e gestire gli obiettivi da portare a termine, è utilizzare il cosiddetto metodo 1-3-5.

È un approccio semplice e immediato e il metodo consiste nel produrre un elenco di cose da fare ordinate secondo un preciso ordine di priorità.

  • 1- Individua l’obiettivo del giorno.

Si tratta dell’attività o compito più importante da portare a termine. Questo compito deve assolutamente essere portato a termine, anche se non si riuscisse a completare altro.

  • 3- Definisci 3 attività che sarebbe bene svolgere nella giornata.

Non è l’attività principale definita in precedenza, ma sono altri 3 compiti distinti che hai deciso di portare a termine nel corso della giornata. Finché il compito più importante della giornata non è stato portato a termine, non potrai lavorare su questi 3 obiettivi; consecutivamente non potrai concentrarti su altro finché non li avrai completati.

  • 5- Definisci 5 attività che ti piacerebbe svolgere nella giornata.

Si tratta di piccole attività o di compiti con minore priorità rispetto ai precedenti. Non sarà indispensabile portare a termine queste 5 attività nelle 24 ore, potranno essere inserite nella lista del giorno dopo. In ogni caso sono presenti e quindi proverai a svolgerle.

1- Obiettivo del giorno

___________________

3- Definisci 3 attività

___________________

___________________

___________________

5- Definisci 5 attività

___________________

___________________

___________________

___________________

___________________

 

La regola fondamentale del Metodo 1-3-5 è che tutte le cose che devi fare le devi scrivere in un’agenda e non tenerle a mente, e che ogni attività ha una prevalenza sulle altre.

Spesso ci si ritrova a fare per prime le cose più facili per il semplice fatto che questo ci consente di rimandare quelle che richiedono un maggior impegno. Inoltre portare a termine le attività più semplici per ritrovarsi con una lista meno lunga di cose da completare, ci obbliga a dedicarci alle attività più complesse con meno energie e tempo a disposizione.

L’elenco dei compiti da portare a termine sarà il punto di riferimento su cui basare l’organizzazione della giornata. Portare a termine l’attività principale ti darà sicuramente molta soddisfazione, e la carica ottenuta ti aiuterà a svolgere più efficacemente gli altri compiti.

 

Ora non ti resta che provare. Metti in pratica uno dei due metodi che ti ho descritto, impegnandoti a gestire il tuo tempo.

Scrivi sempre la pianificazione. Non è importante se lo fai con carta e penna o in formato digitale utilizzando fogli excel o app dedicate, il punto fondamentale è che sia trascritta e non solamente nella tua testa.

Non scoraggiarti se all’inizio non riesci a portare sempre a termine tutte le attività che ti sei pianificato di fare: l’imprevisto è sempre dietro l’angolo e con la pratica riuscirai a pianificare sempre meglio il tuo tempo.

 

Spero di averti dato delle indicazioni utili e interessanti. Fammi sapere come va la tua gestione del tempo.

 

 

Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.

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Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano

LA NEWS DEL MARTEDI’ – COME ORGANIZZARE RIUNIONI EFFICACI

Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.

 

Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.

 

Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto lo strumento della delega efficace. In particolare, se tu da Imprenditore ricopri più di una funzione nella tua Azienda, significa che non stai delegando in maniera efficace le attività alle altre figure aziendali, e stai sacrificando una parte rilevante del tempo che dovresti invece dedicare alla crescita della tua Impresa.

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/166-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-la-delega-efficace.html

 

Ora procediamo verso il passo successivo, cioè come organizzare riunioni efficaci.

Le riunioni sono dei veri e propri strumenti di gestione sia in ambito lavorativo che privato. Partecipare ad una riunione e condividere le informazioni con i membri dell’incontro può portare valore aggiunto all’azienda.

Le riunioni possono essere convocate per vari motivi, i principali sono:

  • - Per dare o ricercare le informazioni;
  • - Per risolvere problemi;
  • - Per generare idee;
  • - Per prendere decisioni;
  • - Per definire piani di intervento e di azione;
  • - Per avere chiarimenti;
  • - Per negoziare;
  • - Per creare e rafforzare il team;
  • - Per migliorare i rapporti e le relazioni tra le persone;
  • - Per fare il punto della situazione.

Ma se non svolte in maniera efficace, le riunioni aziendali risulteranno solamente una gran perdita di tempo e denaro.

