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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: L’IMPORTANZA DI SEGUIRE UN METODO PER OTTENERE RISULTATI CERTI

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Published: Wednesday, 03 February 2021 08:00

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Eccoci qua, ripartiamo con il nuovo anno con importanti novità anche in chiave di contenuti.

Questo è il primo articolo della NUOVA SERIE DI CONTENUTI che ho deciso di dedicare agli strumenti della buona organizzazione.

Oggi vorrei farti riflettere sui vantaggi che si ottengono operando in un certo modo ed in maniera standardizzata (cioè CON UN METODO) e cosa ti costa operare senza una visione complessiva delle attività da compiere (cioè SENZA UN METODO).

La risposta più breve e banale, ma che rappresenta la sacrosanta verità è che con UN METODO sei sicuro di raggiungere i risultati che desideri.

L’unica discriminante è il tempo, nel senso che se applichi UN METODO magari non sei certo del tempo che ci impiegherai ma sicuramente raggiungi l’obiettivo che ti sei prefissato.

La definizione data da Google del termine METODO è la seguente:

“Procedimento atto a garantire, sul piano teorico o pratico, il soddisfacente risultato di un lavoro o di un comportamento”.

Te la spiego meglio, supponi di dover partire dal tuo ufficio per recarti ad un appuntamento a Milano in automobile.

L’esperienza ti dice che per arrivare in tempo all’appuntamento dovrai avere l’automobile a disposizione ed in ordine, programmare l’orario della partenza evitando le ore di punta oppure partire con un certo anticipo, decidere quale strada imboccare, impostare il GPS e sapere dove parcheggiare nelle vicinanze del luogo dell’appuntamento.

Una volta partito all’orario stabilito non ti resta che seguire quanto hai pianificato e se sicuramente arriverai puntuale all’appuntamento nel luogo stabilito.

O meglio sicuramente arriverai nel luogo stabilito ed eventuali ritardi non dipenderanno da te ma da eventuali imprevisti, da pause non programmate durante il tragitto o dalla velocità di crociera troppo blanda che sarai costretto ad assumere.

Questa descrizione è un semplice esempio dell’utilità dell’avere un metodo procedurizzato.

UN METODO ti può aiutare a fare tesoro dell'esperienza e supportare l’istinto e il talento.

Non toglie nulla alla spontaneità, anzi la rinforza e la sostiene. È al contempo strumento operativo e strumento di analisi.

In tutte le attività quotidiane ma soprattutto nella gestione di un’azienda o di un reparto produttivo o di un ufficio, non aver un metodo di lavoro significa improvvisare continuamente senza mai avere un quadro d’insieme delle attività da svolgere, delle priorità e delle responsabilità.

In una società sempre più complessa e multiculturale una delle prime difficoltà che ogni imprenditore trova di fronte a sé è far comprendere ai propri collaboratori cosa è necessario fare per raggiungere determinati risultati.

In qualsiasi attività ognuno di noi può essere guidato dalla predisposizione personale e dall’ambizione ma soprattutto dall’istinto, dal talento e dall'esperienza.

È vero però che talvolta l'istino è ingannevole, il talento non necessariamente è connaturato al ruolo e l'esperienza ha un grande valore solo se letta e razionalizzata per farne una fonte di apprendimento continuo, mettendola a volte anche in discussione al fine di praticare il miglioramento continuo.

Svolgere un’attività in un certo modo solo perché la si è sempre eseguita in quella maniera senza aver mai ragionato sul fatto che “forse esiste un modo più efficace ed efficiente per raggiungere lo stesso risultato”, a mio parere non si può annoverare come avere esperienza positiva.

Proprio per questo serve UN METODO perché non toglie nulla alla spontaneità, anzi la rinforza e la sostiene, ma ti permette di mantenere traccia di ciò che fai e di confrontare i risultati ottenuti con diverse modalità.

Inoltre, ricordati che il metodo è al contempo strumento operativo e strumento di analisi.

Chiariti questi aspetti, quali possono essere nello specifico i vantaggi di disporre di UN METODO organizzativo che può essere a livello individuale, da parte di un team di lavoro o per una azienda?

A livello individuale ne segnalo principalmente tre:

1. Lo sviluppo della consapevolezza,
2. L’aumento del controllo,
3. La gestione del tempo.

A livello di un team di lavoro te ne segnalo altrettanti principali:

1. Lo sviluppo dell’affiatamento
2. L’aumento dell’efficacia del team
3. La gestione ordinata di tutte le attività

Ma a livello aziendale quali sono i vantaggi che lavorando con UN METODO si possono raggiungere?

Qui è proprio il nocciolo della questione.

Perché mai un’Azienda e la sua Direzione non dovrebbero mettere a disposizione dei propri collaboratori un modo di operare standardizzato quanto basta, con ruoli e competenze ben definiti, improntato su processi logici e procedure operative che tutti devono condividere, rispettare ed applicare?

Ora te lo spiego.

I 9 GRANDI VANTAGGI DI AVERE UN METODO DI LAVORO 

Ci sono almeno 9 VANTAGGI competitivi per chi ha basato la propria organizzazione su UN METODO e te li voglio descrivere brevemente.

