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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: LE RIUNIONI REALMENTE EFFICACI

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Published: Tuesday, 04 May 2021 16:28

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Negli ultimi articoli ti ho mostrato come pianificare al meglio le tue giornate per riuscire a trarre quanto più valore dalle attività strategiche che pianifichi, aumentando così la tua produttività. Ti ho anche mostrato che per riuscire a dedicarti alle attività realmente di valore devi delegare le altre attività ai giusti collaboratori. Se non deleghi in maniera efficace queste attività, significa che continui a dedicarti a troppe cose, sacrificando una parte rilevante del tempo che dovresti invece dedicare alla crescita della tua impresa.

Per mantenere attive le deleghe, per motivare al meglio i tuoi collaboratori, per risolvere eventuali problemi, per generare idee, per prendere decisioni o semplicemente per avere sempre sotto occhio il punto della situazione della tua azienda devi organizzare delle riunioni periodiche con i tuoi collaboratori.

Sono sicuro che appena hai letto il termine “riunioni” hai pensato che siano solo una perdita di tempo. In parte hai ragione.

Questo è vero quando le riunioni sono improvvisate, senza uno scopo specifico e ben definito e mal organizzate. Di conseguenza tutti i partecipanti alla riunione anziché essere concentrati staranno pensando a tutti gli altri impegni a cui dovranno dedicarsi non appena verranno liberati dalla sala.

Le riunioni efficaci sono invece dei veri e propri strumenti di gestione sia in ambito lavorativo che privato. Partecipare ad una riunione e condividere le informazioni con i membri dell’incontro può portare valore aggiunto a te in quanto imprenditore e a tutta l’azienda.

Organizzare una riunione efficacie non è semplice e non può essere certo improvvisata. C’è bisogno di seguire un METODO per la sua progettazione e per farlo bisogna avere chiaro in mente gli aspetti che trasformano una riunione da inutile a efficace.

Per questo motivo ho deciso di rinfrescarti le idee e fornirti in pochi punti gli aspetti indispensabili per poter organizzare riunioni veramente efficaci, motivanti e di successo.

1. Innanzitutto si deve stabilire un ordine del giorno, definendo con precisione l’obiettivo della riunione e elencando gli argomenti che verranno trattati. L’ordine del giorno deve risultare chiaro e deve essere fatto circolare fra i partecipanti in modo che tutti siano a conoscenza dello scopo della riunione e degli obiettivi da raggiungere; in questo modo tutti saranno preparati sui temi da affrontare.

Nel caso l’ordine del giorno si riduca a brevi aggiornamenti da dare al team su temi già affrontati, meglio evitare di convocare la riunione: una semplice e-mail con tutti gli update è il modo più corretto di agire in questo caso. La riunione efficace deve sempre catturare l’interesse di chi partecipa.

2. Pianificare la struttura della riunione, scegliendo l’orario della giornata più appropriato, definendo la sua durata e la sua distribuzione temporale. Molta importanza va data alla corretta determinazione della durata della riunione: questo da un lato esprime rispetto per il tempo di lavoro di ognuno e dall’altro aiuta a impegnarsi per un risultato proficuo (se il tempo è limitato è necessario focalizzare attenzione e impegno). È altresì importante che il luogo scelto sia adatto al tipo di riunione che si vuole fare.

3. Invitare formalmente i partecipanti. È importante cercare di limitare il numero dei partecipanti, individuando solo coloro che possano dare un contributo significativo alla riunione; troppa gente rischia di rendere la riunione caotica e poco efficace.

Successivamente fornire ai partecipanti tutte le informazioni utili e necessarie, quali:

­  - Ragioni, scopo e obiettivi della riunione;

­  - Data della convocazione;

­  - Orario di inizio;

­  - Durata e orario di fine;

­  - Luogo;

  - Argomenti ben definiti (ordine del giorno o agenda).

­  

4. Struttura la riunione in modo organizzato.Devi pianificare la riunione suddividendola in sezioni. Per facilitarti durante la riunione, fai una scaletta degli interventi di ogni sezione. La prima parte deve chiarire lo scopo e gli obiettivi dell’incontro; successivamente vanno affrontati nello specifico i temi dell’ordine del giorno anche con dati tecnici. La parte finale della riunione è la parte emotiva in cui entri in gioco tu motivando e coinvolgendo tutti i partecipanti alla riunione.

5. L’incontro deve quindi essere introdotto riassumendo il motivo e le ragioni per cui è stata convocata la riunione e illustrando lo scopo e gli obiettivi che si vogliono raggiungere. In seguito vanno illustrati gli argomenti dell’ordine del giorno e la loro distribuzione nel tempo.

6. L’incontro deve essere condotto rispettando le tempistiche prestabilite per ciascun argomento trattato. I tempi dovrebbero essere i più brevi possibili. Avendo poco tempo a disposizione, le persone tendono a focalizzarsi maggiormente sui temi principali.