La riunione di lavoro può diventare improduttiva quando non si hanno chiari gli obiettivi per i quali viene organizzata e non si è ben focalizzati sui problemi da risolvere. Organizzare una riunione efficacie non è semplice e non può essere certo improvvisata. Ecco le regole per organizzare una riunione di successo:

1. Innanzitutto si deve stabilire un ordine del giorno, definendo con precisione l’obiettivo della riunione e elencando gli argomenti che verranno trattati. L’ordine del giorno deve risultare chiaro e deve essere fatto circolare fra i partecipanti in modo che tutti siano a conoscenza dello scopo della riunione, degli obiettivi da raggiungere e in questo modo tutti saranno preparati sui temi da affrontare. Nel caso l’ordine del giorno si riduca a brevi aggiornamenti da dare al team su temi già affrontati, meglio evitare di convocare la riunione: una semplice email con tutti gli update è il modo più corretto di agire in questo caso.

 

2. Pianificare la struttura della riunione, scegliendo l’orario della giornata più appropriato, definendo la sua durata e la sua distribuzione temporale. Molta importanza va data alla corretta determinazione della durata della riunione: questo da un lato esprime rispetto per il tempo di lavoro di ognuno e dall’altro aiuta a impegnarsi per un risultato proficuo (se il tempo è limitato è necessario focalizzare attenzione e impegno). E’ altresì importante che il luogo scelto sia adatto al tipo di riunione che si vuole fare.

 

3. Invitare formalmente i partecipanti. È importante cercare di limitare il numero dei partecipanti, individuando solo coloro che possano dare un contributo significativo alla riunione; troppa gente rischia di rendere la riunione caotica e poco efficace. Successivamente fornire ai partecipanti tutte le informazioni utili e necessarie, quali:

- Ragioni, scopo e obiettivi della riunione;

­- Data della convocazione;

­- Orario di inizio;

­- Durata e orario di fine;

­- Luogo;

­- Argomenti ben definiti (ordine del giorno o agenda).

 

4. L’incontro deve essere introdotto riassumendo il motivo e le ragioni per cui è stata convocata la riunione e illustrando lo scopo e gli obiettivi che si vogliono raggiungere. In seguito vanno illustrati gli argomenti dell’ordine del giorno e la loro distribuzione nel tempo.

 

5. L’incontro deve quindi essere condotto rispettando le tempistiche prestabilite per ciascun argomento trattato. I tempi dovrebbero essere i più brevi possibili. Avendo poco tempo a disposizione, le persone tendono a focalizzarsi maggiormente sui temi principali.

Sono da evitare il più possibile le interruzioni della riunione con telefonate, visite esterne, ecc. L’ideale sarebbe spegnere ogni device tecnologico: aiuterà a restare più concentrati, eliminando fonti di distrazione esterne.

Risulta molto utile fare dei brevi sommari durante la conduzione dell’incontro, riassumendo i concetti e le idee espresse. Molto importante è che tutti i partecipanti dicano la loro, sollecitando anche chi non ha espresso la propria opinione.

Più il clima è informale e non valutativo più è facile ottenere la partecipazione attiva delle persone. Tutte le opinioni devono essere tollerate, così come devono essere accolte le obiezioni e le critiche da parte dei partecipanti.

Deve essere mantenuto sempre il controllo della riunione, evitando argomenti non pertinenti, divagazioni, discussioni animate o discussioni inutili e limitando le domande che non conducono a conclusioni soddisfacenti. La cosa fondamentale è comunque che chi indice la riunione abbia molto chiaro in mente lo scopo del meeting.

 

6. Per concludere la riunione, si devono ricapitolare in modo sintetico le principali tematiche emerse, facendo un riassunto dei principali argomenti trattati e delle conclusioni accordate, dei tempi e dei modi in cui verranno successivamente discussi eventuali argomenti rimasti in sospeso o nuovi punti emersi. Si passa quindi a concordare un piano di azioni.

I partecipanti devono uscire dalla riunione avendo una chiara lista di azioni e attività da compiere con indicato chi sarà il responsabile incaricato e le tempistiche entro quando verranno ultimate le attività. Delegare alcuni dei compiti è un modo molto efficace per migliorare la gestione di una azienda.