1. Con UN METODO, la CONOSCENZA SI SPOSTA dalle risorse interne all’AZIENDA e l’imprenditore può dedicarsi principalmente alle strategie di crescita e miglioramento dell’Azienda stessa.
2. Con UN METODO, i RISULTATI ATTESI, sia che riguardano prodotti sia che si riferiscano a servizi, SONO STANDARDIZZATI, cioè a parità di risorse impiegate il risultato è lo stesso per ogni ciclo ed in ogni momento.
3. Con UN METODO l’IMPRENDITORE AUMENTA IL CONTROLLO DELLE RISORSE INTERNE, intese come tutte quelle risorse necessarie ad ottenere il risultato atteso (quindi attrezzature, materia prima, collaboratori, personale esterno ecc.).
4. Con UN METODO, l’AZIENDA AUMENTA IL SUO LIVELLO DI PROTEZIONE. Per protezione si intende che il know-how dell’Azienda (la conoscenza approfondita anche delle attività operative) non è solo nei collaboratori ma ci sono delle procedure che permettono che la conoscenza si diffonda e rimanga in qualche modo disponibile a tutti. In questo modo anche se un collaboratore dà le dimissioni, colui che andrà a sostituirlo avrà fin da subito a disposizione degli strumenti per portare a compimento il lavoro svolto dal collega.
5. Con UN METODO, LE MANSIONI DIVENTANO SCOMPONIBILI e quindi le competenze richieste a ciascun collaboratore sono più specifiche e mirate. Un certo collaboratore che si occupa per esempio di logistica, saprà esattamente cosa deve fare, quando lo deve fare, come lo deve fare e qual è il suo responsabile di riferimento. Inoltre, saprà esattamente anche cosa non deve fare, il perché ed il perché non rientra nelle sue mansioni. Tutto questo questo porta sicuramente grandi vantaggi all’intera Organizzazione sia dal punto di vista dell’efficacia delle attività sia da quello dell’efficienza dell’organizzazione.
6. Con UN METODO LE RISORSE INTERNE DIVENTANO PIÙ FACILI DA SOSTITUIRE. Infatti, se conosco esattamente quale mansione e quale attività svolge quel determinato collaboratore, saprò esattamente quali competenze cercare e richiedere ai candidati senza dovere improvvisare al momento delle dimissioni e poi assumere il “primo che capita”.
7. Con UN METODO DIVENTA PIÙ VELOCE ED AUTOMATIZZATO FORMARE e rendere autonomi I NUOVI COLLABORATORI. L’inserimento di nuove risorse è spesso difficile e costoso e frequentemente non avviene in maniera efficace. Come detto precedentemente se hai implementato UN METODO, il risultato è comunque garantito. All’inizio dell’inserimento, per svolgere un’attività probabilmente ci vorrà più tempo rispetto allo standard, ma ti assicuro che una persona che ha a disposizione un metodo di lavoro su cui affidarsi si integra nel suo ruolo in un tempo ridotto di almeno il 50% rispetto ad un nuovo collaboratore che dipende solo dalle informazioni che riceve dal collega o dal suo responsabile.
8. Con UN METODO IL TUO STILE DI VITA MIGLIORA. Infatti, utilizzando un metodo non dovrai sempre rincorrere le disfunzioni aziendali dovute alla mancata conoscenza o all’errata interpretazione. Con UN METODO opportunamente implementato molto poco è lasciato al caso ma ognuno sa cosa fare, come farlo, quando lo deve fare e con quali strumenti.
9. Con UN METODO l’AZIENDA AUMENTA DI VALORE. Questo aspetto è abbastanza intuitivo ma spesso nelle piccole realtà è molto trascurato. Se le buone performance dell’Azienda dipendono principalmente da poche figure chiave che hanno tenuto per loro i “segreti operativi”, nel momento in cui si presentasse qualche soggetto interessato all’acquisizione, il valore dell’azienda potrebbe diminuire drasticamente proprio perché il valore è legato a delle figure chiave, compreso il Titolare.

Fatte queste precisazioni risulta abbastanza evidente che ogni Organizzazione, che sia un’azienda manifatturiera o che sia una società di servizi, progetti e implementi UN METODO efficace di gestione aziendale e delle principali attività.

Il Sistema di Gestione Qualità ISO 9001 (SGQ) che a me piace definire Sistema di Gestione di Direzione è UN METODO di organizzazione aziendale.

La norma di riferimento proprio per come è strutturata prevede tutta una serie di azioni e di attività che permettono all’Imprenditore di creare l’azienda a sua immagine e somiglianza ma con

degli schemi, delle procedure alle quali tutti i collaboratori si devono attenere utilizzando dei precisi strumenti di lavoro.

Il SGQ è basato sul ciclo di DEMING, anche in questo caso UN METODO sviluppato negli anni 50 da William Edwards Deming, un ingegnere, matematico e scienziato della statistica i cui

metodi sono ancora oggi utilizzati.

Si pensi che le tecniche di campionamento di Deming, ad esempio, sono ancora in uso presso il Dipartimento di censimento degli Stati Uniti e il Bureau of Labor Statistics.

Ma di questo te ne parlerò la prossima settimana.

Intanto ti auguro buon lavoro.

Alessandro

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: PERCHÉ È IMPORTANTE IL TUO RUOLO PER IL SUCCESSO DELLE RIUNIONI

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Published: Wednesday, 16 December 2020 08:29

Spesso le riunioni vengono organizzate principalmente quando ci sono dei problemi già diffusi, anziché per prevenirli o per evitarli. Le riunioni di questo tipo durano tantissimo e non trovano la soluzione ai problemi ma anzi creano malumore nei partecipanti. Un manager che si limita a dare ordini e direttive, arrabbiandosi quando le cose non vanno per il verso giusto e lamentandosi delle scarse performance dei propri collaboratori non otterrà mai i risultati che ha pianificato.

Come avrai letto nel mio articolo della scorsa settimana, la parte più importante di ogni riunione che il manager organizza in Azienda è la sezione finale in cui la figura del dirigente motiva i suoi collaboratori, coinvolgendoli nel raggiungimento degli obiettivi. Il risultato efficace di una riunione dipende principalmente da questo e qui entra in gioco il ruolo del manager e la sua leadership.

Quindi la capacità di un manager di gestire riunioni efficaci e motivanti sarà di grande aiuto alla realizzazione degli obiettivi aziendali.

GLI STRUMENTI DEL MANAGER

La grande capacità di creare e condurre riunioni positive, coinvolgenti e proficue ti permetterà di gestire in un’unica occasione un elevato numero di persone e di poter sfruttare appieno questo grande strumento.

