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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: DEDICHI ABBASTANZA TEMPO ALLE ATTIVITÀ DI VALORE?

Details: Published: Tuesday, 17 November 2020 16:07

Quante volte al giorno dici o pensi la frase “ora non ho tempo per fare questa cosa”, “questo lo rimando a domani”, “ho troppe cose da fare”. Sicuramente anche a te, come a tutti gli Imprenditori, ti capiterà più volte al giorno.

Il tempo è la grandezza più democratica in assoluto. Infatti, ognuno di noi ha una giornata composta da 24 ore né più né meno, pertanto dobbiamo imparare a pianificarlo per sfruttarlo al meglio. Oggi ti dirò come puoi farlo in maniera semplice e applicarlo già da stasera.

LA RISORSA TEMPO

Il tempo è una risorsa ad esaurimento ed il tempo ha valore. In una giornata ci saranno sempre e solo 24 ore a prescindere dai nostri impegni.

Il tempo sprecato genera perdita di soldi ed elevato stress eppure continuiamo a sprecarlo.

Quando arrivi a fine giornata e non hai portato a temine quanto avevi intenzione di fare nonostante non ti fermato un attimo, ti senti stanco, insoddisfatto e frustrato. Questo ti genere un forte stress che poi si ripercuote sulla tua vita fuori dal lavoro.

Quando invece arrivi alla fine della giornata lavorativa e sai di aver concluso tutte le attività pianificate, ti potrai sentire ugualmente stanco ma sei soddisfatto, appagato e con una carica di positività per affrontare anche gli impegni dei giorni seguenti.

Sicuramente la maggior parte del tuo stress deriva dall’avere troppe cose da fare: si tende a riportarle in un foglio di carta volante o in un’agenda tramite un elenco (la cosiddetta to-do-list) e a rimandarle, non pianificando e organizzando il tempo per riuscire portarle a termine nei tempi stabiliti.

La routine quotidiana assorbe le tue energie e il tuo tempo: telefonate, mail, rapporti con i clienti, il collaboratore che ti chiede per l’ennesima volta come portare a termine un compito, ecc. Queste attività troppo spesso non portano valore aggiunto né a te né alla tua Azienda, ma ti occupano la giornata per risolvere solamente le urgenze che ti si sono presentate. Se questo si ripete ogni giorno, la tua Azienda resterà ferma e non avrà mai un punto di svolta verso il miglioramento. Questo perché la routine ti distoglie dalle priorità di un vero Imprenditore, e cioè far crescere la propria Azienda.

La parte pratica del tuo lavoro da Imprenditore si espande per occupare tutto il tempo che hai a disposizione. E ti accorgi solamente a fine giornata che in quel giorno volevi sederti nella tua scrivania, allontanarti per un paio d’ore da mail, telefonate e dalla gestione delle attività di routine, e impegnarti in quel piano di miglioramento o in quel nuovo progetto che da un paio di settimane ruota nella tua testa.

Infatti, se non riservi in agenda del tempo per le attività che renderanno la tua azienda più forte, il lavoro operativo si espanderà e consumerà tutto il tempo che hai a disposizione e in più non avrai lavorato sulle attività che ti portano valore.

Il tempo non è infinito. Devi imparare a fare oggi quelle attività che ti faranno avere un gran successo domani.

COME GESTIRE MEGLIO IL TUO TEMPO

Se hai troppi progetti aperti, incompleti o a metà, l’efficienza cala e di conseguenza anche la gestione del tuo tempo. Un rimedio è quello di creare una lista di tutti i progetti aperti in questo momento, scrivendo le attività nello specifico, così libererai la mente. Aggiorna la lista una o due volte a settimana e ogni tanto prendine in mano uno e concludila.

Se fai ogni giorno una lista di cose da fare o di attività da portare a termine quel giorno, è appurato che la tua produttività aumenta di un 15/20%. Ti consiglio ogni giorno di investire 5 minuti del tuo tempo per compilare la lista della giornata, meglio ancora se lo fai la sera prima per il giorno dopo.

Un'altra regola della pianificazione efficace del tempo è che se un’attività richiede meno di 5 minuti, falla subito e non rimandarla. Altrimenti a rimandarle, queste attività potrebbero allungarsi fino a consumarne anche 30 dei tuoi minuti.