Sono da evitare il più possibile le interruzioni della riunione con telefonate, visite esterne, ecc. L’ideale sarebbe spegnere ogni device tecnologico: aiuterà a restare più concentrati, eliminando fonti di distrazione esterne.

Risulta molto utile fare dei brevi sommari durante la conduzione dell’incontro, riassumendo i concetti e le idee espresse. Molto importante è che tutti i partecipanti dicano la loro, sollecitando anche chi non ha espresso la propria opinione.

Più il clima è informale e non valutativo più è facile ottenere la partecipazione attiva delle persone. Tutte le opinioni devono essere tollerate, così come devono essere accolte le opposizioni e le critiche da parte dei partecipanti.

Deve essere mantenuto sempre il controllo della riunione, evitando argomenti non pertinenti, divagazioni, discussioni animate o discussioni inutili e limitando le domande che non conducono a conclusioni soddisfacenti. La cosa fondamentale è comunque che chi indice la riunione abbia sempre molto chiaro in mente lo scopo del meeting, per evitare divagazioni.

7. Per concludere la riunione, si devono ricapitolare in modo sintetico le principali tematiche emerse, facendo un riassunto dei principali argomenti trattati e delle conclusioni accordate, dei tempi e dei modi in cui verranno successivamente discussi eventuali argomenti rimasti in sospeso o nuovi punti emersi. Si passa quindi a concordare un piano di azioni.

I partecipanti devono uscire dalla riunione avendo una chiara lista di azioni e attività da compiere con indicato chi sarà il responsabile incaricato e le tempistiche entro quando verranno ultimate le attività. Come avrai già letto negli altri miei contenuti, delegare alcuni dei compiti è un modo molto efficace per migliorare la gestione di un’azienda.

In questa parte finale della riunione è fondamentale il tuo ruolo di leader. Devi motivare e caricare i partecipanti in modo che escano dalla riunione con la voglia di dare il massimo per portare a termine i compiti a loro assegnati.

8. Realizzare il verbale dell’incontro con i dettagli e le decisioni prese, le conclusioni e il piano di azioni, quindi distribuirlo a tutti i partecipanti e alle altre persone che potrebbero essere interessate dalle decisioni e alle conclusioni della riunione. Il verbale deve essere distribuito entro 2 giorni dall’incontro. Questo punto lo puoi facilmente delegare a un tuo collaboratore.

9. Ogni riunione che prevede un piano di azioni deve essere seguita da un successivo incontro che permetta di fare il punto della situazione, di verificare lo stato di avanzamento del piano di lavoro e di verificare l’effettivo raggiungimento degli obiettivi.

Questo incontro permette di capire l’efficacia del piano di azioni definito e di verificarne la sua attuazione da parte dei partecipanti.

Come avrai capito, la parte più importante di ogni riunione è la tua capacità di motivare i tuoi collaboratori, coinvolgendoli e spronandoli nel raggiungimento degli obiettivi.

Collaboratori che escono da una riunione carichi ed entusiasmati dei compiti che gli hai assegnato metteranno ancora più impegno nelle attività che dovranno compiere. Quando gli obiettivi dell’azienda diventeranno anche quelli del tuo collaboratore, questo saprà esattamente il valore di quello che sta facendo e comprenderà il perché è importante per l’Azienda che le cose vengano fatte in una certa maniera e si sentirà non soltanto partecipe alle decisioni, ma responsabile di far crescere i risultati grazie anche ai compiti che gli hai assegnato.

Probabilmente avrai appena organizzato una riunione. Prova a investire una parte del tuo tempo per analizzarla e capire se hai seguito i punti principali che ti ho appena elencato. Solo così potrai capire se le riunioni che hai tenuto fino ad ora hanno portato realmente a dei risultati tangibili. Vedrai che col tempo ti risulterà automatico organizzare riunioni veramente efficaci e di valore che seguono con l’applicazione dei punti appena.

Ti aspetto mercoledì prossimo per altri contenuti di valore e ti auguro buon lavoro.

Alessandro

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: AUMENTA IL TEMPO A TUA DISPOSIZIONE

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Published: Wednesday, 28 April 2021 08:00

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Oggi ti voglio parlare di una delle attività a cui un Imprenditore dovrebbe dedicarsi per ottenere grandi risultati, cioè alla pianificazione delle proprie giornate.

Il tempo è una risorsa ad esaurimento ed ha un grandissimo valore.

Molte persone ritengono che sia la risorsa più preziosa ed io sono una di loro ed è per questo che ti voglio dare un metodo fondamentale per moltiplicare questa risorsa.

Sicuramente, in una giornata ci sono sempre e solo 24 ore a prescindere dai nostri impegni, dal nostro livello sociale, dalle nostre competenze e dalla nostra ricchezza.