Tu, in qualità di manager, devi saper utilizzare gli strumenti che hai a disposizione in maniera corretta, per arrivare ai risultati desiderati.

Gli strumenti più frequentemente usati dai manager di successo sono:

­   - Definizione della meta;

­   - Definizione degli obiettivi;

­   - Pianificazione;

­   - Organigramma e mansionario efficace;

­   - Indicatori e grafici;

­   - Riunioni e colloqui individuali;

­   - Formazione (del manager e dei suoi collaboratori).

Ogni parte dell’organizzazione deve avere ben chiaro lo scopo comune, la meta finale dell’Azienda e ogni singolo obiettivo intermedio. Ed è compito tuo, nel ruolo di manager, trasmettere queste informazioni e assicurarsi che tutti i collaboratori siano a conoscenza dell’obiettivo finale.

Gli sforzi di ogni singolo collaboratore devono essere concentrati a far avanzare lo scopo generale dell’Azienda. È inoltre compito tuo mantenere un buon coordinamento tra tutte le figure coinvolte per ottenere una vera e propria “squadra” in cui ogni membro dedica le sue energie al raggiungimento dell’obiettivo finale.

Infatti ogni manager deve coordinare tutte le parti in gioco, mantenendo informati i propri collaboratori, chiedendo la loro opinione, programmando le loro attività.

Lo strumento principale per trasmettere informazioni, per ottenere cooperazione, per motivare e coinvolgere i collaboratori è sicuramente la riunione fatta in maniera efficace.

Nell’articolo di oggi non mi soffermo su come dev’essere organizzata nella pratica una riunione affinché sia efficace in quanto lo schema pratico con le 10 regole per non organizzare riunioni inutili le puoi già trovare nel mio articolo di mercoledì scorso:

https://www.sistemi-iso.it/news/194-la-news-del-mercoledi%E2%80%99-le-10-regole-per-non-organizzare-riunioni-inutili.html

Nell’articolo di oggi l’attenzione è dedicata al ruolo del manager inteso come leader che motiva e coinvolge i suoi collaboratori, e li guida a raggiungere lo scopo finale.

RIUNIONI DI PIANIFICAZIONE

Se segui i miei contenuti, saprai già che una corretta pianificazione strategica in Azienda riguarda la gestione generale delle attività che devono essere eseguite in Azienda, ma coordina anche le singole azioni e i compiti che intendi delegare in Azienda ai tuoi collaboratori.

Chiaramente attraverso la conduzione di riunioni efficaci riuscirai a far conoscere e a coordinare i singoli compiti affidati ai tuoi responsabili, comunicando le deleghe e il valore finale del compito che gli hai assegnato.

Uno strumento fondamentale per tenere sotto controllo l’andamento delle attività e per responsabilizzare i tuoi collaboratori è l’utilizzo degli indicatori. Gli indicatori non sono altro che una metrica, un numero da tenere monitorato e paragonato a dei valori predefiniti di range. Durante le tue riunioni dovrai far capire ai tuoi collaboratori in cosa consiste la cultura degli indicatori. Presta attenzione al fatto che l’indicatore non è un modo per controllare i tuoi collaboratori. Deve essere qualcosa che il collaboratore per primo deve far proprio e serve per tenere monitorati i risultati affinché nelle riunioni si parli di cose concrete.

Ogni casella del tuo organigramma dovrebbe essere composta dal nome del collaboratore, dal suo ruolo e dai risultati che deve ottenere.

Ogni tuo collaboratore deve considerare l’indicatore a lui affidato come uno strumento utile per prima cosa a sé stesso. Gli serve a capire se sta lavorando bene e se le energie che mette nel suo lavoro portano maggior valore all’Azienda. In questo modo i tuoi collaboratori lavoreranno per risultati e non per azioni. Ogni tuo collaboratore prima ancora della riunione deve essere a conoscenza di quali sono gli andamenti dei suoi indicatori.

Se non hai definito mete chiare, se non hai definito gli obiettivi e quindi gli indicatori, avrai solamente tantissime regole e azioni da far svolgere ai tuoi collaboratori che non portano valore aggiunto alla tua Azienda e nessuno avrà chiaro il risultato finale.

Nelle tue riunioni devi esaltare i casi di successo e gli indicatori che stanno avendo un andamento sempre crescente. Tutto questo motiva e carica i tuoi collaboratori.

Inoltre nelle riunioni non perdere troppo tempo a visualizzare gli andamenti risultati dall’analisi degli indicatori perché ogni tuo collaboratore è già a conoscenza dei suoi risultati. Piuttosto dedica del tempo a confrontarti con loro su come fare per migliorare gli indicatori o risolvere qualche scoglio che si incontra.

LA MOTIVAZIONE DEI COLLABORATORI

Quando chiedi ai tuoi collaboratori di essere più precisi, più organizzati, di raggiungere obiettivi sempre più ambiziosi, ecc. stai chiedendo loro di fare uno sforzo, di uscire dalla zona di confort. È fondamentale che tu da manager sei in grado di fargli vedere l’opportunità finale. Ricordati che ogni tuo collaboratore non ripone impegno, energie e passione nel suo lavoro solamente perché gli dai uno stipendio.

I collaboratori la prima cosa che richiedono a un responsabile è il pieno apprezzamento per il lavoro svolto. I tuoi collaboratori vogliono un capo che non gli faccia solamente notare le cose che vanno male, ma che evidenzi principalmente quando le cose vanno bene.

I tuoi collaboratori per seconda cosa vogliono essere sempre al corrente della meta aziendale, vogliono essere coinvolti nei problemi del lavoro e vogliono essere a conoscenza dei macro numeri aziendali (come per esempio l’andamento del fatturato). Dovresti fare più riunioni coi tuoi collaboratori in cui chiedi loro un parere o dei consigli su come dovrebbero essere fatte le cose in Azienda, su cosa migliorare per aumentare la produttività.

