Sicurezza nella Qualità

NEWS

LA NEWS DEL MERCOLEDI’: DEDICHI ABBASTANZA TEMPO ALLE ATTIVITÀ DI VALORE?

Quante volte al giorno dici o pensi la frase “ora non ho tempo per fare questa cosa”, “questo lo rimando a domani”, “ho troppe cose da fare”. Sicuramente anche a te, come a tutti gli Imprenditori, ti capiterà più volte al giorno.

Il tempo è la grandezza più democratica in assoluto. Infatti, ognuno di noi ha una giornata composta da 24 ore né più né meno, pertanto dobbiamo imparare a pianificarlo per sfruttarlo al meglio. Oggi ti dirò come puoi farlo in maniera semplice e applicarlo già da stasera.

 

LA RISORSA TEMPO

Il tempo è una risorsa ad esaurimento ed il tempo ha valore. In una giornata ci saranno sempre e solo 24 ore a prescindere dai nostri impegni.

Il tempo sprecato genera perdita di soldi ed elevato stress eppure continuiamo a sprecarlo.

Quando arrivi a fine giornata e non hai portato a temine quanto avevi intenzione di fare nonostante non ti fermato un attimo, ti senti stanco, insoddisfatto e frustrato. Questo ti genere un forte stress che poi si ripercuote sulla tua vita fuori dal lavoro.

Quando invece arrivi alla fine della giornata lavorativa e sai di aver concluso tutte le attività pianificate, ti potrai sentire ugualmente stanco ma sei soddisfatto, appagato e con una carica di positività per affrontare anche gli impegni dei giorni seguenti.

Sicuramente la maggior parte del tuo stress deriva dall’avere troppe cose da fare: si tende a riportarle in un foglio di carta volante o in un’agenda tramite un elenco (la cosiddetta to-do-list) e a rimandarle, non pianificando e organizzando il tempo per riuscire portarle a termine nei tempi stabiliti.

 

La routine quotidiana assorbe le tue energie e il tuo tempo: telefonate, mail, rapporti con i clienti, il collaboratore che ti chiede per l’ennesima volta come portare a termine un compito, ecc. Queste attività troppo spesso non portano valore aggiunto né a te né alla tua Azienda, ma ti occupano la giornata per risolvere solamente le urgenze che ti si sono presentate. Se questo si ripete ogni giorno, la tua Azienda resterà ferma e non avrà mai un punto di svolta verso il miglioramento. Questo perché la routine ti distoglie dalle priorità di un vero Imprenditore, e cioè far crescere la propria Azienda.

La parte pratica del tuo lavoro da Imprenditore si espande per occupare tutto il tempo che hai a disposizione. E ti accorgi solamente a fine giornata che in quel giorno volevi sederti nella tua scrivania, allontanarti per un paio d’ore da mail, telefonate e dalla gestione delle attività di routine, e impegnarti in quel piano di miglioramento o in quel nuovo progetto che da un paio di settimane ruota nella tua testa.

Infatti, se non riservi in agenda del tempo per le attività che renderanno la tua azienda più forte, il lavoro operativo si espanderà e consumerà tutto il tempo che hai a disposizione e in più non avrai lavorato sulle attività che ti portano valore.

Il tempo non è infinito. Devi imparare a fare oggi quelle attività che ti faranno avere un gran successo domani.

 

 

COME GESTIRE MEGLIO IL TUO TEMPO

Se hai troppi progetti aperti, incompleti o a metà, l’efficienza cala e di conseguenza anche la gestione del tuo tempo. Un rimedio è quello di creare una lista di tutti i progetti aperti in questo momento, scrivendo le attività nello specifico, così libererai la mente. Aggiorna la lista una o due volte a settimana e ogni tanto prendine in mano uno e concludila.

Se fai ogni giorno una lista di cose da fare o di attività da portare a termine quel giorno, è appurato che la tua produttività aumenta di un 15/20%. Ti consiglio ogni giorno di investire 5 minuti del tuo tempo per compilare la lista della giornata, meglio ancora se lo fai la sera prima per il giorno dopo.

 

Un'altra regola della pianificazione efficace del tempo è che se un’attività richiede meno di 5 minuti, falla subito e non rimandarla. Altrimenti a rimandarle, queste attività potrebbero allungarsi fino a consumarne anche 30 dei tuoi minuti.