È per questo motivo che ritengo il tempo una grandezza democratica, ma ciò non toglie che NON debba essere sprecato o utilizzato in maniera impropria.

Infatti, è altrettanto vero che le persone di successo sanno pianificare le proprie giornate e le proprie settimane dedicando il loro tempo ad attività di valore.

Attività sia legate alla sfera professionale e ai loro affari, sia inerenti la loro sfera personale.

Chiaramente per riuscire a pianificare in questo modo è necessario un metodo e degli strumenti efficaci che oggi ti voglio mostrare.

Il tempo sprecato genera ansia e perdita di denaro, eppure la maggior parte degli imprenditori continua a sprecarlo o a lasciarlo scorrere senza riempirlo di valore.

Il grande stress dei giorni nostri deriva appunto dall’avere troppe cose da fare, per questo si tende a riportarle in agenda costruendo un elenco (la cosiddetta to-do-list) da spuntare non appena se completa una attività.

Se questa è una metodologia che poteva funzionare alcune decine di anni fa, quando la mentalità del contadino era ancora valida e produceva risultati (più semino e più raccolgo) ora è necessario utilizzare un nuovo paradigma.

Oggi non puoi più permetterti di pianificare le tue giornate programmando una serie di attività senza valutarne il valore sia intrinseco sia temporale.

Oggi è necessario che prima di pianificare valuti attentamente cosa devi fare, con quale priorità, cosa delegare e quali sono le attività che devi lasciare andare.

In altre parole, per riempire le tue giornate di valore, la prima cosa che dovrai fare sarà applicare un metodo per la gestione efficace del tempo.

Lo strumento che oggi ti voglio mostrare non l’ho inventato io, ma da quando l’ho inserito nel METODO ACTIVE ed ho iniziato a gestire le mie giornate con questo strumento la mia produttività è schizzata.

Questo strumento si chiama MATRICE DEL TEMPO o meglio conosciuta come MATRICE DI EISENHOWER.

LA MATRICE DI EISENHOWER.

Eisenhower fu Presidente della Columbia University, divenne Generale di corpo d’armata dell’esercito americano durante la Seconda guerra mondiale e fu eletto Presidente degli Stati Uniti d’America negli anni ’50.

Sicuramente non era uno sprovveduto ma dimostrò nella sua lunga carriera d’avere delle competenze fuori dal comune.

Il concetto della matrice da lui creata è ben riassunto nella sua citazione:

“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”

Dwight David “Ike” Eisenhower

In altre parole, il modo migliore per gestire il tempo e selezionare in una logica produttiva le cose da fare è attribuire ad ognuna di esse una PRIORITÀ.

Infatti, il metodo che sta alla base della MATRICE DEL TEMPO è quello di classificare le attività secondo 2 criteri: la loro importanza e la loro urgenza.

Ti dico subito che il concetto di “urgente” va accostato a quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a breve scadenza.

Mentre il concetto di “importante” è più soggettivo, si applica alle attività che porteranno grande valore aggiunto, magari non immediatamente ma sicuramente nel breve e medio periodo.

Combinando i due parametri si ottiene la Matrice di Eisenhower. Essa è composta da due assi che rappresentano urgenza e importanza e che creano quattro quadranti che costituiscono la combinazione delle due opzioni.

Ricordati che il concetto di URGENTE è OGGETTIVO, e quello di IMPORTANTE è SOGGETTIVO, pertanto è indispensabile che tu sappia dove vuoi portare la tua nave.

Come vedi la matrice è suddivisa in 4 quadranti ed in ognuno di essi tu dovrai inserire le attività da svolgere in funzione dell’importanza che gli hai assegnato e dell’urgenza che richiede.

Dove i quadranti hanno i seguenti significati:

Q1 = SITUAZIONE DI CRISI. Attività da fare immediatamente, azioni non delegabili;

Q2 = SITUAZIONE DI OPPORTUNITA’. Attività da pianificare, ma di grande rilevanza per il tuo futuro;

Q3 =SITUAZIONE DI INGANNO. Attività da Delegare immediatamente, azioni che altri possono compiere;

Q4 =SITUAZIONE DI SPRECO. Attività da non fare assolutamente, o da ridurre al minimo.

Le attività che inserirai nel Q1 sono importanti e urgenti e pertanto devono essere compiute il prima possibile.

Potrebbero essere per esempio progetti in scadenza, consegne con tempi di consegna ristretti o già sforati, telefonate importanti a cliente, ecc.

Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che aumentano il rischio di farti perdere il controllo della situazione, costringendoti poi a lavorare in costante emergenza.

Inoltre, ti portano a lavorare sempre sotto pressione, aumentando quindi la possibilità di commettere errori.

In questo caso non sei tu che gestisci il tuo tempo, ma sono le attività che lo comandano.