La riunione ideale può essere svolta con il manager che espone come sta andando l’Azienda e, indicatori alla mano, fa qualche riconoscimento a persone specifiche e si complimenta con tutto il team. Successivamente si passa a mostrare le difficoltà, ma il manager chiede ai partecipanti alla riunione cosa si potrebbe fare per gestire al meglio le difficoltà. Sono i partecipanti che parlano e si mettono in gioco. Coinvolge le persone le porta ad essere in accordo su quello che servirebbe fare, e porta tutte le persone del team a lavorare in coordinazione per risolvere la situazione. Se le persone prendono loro le decisioni su quello che si dovrebbe fare, sono più motivate e si sentono più responsabilizzate perché è come se l’Azienda diventasse la loro.

L’ultimo bisogno dei tuoi collaboratori è sentire che il proprio responsabile si interessa a loro come persone. Niente può sostituire il rapporto umano tra i propri collaboratori e il responsabile. Questo punto di solito richiede di dedicare del tempo ad ogni nostro collaboratore, meglio ancora se durante delle riunioni/incontri individuali informali. Puoi organizzare degli incontri individuali in cui gli racconti come sta andando il suo reparto, o il progetto che sta seguendo, della delega che gli hai affidato, di quale valore sta portando all’Azienda, gli chiedi le cose che non vanno o se ha dei suggerimenti da darti.

Devi tenere ben in mente questi tre aspetti e inserirli in ogni tua riunione con le tue persone. Solo in questo modo riuscirai a motivare i tuoi collaboratori. Collaboratori che escono da una riunione carichi ed entusiasmati dei compiti che gli hai assegnato metteranno ancora più impegno nelle attività che dovranno compiere.

Se gli obiettivi dell’Azienda diventeranno anche quelli del tuo collaboratore, questo saprà esattamente il valore di quello che sta facendo e del modo in cui lo farà, comprenderà il perché è importante per l’Azienda che le cose vengano fatte in una certa maniera e si sentirà non soltanto partecipe alle decisioni, ma responsabili di far crescere i risultati grazie anche ai compiti che gli hai assegnato.

Interessati a loro, dagli apprezzamento, coinvolgili e vedrai che le tue persone saranno davvero produttive e andrai a indirizzare le persone verso le loro mete.

Buon lavoro.

Alessandro Bonamano

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: LE 10 REGOLE PER NON ORGANIZZARE RIUNIONI INUTILI

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Published: Monday, 07 December 2020 17:09

E’ risaputo che nella maggior parte delle Aziende si tengono delle riunioni periodiche il cui intento è quello di condividere mete e obiettivi aziendali o per motivare i collaboratori o per condividere idee, spunti e progetti di crescita dell’Azienda.

Tuttavia, è opinione comune che le riunioni rappresentano solamente una grossa perdita di tempo.

Il guaio è che troppo spesso, questa è la pura verità.

Non so a te, ma a me è successo di essere convocato a delle riunioni di cui non si conoscevano i partecipanti, si aveva solo una vaga idea degli argomenti di discussione e all’ora prestabilita l’unico presente ero io e chi l’aveva convocata.

Prendere parte a delle riunioni così (dis)organizzate ti assicuro che ti dà un senso di frustrazione immensa e conseguentemente una volta uscito sei frastornato con quella sensazione di aver sprecato parecchio del tuo prezioso tempo senza aver ottenuto alcun risultato.

Questo in genere accade perché le riunioni sono estemporanee, male organizzate, i partecipanti vorrebbero essere altrove e non si vede uno scopo specifico ben definito.

E’ proprio per questi motivi che molti addetti ai lavori sostengono (comunque a torto) che le riunioni siano inutili.

Nulla di più sbagliato e te lo spiego nel paragrafo successivo.

Le riunioni (dis)organizzate sono inutili perché è dimostrato, che non portano ad alcun risultato.

Ma le riunioni ben organizzate sono indispensabili per far crescere ogni azienda degna di questo nome. Per questo motivo ho deciso di fornirti alcuni spunti indispensabili per poter organizzare riunioni veramente efficaci, motivanti e certamente utili.

Mettendo in pratica quanto troverai in questo articolo, le riunioni che da oggi in poi organizzerai, saranno efficaci e porteranno a dei risultati tangibili, utili e di valore per la tua azienda.

Ma andiamo per ordine.

PERCHE’ LE RIUNIONI SONO UTILI

Le riunioni sono dei veri e propri strumenti che puoi utilizzare per gestire e pianificare l’Azienda. Partecipare ad una riunione e condividere le informazioni con i membri dell’incontro porta grande valore aggiunto a tutti i partecipanti ed alla tua Azienda.

Vediamo perché si convoca una riunione. Le riunioni possono essere convocate per vari motivi, tra i principali troviamo:

• - Per comunicare la strategia aziendale;
• - Per dare o ricercare le informazioni;
• - Per risolvere problemi;
• - Per generare idee;
• - Per prendere decisioni;
• - Per definire piani di intervento e di azione;
• - Per avere chiarimenti;
• - Per negoziare;
• - Per creare e rafforzare il team;
• - Per motivare le persone;
• - Per migliorare i rapporti e le relazioni tra le persone;
• - Per fare il punto della situazione.

Le riunioni sono quindi l’occasione per informare i collaboratori dei programmi di sviluppo aziendali.

Sappi che il coinvolgimento dei tuoi collaboratori nell’andamento dello sviluppo e delle problematiche dell’Azienda li motiva a dare il meglio di loro, a dedicarsi ancor di più alla causa aziendale verso il raggiungimento degli obiettivi stabiliti.

Inoltre, avere un titolare interessato a sapere qual è l’opinione dei propri collaboratori, che riconosce il loro impegno e i risultati che raggiungono, è una fonte di motivazione ma soprattutto di responsabilizzazione dei collaboratori.