Il tempo che senti di avere a disposizione si espande o si protrae a seconda del tuo stato d’animo. Quando hai il pensiero fisso di non avere tempo, fermati e ragiona su quello che vuoi davvero fare tutti i giorni.

Quando l’individuo sente di non avere tempo è perché si sta facendo guidare dagli altri, dall’universo materiale che lo circonda, sta cercando di essere qualcuno che non è.

Pensa a quali sono le attività che se fatte con costanza nei prossimi mesi, faranno la differenza per la tua Azienda e inizia a scriverle nero su bianco.

 

Un altro principio fondamentale della corretta gestione del tempo, è che il 25/30% del tuo tempo ogni settimana deve essere dedicato alle attività che portano valore alla tua Azienda, cioè a:

  • ­    - -pianificare la tua meta
  • ­    - -pianificare correttamente i processi aziendali
  • ­    - -gestire correttamente il tuo tempo
  • ­    - -definire le cose da fare e quelle da delegare
  • ­    - -ideare nuovi prodotti/servizi
  • ­    - -motivare i collaboratori
  • ­    - -tenere sotto controllo il conto economico
  • ­    - -ridurre gli sprechi
  • ­    - -e in generale tutte quelle attività che renderanno la tua azienda più forte

Se la tua azienda è strutturata, la percentuale del tempo da dedicare a queste attività strategiche sale al 50%.

Inoltre, non devi dimenticare che oltre a possedere un Impresa, hai anche una famiglia: il tempo da dedicare alla tua famiglia non deve mai essere sovrascritto dai tuoi impegni imprenditoriali.

 

Non rimandare gli impegni: le attività non fatte oggi diventeranno una crisi domani.

Spesso si rincorrono le priorità degli altri (clienti, collaboratori, ecc.), e di conseguenza non si dedica il tempo necessario nelle attività strategiche.

Per riuscire a non rimandare queste attività, inseriscile in agenda come dei veri e propri appuntamenti.

 

Un fattore fondamentale per la gestione efficace del tuo tempo è che devi imparare a delegare le attività alle persone giuste.

Quando la tua attività cresce, devi diventare bravo a delegare: scegli le persone giuste, dai loro un manuale in cui spieghi nei dettagli come fare quel lavoro (così non verranno sempre a disturbarti), e cerca di avere incontri settimanali con i delegati in cui rivedete assieme il lavoro e preparare il piano d’attacco.

Ho in programma di approfondire l’aspetto della delega efficace, per cui se sei interessato all’argomento non perderti le prossime uscite dei miei articoli.

 

Se ti ritrovi a perdere tempo, identifica che cosa ti ha demotivato. A volte ti ritrovi a vagare su google e perdi tempo. In quel momento una persona o qualcosa che ti è successo in azienda o nella tua vita personale ti ha demotivato. Identifica che cosa ti ha portato a perdere tempo e risolvila, in quanto non costruirai una grande azienda perdendo ore su youtube o facebook.

Abbi chiara la meta. Che cosa stai cercando di costruire? Come sarà la tua azienda tra 5/10 anni? Quando non identifichi le priorità tutto diventa urgente e la tua gestione del tempo salta. Ho già scritto alcuni articoli su come pianificare la tua meta e quali vantaggi porta per la tua Azienda; li ritrovi tutti nella sezione news del mio sito (https://www.sistemi-iso.it/news.html).

Devi stabilire un momento della settimana per fermarti e programmare la settimana entrante. Questo momento deve essere stabile, fisso. In quel momento potrai ragionare e pensare sui progetti aperti, stabilire le priorità, fare le to do list, preparare i tuoi piani ecc.

 

Impara a dire di no. Impara a dire no a quello che non si allinea con le tue mete. Alle persone demotivanti, a quelle che ti rubano solo tempo, a quelle che con te non si sono comportate correttamente, quelle che pretendono di avere da te senza dare niente, a quei clienti che vogliono avere tanto senza dare niente. Circondati di collaboratori fidati e di valore e affidati a consulenti efficaci, che sono in grado di porgerti le domande giuste per indirizzarti verso la pianificazione strategica delle attività che portano un miglioramento alla tua Azienda.

 

Non aspettare di aver svolto tutti i compiti di routine prima di dedicarti alle attività di valore.