Le attività che inserirai nel Q2 sono quelle importanti ma non urgenti e che ti generano grande valore. Sta a te individuarle e pianificarle.

Le attività ricadenti nel Q2 possono essere attività rivolte al tuo miglioramento personale (come attività sportive, attività in famiglia, controlli medici) e ad attività di miglioramento professionale (come corsi di formazione, determinazione di nuove strategie, relazioni commerciali, di marketing o operative).

In questo quadrante dovrai inserire le attività legate a tutti quei progetti a medio e lungo termine che servono a migliorare la qualità della tua vita o a rendere la tua azienda più performate e sulla rampa di lancio per crescere.

Quello su cui ti devi concentrare il più possibile sono proprio le attività da inserire nel Q2, non urgenti ma importanti.

Mediamente una persona di successo dedica almeno il 25% al 30% del suo tempo al quadrante Q2, e questo suo impegno gli garantisce grandi soddisfazioni.

Sono attività che essendo di carattere strategico devono essere affrontate senza urgenza ma pianificate per tempo ed una volta inserite in agenda, se avrai abbastanza disciplina di mantenere gli impegni presi con te stesso, otterrai grandi soddisfazioni.

aziendale che personali.

Con questo non voglio dire che dovrai trascurare le urgenze, ma sarai in grado di valutare la vera emergenza in cui tu dovrai intervenire, dalla finta emergenza che i tuoi collaboratori sbolognano a te magari solo per pigrizia o per mancanza di iniziativa.

Inoltre, se hai pianificato un progetto con largo anticipo e ti sei preparato al meglio (attività importante del Q2), quando arriverà il giorno della consegna non ti troverai nello situazione di urgenza (Q1).

Invece per quanto riguarda il Q3 quitrovii to-do urgenti ma non importanti e quindi sono ingannevoli. Non essendo importanti puoi delegarli perché la loro urgenza è discutibile e spesso provengono da persone o situazioni esterne che ti vogliono coinvolgere ma senza un valido motivo.

Si tratta per esempio di mansioni che non ti competono ma che ti sono state affidate o richieste da qualcun altro.

Il tempo impiegato nelle attività del Q3 ti toglie risorse ed energie che invece andrebbero impiegate in attività più importanti o quantomeno più prioritarie.

Infine le attività del Q4 comprendono tutto ciò che è spreco di tempo.

Si tratta di attività banali o superflue, distrazioni, scuse per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente ma che richiede molto impegno.

A volte, quando sei stanco, stressato, privo di energia o solamente demotivato ti rifugi in quelle attività che non ti fanno pensare e ti danno un effimero sollievo.

Sappi che in questa situazione stai soltanto sprecando il tuo prezioso tempo.

In questi casi è meglio prendersi una pausa e cercare di capire cosa ti ha demotivato.

Se riuscirai a darti una risposta soddisfacente da lì inizierai a ricaricare le pile e troverai nuovamente l’energia per dedicarti sulle attività di valore.

Viceversa, se non riuscirai ad invertire la parabola discendente ti troverai nella situazione di sprecare inutilmente parte del tuo tempo.

A questo punto per utilizzare al meglio lo strumento della matrice di Eisenhower, devi dare un valore in modo oggettivo alle principali attività che dovrai svolgere.

Quindi stampa la matrice e riporta le attività scrivendole nel quadrante di riferimento.

Una volta definite le principali attività ed inserite nel giusto quadrante, ti devi dedicare forzatamente alle attività del Q1 fino a che non saranno terminate.

Questo perché le attività del quadrante 1 essendo legate a delle emergenze più o meno gravi, devi affrontarle il prima possibile e quindi hanno la priorità sulle altre.

Successivamente devi dedicare tutto il tempo pianificato alle attività del Q2 cioè a quelle attività strategiche che probabilmente non ti creeranno valore nell’immediato ma sicuramente ti permetteranno di creare valore in prospettiva.

Anche se affrontarle ti costa molta fatica psico-fisica perché dovrai uscire dalla tua zona di comfort. Ma di questo aspetto, ne parleremo in un’altra occasione.

Infine, le attività che hai inserito nel Q3 dovrai impegnarti a delegarle ai collaboratori o a lasciarle andare.

Concludo ricordandoti che pianificando il tuo lavoro attraverso l’utilizzo dello strumento della matrice di Eisenhower, aumenterai esponenzialmente la tua produttività riuscendo a dedicare la quantità di tempo corretta a tutte quelle attività strategiche per la tua attività e sicuramente riuscirai a ricavare del tempo da dedicare agli interessi relativi alla tua sfera personale ed alle tue passioni.

Ti aspetto mercoledì prossimo per altri contenuti di valore e ti auguro buon lavoro.

Alessandro

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: LA DELEGA EFFICACE

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Published: Wednesday, 21 April 2021 08:00

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Uno degli strumenti più potenti che un imprenditore può utilizzare per aumentare il valore della propria azienda è lo strumento della DELEGA efficace.