COME FARE UNA RIUNIONE EFFICACE: LE 10 REGOLE

Come già descritto all’inizio dell’articolo, la riunione di lavoro può diventare improduttiva quando non si hanno chiari gli obiettivi per i quali viene organizzata e non si è ben focalizzati sui problemi da risolvere.

Organizzare una riunione efficacie non è sempre semplice, ma di certo non può essere improvvisata.

Ecco le 10 regole per organizzare una riunione di successo:

1. Stabilisci un ordine del giorno, definendo con precisione l’obiettivo della riunione ed elencando gli argomenti che verranno trattati. L’ordine del giorno deve risultare chiaro e deve essere fatto circolare fra i partecipanti in modo che tutti siano a conoscenza dello scopo della riunione, degli obiettivi da raggiungere e in questo modo tutti saranno preparati sui temi da affrontare.

La riunione deve essere interessante per chi vi partecipa. Nel caso l’ordine del giorno si riduca a brevi aggiornamenti da dare al team su temi già affrontati, meglio evitare di convocare la riunione: una semplice e-mail con tutti gli update è il modo più corretto di agire in questo caso.

2. Pianifica la riunione, scegliendo l’orario della giornata più appropriato, definendo la sua durata e la sua distribuzione temporale. Molta importanza va data alla corretta determinazione della durata della riunione: questo da un lato esprime rispetto per il tempo di lavoro di ognuno e dall’altro aiuta a impegnarsi per un risultato proficuo (se il tempo è limitato è necessario focalizzare attenzione e impegno). È altresì importante che il luogo scelto sia adatto al tipo di riunione che si vuole fare.

3.Struttura la riunione in modo organizzato.Devi pianificare la riunione suddividendola in sezioni. Per facilitarti durante la riunione, fai una scaletta degli interventi di ogni sezione. La prima parte deve chiarire lo scopo e gli obiettivi dell’incontro; successivamente vanno affrontati nello specifico i temi dell’ordine del giorno anche con dati tecnici. La parte finale della riunione è la parte emotiva in cui entri in gioco tu motivando e coinvolgendo tutti i partecipanti alla riunione.

4. Invita formalmente i partecipanti. È importante cercare di limitare il numero dei partecipanti, individuando solo coloro che possano dare un contributo significativo alla riunione; troppe persone rischiano di rendere la riunione caotica e poco efficace.

Per organizzare al meglio una riunione devi dedicarti anche ad attività formali come la comunicazione delle informazioni utili e necessarie ai partecipanti, quali:

• - Ragioni, scopo e obiettivi della riunione;
• - Data della convocazione;
• - Orario di inizio;
• - Durata e orario di fine;
• - Luogo;
• - Argomenti ben definiti (ordine del giorno).

5. Per iniziare, l’incontro deve essere introdotto riassumendo il motivo e le ragioni per cui è stata convocata la riunione, illustrando lo scopo e gli obiettivi che si vogliono raggiungere. In seguito, passerai a illustrare gli argomenti dell’ordine del giorno e la loro distribuzione nel tempo.

6. Devi condurre l’incontro rispettando le tempistiche prestabilite per ciascun argomento trattato. I tempi devono essere adeguati alle esigenze degli argomenti ma sempre i più brevi possibili. Come saprai, un principio della pianificazione del tempo è che se le persone hanno poco tempo a disposizione, si concentreranno maggiormente sui temi principali.

Sono da evitare il più possibile le interruzioni della riunione con telefonate, visite esterne, ecc. L’ideale sarebbe spegnere ogni device tecnologico: aiuterà a restare più concentrati, eliminando fonti di distrazione esterne.

Risulta molto utile fare dei brevi sommari durante la conduzione dell’incontro, riassumendo i concetti e le idee espresse.

Molto importante è che tutti i partecipanti dicano la loro, sollecitando anche chi non ha espresso la propria opinione. I partecipanti a una riunione devono parlare almeno per il 50% del tempo. Non fare un monologo, in quanto anche il più bravo dei relatori, dopo un po’ diventa noioso se non sa coinvolgere le persone. Fai domande, fai parlare le persone, chiedi la loro opinione. Molte volte i tuoi collaboratori si arrabbiano, o nutrono una profonda insoddisfazione, perché nessuno li ascolta.

Più il clima è informale e non valutativo, più è facile ottenere la partecipazione attiva delle persone. Tutte le opinioni devono essere tollerate, così come devono essere accolte le obiezioni e le critiche da parte dei partecipanti.

Deve essere mantenuto sempre il controllo della riunione, evitando argomenti non pertinenti, divagazioni, discussioni animate o discussioni inutili e limitando le domande che non conducono a conclusioni soddisfacenti. I problemi vanno risolti sul nascere. La cosa fondamentale è che tu, che gestisci la riunione, devi avere sempre molto chiaro in mente la scaletta, lo scopo e l’obiettivo della riunione.

7. Porta la riunione verso la fase di chiusura. Per fare ciò, prima devi ricapitolare in modo sintetico le principali tematiche emerse, facendo un riassunto dei principali argomenti trattati e delle conclusioni accordate, dei tempi e dei modi in cui verranno successivamente discussi eventuali argomenti rimasti in sospeso o nuovi punti emersi. Successivamente passa a concordare un piano di azioni. Devi affidare compiti precisi e statistiche da monitorare periodicamente, cosicché i partecipanti escano dalla riunione con un qualcosa di concreto in cui impegnarsi. I partecipanti devono uscire dalla riunione avendo una chiara lista di azioni e attività da compiere con indicato chi sarà il responsabile incaricato e le tempistiche entro quando verranno ultimate le attività. Delegare alcuni dei compiti è uno strumento di valore per migliorare la gestione di una azienda. L’argomento della delega è un altro aspetto fondamentale da non sottovalutare ma devi prestare attenzione: la delega funziona solo se fatta in maniera efficace. Anche qui c’è molto da dire e se continuerai a seguire i miei contenuti, nelle prossime settimane dedicherò un insieme di articoli proprio all’argomento della delega e ti offrirò dei suggerimenti molto importanti su come delegare le attività in maniera efficace.