La maggior parte di voi aspetta di aver concluso tutti i compiti di routine come rispondere a tutte le mail, ricevere tutte le telefonate anche dei ladri di tempo, aver fatto tutte le note spese, ecc. prima di dedicarsi alle attività che creeranno grande impatto per il futuro della sua Azienda.

Se anche tu sei uno di questi imprenditori, come ho sottolineato all’inizio, tali attività di routine si espanderanno occupandoti tutto il tempo e impedendoti così di dedicarti alle attività strategiche.

 

LA GIORNATA TIPO DI UN GRANDE LEADER

Lo sai come trascorrono le loro giornate i leader delle più grandi Aziende del mondo?

Una ricerca di CMOE (https://cmoe.com/blog/how-leaders-spend-their-time/), una fondazione americana leader nel settore della consulenza manageriale e della formazione, ha sottoposto un sondaggio ai leader influenti e di successo di diverse organizzazioni in tutto il Nord America, come Google, John Deere, Kellogg's, e Adobe.

CMOE ha quindi calcolato la media del tempo trascorso quotidianamente per ciascuna attività e identificato l'orario tipico della giornata in cui queste vengono eseguite. Ha quindi delineato come potrebbe apparire la giornata tipo di un leader.

6:15: la sveglia suona molto presto. Iniziano con 45 minuti dedicati all’esercizio fisico. L’esercizio aiuta a migliorare lo stato d’animo e a dare l’energia giusta per affrontare la giornata con successo.

7:00/7:50: doccia e colazione veloce. Solamente il 70% dei leader fa colazione, il restante 30% mangia una cosa a volo mentre si reca in ufficio.

8:15 – 9:15: è il momento per scrivere e rispondere alle e-mail. In media un leader spende 2 ore e 25 minuti al giorno a inviare e-mail e messaggi.

9:15 – 9:40: la pianificazione strategica. Decidere quali sono gli obiettivi e con quali strategie realizzarli, sono attività di vitale importanza per ottenere successi nel medio-lungo periodo.

9:40 – 10:00: tempo dedicato ad altre telefonate ed e-mail ed è il momento giusto per una piccola pausa.

10:00-12:30: riunioni per elaborare progetti e dividere i compiti e delegare le attività. In media un leader trascorre 2 ore e 45 minuti della sua giornata in riunioni in presenza o in videoconferenza.

12:30- 13:00: pausa pranzo per ricaricare le energie. Il 52% dei leader intervistati definisce la sua dieta come salutare.

13:00 – 13:50: altro tempo da dedicare a mail e telefonate varie.

13:50 – 15:30: lavoro di squadra. Il 50% degli intervistati trascorre più tempo a discutere progetti con persone e membri dello staff che da soli a elaborare idee per proprio conto.

15:30 – 15:45: pausa merenda.

15:45 – 16:15: incontri e appuntamenti vari.

16:15 - 17:00 tempo per pianificare strategie da soli. La maggior parte degli intervistati trascorre 1 ora e 45 minuti della sua giornata a ragionare su idee e progetti personali.

17:30 – 20:00: ritorno a casa e cena. La cena è il momento di maggiore relax per il 93% degli intervistati.

20:00 – 21:45: contatti social con amici e familiari. In media un leader dedica 8 ore alla settimana ad amici e familiari al di fuori della sfera lavorativa.

23:00 – 23:30: tempo per la formazione. Letture di articoli sul Web, di libri, ecc. i leader spendono 30 minuti del loro tempo per imparare, acquisire competenze e trovare nuove fonti di ispirazione.

Come puoi vedere, la giornata dei grandi Imprenditori nonché leader dei settori, è scandita da appuntamenti e attività giornaliere di routine ma dedicano molto del loro tempo nella pianificazione strategica e in attività personali come sport o in altri hobby, nonché nella formazione quotidiana continua.

Tutto riescono a fare perché hanno definito e applicato un metodo per definire le attività strategiche e per pianificarle all’interno della propria giornata.

 

INIZIA A PIANIFICARE

Anche se non ti sembra di avere ancora il giusto tempo da dedicare, inizia ad applicare gli spunti che ti ho appena suggerito e comincia a pianificare le attività strategiche. Scoprirai fin da subito grandi vantaggi.

