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LA NEWS DEL MERCOLEDI’ PERCHÉ È IMPORTANTE L’ANALISI DEL CONTESTO

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Published: Tuesday, 18 May 2021 14:07

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Come settimana scorsa, anche oggi voglio parlarti di un aspetto dei Sistemi di Gestione Qualità che viene spesso trascurato. Si tratta di analizzare il contesto in cui opera la tua azienda.

Se hai già certificato la tua azienda secondo la norma ISO 9001 sai già di cosa stiamo parlando. E sono sicuro che appena hai letto il titolo dell’articolo avrai pensato che tu hai già identificato il contesto della tua organizzazione quando appunto hai deciso di certificarla per la prima volta, per cui i tuoi compiti li hai già consegnati e non ti serve approfondire di più la cosa.

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Invece con l’articolo di oggi mi voglio soffermare sul perché è importante identificare il contesto in cui opera la tua azienda e quali vantaggi ti può portare.

Facendo un brevissimo ripasso, mercoledì scorso abbiamo definito il campo di applicazione del Sistema di Gestione della Qualità, cioè i limiti entro i quali il proprio SGQ si deve sviluppare nell’ambito delle attività dell’azienda. In poche parole, è definendo il campo di applicazione che indichi ciò che è coperto dal Sistema di Gestione per la Qualità all’interno della tua organizzazione.

Definire il “Contesto dell’organizzazione” è il passaggio successivo.

Un sistema di gestione della qualità non è solamente un insieme di requisiti o procedure da rispettare per poter ottenere e appendere alla parete il certificato di qualità, ma consiste in una visione strategica d’insieme di un'organizzazione finalizzata a conseguire gli obiettivi strategici precedentemente stabiliti.

Il Sistema di Gestione della Qualità infatti viene influenzato dall'ambiente in cui opera e da eventuali cambiamenti che si verificano in tale ambiente. Questo significa che non dovremmo fissare un obiettivo e procedere per ottenerlo senza pensare a ciò che potrebbe accadere e che potrebbe influenzare ciò che stiamo cercando di fare. Questo concetto viene analizzato definendo il contesto dell’organizzazione.

Attraverso l’analisi del contesto in cui l'organizzazione opera vengono identificati quei fattori interni ed esterni capaci di influenzare la capacità dell’azienda di fornire i risultati previsti; inoltre viene determinato quanto questi fattori incidano sul raggiungimento degli obiettivi strategici e sulla pianificazione dei processi di un’azienda.

Questi fattori variano nel tempo. Per esempio, quello che i clienti apprezzano nel tempo è destinato a cambiare, e di conseguenza anche lo scopo dell'organizzazione dovrà mutare in risposta ai cambiamenti intervenuti nell'ambiente esterno, per mantenere sempre un cliente soddisfatto.

E poiché uno degli obiettivi principali delle aziende è fornire prodotti e servizi che soddisfino nel tempo i requisiti dei clienti, risulta ovvio che analizzare i requisiti dei clienti periodicamente diventa parte integrante di tutta la pianificazione del SGQ.

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La soddisfazione del cliente è solamente uno tra i tanti fattori che influenzano la tua organizzazione. Ciò significa che dovrai definire le influenze di vari elementi e come esse si riflettono sul tuo modello organizzativo. Definendo e raccogliendo tutti i fattori che influiscono sulle capacità dell’azienda di raggiungere i risultati sperati, il Sistema di Gestione sarà in grado di funzionare come un sistema di elementi opportunamente interconnessi per ottenere i risultati che hai stabilito. Questa analisi risulta anche uno strumento utile per individuare rischi e opportunità relativi al contesto del tuo business.

È per tutti questi motivi che è importante analizzare il contesto. Perché da questa analisi deriva tutta la pianificazione strategica dell’azienda. E non è detto che il contesto analizzato un anno fa sia ancora attuale per la tua azienda. Basti pensare a come è stato stravolto il tuo contesto ad aprile dello scorso anno a causa del lockdown dovuto alla pandemia di Covid. Questo è un caso limite che ci auguriamo non riaccada più, ma anche solamente una variazione di un fattore potrebbe comportare delle modifiche alla strategia totale della tua azienda.

Ogni organizzazione è diversa dalle altre, e quindi ogni variazione di fattore esterno impatta in maniera diversa per ogni realtà. È per questo motivo che ogni SGQ dovrebbe essere unico e perfettamente ritagliato sulle esigenze di ogni azienda, ma per costruirlo in maniera corretta è utile seguire un METODO che consenta di non tralasciare nessun aspetto fondamentale affinché i processi funzionino in maniera efficace.