8. Concludi la riunione. Questa fase fondamentale la devi compierecon una parte più personale ed emotiva, motivando e coinvolgendo tutti i partecipanti. È fondamentale che le persone escano dalla riunione cariche e motivate. Ricordati che non si deve mai uscire da una riunione più arrabbiati di quando ci si è entrati. I collaboratori ne devono uscire più motivati e carichi di energia pronti per portare a termine i compiti loro assegnati.

9. Redigi (o fai redigere) il verbale dell’incontro. Appena concluso l’incontro scrivi nei dettagli le decisioni prese, le conclusioni e il piano di azioni, quindi distribuiscilo a tutti i partecipanti e alle altre persone che potrebbero essere interessate direttamente o indirettamente alle decisioni e alle conclusioni della riunione. Il verbale deve essere distribuito entro 2 giorni dall’incontro.

10. Follow up della riunione. Ogni riunione che prevede un piano di azioni deve essere seguita da uno o più incontri che permettano di fare il punto della situazione, di verificare lo stato di avanzamento del piano di lavoro e di verificare l’effettivo raggiungimento degli obiettivi.

Questi incontri, oltre a fornire ai diretti interessati un senso di continuità e di valore delle stesse riunioni, permette di capire l’efficacia del piano di azioni definito e di verificarne la sua attuazione da parte dei partecipanti.

La parte più importante di ogni riunione, come avrai capito, è la sezione finale in cui motivi i tuoi collaboratori, coinvolgendoli e motivandoli nel raggiungimento degli obiettivi.

Il risultato efficace di una riunione dipende principalmente da questo e qui entri in gioco tu e la tua leadership. Collaboratori che escono da una riunione carichi ed entusiasmati dei compiti che gli hai assegnato metteranno ancora più impegno nelle attività che dovranno compiere. Con questo non intendo che se un collaboratore non è motivato allora non porta a termine i compiti che gli hai assegnato. Ma se un collaboratore non è coinvolto nelle scelte e negli obiettivi da raggiungere avrai solamente dei dipendenti che eseguono pedissequamente i loro compitini che gli sono stati assegnati senza mettere il loro contributo che spesso risulta fondamentale. Viceversa, se gli obiettivi dell’Azienda diventeranno anche quelli del tuo collaboratore, questo saprà esattamente il valore di quello che sta facendo e del modo in cui lo farà, comprenderà il perché è importante per l’Azienda che le cose vengano fatte in una certa maniera e si sentirà non soltanto partecipe alle decisioni, ma responsabili di far crescere i risultati grazie anche ai compiti che gli hai assegnato. E nel caso si verificasse un problema o un intoppo, stai pur certo che farà di tutto per trovare soluzioni e portare a termine il lavoro che gli hai assegnato.

Probabilmente avrai in programma una riunione verso fine anno o all’ inizio del prossimo, per rivedere l’andamento dell’anno chiuso e pianificare la partenza di nuove iniziative che porteranno ancora più valore all’Azienda sin dall’inizio del nuovo anno. Questo momento è proprio l’occasione giusta per applicare le 10 regole che ti ho appena descritto.

L’importante è iniziare, poi la tecnica la affinerai con l’esperienza. Tenere delle riunioni in maniera efficace, come hai visto, è molto importante per motivare i collaboratori e dare loro energia con cui lavorare e contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Sono certo che già con questi brevi consigli riuscirai a pianificare la tua prossima riunione in maniera efficace e utile per far crescere il tuo progetto imprenditoriale.

Buon lavoro.

Alessandro Bonamano

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: LO SAPEVI CHE UN POMODORO TI PUO’ RI-ORGANIZZARE L’AGENDA?

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Published: Tuesday, 01 December 2020 15:26

Anche oggi ti voglio dare dei suggerimenti su come gestire meglio il tempo che hai a disposizione.

Se vuoi raggiungere molti obiettivi, devi iniziare a riempirti l’agenda di cosa da fare, che ti piacciono, che stimolano la tua fantasia e la tua iniziativa.

Come sai, quando hai tanti obiettivi da raggiungere il tempo si dilata a dismisura senza che tu te ne accorga.

Applicare un metodo di gestione del tempo, ti permette di dedicare la dovuta attenzione ad ogni singola attività in maniera efficace ma soprattutto ti permette di dedicare la giusta importanza alle attività che fanno un’enorme differenza per il successo della tua Azienda.

Ora starai pensando che non hai nemmeno il tempo per fare tutte le attività di routine, figuriamoci se dovessi aggiungere ulteriori impegni alla tua giornata.

Invece devi sapere che applicando un metodo di pianificazione del tempo efficace, basato su regole e suggerimenti specifici, riuscirai a creare nuovo tempo, riuscirai a portare a termine tutte le attività che hai pianificato ogni giorno e la tua giornata si trasformerà e ti sembrerà di aver moltiplicato il tempo a tua disposizione.

Nell’articolo della scorsa settimana ti ho spiegato la legge del tempo di Parkinson:

“Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo”.

Per comprendere a pieno i vantaggi di questa legge, ti avevo indicato le 4 regole fondamentali da seguire per creare nuovo tempo per te e per le tue attività di valore.

Se non conosci le 4 regole fondamentali e ti sei perso l’articolo ti consiglio di investire 3 minuti del tuo tempo a leggere il mio articolo. Certamente anche solo pochi minuti che dedichi all’apprendimento di nuove competenze rappresentano un’attività di carattere strategico, che genera del valore per te e per la tua Azienda.

Ma vediamo come potresti mettere subito in pratica un metodo per dilatare e restringere il tempo a tuo piacimento.

LA TECNICA DEL POMODORO

Una tecnica molto utilizzata per mettere in pratica in modo semplice ma altamente efficace, i principi della pianificazione del tempo è la TECNICA DEL POMODORO.