Così facendo sperimenterai da subito quanto segue:

  1. Il numero di telefonate (le cosiddette ladre di tempo) a cui risponderai si ridurranno drasticamente;
  2. Sarai comunque pieno di cose da fare ma in uno stato d’animo completamente nuovo e positivo;
  3. La tua produttività aumenterà decisamente;
  4. Ti dedicherai alle vere attività imprenditoriali di valore con maggiori soddisfazioni per te, per la tua Azienda e anche per i tuoi collaboratori.

Anche solo il fatto di esserti fermato a leggere i miei suggerimenti significa che hai la mentalità giusta per iniziare a pianificare con un metodo efficace il tuo prezioso tempo.

Continua in questa direzione e ti garantisco che farai crescere la tua Azienda e contemporaneamente diventerai un Imprenditore con la “I” maiuscola.

 

 

Buon lavoro.

 

Alessandro Bonamano

 

Se desideri approfondire ulteriormente l’argomento, scrivici il tuo indirizzo mail al seguente link e sarai ricontattato entro 24 h:

 

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: 12 NOVEMBRE: GIORNATA MONDIALE DELLA QUALITA’

Domani 12 Novembre 2020, sarà la giornata mondiale della Qualità.

Perché la Qualità ricopre un ruolo così importante nella vita lavorativa di tutti noi? Qual è il vero valore della Qualità?

Per comprenderne i motivi di questo successo è necessario fare una breve premessa.

Nel 1979 le British Standards pubblicarono la BS 5750 per i Sistemi Qualità che può essere considerata come la progenitrice delle attuali ISO 9001. Sempre nel 1979 si istituì il comitato tecnico TC 176 che ha il compito, ancora oggi, di aggiornare le norme della serie ISO 9000.

Alla fine degli anni 80 quando iniziò a diffondersi nel mondo la cultura della Qualità anche all’interno delle Aziende manifatturiere diciamo generaliste (nei settori aeronautico, militare oli &gas era già presente da alcuni decenni) si era diffusa una grande aspettativa rispetto al valore aggiunto che una Qualità Certificata avrebbe potuto portare all’Azienda ed ai propri clienti.

Tuttavia, ad un primo periodo (diciamo per circa tre lustri) di speranza e di entusiasmi ha fatto seguito una delusione derivante dalla prevalenza dell’interesse per la certificazione del Sistema Qualità intesa, a torto, come l’unico obiettivo da raggiungere e non come strumento per perseguire la Qualità intesa come miglioramento continuo dei processi e dei risultati.

Ora a distanza di alcuni decenni, possiamo affermare che oggi, in un contesto generale molto critico, la Qualità rappresenta il miglior biglietto da visita per accedere a mercati sempre più competitivi e agguerriti. Mai come in questo periodo, infatti, le imprese devono essere capaci di mantenere le vendite, garantendo sempre un elevato livello della Qualità e una spiccata competenza nella gestione dei rischi da svariati punti di vista.

Infatti, il contesto attuale permette solo alle imprese virtuose di distinguersi e di rimanere concorrenziali su un mercato globale perennemente in equilibrio tra la richiesta di massima Qualità e assunzione di responsabilità e, contemporaneamente di garantire un prezzo di acquisto sempre più competitivo con i mercati emergenti.

Parliamo quindi di Aziende in grado di realizzare prodotti di Qualità a 360°, come ad esempio articoli meccanici in grado di resistere alle più estreme condizioni di utilizzo, o oggetti in plastica che garantiscano nel tempo non solo le loro peculiarità meccaniche ma anche aspetti estetici che sono divenuti fondamentali nella vita di moltissimi articoli di uso quotidiano (pensiamo ad esempio agli interni delle automobili o agli oggetti di design). Tutto questo non è sufficiente, perché deve essere abbinato alla capacità dell’Azienda di offrire costantemente e parallelamente ai prodotti, anche servizi altamente competitivi.

In altri termini la Qualità rende non solo la nostra vita migliore ma anche il nostro lavoro più facile, sicuro e competitivo.

Sono proprio questi i principi a cui si ispira la Giornata Mondiale della Qualità che si celebra domani 12 novembre, per promuovere l’importanza della Qualità per la crescita delle imprese e delle nazioni.