 

7. Realizzare il verbale dell’incontro con i dettagli e le decisioni prese, le conclusioni e il piano di azioni, quindi distribuirlo a tutti i partecipanti e alle altre persone che potrebbero essere interessate dalle decisioni e alle conclusioni della riunione. Il verbale deve essere distribuito entro 2 giorni dall’incontro.

 

8. Ogni riunione che prevede un piano di azioni deve essere seguita da un successivo incontro che permetta di fare il punto della situazione, di verificare lo stato di avanzamento del piano di lavoro e di verificare l’effettivo raggiungimento degli obiettivi.

Questo incontro permette di capire l’efficacia del piano di azioni definito e di verificarne la sua attuazione da parte dei partecipanti.

 

L’obiettivo di ogni riunione è essere efficienti e performanti, ogni persona partecipante apporta il proprio contributo, ed è importante che ognuno abbia una visione d’insieme ben chiara, che tutti siano allineati e che siano assegnate ad ognuno le sue priorità.

 

Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.

 

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LA NEWS DEL MARTEDI’ – LA DELEGA EFFICACE

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Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto la valutazione della situazione economica aziendale. In particolare, ti ho descritto come avere un metodo per mantenere sempre sotto controllo la tua Azienda dal punto di vista economico, ti aiuterà a mantenere il controllo della tua Impresa e a raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

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Ora procediamo verso il passo successivo, cioè lo strumento della delega efficace.

 

L’organigramma aziendale è la rappresentazione grafica di quali legami funzionali o gerarchici tengono unite le persone all’interno dell’azienda. L'organigramma offre le risposte a molte domande quali: com'è suddivisa e strutturata una certa area, chi ne è il responsabile, quali figure rispondono a lui ed a quali risponde, quali flussi decisionali o comunicativi sono coinvolti, ecc.

Il mansionario è il documento il cui scopo è quello di ufficializzare ed evidenziare in forma scritta funzioni e compiti delle risorse umane dell'Azienda. In altre parole, il mansionario è il documento in cui si indicano le deleghe e le responsabilità che l’imprenditore cede ad una risorsa umana di fiducia ed in grado di assumerle.

Un organigramma aziendale ben fatto e mantenuto aggiornato, ed un mansionario completo e rappresentativo, definiscono chi in azienda decide, chi pianifica ciò che è stato deciso, chi fa ciò che è stato pianificato, chi controlla ciò che è stato fatto.

Generalmente le sei funzioni base di ogni azienda sono:

      - Direzione;

      - Amministrazione;

      - Vendite;

       - Produzione;

       - Marketing;

       - Risorse umane.

 

Quando un titolare copre più di una funzione (spesso quasi tutte) in qualità di responsabile, significa che sta sacrificando una parte rilevante del tempo che dovrebbe dedicare alla crescita dell’impresa, occupandosi invece di attività che potrebbe delegare in maniera efficace ad altri.

 

Il risultato è che ben presto il titolare si potrebbe trovare in una situazione di sovraccarico e l’azienda inesorabilmente smetterà di crescere.

In azienda ci sono attività che il titolare deve svolgere personalmente, ma ci sono anche compiti che non richiedono il suo intervento personale e che quindi può delegare ad altre figure.

La soluzione è quindi che il titolare scelga una strategia, cioè dove deve dedicare la maggior parte delle sue risorse, del suo tempo, delle sue competenze e delle sue energie. Dopodiché deve delegare le altre attività, assegnando le funzioni a risorse esistenti.

 

Delegare in maniera efficace porta i seguenti vantaggi:

       - Aumenta il tempo a disposizione di chi delega;

       - Diminuisce lo stress di chi delega;

       - Le energie di chi delega sono concentrate su attività mirate;

       - Favorisce lo sviluppo professionale del delegato;

       - Il delegato si sentirà parte attiva nel processo di raggiungimento degli obiettivi e di crescita dell’azienda;

       - Favorisce il senso di responsabilità del delegato.

Per sfruttare a pieno tutti questi vantaggi, in primo luogo il titolare deve decidere chiaramente quali sono le funzioni che può delegare.

Deve poi individuare le persone alle quali delegare le funzioni. In questa fase risulta utile avvalersi delle informazioni contenute nel mansionario.