Questa consiste in un metodo di gestione del tempo sviluppato verso la fine degli anni Ottanta dall’italiano Francesco Cirillo.

Il nome di questa strategia deriva da quei timer da cucina a forma di pomodoro utilizzati per tenere sott’occhio i tempi di cottura.

Cirillo si rese conto di non essere abbastanza produttivo rispetto al tempo che invece impiegava per studiare, a causa di troppe distrazioni. Pensò quindi, utilizzando il timer a forma di pomodoro, di impostare dei blocchi di tempo limitati in cui dedicarsi con la massima concentrazione nello studio. Affinando tempistiche e metodo, si rese conto che effettivamente otteneva risultati migliori nei suoi studi universitari. Questa strategia ora è stata usata non solamente nell’ambito dello studio, ma permette di ottimizzare la gestione del tempo per qualsiasi applicazione, aumentando la capacità di concentrazione.

Il funzionamento di base della tecnica del pomodoro è quello di riuscire a fissare la tua concentrazione per un breve periodo di tempo, per poi ricaricare le energie attraverso ogni intervallo che ti concedi dopo il lavoro.

Anche l’applicazione della tecnica è semplice e intuitiva. Se vuoi essere più tecnologico, anziché usare il timer da cucina, ora puoi avvalerti del timer del cellulare o scaricare delle apposite app, ma sicuramente il pomodoro è più romantico.

In sostanza i passaggi da mettere in pratica sono i seguenti:

1. Scegli un’attività da completare e il tempo totale che pensi ti serva per portarlo a termine;
2. Imposta il timer a 25 minuti;
3. Lavora sulla tua attività per quei 25 minuti senza distrazioni (no social, no smartphone, no telefonate);
4. Prenditi una pausa di 5 minuti per riposare e ritrovare energia;
5. Inizia con un altro “pomodoro”, cioè un altro lasso di tempo di 25 minuti, finché porti a temine la tua attività;
6. Ogni 4 “pomodori” prenditi una pausa più lunga di 15-30 minuti.

Questa tecnica funziona perché in quei 25 minuti sai che non puoi distrarti e ti concentri al massimo nell’attività che stai svolgendo, mettendo da parte tutte le distrazioni, perché sei consapevole che hai a disposizione solamente quel lasso di tempo limitato ed hai una scadenza precisa.

Dopodiché puoi prenderti una meritata pausa per ricaricare le pile.

Tuttavia, esistono alcuni accorgimenti di cui devi essere consapevole per applicare al meglio questa metodologia.

Infatti, la tecnica del pomodoro è una base intelligente che puoi utilizzare come punto di partenza per impiegare in modo più efficace il tuo tempo.

Il passo successivo è quello di personalizzare la tecnica e aggiungergli varianti per affrontare i casi che si verificano nella tua quotidianità e rendere ancora più efficace la tua gestione e pianificazione del tempo.

COME SFRUTTARE AL MEGLIO LA TECNICA DEL POMODORO

Ti mostro ora le regole per sfruttare al meglio tutti i vantaggi di questa tecnica e creare un tuo metodo di gestione del tempo personale e di conseguenza ancora più efficace.

Innanzitutto, partiamo col definire quali sono gli strumenti che devi utilizzare per applicare la tecnica.

Il bello di questa tecnica, oltre ad essere semplice da attuare garantendo risultati immediati, è rappresentato dal fatto che non necessita di strumenti elaborati per poter essere utilizzata.

Per applicare la tecnica in maniera basilare, ti basteranno solamente due strumenti:

• - Un timer che può essere di molti tipi, da cucina, digitale, una app apposita, un’estensione del browser. Tutti gli strumenti hanno pro e contro: se da una parte il timer da cucina può sembrare rumoroso e fastidioso, dall’altra parte l’utilizzo della tecnologia ti porta a guardare il cellulare o il computer e quindi risulta un’occasione per distrarti. La scelta dello strumento dipende soprattutto dalla tua personalità e dall’ambiente all’interno del quale lavori.
• - Un foglio di carta in cui hai precedentemente registrato le attività che vuoi portare a termine in quella giornata e il tempo da dedicare a ciascuna di esse. Ricordati di scrivere sempre la data e il tuo nome, di elencare le attività in ordine di priorità e di lasciare dello spazio vuoto per attività impreviste ma urgenti.

Se invece vuoi applicare una tecnica più avanzata, ti saranno utili anche:

• - Un foglio di carta dove appuntare le nuove attività che dovrai programmare man mano che si presentano o per esempio quando ti passa per la mente un’idea innovativa da sviluppare. Ricordati sempre di indicare l’indice di priorità delle attività che inserisci, la data di compilazione e la scadenza che ti poni.
• - Un foglio di raccolta dati, in cui inserire le tempistiche e le annotazioni per ciascuna attività svolta. La raccolta dati ti sarà utile soprattutto in fase preliminare di applicazione della tecnica, in quanto avrai bisogno di avere dei dati per definire le tempistiche iniziali necessarie per ogni attività. Conoscere il tempo stimato anche se approssimativo, ti consentirà di programmare le attività associandogli il giusto numero di pomodori. Inoltre, dati alla mano, ti renderai conto di quanto tempo dedichi alle attività di routine (che potresti magari delegare) e quanto alle attività di valore.

Se sei arrivato sin qui nella lettura sei pronto a ricevere ulteriori contenuti sulla Tecnica del Pomodoro.

Quindi ti posso mostrare gli aspetti che puoi personalizzare per sfruttare al meglio questa tecnica.

Impara a gestire le distrazioni

Le prime volte che applicherai la Tecnica del Pomodoro proverai sulla tua pelle quanto lunghi possano essere 25 minuti privi di qualsivoglia distrazione. Molto probabilmente fallirai, ma non preoccuparti, fa parte dell’allenamento iniziale utile per padroneggiare questo sistema.