 

MA QUAL’E’ IL VERO SIGNIFICATO DEL TERMINE “QUALITA’”?

La Qualità è un concetto relativo e può essere definita in molte forme, proprio perché si compone di una parte fortemente oggettiva (gli aspetti tecnici che devono soddisfare le specifiche del cliente) ma anche di una parte assolutamente soggettiva (gli aspetti che devono soddisfare le aspettative e i desideri del cliente, a volte nemmeno espressi).

La Qualità è quindi la combinazione tra le aspettative del cliente e il prodotto/servizio offerto.

Infatti, più le aspettative del cliente e il prodotto/servizio offerti sono allineati, più questi saranno giudicati prodotti/servizi “di Qualità”.

La Qualità rappresenta quindi un punto base del fare Impresa.

Solo le Imprese di valore sono in grado di distinguersi e di rimanere concorrenziali su un mercato in continuo movimento e va da se che, per essere un’Impresa di valore, deve avere un Sistema di Gestione Qualità di valore.

 

MA COSA SIGNIFICA AVERE UN SISTEMA DI GESTIONE DELLA QUALITA’ AZIENDALE?

Aver implementato un Sistema di Gestione della Qualità significa per l’Azienda riuscire a garantire un predeterminato livello di efficienza e di efficacia dei propri processi organizzativi, in grado di mantenere la promessa fatta, al fine di offrire ai propri clienti prodotti/servizi sempre in linea con le loro aspettative ad un livello altamente concorrenziale.

Tutto ciò non significa solamente soddisfare i requisiti e i principi generali dettati da uno standard o da una norma o limitarsi a dare evidenza dell’esistenza di un Sistema di Gestione durante una visita ispettiva.

Un Sistema di Gestione della Qualità aziendale di valore deve invece essere inteso come quell'insieme di elementi e fattori che consentono la realizzazione di processi e servizi efficaci ed efficienti nel tempo e che portano ad un continuo miglioramento dell’Azienda.

Fare Qualità significa adottare un metodo aziendale che porta un elevato livello di soddisfazione della clientela; significa coinvolgere le persone impiegate nell’organizzazione rendendole più autonome; significa responsabilizzare i collaboratori affidandogli un chiaro e determinato risultato da raggiungere.

Ed ancora, fare Qualità implica la capacità di anticipare e risolvere gli imprevisti; consente di potenziare le varie fasi dei processi organizzativi attraverso l’ottimizzazione delle risorse e le valutazioni periodiche di rischi e delle opportunità.

In altre parole, fare Qualità significa avere l’Azienda sempre sotto controllo e contemporaneamente migliorare le performance del sistema aziendale nella sua globalità.

In breve, lo scopo del Sistema di Gestione della Qualità aziendale deve essere la generazione di una continua innovazione aziendale in termini di miglioramento e, solamente guardando la Qualità sotto questo punto di vista, si produrrà valore per l’Azienda.

 

LA ISO 9001

Concorderai con me che avere un Sistema di Gestione della Qualità in Azienda non significa solamente ricevere un certificato da appendere al muro o da caricare sul sito aziendale, ma deve essere lo strumento principe per condurre la tua Azienda attraverso un vero e proprio percorso verso il miglioramento dinamico applicando un metodo strutturato.

Per intraprendere un'efficace Gestione della Qualità aziendale, si possono utilizzare numerosi modelli riconosciuti e certificabili anche a livello internazionale.

Come saprai, lo standard di riferimento internazionale più diffuso per i Sistemi di Gestione della Qualità aziendale di ogni settore e dimensione è riferito alla Norma ISO 9001.

Lo standard ISO 9001 partendo dal contesto in cui si trova ad operare l’Organizzazione (per esempio mercato di riferimento, stakeholders, aspetti legislativi cogenti, concorrenza ecc.) tra gli altri aspetti obbligatori, richiede di effettuare un’analisi dei rischi/opportunità a cui l’Azienda potrebbe essere sottoposta a fronte di una variazione più o meno consistente delle condizioni di partenza in funzione delle strategie aziendali.

Inoltre, lo standard ISO 9001 senza entrare nel merito del come, chiede ad ogni Organizzazione di mantenere sotto controllo i processi aziendali, misurando le performance aziendali come redditività, produttività, costi sostenuti per la mancata Qualità e via discorrendo.