Esistono altri strumenti molto diffusi utilizzati all’interno dell’azienda per rispondere alla domanda: “chi fa che cosa”, soprattutto perché richiesti dalla Norma ISO 9001 che è la madre di tutte le certificazioni dei sistemi di gestione qualità, ma nessuno è forte ed efficace come la DELEGA.

Vediamo innanzitutto quali sono gli strumenti che generalmente troviamo in azienda.

Certamente la maggior parte delle ditte ha definito in maniera più o meno puntuale l’Organigramma aziendale. Questo è un documento indispensabile per comprendere quali sono le gerarchie interne.

Infatti, l’Organigramma aziendale è la rappresentazione grafica dei legami funzionali e

gerarchici che uniscono le persone all’interno dell’azienda.

L'organigramma offre risposte a molte domande quali ad esempio: com'è suddivisa e

strutturata una certa area, chi ne è il responsabile, quali figure rispondono a questa figura ed a

chi deve riportare, quali flussi decisionali o comunicativi sono coinvolti, ecc.

Altro strumento almeno dal punto di vista formale, molto diffuso è il mansionario o anche detto

il job description.

Il Mansionario è il documento il cui scopo è quello di ufficializzare ed evidenziare in forma

scritta funzioni e compiti delle risorse umane aziendali.

In altre parole, il mansionario è il documento in cui si dovrebbero indicare le deleghe e le

responsabilità che l’imprenditore cede ad un collaboratore di fiducia ed in grado di

assumerle.

L’organigramma puntuale e aggiornato, ma soprattutto i mansionari completi, rappresentativi e

contenenti deleghe precise e reali, definiscono chi in azienda decide, pianifica e chi esegue ciò

che è stato pianificato. Inoltre, definisce anche chi è preposto a valutare i risultati ottenuti.

Per questo motivo nell’articolo di oggi, ti voglio presentare delle buone prassi che utilizzo

nell’applicazione del METODO ACTIVE.

Generalmente le sei funzioni base di ogni azienda che costituiscono un organigramma base, sono:

1.    Direzione;

2.    Amministrazione e Risorse umane;

3.    Vendite;

4.    Produzione;

5.    Marketing;

6.    Assicurazione Qualità.

Quando un titolare copre più di una funzione in qualità di responsabile, significa che sta

sacrificando una parte rilevante del proprio tempo, che potrebbe dedicare alla crescita

dell’impresa, ad attività che dovrebbe delegare (nella maniera corretta) ad altri.

Così facendo, il risultato che si ottiene è che ben presto l’imprenditore si troverà in una

situazione di sovraccarico e l’azienda inesorabilmente smetterà di crescere.

In ogni impresa ci sono attività che il titolare deve svolgere personalmente, ma ci sono anche

compiti che non richiedono il suo intervento personale e che quindi dovrebbe delegare ad altre

figure.

Quello che è certo è che l’Imprenditore deve dedicare la maggior parte del suo tempo, delle sue risorse e della sua energia ad ATTIVITA’ STRATEGICHE, PERCHÉ SE NON LO FA L’IMPRENDITORE NON LO FA NESSUN ALTRO.

Capisco che nelle PMI il Titolare è spesso la testa, la mente il braccio e se serve anche l’uscere, ma la mancanza della definizione dei ruoli, in primis il suo, è certamente un aspetto deleterio per l’Azienda stessa.

La soluzione è sicuramente alla portata, anche se, scegliere di cedere parte delle responsabilità ad altre figure non è semplice per vari motivi che non tratteremo in questo scritto, e tanto meno scontato.

Ma è indispensabile che il titolare scelga e decida di voler dedicare parte delle sue risorse, del

suo tempo, delle sue competenze e delle sue energie a quelle attività strategiche necessarie

per migliorare e far crescere la sua creatura.

Va da sé che per poter far questo, dovrà ridefinire i ruoli aziendali delegando le responsabilità e l’autorità a persone di fiducia ed in grado di assumersele.

Come detto, la DELEGA è uno strumento molto potente, tuttavia la sua efficacia richiede

l’applicazione di alcune regole basilari in maniera precisa, puntuale e disciplinata.

Delegare in maniera corretta porta i seguenti vantaggi:

·           Aumenta il tempo a disposizione del titolare da dedicare ad attività di maggior valore;

·           Diminuisce lo stress di chi delega;

·           Le risorse del titolare si concentrano su attività mirate, specifiche e di valore;

·           Favorisce la crescita professionale del delegato;

·           Il delegato si sente parte attiva nel processo di miglioramento dell’azienda;

·           Accresce il senso di responsabilità del delegato;

·           Il delegato mette tutte le sue risorse affinché possa raggiungere gli obiettivi affidati;

·           Favorisce la crescita di una buona cultura aziendale.