Il tempo che senti di avere a disposizione si espande o si protrae a seconda del tuo stato d’animo. Quando hai il pensiero fisso di non avere tempo, fermati e ragiona su quello che vuoi davvero fare tutti i giorni.

Quando l’individuo sente di non avere tempo è perché si sta facendo guidare dagli altri, dall’universo materiale che lo circonda, sta cercando di essere qualcuno che non è.

Pensa a quali sono le attività che se fatte con costanza nei prossimi mesi, faranno la differenza per la tua Azienda e inizia a scriverle nero su bianco.

Un altro principio fondamentale della corretta gestione del tempo, è che il 25/30% del tuo tempo ogni settimana deve essere dedicato alle attività che portano valore alla tua Azienda, cioè a:

- -pianificare la tua meta
- -pianificare correttamente i processi aziendali
- -gestire correttamente il tuo tempo
- -definire le cose da fare e quelle da delegare
- -ideare nuovi prodotti/servizi
- -motivare i collaboratori
- -tenere sotto controllo il conto economico
- -ridurre gli sprechi
- -e in generale tutte quelle attività che renderanno la tua azienda più forte

Se la tua azienda è strutturata, la percentuale del tempo da dedicare a queste attività strategiche sale al 50%.

Inoltre, non devi dimenticare che oltre a possedere un Impresa, hai anche una famiglia: il tempo da dedicare alla tua famiglia non deve mai essere sovrascritto dai tuoi impegni imprenditoriali.

Non rimandare gli impegni: le attività non fatte oggi diventeranno una crisi domani.

Spesso si rincorrono le priorità degli altri (clienti, collaboratori, ecc.), e di conseguenza non si dedica il tempo necessario nelle attività strategiche.

Per riuscire a non rimandare queste attività, inseriscile in agenda come dei veri e propri appuntamenti.

Un fattore fondamentale per la gestione efficace del tuo tempo è che devi imparare a delegare le attività alle persone giuste.

Quando la tua attività cresce, devi diventare bravo a delegare: scegli le persone giuste, dai loro un manuale in cui spieghi nei dettagli come fare quel lavoro (così non verranno sempre a disturbarti), e cerca di avere incontri settimanali con i delegati in cui rivedete assieme il lavoro e preparare il piano d’attacco.

Ho in programma di approfondire l’aspetto della delega efficace, per cui se sei interessato all’argomento non perderti le prossime uscite dei miei articoli.

Se ti ritrovi a perdere tempo, identifica che cosa ti ha demotivato. A volte ti ritrovi a vagare su google e perdi tempo. In quel momento una persona o qualcosa che ti è successo in azienda o nella tua vita personale ti ha demotivato. Identifica che cosa ti ha portato a perdere tempo e risolvila, in quanto non costruirai una grande azienda perdendo ore su youtube o facebook.

Abbi chiara la meta. Che cosa stai cercando di costruire? Come sarà la tua azienda tra 5/10 anni? Quando non identifichi le priorità tutto diventa urgente e la tua gestione del tempo salta. Ho già scritto alcuni articoli su come pianificare la tua meta e quali vantaggi porta per la tua Azienda; li ritrovi tutti nella sezione news del mio sito (https://www.sistemi-iso.it/news.html).

Devi stabilire un momento della settimana per fermarti e programmare la settimana entrante. Questo momento deve essere stabile, fisso. In quel momento potrai ragionare e pensare sui progetti aperti, stabilire le priorità, fare le to do list, preparare i tuoi piani ecc.

Impara a dire di no. Impara a dire no a quello che non si allinea con le tue mete. Alle persone demotivanti, a quelle che ti rubano solo tempo, a quelle che con te non si sono comportate correttamente, quelle che pretendono di avere da te senza dare niente, a quei clienti che vogliono avere tanto senza dare niente. Circondati di collaboratori fidati e di valore e affidati a consulenti efficaci, che sono in grado di porgerti le domande giuste per indirizzarti verso la pianificazione strategica delle attività che portano un miglioramento alla tua Azienda.