Delegare significa anche saper spiegare in maniera semplice a chi deve svolgere il lavoro come questo dev’essere fatto e quali sono gli obiettivi da raggiungere. Il delegato deve comprendere quali sono le aspettative che il titolare ripone in lui. Il titolare deve valutare se ha messo a disposizione del delegato tutte le risorse e gli strumenti necessari per raggiungere gli obiettivi stabiliti.

Il titolare deve fissare delle scadenze temporali per i compiti. Le attività non dovrebbero essere svolte con urgenza, ma i tempi devono essere compatibili con il risultato richiesto.

È buona norma che periodicamente il titolare si confronti con il delegato per controllare l’avanzamento del lavoro e per farsi riferire una sintesi dei passaggi che il delegato dovrà fare e delle eventuali difficoltà che potrebbe trovare. Per fare questo può essere utile avvalersi di indicatori di prestazione a cui far riferimento per capire se la strada che si sta seguendo è quella giusta.

Tuttavia, il titolare in grado di delegare sa fidarsi dei suoi collaboratori e non ha bisogno di verificare costantemente in maniera compulsiva come procedono le attività. Inoltre il titolare deve lasciare una certa libertà di azione al delegato, e non deve sommergerlo di consigli. Non sono solamente le azioni a poter essere delegate, ma anche le decisioni. La capacità delle persone raddoppia quando sono investite di responsabilità e percepiscono di godere di fiducia.

 

Un buon manager è colui che sa delegare. Delegando, si aumenta la capacità realizzativa dei collaboratori e li si motiva ad ottenere risultati di pregio. Di conseguenza, si potenzia l’efficacia del gruppo e si ottiene la possibilità di porsi obiettivi più ambiziosi, sia a livello aziendale che personale.

 

Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.

  

 

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LA NEWS DEL MARTEDI’ – VALUTAZIONE DELLA SITUAZIONE ECONOMICA

Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.

Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.

Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto le non conformità. In particolare, ti ho descritto perché è importante tenere monitorate le non conformità che si possono verificare in Azienda; riducendo il numero di errori si ottiene di conseguenza una diminuzione dei reclami da parte dei Clienti, il che comporta una loro maggiore soddisfazione e fidelizzazione.

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/164-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-le-non-conformita%E2%80%99.html

 

Ora procediamo verso il passo successivo, cioè la valutazione della situazione economica aziendale.

Ogni Azienda deve definire i propri obiettivi da raggiungere. Te ne avevo parlato nel dettaglio in un mio articolo del martedì. Gli obiettivi aziendali sono la traduzione concreta dei risultati che l’Azienda vuole ottenere in un determinato periodo come conseguenza di tutta la propria attività. Uno dei principali obiettivi che un Imprenditore si pone è sicuramente un target di fatturato annuo, o meglio ancora una percentuale di margine di guadagno della propria attività da raggiungere.

Capire le performances aziendali è uno dei compiti fondamentali dell’Imprenditore, e serve per monitorare costantemente lo stato di salute della propria Azienda. Uno tra gli aspetti da rilevare consiste nella valutazione delle performance economiche dell’Azienda. Tenere sotto controllo l’andamento delle entrate e delle uscite di cassa dell’Azienda consente di verificare nel tempo la situazione economica aziendale. Potremmo avere un importante aumento del fatturato, ma allo stesso tempo avere delle criticità nel caso in cui per esempio i miei clienti non pagano o ho stipulato contratti con dilazioni di pagamento troppo sfavorevoli.

Avere un metodo per mantenere un’analisi economica della propria Azienda è utile per comprendere quali processi generano più reddito rispetto agli altri, e per comprendere quali sono i costi di ogni singola attività.

Gli obiettivi del valutare la situazione economica dell’Azienda sono:

­   - Ottenere trend di fatturato in crescita;

­   - Conseguire buone marginalità;

­   - Avere sempre sotto controllo il flusso di cassa;

­   - Mantenere un buon rapporto di indebitamento, cioè un buon equilibrio tra mezzi propri e mezzi di terzi.

Il trend del fatturato è il primo indicatore di performance che si deve analizzare per capire l’andamento della propria azienda, ed è quello più immediato. Questo indicatore però va valutato assieme ad altri per comprendere se lo stato di salute dell’Azienda è in positivo.

Per questo motivo risulta molto utile valutare anche la marginalità, cioè la percentuale di fatturato che rimane dopo che sono stati sottratti dai ricavi i costi dovuti per esempio a consumi di materia prima, al costo del lavoro e dei servizi, agli affitti, ecc.