Il primo passo verso il grande obiettivo di “cedere” parte delle responsabilità e sfruttare a pieno

tutti questi vantaggi, è rappresentato dalla scelta da parte del Titolare dell’azienda di

individuare chiaramente le Responsabilità da delegare.

FACCIO NOTARE CHE NON SI DELEGANO ATTIVITÀ, COMPITI O MANSIONI, MA SI

DELEGANO RESPONSABILITÀ ED AUTORITÀ.

Il secondo step non meno impegnativo del primo è rappresentato dall’individuazione delle

persone alle quali delegare.

Ma come deve avvenire il processo di delega?

In questa fase, se già presente in azienda, risulta utile avvalersi delle informazioni contenute

nel mansionario, ma questo non è sufficiente.

Infatti, anche i collaboratori più esperti e competenti dal punto di vista tecnico potrebbero non

essere adatti a prendersi in carico determinate responsabilità.

Quindi, oltre al mansionario sono necessarie altre valutazioni di tipo attitudinali al ruolo che il

delegato dovrà assumere.

Delegare significa far comprendere al delegato quali responsabilità dovrà assumersi e sino a

dove la sua autorità potrà spingersi.

Inoltre, dovrà essere chiaro cosa l’Azienda si aspetta dal delegato e quali sono i suoi obiettivi

da raggiungere. 

Il titolare dovrà accertarsi che la delega sia stata recepita nella maniera corretta e

naturalmente dovrà mettere a disposizione tutte le risorse e gli strumenti necessari per fare in

modo che il delegato possa raggiungere gli obiettivi stabiliti.

Chiaramente, come da definizione di obiettivo, è necessario fissare delle scadenzetemporali.

Al termine delle quali sarà necessario fare una verifica dei risultati ottenuti paragonandoli a

quelli previsti all’interno della delega sia per valutare il miglioramento dello stato aziendale ma

soprattutto per verificare l’efficacia dello strumento.

Chiaramente i tempi dovranno essere adeguati alle aspettative ed ai risultati attesi.

È buona norma che periodicamente il titolare si confronti con il delegato per controllare

l’avanzamento del lavoro e per farsi riferire almeno in sintesi i passaggi che il delegato intende

fare e delle eventuali difficoltà che potrebbe trovare. Per fare questo può essere utile avvalersi

di indicatori di prestazione opportunamente individuati e tarati, a cui far riferimento per

comprendere periodicamente se la strada che si sta perseguendo è corretta.

Tranne il primissimo periodo dove è necessario accertarsi di non aver preso grosse cantonate,

il titolare in grado di delegare e fidarsi dei suoi collaboratori, non ha bisogno di verificare

costantemente ed in maniera compulsiva come proseguono le attività.

Infatti, affinché la delega funzioni e la persona di fiducia cresca professionalmente, il titolare

deve lasciare una certa libertà di azione al delegato e non deve sommergerlo di consigli.

E’ dimostrato che la capacità, l’impegno e l’apporto delle persone aumenta a dismisura

quando sono investite di responsabilità e percepiscono di godere piena fiducia.

Un buon manager è colui che sa delegare. Delegando, si aumenta la capacità realizzativa

dei collaboratori e li si motiva ad ottenere risultati di pregio. Di conseguenza, si potenzia

l’efficacia del gruppo e si ottiene la possibilità di porsi obiettivi più ambiziosi, sia a livello

aziendale che personali.

Quanto descritto in questo articolo rappresenta in maniera sintetica l’importanza di alcuni

strumenti e regole che se applicati in azienda riescono ad accrescerne il valore e che vengono

implementati attraverso il mio METODO ACTIVE.

Nelle prossime settimane ti illustrerò altri argomenti fondamentali per aumentare il valore della

tua azienda, indicandoti quali strumenti e asset potrai utilizzare per ottenere risultati concreti fin

da subito.

Ti aspetto mercoledì prossimo per altri contenuti di valore e ti auguro buon lavoro.

Alessandro

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: FAI CRESCERE LA TUA AZIENDA

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Published: Wednesday, 24 March 2021 08:00

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Eccoci arrivati all’ultima tappa del METODO ACTIVE.

Dopo aver pianificato la meta, ottimizzato le risorse disponibili e misurato i risultati ottenuti è l’ora di tirare le somme e pianificare ulteriori attività in grado di accelerare il ritmo verso la tua meta. Quest’ultima fase si traduce nello scegliere ulteriori percorsi di crescita in grado di migliorare ulteriormente la tua azienda.

Come dice il proverbio, chi si ferma è perduto e questo vale in tutti i campi nella vita professionale e privata, nella formazione personale e dei collaboratori, nei prodotti e servizi offerti o nel rinnovo tecnologico delle attrezzature utilizzate.