In altre parole, chiede di valutare l’andamento dei processi aziendali mediante specifici indicatori, con lo scopo di ridurre gli sprechi e migliorarne le performance (miglioramento continuo) e garantendo alla clientela le promesse fatte (soddisfazione del cliente).

È certamente anche per questi motivi che ad oggi i siti certificati secondo lo standard ISO-9001 presenti in Italia sono 120.983, di cui 24.259 nella solaLombardia. Tra questi 3.342 si trovano nella provincia di Brescia e 3.041 sono situati nella provincia di Bergamo.

(Dati aggiornati a luglio 2020-Fonte database Accredia-Ente di Accreditamento Italiano)

 

LA QUALITA’ DI VALORE

Questi numeri indicano che sempre più Aziende decidono di intraprendere la strada della certificazione seguendo la Norma ISO 9001 e lo fanno principalmente con 3 finalità:

  1. Avere un’organizzazione in grado di rispondere adeguatamente alle sfide poste dall’attuale sistema economico globale;
  2. Essere conformi a specifici requisiti di legge;
  3. Avere la possibilità di accedere a mercati che ne richiedano il rispetto.

Inoltre, nella maggior parte dei casi, le Aziende non avendo risorse interne disponibili ma soprattutto qualificate, si rivolgono a studi di consulenza esterni.

È fondamentale nella fase di scelta del consulente esterno, valutare alcuni parametri che ti possono garantire il risultato. Ciò significa non solo l’ottenimento del certificato del Sistema di Gestione Qualità ma la creazione di un metodo di gestione dei processi che ti garantisca un percorso virtuoso verso il controllo totale dell’Azienda e la garanzia di raggiungere gli obiettivi pianificati nei tempi previsti.

Questo è il vero valore che i giusti professionisti ti portano e che tu devi considerare nel momento della decisione.

L’aspetto che dà un ulteriore vantaggio alla tua Azienda rispetto alla concorrenza è che il Sistema di Gestione non deve essere basato sulla Qualità intesa in maniera generica, ma sulla Qualità di valore.

Il giusto consulente non è colui che ti dice quali documenti devi compilare per superare i controlli dell’Ente di certificazione, ma ti deve porre le giuste domande per indirizzarti verso attività o decisioni che altrimenti non avresti considerato. Sempre con l’intenzione di migliorare la tua organizzazione.

Assieme al giusto consulente costruirete il metodo personalizzato per la tua Azienda e la sua applicazione porterà miglioramenti visibili da molti punti di vista, sia nell’organizzazione delle attività, sia nei numeri aziendali e sia nel maggior coinvolgimento dei collaboratori nella gestione quotidiana. Non ultimo avrai la possibilità di migliorare la Qualità del tuo tempo.

Ma di questo ne parleremo un’altra volta.

Se vuoi approfondire i benefici anche economici, di chi ha già un Sistema Qualità Certificato Efficace SGQE, tempo fa ho scritto un articolo in cui riportavo delle statistiche molto esaurienti. Se vuoi lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/178-la-news-del-mercoledi%E2%80%99-se-sei-hai-un-sistema-di-gestione-qualita%E2%80%99-certificato-e%E2%80%99-meglio.html

 

Ti lascio con un quesito: la tua Azienda ha già un Sistema di Gestione della Qualità? Ma soprattutto, se la risposta è si, il tuo Sistema Qualità è un sistema di valore?

 

 

Buon lavoro.

Alessandro Bonamano

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STIAMO SELEZIONANDO UN COLLABORATORE

ACTIVE ENGINEERING E' ALLA RICERCA DI UN NUOVO COLLABORATORE DA INSERIRE NEL PROPRIO ORGANICO

Il candidato ideale è neo laureato in ingegneria gestionale o in indirizzo economico ed ha avuto modo di occuparsi di Sistemi di Gestione Qualità meglio ancora se di processi aziendali, della loro mappatura, della valutazione della loro efficienza e delle leve per migliorarli.

Si offre un ambiente giovane e dinamico non convenzionale in cui i collaboratori possono esprimersi al meglio con grandi possibilità di crescita professionale.

Il candidato dovrà essere disponibile per uno stage iniziale retribuito.