Non aspettare di aver svolto tutti i compiti di routine prima di dedicarti alle attività di valore.

La maggior parte di voi aspetta di aver concluso tutti i compiti di routine come rispondere a tutte le mail, ricevere tutte le telefonate anche dei ladri di tempo, aver fatto tutte le note spese, ecc. prima di dedicarsi alle attività che creeranno grande impatto per il futuro della sua Azienda.

Se anche tu sei uno di questi imprenditori, come ho sottolineato all’inizio, tali attività di routine si espanderanno occupandoti tutto il tempo e impedendoti così di dedicarti alle attività strategiche.

LA GIORNATA TIPO DI UN GRANDE LEADER

Lo sai come trascorrono le loro giornate i leader delle più grandi Aziende del mondo?

Una ricerca di CMOE (https://cmoe.com/blog/how-leaders-spend-their-time/), una fondazione americana leader nel settore della consulenza manageriale e della formazione, ha sottoposto un sondaggio ai leader influenti e di successo di diverse organizzazioni in tutto il Nord America, come Google, John Deere, Kellogg's, e Adobe.

CMOE ha quindi calcolato la media del tempo trascorso quotidianamente per ciascuna attività e identificato l'orario tipico della giornata in cui queste vengono eseguite. Ha quindi delineato come potrebbe apparire la giornata tipo di un leader.

6:15: la sveglia suona molto presto. Iniziano con 45 minuti dedicati all’esercizio fisico. L’esercizio aiuta a migliorare lo stato d’animo e a dare l’energia giusta per affrontare la giornata con successo.

7:00/7:50: doccia e colazione veloce. Solamente il 70% dei leader fa colazione, il restante 30% mangia una cosa a volo mentre si reca in ufficio.

8:15 – 9:15: è il momento per scrivere e rispondere alle e-mail. In media un leader spende 2 ore e 25 minuti al giorno a inviare e-mail e messaggi.

9:15 – 9:40: la pianificazione strategica. Decidere quali sono gli obiettivi e con quali strategie realizzarli, sono attività di vitale importanza per ottenere successi nel medio-lungo periodo.

9:40 – 10:00: tempo dedicato ad altre telefonate ed e-mail ed è il momento giusto per una piccola pausa.

10:00-12:30: riunioni per elaborare progetti e dividere i compiti e delegare le attività. In media un leader trascorre 2 ore e 45 minuti della sua giornata in riunioni in presenza o in videoconferenza.

12:30- 13:00: pausa pranzo per ricaricare le energie. Il 52% dei leader intervistati definisce la sua dieta come salutare.

13:00 – 13:50: altro tempo da dedicare a mail e telefonate varie.

13:50 – 15:30: lavoro di squadra. Il 50% degli intervistati trascorre più tempo a discutere progetti con persone e membri dello staff che da soli a elaborare idee per proprio conto.

15:30 – 15:45: pausa merenda.

15:45 – 16:15: incontri e appuntamenti vari.

16:15 - 17:00 tempo per pianificare strategie da soli. La maggior parte degli intervistati trascorre 1 ora e 45 minuti della sua giornata a ragionare su idee e progetti personali.

17:30 – 20:00: ritorno a casa e cena. La cena è il momento di maggiore relax per il 93% degli intervistati.

20:00 – 21:45: contatti social con amici e familiari. In media un leader dedica 8 ore alla settimana ad amici e familiari al di fuori della sfera lavorativa.

23:00 – 23:30: tempo per la formazione. Letture di articoli sul Web, di libri, ecc. i leader spendono 30 minuti del loro tempo per imparare, acquisire competenze e trovare nuove fonti di ispirazione.

Come puoi vedere, la giornata dei grandi Imprenditori nonché leader dei settori, è scandita da appuntamenti e attività giornaliere di routine ma dedicano molto del loro tempo nella pianificazione strategica e in attività personali come sport o in altri hobby, nonché nella formazione quotidiana continua.

Tutto riescono a fare perché hanno definito e applicato un metodo per definire le attività strategiche e per pianificarle all’interno della propria giornata.

INIZIA A PIANIFICARE

Anche se non ti sembra di avere ancora il giusto tempo da dedicare, inizia ad applicare gli spunti che ti ho appena suggerito e comincia a pianificare le attività strategiche. Scoprirai fin da subito grandi vantaggi.