Inizialmente se fai un piccolo passo verso il miglioramento o se decidi di non farlo, la situazione apparentemente non varia. Anzi, magari, se non apporti alcuna modifica al tuo modo di operare, ti sembra di avere risparmiato tempo, denaro e risorse. Successivamente fai un secondo passo verso il miglioramento e ancora una volta ti sembra di non ottenere alcun risultato apprezzabile. E così via, finché arriva il momento in cui tutti i piccoli miglioramenti ottenuti ad ogni piccolo passo, si sommano e avviene il “miracolo”.

Avviene un avanzamento sostanziale che ti permette di avanzare di un gradino verso la tua meta. Proprio come ti indico nello schema seguente.

Probabilmente solo a questo punto prenderai coscienza della grandezza delle tue scelte.

LA QUARTA FASE DEL METODO ACTIVE: CRESCI

Anche per questa fase ci sono delle attività che è necessario svolgere con costanza e avendo ben chiaro l’obiettivo finale.

Vediamo in breve quali sono le azioni che dovrai fare per creare un percorso virtuoso e duratore che ti garantisca di crescere.

1.   FAI IL RIESAME DELLA DIREZIONE:

La base di partenza è chiaramente definire e pianificare degli slot di tempo in cui tu titolare assieme ai tuoi più stretti collaboratori vi riunite per analizzare i risultati ottenuti, definire cosa volete raggiungere nel breve e medio periodo e indicare la rotta per raggiungere la meta finale.

Questi incontri, strutturati secondo un preciso flusso di attività, prendono il nome di Riesame della Direzione

Le riunioni periodiche rappresentano una buona pratica e sono una attività di importanza vitale nel processo di miglioramento di ogni azienda.

A maggior ragione il Riesame della Direzione che secondo la ISO 9001 norma di riferimento per i Sistemi di Gestione Qualità deve essere svolto almeno una volta all’anno, è uno strumento molto potente per la crescita aziendale.

A patto che sia correttamente implementato.

Si tratta, infatti, del processo tramite il quale il Titolare o la Direzione riesaminano l'efficacia del sistema, analizzano le performance dell'Azienda e pianificano i principali interventi di miglioramento che si vogliono implementare nel breve e medio periodo.

E’ fondamentale che questo momento non venga delegatoma venga gestito in modo attivo dall’imprenditore che deve considerarlo come uno strumento strategico per migliorare continuamente la propria organizzazione.

I 7 punti principali per cui il RIESAME DELLA DIREZIONE risulta uno strumento fondamentale per l’azienda sono:

1.    Determinare le opportunità di miglioramento del sistema e dei suoi processi;

2.    Stabilire le giuste priorità;

3.    Assicurare l'idoneità del sistema qualità in linea con la Politica Aziendale;

4.    Rimuovere eventuali blocchi che impediscano il miglioramento;

5.    Migliorare il conto economico attraverso l’aumento dell’efficacia dei processi;

6.    Individuare e mettere a disposizione le risorse necessarie alla crescita;

7.    Riallocare risorse dopo cambiamenti intervenuti nel sistema o nei suoi processi;

Ma vediamo qual è l’approccio migliore affinché il RIESAME DELLA DIREZIONE avvenga in maniera efficace:

·         La Direzione deve prendere consapevolezza che questo è lo strumento più importante per migliorare il sistema e far crescere l’azienda.

·         E’ bene che al Riesame della Direzione prendano parte oltre al Titolare o alla Direzione anche tutte quelle figure chiave preposte a discutere sulle decisioni importanti per l’azienda, in genere i responsabili di funzione;

·         E’ necessario organizzare la riunione al meglio. Questo si traduce in una convocazione per tempo di tutti i partecipanti, informandoli sull’ordine del giorno, la durate, quali saranno i dati valutati e quali le decisioni da prendere;

·         Questo evento al massimo livello, non dovrà trasformarsi in una riunione in cui si discute di problemi contingenti, ma deve rappresentare uno strumento per verificare lo stato di salute del sistema di gestione aziendale e prendere le decisioni necessarie per migliorarlo;

·         E’ indispensabile preparare adeguatamente questo momento. Ogni responsabile deve presentare alla Direzione o al Titolare i risultati dei processi di sua competenza e le azioni necessarie da implementare per migliorarne i risultati. E’ importante che gli input vengano presentati in maniera chiara, concisa ma esaustiva;

·         Il Riesame deve essere considerato sia come un evento per celebrare e condividere ciò che è andato bene ma soprattutto un’esperienza per prendere coscienza ed intervenire su quei processi dove si intravede un maggior margine di miglioramento;

·         E’ necessario che la Direzione che trasformi il Riesame in un vero e proprio processo e non semplicemente una semplice riunione, da convocarsi con scadenze periodiche e non troppo distanziate tra loro. Ad esempio una volta al mese;

·         A seguito del riesame, è indispensabile pianificare uno o più momenti di follow-up a scadenze predefinite, che mirino ad assicurarsi che le azioni decise in questa sede vengano poi effettivamente eseguite confrontando i risultati ottenuti con quelli attesi.