Se sei interessato ed hai le competenze descritte invia il CV direttamente a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

LA NEWS DEL MERCOLEDI’: L’IMPORTANZA DI AVERE DEGLI INDICATORI

Nell’articolo della settimana scorsa ti ho mostrato i vantaggi dell’avere ben chiara e definita la meta aziendale.

Puoi rileggere l’articolo completo al seguente link:

https://www.sistemi-iso.it/news/182-la-news-del-mercoledi%E2%80%99-i-vantaggi-di-avere-una-meta-Aziendale.html

Oggi ho deciso di mostrarti l’importanza di avere degli indicatori di performance aziendali.

 

Una volta definita la meta aziendale, che possiamo identificare come il traguardo finale della tua Azienda, e tutti i sotto obiettivi identificati nel tuo progetto di pianificazione d’impresa, si deve passare all’azione e mettere in pratica tutto ciò che hai programmato.

Ora avrai bisogno di uno strumento per mantenere sotto controllo l’andamento reale delle attività ed eventualmente correggere la rotta. Questo strumento deve fornire un dato oggettivo e concreto di facile lettura e deve mostrare in maniera diretta e veloce l’andamento delle attività e in che direzione ci si sta muovendo. Per questi motivi si utilizzano degli indici numerici valutati periodicamente, che descrivono quanto efficacemente ci si avvicina (o ci si scosta) ad un certo obiettivo prefissato, indicando se la strada percorsa è quella corretta.

Quindi per determinare in quale misura gli obiettivi prefissati operativi e strategici vengono raggiunti si utilizzano gli indicatore chiave di prestazione (Key Performance Indicator) meglio conosciuti come KPI.

Senza il monitoraggio delle attività e la loro misurazione rischi di procedere nella direzione sbagliata senza rendertene conto. Saprai se e quali obiettivi hai raggiunto solamente alla loro scadenza, senza consentirti di modificare la strada in corsa ed essere in ogni caso in grado di gestire le difficoltà e arrivare al traguardo finale.

Al contrario utilizzando i KPI, ogni Azienda avrà sempre un’analisi aggiornata dei processi attualmente in corso e un trend sul loro andamento futuro, riuscendo quindi a prevedere se gli obiettivi pianificati saranno raggiunti. Inoltre si possono utilizzare tali indicatori come segnali che consentono di capire in che direzione si sta muovendo l’Azienda e quindi possono essere utilizzati come dati di tendenza di partenza utili per definire sempre nuovi obiettivi più specifici.

 

Non è possibile individuare un sistema di indicatori univoco per tutte le Aziende dal momento che i KPI devono riflettere gli obiettivi di ogni specifica realtà.

Per iniziare a definire dei KPI per la tua Azienda, ti consiglio di partire focalizzando l’attenzione sui processi più importanti. Una volta stabiliti i KPI fondamentali, definisci quali valori numerici ti aspetti. In poche parole: non limitarti a fissare i KPI, ma stabilisci anche quali sono i risultati che vuoi raggiungere.

Una volta individuato il set di indicatori iniziali, procedi con una struttura a imbuto rovesciato: ogni processo fondamentale può contenere altri indicatori più specifici che vanno ad approfondire ulteriori aspetti che desideri tenere monitorato.

 

Una volta indicati i KPI che desideri tener monitorati, devi delegare la loro raccolta a un responsabile scelto tra i tuoi collaboratori che si occupano di quel processo specifico. Il responsabile avrà il compito di farti avere un report riassuntivo dell’andamento degli indicatori, utilizzando grafici, tabelle o cruscotti aziendali, in modo tale che tu devi occuparti solamente di analizzare i dati già raccolti e definire il piano di miglioramento delle attività. In altre parole, devi dedicare totalmente le tue energie alle attività tipiche dell’Imprenditore, cioè a far aumentare di valore la tua Azienda, delegando ad altre figure le attività di routine giornaliere.

Questo, oltre a portarti il vantaggio di avere più tempo a disposizione da dedicare ad attività più redditizie, ti consentirà anche di coinvolgere più attivamente le persone che in Azienda si occupano di quei processi che desideri mantenere controllati.