Così facendo sperimenterai da subito quanto segue:

Il numero di telefonate (le cosiddette ladre di tempo) a cui risponderai si ridurranno drasticamente;
Sarai comunque pieno di cose da fare ma in uno stato d’animo completamente nuovo e positivo;
La tua produttività aumenterà decisamente;
Ti dedicherai alle vere attività imprenditoriali di valore con maggiori soddisfazioni per te, per la tua Azienda e anche per i tuoi collaboratori.

Anche solo il fatto di esserti fermato a leggere i miei suggerimenti significa che hai la mentalità giusta per iniziare a pianificare con un metodo efficace il tuo prezioso tempo.

Continua in questa direzione e ti garantisco che farai crescere la tua Azienda e contemporaneamente diventerai un Imprenditore con la “I” maiuscola.

Buon lavoro.

Alessandro Bonamano

Se desideri approfondire ulteriormente l’argomento, scrivici il tuo indirizzo mail al seguente link e sarai ricontattato entro 24 h:

https://www.sistemi-iso.it/contatti/invia-richiesta.html

Puoi visualizzare il mio biglietto da visita digitale con tutte le mie informazioni di contatto, a questo link:

https://www.sistemi-iso.it/ING-BONAMANO-ALESSANDRO/

Puoi scaricare qui il pdf dell'articolo:

Ogni mercoledì pubblichiamo un articolo contenente elementi di valore per migliorare l’organizzazione della tua Azienda: non perderti questo appuntamento fisso:

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: 12 NOVEMBRE: GIORNATA MONDIALE DELLA QUALITA’

Details: Published: Tuesday, 10 November 2020 10:49

Domani 12 Novembre 2020, sarà la giornata mondiale della Qualità.

Perché la Qualità ricopre un ruolo così importante nella vita lavorativa di tutti noi? Qual è il vero valore della Qualità?

Per comprenderne i motivi di questo successo è necessario fare una breve premessa.

Nel 1979 le British Standards pubblicarono la BS 5750 per i Sistemi Qualità che può essere considerata come la progenitrice delle attuali ISO 9001. Sempre nel 1979 si istituì il comitato tecnico TC 176 che ha il compito, ancora oggi, di aggiornare le norme della serie ISO 9000.

Alla fine degli anni 80 quando iniziò a diffondersi nel mondo la cultura della Qualità anche all’interno delle Aziende manifatturiere diciamo generaliste (nei settori aeronautico, militare oli &gas era già presente da alcuni decenni) si era diffusa una grande aspettativa rispetto al valore aggiunto che una Qualità Certificata avrebbe potuto portare all’Azienda ed ai propri clienti.

Tuttavia, ad un primo periodo (diciamo per circa tre lustri) di speranza e di entusiasmi ha fatto seguito una delusione derivante dalla prevalenza dell’interesse per la certificazione del Sistema Qualità intesa, a torto, come l’unico obiettivo da raggiungere e non come strumento per perseguire la Qualità intesa come miglioramento continuo dei processi e dei risultati.

Ora a distanza di alcuni decenni, possiamo affermare che oggi, in un contesto generale molto critico, la Qualità rappresenta il miglior biglietto da visita per accedere a mercati sempre più competitivi e agguerriti. Mai come in questo periodo, infatti, le imprese devono essere capaci di mantenere le vendite, garantendo sempre un elevato livello della Qualità e una spiccata competenza nella gestione dei rischi da svariati punti di vista.

Infatti, il contesto attuale permette solo alle imprese virtuose di distinguersi e di rimanere concorrenziali su un mercato globale perennemente in equilibrio tra la richiesta di massima Qualità e assunzione di responsabilità e, contemporaneamente di garantire un prezzo di acquisto sempre più competitivo con i mercati emergenti.