Le distrazioni sono di due tipi: esterne (telefonate, richieste, ecc.) e interne (distrazioni). La tecnica impone che se qualcuno o qualcosa ti porta a distrarti, il pomodoro in questione si considera, oltre che nullo, anche come mai caricato: prima di ricominciare l’attività bisogna quindi caricare un nuovo pomodoro.

Questa regola puoi scegliere se applicarla o meno. Secondo me, nel caso in cui la distrazione fosse un impegno urgente e inderogabile, come per esempio una telefonata importante che non puoi rimandare, a fine telefonata fai una pausa (la telefonata non è una pausa ma è una vera e propria attività) e successivamente puoi aggiungere il tempo che ti rimaneva del pomodoro precedente in quello successivo. Secondo la mia esperienza, se continui a ritornare sempre sullo stesso pomodoro, ti sentirai sfiduciato e con la sensazione di non aver concluso nulla. Quando invece recuperi il tempo perso con i pomodori successivi, riuscirai sia a completare il tuo lavoro che a sentirti produttivo.

Assembla più attività semplici

In teoria, ad ogni pomodoro corrisponde un’attività. Tuttavia, io credo che questo dipenda anche dalla complessità del lavoro da svolgere. La variazione in questi casi può prevedere due casi opposti: più attività brevi e semplici, realizzate tutte nello stesso blocco di tempo oppure un’attività semplice ma lunga che può essere portata a termine solo sommando due o tre pomodori insieme.

La tecnica del pomodoro è una base intelligente che puoi utilizzare come punto di partenza per impiegare in modo più efficace il tuo tempo. Tuttavia, i casi che si verificano nella vita quotidiana sono infiniti e variegati e, proprio per questo motivo ti ho suggerito le mie varianti.

Per esempio, puoi decidere di non interrompere il lavoro ogni 25 minuti, e concludere l’attività che richiede più pomodori e quindi concederti una pausa più lunga. Come puoi anche importi di fare le pause obbligatoriamente ogni 25 minuti perché l’attività che vuoi concludere è impegnativa e richiede molto sforzo e usare i pomodori ti consente di tenere sempre alta la tua concentrazione.

Sfrutta al meglio le pause

Nel momento in cui senti il timer suonare, smetti di lavorare. Non ci sono scuse.

Ti capiterà infatti di sentire il timer terminare proprio nel bel mezzo del lavoro e la tua reazione naturale sarà quella di pensare “ancora 2 minuti, finisco quello che sto facendo, e mi prendo una pausa“.

Questo è l’approccio sbagliato per utilizzare la tecnica del pomodoro. Quei due minuti aggiuntivi non saranno mai solamente due. E per quanto possa sembrare contro-intuitivo, interrompere un’attività a metà dell’opera è uno straordinario metodo di produttività personale e ti aiuta a ricominciare il nuovo pomodoro con la giusta carica, la giusta concentrazione, e con la mente fresca.

Infatti, anche se ti sembra di poter andare avanti senza particolari sforzi, questo momento di pausa ti serve per recuperare le energie e dare il massimo durante ogni pomodoro successivo.

Fondamentale è che nelle pause non pensi al lavoro. Prenditi uno spazio per te, per mangiare, per pensare ad attività che vanno al di fuori dell’ambiente lavorativo, nelle pause più lunghe potresti fare una passeggiata. L’importante è che nella pausa distogli l’attenzione dal lavoro vero e proprio che stavi facendo.

Stima le tempistiche di ogni pomodoro

Ad inizio giornata definisci una lista di attività che intendi completare ed ordinala per priorità. Di fianco ad ognuna di queste attività disegna tanti quadratini quanti sono i pomodori che stimi siano necessari per completare quello specifico compito. Per ogni pomodoro che avrai portato a termine, metti una “X” di fianco alla relativa attività. Ogni pomodoro è finalizzato al completamento di un’attività specifica. Ogni volta che depenni un pomodoro, la X che scrivi di fianco all’attività ti porta una grossa soddisfazione che ti consente di partire con il pomodoro successivo con la giusta carica, motivazione e concentrazione.

Il vero obiettivo da raggiungere è quello di riuscire a prevedere effettivamente lo sforzo da compiere nelle singole attività. In questo caso ti potrà tornare utile il foglio con le registrazioni di cui ti ho parlato prima.

Grazie alla stima dei pomodori ti renderai immediatamente conto di quante e quali attività riuscirai a completare realisticamente entro la fine della giornata rispetto a quelle che ti eri programmato.

Se il lavoro programmato non viene concluso, devi riflettere sulle motivazioni e modificare il tuo approccio quotidiano.

Il confronto quotidiano tra pomodori stimati e pomodori effettivi ti insegna a diventare un pianificatore migliore.

Raccogliendo i dati, ti renderai subito conto di quanto tempo dedichi ad ogni attività, e potrai valutare la percentuale di tempo che viene occupata dalle attività di valore per la tua azienda e quelle che potresti evitare o rinviare oppure delegare in maniera efficace. Ma questa è un'altra storia.

Io ti ho mostrato come la Tecnica del Pomodoro ti garantisce la possibilità di migliorare la gestione del tuo tempo massimizzando la tua produttività.

Ma adesso tocca a te. Inizia ad applicare la tecnica e otterrai subito migliori risultati. Affinché tutto questo sia possibile è importante metterla in pratica seguendo le istruzioni e gli spunti che ti ho fornito.

Io ti consiglio di provare, non hai nulla da perdere. Nella peggiore delle ipotesi avrai imparato un metodo per la gestione del tempo e potrai dare un buon consiglio a un tuo amico o un tuo collega che è sempre indaffarato e proprio non riesce a gestire i suoi impegni.

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e fammi sapere qual è la variante che ti ha portato più benefici.

La tua opinione per me è fondamentale e mi dà spunti per migliorare i contenuti di valore che ti offro costantemente. La mia intenzione è quella di fornirti i migliori strumenti per essere sempre più efficace nell’organizzazione delle tue attività.

Buon lavoro.

Alessandro Bonamano

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