 

Gli indicatori non devono essere solamente un numero da riportare in una tabella o registro, ma sono uno strumento attivo per capire se le cose stanno andando come pianificato. È fondamentale analizzare nel tempo l’andamento degli indicatori. Se l’andamento risultasse decrescente o se in un periodo il valore risultasse fuori range rispetto ad un parametro di riferimento, è utile approfondire le cause di questi squilibri per capire se si tratta di un caso isolato o se è necessario definire un piano di azione per migliorare le cose, focalizzato in una precisa direzione.

Solamente monitorando nel tempo l’andamento delle attività e applicando azioni di miglioramento in funzione dei dati analizzati, si avrà la certezza di raggiungere l’obiettivo prefissato. E questo è un processo continuo, perché una volta analizzati i risultati e ridefinito il piano strategico eventualmente corretto, il processo continua costantemente fino al raggiungimento degli obiettivi inizialmente definiti.

Arrivati a questo punto si riparte con nuovi obiettivi, pianificando una nuova rotta o modificando quella già creata, passando allo step successivo nel cammino di raggiungimento della meta aziendale.

 

 

Buon lavoro.

Alessandro Bonamano

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AUDITOR SISTEMI DI GESTIONE PER LA QUALITA'

Rif. corso n. 49 del catalogo formativo

Durata: 40 ore

 

 

CARATTERISTICHE DEI DESTINATARI

Dirigenti, Responsabili, Addetti SGSSL, Liberi professionisti che desiderano completare la propria professionalità nel campo dei sistemi di Gestione. Per svolgere la sua attività, l'auditor deve possedere non solo capacità di analisi di tipo “manageriale”, in grado di interpretare i processi organizzativi e gestionali, ma anche una preparazione tecnico-scientifica di livello superiore, unita ad una solida esperienza di lavoro. Questa figura deve inoltre conoscere i sistemi informatici per l’elaborazione di dati statistici e della teoria delle probabilità, nonché per l’analisi dei rischi. Dal punto di vista personale, egli deve avere doti di grande responsabilità e affidabilità. Oltre a chi già ricopre queste mansioni, il corso è destinato anche ai lavoratori che intendono qualificarsi per ricoprire le mansioni in futuro.

 

ARTICOLAZIONE DEL PERCORSO

Principali contenuti.

Unità: Gestione Audit

­   La normativa di riferimento: UNI EN ISO 19011:2018 e UNI EN ISO 17021-1:2015. Fondamenti, terminologia e principi.

­   La gestione degli Audit

­   La certificazione secondo la norma UNI EN ISO 17021-1:2015

­   Principi di comunicazione e tecniche di indagine

­   La formalizzazione dei rilievi e la loro classificazione. I rilievi più comuni

­   Azioni correttive e preventive

­   Comportamenti personali dell’Auditor

Unità: Sistema di gestione qualità

­   La normativa di riferimento: ISO 9001:2015. Fondamenti e terminologia

­   La norma ISO 9001:2015 – Sistema di Gestione per la Qualità

­   I concetti fondamentali della gestione del rischio

­   Gli strumenti per valutare l’azienda: la soddisfazione del cliente, gli indicatori ed i quadri

­   Strumenti per valutare le prestazioni dei processi di un’organizzazione

­   Business Continuity

 

COMPETENZE PER PROFILO

Internal auditor - progettare un sistema di controllo interno - Livello EQF (6)

 

ABILITÀ E CONOSCENZE

CONOSCENZE

Normativa in materia di tutela della Privacy

Normativa, regolamenti e codici in materia di corporate governance

Organizzazione aziendale

Principi e metodi del controllo interno

ABILITA’

Applicare criteri di definizione indicatori di efficacia

Applicare tecniche di analisi criticità del processo

Applicare tecniche di analisi delle procedure

Applicare tecniche di analisi di processi aziendali

Applicare tecniche di pianificazione di risorse e di mezzi

CONOSCENZE

Normativa in materia di tutela della Privacy

Normativa, regolamenti e codici in materia di corporate governance

Organizzazione aziendale

Principi e metodi del controllo interno

ABILITA’

Applicare metodologie di testing (internal audit)

Applicare tecniche di conduzione di audit

Applicare tecniche di progettazione attività di audit

Applicare tecniche di redazione rapporti di audit

Utilizzare strumenti statistici per l'internal auditing

 

 

SCARICA QUI IL PROGRAMMA COMPLETO DEL CORSO AUDITOR SISTEMI DI GESTIONE PER LA QUALITA'

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