Parliamo quindi di Aziende in grado di realizzare prodotti di Qualità a 360°, come ad esempio articoli meccanici in grado di resistere alle più estreme condizioni di utilizzo, o oggetti in plastica che garantiscano nel tempo non solo le loro peculiarità meccaniche ma anche aspetti estetici che sono divenuti fondamentali nella vita di moltissimi articoli di uso quotidiano (pensiamo ad esempio agli interni delle automobili o agli oggetti di design). Tutto questo non è sufficiente, perché deve essere abbinato alla capacità dell’Azienda di offrire costantemente e parallelamente ai prodotti, anche servizi altamente competitivi.

In altri termini la Qualità rende non solo la nostra vita migliore ma anche il nostro lavoro più facile, sicuro e competitivo.

Sono proprio questi i principi a cui si ispira la Giornata Mondiale della Qualità che si celebra domani 12 novembre, per promuovere l’importanza della Qualità per la crescita delle imprese e delle nazioni.

MA QUAL’E’ IL VERO SIGNIFICATO DEL TERMINE “QUALITA’”?

La Qualità è un concetto relativo e può essere definita in molte forme, proprio perché si compone di una parte fortemente oggettiva (gli aspetti tecnici che devono soddisfare le specifiche del cliente) ma anche di una parte assolutamente soggettiva (gli aspetti che devono soddisfare le aspettative e i desideri del cliente, a volte nemmeno espressi).

La Qualità è quindi la combinazione tra le aspettative del cliente e il prodotto/servizio offerto.

Infatti, più le aspettative del cliente e il prodotto/servizio offerti sono allineati, più questi saranno giudicati prodotti/servizi “di Qualità”.

La Qualità rappresenta quindi un punto base del fare Impresa.

Solo le Imprese di valore sono in grado di distinguersi e di rimanere concorrenziali su un mercato in continuo movimento e va da se che, per essere un’Impresa di valore, deve avere un Sistema di Gestione Qualità di valore.

MA COSA SIGNIFICA AVERE UN SISTEMA DI GESTIONE DELLA QUALITA’ AZIENDALE?

Aver implementato un Sistema di Gestione della Qualità significa per l’Azienda riuscire a garantire un predeterminato livello di efficienza e di efficacia dei propri processi organizzativi, in grado di mantenere la promessa fatta, al fine di offrire ai propri clienti prodotti/servizi sempre in linea con le loro aspettative ad un livello altamente concorrenziale.

Tutto ciò non significa solamente soddisfare i requisiti e i principi generali dettati da uno standard o da una norma o limitarsi a dare evidenza dell’esistenza di un Sistema di Gestione durante una visita ispettiva.

Un Sistema di Gestione della Qualità aziendale di valore deve invece essere inteso come quell'insieme di elementi e fattori che consentono la realizzazione di processi e servizi efficaci ed efficienti nel tempo e che portano ad un continuo miglioramento dell’Azienda.

Fare Qualità significa adottare un metodo aziendale che porta un elevato livello di soddisfazione della clientela; significa coinvolgere le persone impiegate nell’organizzazione rendendole più autonome; significa responsabilizzare i collaboratori affidandogli un chiaro e determinato risultato da raggiungere.

Ed ancora, fare Qualità implica la capacità di anticipare e risolvere gli imprevisti; consente di potenziare le varie fasi dei processi organizzativi attraverso l’ottimizzazione delle risorse e le valutazioni periodiche di rischi e delle opportunità.

In altre parole, fare Qualità significa avere l’Azienda sempre sotto controllo e contemporaneamente migliorare le performance del sistema aziendale nella sua globalità.

In breve, lo scopo del Sistema di Gestione della Qualità aziendale deve essere la generazione di una continua innovazione aziendale in termini di miglioramento e, solamente guardando la Qualità sotto questo punto di vista, si produrrà valore per l’Azienda.

LA ISO 9001

Concorderai con me che avere un Sistema di Gestione della Qualità in Azienda non significa solamente ricevere un certificato da appendere al muro o da caricare sul sito aziendale, ma deve essere lo strumento principe per condurre la tua Azienda attraverso un vero e proprio percorso verso il miglioramento dinamico applicando un metodo strutturato.

Per intraprendere un'efficace Gestione della Qualità aziendale, si possono utilizzare numerosi modelli riconosciuti e certificabili anche a livello internazionale.