Soprattutto in periodi di crisi come questo dovuto alla pandemia di Covid-19, non basta fatturare e avere marginalità, ma avere un buon flusso di cassa è fondamentale per la sopravvivenza dell’Azienda. L’indicatore di riferimento in questo caso deriva dalla somma dei tempi medi di incasso dei crediti e dei tempi medi di giacenza di magazzino delle scorte, a cui andranno sottratti i tempi medi di pagamento dei fornitori. Lunghi tempi di incasso e di giacenza di magazzino e tempi brevi di pagamento dei fornitori stanno ad indicare una diminuzione di liquidità.

Il fabbisogno finanziario dell’Azienda normalmente viene coperto da fonti di finanziamento interne ed esterne. L’indicatore che misura il livello di solidità dell’Azienda è dato dal rapporto tra il capitale di terzi e il capitale proprio. Un indice elevato indica un eccessivo indebitamento.

 

Questi e molti altri indicatori sono presenti nel bilancio d’esercizio della tua Azienda. Ma questi valori vengono calcolati solamente una volta all’anno, fanno riferimento a un periodo già concluso, e per lo più sono in mano al tuo commercialista. Per avere una stima di come vanno le cose durante tutto l’anno, e avere così la possibilità di migliorare certi aspetti in corso d’opera, è utile tenere sempre sotto controllo i principali costi e ricavi della tua Azienda.

Nella pratica ciò consiste nel creare un piano economico annuale: inizialmente si passano a definire i ricavi previsti dell’anno, per poi passare ad analizzare le risorse da impiegare per ottenere quei ricavi e i margini di contribuzione che voglio ottenere, focalizzando l’attenzione sui flussi di cassa.

Prendi carta e penna: indica quali sono i tuoi costi fissi cioè le spese che non variano al variare della quantità di produzione, come per esempio affitti, stipendi (anche il tuo), pubblicità, manutenzioni, leasing, carburante, commercialista e consulenti, ecc. Indica poi quali sono i tuoi costi variabili cioè le spese che possono variare in relazione alla quantità di produzione, come per esempio imposte, materia prima o i fornitori in generale, provigioni, collaboratori esterni, consumi energetici, manutenzioni dei macchinari ecc. Indica ora qual è la tua politica di pagamento dei tuoi fornitori e quali sono invece le tue politiche di incasso derivanti dalle tue linee di ricavo.

Sommando i tuoi ricavi e sottraendo a questi la somma dei costi variabili otterrai una stima del tuo margine di contribuzione. Se a questo sottrai la somma dei costi fissi, otterrai una stima del risultato operativo della tua Impresa.

Margine di contribuzione = ricavi – costi variabili

Ora calcola il tuo break-even point, cioè il tuo punto di pareggio. L’analisi del tuo punto di pareggio consentirà di capire quali sono i volumi di ricavi che devi ottenere per coprire i tuoi costi fissi e variabili. Ogni vendita oltre il break-even point costituisce un profitto. Per calcolare il punto di pareggio basterà rapportare i costi fissi al margine di contribuzione calcolato per unità di prodotto.

Punto di pareggio = costi fissi / (prezzo di vendita del singolo prodotto – costo variabile unitario)

 

Questa valutazione preliminare non deve solamente essere riportata in un registro, ma deve essere utilizzata come strumento attivo per capire se le cose stanno andando come pianificato. La valutazione ti consentirà di analizzare periodicamente attraverso i numeri se la strada che stai perseguendo è quella corretta per raggiungere i tuoi obiettivi finali.

 

Inoltre esiste un altro aspetto dell’analisi economica della tua Azienda da considerare, e si tratta della pianificazione strategica economica. Consiste in una pianificazione a lungo termine (come per esempio 5 anni) che fa riferimento a progetti aziendali di crescita e investimento in innovazione o tecnologie, che portano a un rinnovamento dei processi operativi e dell’organizzazione aziendale. La pianificazione strategica consiste sia nel valutare l’impatto economico dei potenziali benefici derivanti da questi investimenti sia nell’analizzare i relativi costi da sostenere, le condizioni dei possibili finanziamenti da richiedere, la possibilità di incentivi da ricevere.