Il Riesame della Direzione per essere efficace deve concludersi con un piano operativo di intervento relativo i principali processi aziendali, in cui vengono individuate le risorse e le competenze necessarie, le attività da compiere e gli investimenti necessari per portare a termine le iniziative da intraprendere per compiere un ulteriore passo verso il miglioramento.

Terminata la prima fase dedicata alla presa di coscienza della situazione ed alla scelta della strada da percorrere, è necessario aggiornare il processo di pianificazione di breve, medio o lungo periodo in funzione delle decisioni prese.

Questa fase, che rappresenta il punto di arrivo del CICLO VIRTUOSO del METODO ACTIVE, coincide anche con il PUNTO DI RI-PARTENZA di un nuovo ciclo e costituisce la parte fondamentale del Sistema di Gestione Qualità Efficace e del METODO ACTIVE.

2.    PIANIFICA IL NUOVO PIANO DI MIGLIORAMENTO:

Arrivati a questo punto, per ottenere un miglioramento continuo reale e concreto è necessario attivare la fase di CRESCITA.

Naturalmente la fase di pianificazione dovrà essere decisa e impostata già durante il Riesame della Direzione e rappresenterà uno degli output principali del riesame.

In tale sede, come già sottolineato, dovranno essere decise le priorità d’intervento, le date di scadenza per raggiungere gli obiettivi e soprattutto quali e quante risorse saranno messe a disposizione.

Lo strumento principe che noi proponiamo per affiancare l’Imprenditore nella realizzazione del piano di miglioramento continuo, si basa sul CICLO VIRTUOSOdel METODO ACTIVE le cui  

1.    PIANIFICA

2.    OTTIMIZZA

3.    MISURA

4.    CRESCI

Il CICLO VIRTUOSOdel METODO ACTIVE ha come significato il RIPETERSI in MANIERA STRUTTURALE e quasi AUTOMATICA, delle 4 fasi principali.

In altre parole, dopo aver definito gli obiettivi, ottimizzato tutte le attività e le risorse, misurato e verificato i risultati ottenuti confrontandoli con quelli attesi e valutato i miglioramenti ottenuti all’Azienda, si deve STANDARDIZZARE quanto ottenuto.

Questo punto è fondamentale perché senza solidificare le buone pratiche facendo in modo che entrino nella routine quotidiana, sarà impossibile mantenere il livello di qualità raggiunto.

Solo successivamente si ripartirà ancora dalla prima fase dando vita appunto al CICLO VIRTUOSO.

Quindi la parola d’ordine è RI-PIANIFICARE i prossimi obiettivi e interventi per migliorare continuamente le prestazioni aziendali attraverso una nuova attuazione di tutte le 4 fasi del METODO ACTIVE.

In pratica, come si vede dall’immagine riportata di seguito, è indispensabile RIAVVIARE il CICLO VIRTUOSO mantenendolo in vita sino al raggiungimento del risultato pianificato.

Nella fase MIGLIORARE del CICLO VIRTUOSO del METODO ACTIVE, si applica un ulteriore strumento da noi ideato.

Questo attrezzo denominato FAP - FOTOGRAFIA AZIENDALE PERIODICA permette di verificare attraverso dati oggettivi ed in maniera rigorosa i miglioramenti raggiunti individuando le PRIORITA’ d’intervento e dirottando le risorse agli ambiti strategici aziendali con più elevato margine di miglioramento.

3.   SFRUTTA GLI AUDIT DI CERTIFICAZIONE:

Lo scopo finale dell’implementazione del SISTEMA DI GESTIONE QUALITA’ EFFICACE (SQE) utilizzando il METODO ACTIVEè anche la certificazione del sistema da parte di un Ente terzo. Anche questa attività deve essere utilizzata come un momento di grande crescita per l’azienda dove si possono ricevere molti spunti di miglioramento che esperti di settore esterni all’azienda che visitano e valutano aziende simili, quotidianamente (il team di audit inviato dall’Ente) sanno dare durante la visita.

Active Engineering affianca il Cliente nella ricerca dell’Ente di Certificazione più appropriato al settore di appartenenza dell’Azienda in grado di assicurare grande valore aggiunto anche durante gli audit.

Anche oggi ti ho mostrato alcuni degli ASSET che ti metterò a disposizione per ACCRESCERE le performance dei processi e intraprendere la strada del miglioramento continuo.

Nelle prossime settimane ti illustrerò altri argomenti fondamentali per aumentare il valore della tua azienda, indicandoti quali strumenti e asset potrai utilizzare per ottenere risultati concreti fin da subito.

Intanto ti auguro buon lavoro.

Alessandro

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