Come saprai, lo standard di riferimento internazionale più diffuso per i Sistemi di Gestione della Qualità aziendale di ogni settore e dimensione è riferito alla Norma ISO 9001.

Lo standard ISO 9001 partendo dal contesto in cui si trova ad operare l’Organizzazione (per esempio mercato di riferimento, stakeholders, aspetti legislativi cogenti, concorrenza ecc.) tra gli altri aspetti obbligatori, richiede di effettuare un’analisi dei rischi/opportunità a cui l’Azienda potrebbe essere sottoposta a fronte di una variazione più o meno consistente delle condizioni di partenza in funzione delle strategie aziendali.

Inoltre, lo standard ISO 9001 senza entrare nel merito del come, chiede ad ogni Organizzazione di mantenere sotto controllo i processi aziendali, misurando le performance aziendali come redditività, produttività, costi sostenuti per la mancata Qualità e via discorrendo.

In altre parole, chiede di valutare l’andamento dei processi aziendali mediante specifici indicatori, con lo scopo di ridurre gli sprechi e migliorarne le performance (miglioramento continuo) e garantendo alla clientela le promesse fatte (soddisfazione del cliente).

È certamente anche per questi motivi che ad oggi i siti certificati secondo lo standard ISO-9001 presenti in Italia sono 120.983, di cui 24.259 nella solaLombardia. Tra questi 3.342 si trovano nella provincia di Brescia e 3.041 sono situati nella provincia di Bergamo.

(Dati aggiornati a luglio 2020-Fonte database Accredia-Ente di Accreditamento Italiano)

LA QUALITA’ DI VALORE

Questi numeri indicano che sempre più Aziende decidono di intraprendere la strada della certificazione seguendo la Norma ISO 9001 e lo fanno principalmente con 3 finalità:

Avere un’organizzazione in grado di rispondere adeguatamente alle sfide poste dall’attuale sistema economico globale;
Essere conformi a specifici requisiti di legge;
Avere la possibilità di accedere a mercati che ne richiedano il rispetto.

Inoltre, nella maggior parte dei casi, le Aziende non avendo risorse interne disponibili ma soprattutto qualificate, si rivolgono a studi di consulenza esterni.

È fondamentale nella fase di scelta del consulente esterno, valutare alcuni parametri che ti possono garantire il risultato. Ciò significa non solo l’ottenimento del certificato del Sistema di Gestione Qualità ma la creazione di un metodo di gestione dei processi che ti garantisca un percorso virtuoso verso il controllo totale dell’Azienda e la garanzia di raggiungere gli obiettivi pianificati nei tempi previsti.

Questo è il vero valore che i giusti professionisti ti portano e che tu devi considerare nel momento della decisione.

L’aspetto che dà un ulteriore vantaggio alla tua Azienda rispetto alla concorrenza è che il Sistema di Gestione non deve essere basato sulla Qualità intesa in maniera generica, ma sulla Qualità di valore.

Il giusto consulente non è colui che ti dice quali documenti devi compilare per superare i controlli dell’Ente di certificazione, ma ti deve porre le giuste domande per indirizzarti verso attività o decisioni che altrimenti non avresti considerato. Sempre con l’intenzione di migliorare la tua organizzazione.

Assieme al giusto consulente costruirete il metodo personalizzato per la tua Azienda e la sua applicazione porterà miglioramenti visibili da molti punti di vista, sia nell’organizzazione delle attività, sia nei numeri aziendali e sia nel maggior coinvolgimento dei collaboratori nella gestione quotidiana. Non ultimo avrai la possibilità di migliorare la Qualità del tuo tempo.

Ma di questo ne parleremo un’altra volta.

Se vuoi approfondire i benefici anche economici, di chi ha già un Sistema Qualità Certificato Efficace SGQE, tempo fa ho scritto un articolo in cui riportavo delle statistiche molto esaurienti. Se vuoi lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/178-la-news-del-mercoledi%E2%80%99-se-sei-hai-un-sistema-di-gestione-qualita%E2%80%99-certificato-e%E2%80%99-meglio.html

Ti lascio con un quesito: la tua Azienda ha già un Sistema di Gestione della Qualità? Ma soprattutto, se la risposta è si, il tuo Sistema Qualità è un sistema di valore?