La valutazione della situazione economica globale dell’Azienda serve quindi per verificare la fattibilità degli obiettivi definiti in termini di risultato economico e per mantenere sempre sotto controllo nel tempo l’equilibrio economico-finanziario aziendale.

 

Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.

 

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LA NEWS DEL MARTEDI’ – LE NON CONFORMITA’

Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.

 

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Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto l’efficacia delle risorse umane. Il capitale umano è una risorsa importante per ogni Azienda, e la sua gestione efficace è una delle più importanti strategie di medio-lungo periodo, ed è direttamente collegata al miglioramento dell’efficacia dei processi e all’aumento della produttività aziendale.

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

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Ora procediamo verso il passo successivo, cioè le Non Conformità.

Una non conformità è un mancato soddisfacimento di un requisito (cioè di un’esigenza o aspettativa) o uno scostamento rispetto ai requisiti di riferimento.

Le non conformità possono riferirsi al prodotto, al servizio, al sistema, ad un processo o ad una procedura.

Le non conformità possono essere relative ad aspetti diversi del sistema come ad esempio:

-        I reclami dei Clienti;

-        I resi;

-        I ritardi;

-         Le difettosità e gli errori interni;

-         Le inefficienze di processo;

-          Le problematiche legate alle forniture;

-         Gli incidenti;

-         Le problematiche ambientali;

-         L’aumento dei costi;

-         L’incapacità di raggiungere gli obiettivi;

-         ecc.

I Clienti si aspettano che il prodotto/servizio erogato rispetti i requisiti di legge o normativi, che sia consegnato nei tempi previsti, secondo gli accordi presi, senza errori o non conformità in generale. Un’Azienda genera valore se i prodotti/servizi che offre soddisfano le aspettative dei Clienti.

I prodotti non conformi ai requisiti specificati devono quindi essere identificati e tenuti sotto controllo per evitare che entrino nel ciclo produttivo e che vengano consegnati erroneamente al cliente. Un servizio non conforme ai requisiti stabiliti invece, deve essere rivisto, modificato e migliorato prima che venga consegnato al cliente. In entrambi i casi, va stabilito cosa fare per gestire l’errore che si è verificato, va preparata tutta la documentazione, i prodotti/servizi non conformi vanno valutati con tutte le funzioni interessate, vanno prese decisioni relativamente a come procedere col prodotto/servizio e va definita la responsabilità di queste decisioni. I prodotti non conformi vanno corretti da personale competente, riverificati e sottoposti ad approvazione.

Le non conformità possono essere:

1) casuali;

2) sistematiche;

3) indipendenti dalla volontà dell’organizzazione.

I prodotti/servizi non conformi vanno trattati in uno dei seguenti modi:

-         Adottando azioni atte ad eliminare le non conformità (la rilavorazione, cioè l’azione su un prodotto/servizio non conforme, per renderlo conforme ai requisiti o, nel caso di prodotti, la riparazione, cioè l’azione su un prodotto non conforme per renderlo accettabile per l’utilizzo previsto).

-         Autorizzandone l’uso, il rilascio (cioè l’autorizzazione a procedere alla fase successiva di un processo dopo una attenta analisi e verifica). Nel caso di non conformità di prodotti, si può accettare il prodotto con concessione (cioè l’autorizzazione ad utilizzare o rilasciare un prodotto anche se non è conforme ai requisiti specificati da parte di chi ha titolo per farlo o, se applicabile, dal cliente) o la deroga (cioè l’autorizzazione, concessa prima della produzione, a scostarsi dai requisiti di un prodotto specificati in origine). Ricordiamo che una concessione è, di regola, limitata alla consegna di un prodotto con caratteristiche non conformi, entro limiti specificati e per un tempo o un numero concordato di prodotti. Una deroga è, di regola, rilasciata per un numero limitato di prodotti, per un tempo limitato e per uno specifico utilizzo.

-         Adottando azioni atte a impedirne l’utilizzo.

-         Scartandoli.

Quando un prodotto non conforme viene rilevato dopo la sua consegna o dopo l’inizio del suo utilizzo, occorre adottare appropriate azioni in merito agli effetti derivanti da tali non conformità. Quando un prodotto non conforme è individuato dopo la spedizione, si devono intraprendere azioni per mitigare l’effetto della non conformità.

Quando un prodotto o un servizio non conforme viene corretto, deve essere riverificato per dimostrarne la conformità ai requisiti.

Vanno conservate registrazioni sulla natura delle non conformità e sulle azioni susseguenti intraprese.

La correzione è l’azione per eliminare una non conformità rilevata; l’azione correttiva è l’azione per eliminare la causa di una non conformità rilevata.

Eliminando le cause sistematiche delle non conformità si farà in modo che queste non si ripetano in futuro. Le azioni da compiere sono dei provvedimenti adottati per correggere le condizioni rischiose per la qualità e per il rispetto dei requisiti, e precluderne la ripetizione.

Ogni attività, processo, prodotto o servizio che non soddisfa i requisiti prestabiliti è una non conformità e quindi potenzialmente soggetto ad un’azione correttiva.

Ad ogni non conformità rilevata, si valuterà se intraprendere un’azione correttiva o affrontare le conseguenze della non conformità, considerando costi e benefici delle diverse strade che potremmo intraprendere, e l’analisi dei rischi e opportunità che potrebbero scaturire.  

Per ogni Azienda è importante tenere un registro delle non conformità in modo da poter successivamente analizzare in modo strutturato i problemi più frequenti, le cause e i trattamenti normalmente messi in atto. Da queste analisi possono scaturire azioni correttive o di miglioramento mirate e basate su dati consolidati. Riuscire a capire quali sono le cause delle non conformità più comuni e adottando i piani per evitarne il verificarsi, farà in modo di ridurre il numero di errori ottenendo di conseguenza una diminuzione dei reclami da parte dei Clienti, il che comporta una loro maggiore soddisfazione e fidelizzazione.

Nel registro innanzitutto deve essere indicato se la non conformità deriva da un prodotto o da processo procurato da un fornitore, se si tratta di un reso da parte di un cliente, se si è riscontrata una non conformità interna nel processo di produzione, se si tratta di un servizio consegnato in ritardo rispetto ai tempi e alle modalità concordate, ecc.

Deve essere identificato in maniera univoca il prodotto/servizio o il processo interessato da non conformità (per esempio riportando il codice del pezzo difettato). Deve quindi essere riportata una descrizione della non conformità, un riferimento al requisito non soddisfatto, una individuazione delle cause, e una descrizione delle decisioni intraprese. Con il termine decisioni si intende sia il trattamento della non conformità (cioè il trattamento immediato per risolvere la problematica) sia le eventuali azioni correttive intraprese per eliminare le cause delle non conformità e evitare che si ripresenti il problema.

Per analizzare economicamente il peso delle non conformità, nel documento devono essere riportati anche il numero dei pezzi o dei servizi non conformi e il costo della non conformità. Il costo totale è inteso sia come costo del materiale scarto o difettoso, sia come costo delle eventuali lavorazioni extra, che come costo del personale impegnato a risolvere la non conformità.

Tra le azioni correttive da poter mettere in atto per evitare il ripetersi delle non conformità c’è la stesura o l’aggiornamento di procedure e istruzioni in cui vengono spiegati ed elencati tutti i passaggi per il corretto svolgimento delle attività. Risulta utile comunicare ai collaboratori interessati nelle attività i contenuti delle procedure e delle istruzioni, esponendo anche cosa comporta per l’Azienda la mancata osservazione del corretto svolgimento delle attività e quindi l’importanza dell’azione del singolo lavoratore coinvolto. Responsabilizzare i collaboratori e coinvolgerli nelle attività, comporta che ogni persona si sentirà parte integrante dell’Azienda, comprenderà di essere importante per il raggiungimento degli obiettivi e aumenterà quindi il valore aggiunto nelle attività in cui è coinvolto.

Un’altra possibile azione correttiva per evitare il presentarsi delle non conformità è fare formazione specifica per aumentare le competenze delle persone coinvolte nelle attività. La formazione non deve essere vista solamente come un’imposizione normativa, la formazione va anche oltre a quella obbligatoria e costituisce un’attività che porta valore all’Azienda nel tempo, in un processo di crescita continua.

Per un’Impresa è quindi fondamentale governare le non conformità: solo una corretta gestione di tutte le segnalazioni permette di porre in atto le azioni necessarie per evitare il ripetersi dei problemi, con evidente beneficio del clima Aziendale, dei rapporti con i Clienti e i fornitori, ottenendo una riduzione dei costi.

 

Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.

 

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Buon lavoro!

Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano

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