Attraverso l’applicazione di un metodo, si parte dal chiarire scopo e obiettivi dell’azienda, per passare poi a identificare i fattori interni ed esterni che potrebbero influenzarli e infine allo sviluppo di una strategia da tradurre poi in politiche, azioni, misurazioni, ecc. Questo significa che per progettare un Sistema Qualità Efficace è necessario avere una visione ampia e comprendere a fondo il contesto dell’organizzazione.

IL CONTESTO INTERNO

Entrando nello specifico, il contesto interno di un’organizzazione è l’ambiente in cui essa mira a raggiungere i suoi obiettivi.

Il contesto interno può includere l’insieme dei principi e delle regole che riguardano la gestione dell’azienda, i rapporti contrattuali con i clienti e le parti interessate.

In particolare, gli aspetti di cui è necessario tenere conto sono quelli inerenti:

• - la cultura, i valori o i principi all’interno dell’organizzazione;
• - la componente strutturale che consiste nell’organigramma ovvero nella composizione gerarchica, nella distribuzione del personale e dei profili professionali presenti all’interno dell’azienda;
• - la componente tecnologica che riguarda invece gli strumenti utilizzati e il loro grado di modernizzazione;
• - la complessità dei processi e la struttura organizzativa, cioè come i processi interagiscono tra di loro.

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IL CONTESTO ESTERNO

Per determinare il contesto esterno invece, si devono prendere in considerazione i problemi derivanti dall’ambiente sociale, tecnologico, ecologico, etico, politico, giuridico ed economico.

Alcuni esempi di contesto esterno possono essere:

• - Norme statali e modifiche alla legislazione vigente;
• - Variazioni economiche nel mercato dell’Organizzazione;
• - Concorrenza;
• - Cambiamenti tecnologici.

Il passaggio successivo risulta quello di identificare tutte le parti interessate. Significa cioè entrare nel dettaglio e individuare quali sono le figure che influenzano la capacità dell’azienda di fornire prodotti e servizi che soddisfino costantemente i requisiti prestabiliti.

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Identificare e soddisfare i loro bisogni è importante per implementare un Sistema di Gestione aziendale efficiente ed efficace. Il loro feedback può davvero aiutare a determinare cosa e come può essere migliorato nell’azienda. Ma di questo ne parleremo mercoledì prossimo.

Se nella tua azienda non hai ancora un sistema di gestione delle attività, definire in ogni caso il contesto in cui opera la tua azienda ti servirà per prendere in considerazione la totalità dei fattori che incidono sul raggiungimento degli obiettivi che ti sei prefissato.

Se invece hai già un sistema di gestione nella tua azienda prova a rispolverare l’analisi del contesto che possiedi: è ancora attuale? È in linea con i nuovi obiettivi che hai pianificato di raggiungere? Ci sono parti che desideri modificare o altre che sono mutate?

Ti aspetto mercoledì prossimo per altri contenuti di valore e intanto ti auguro buon lavoro.

Alessandro

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’ HAI DEFINITO CORRETTAMENTE IL TUO CAMPO DI APPLICAZIONE?

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Published: Wednesday, 12 May 2021 09:22

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Nel mio lavoro mi occupo principalmente di Sistemi di Gestione Qualità SGQ e oggi voglio parlarti di un aspetto che spesso viene sottovalutato e incompreso da molti, soprattutto da chi decide per la prima volta di certificare la propria azienda secondo la ISO 9001.

Sto parlando del campo di applicazione del Sistema di Gestione.

Se la tua azienda è già certificata starai pensando che questo articolo non fa per te, ma sei sicuro di aver compreso a fondo il significato di campo di applicazione e di averlo definito nella maniera corretta per la tua azienda? Questo aspetto è fondamentale perché è il punto di partenza di tutto il tuo sistema di gestione.

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Facendo una rapida panoramica, il Sistema di Gestione per la Qualità è una raccolta di politiche, processi, procedure, istruzioni, moduli e registrazioni dell’azienda. Questo insieme di strumenti definisce i principi interni che descrivono il modo in cui l’azienda crea e fornisce i propri prodotti o i propri servizi ai clienti. 

La ISO 9001 è la norma internazionale per i Sistemi di Gestione per la Qualità (SGQ) ed è quindi riconosciuta come l’insieme dei requisiti base per progettare, implementare, gestire e mantenere nel tempo un Sistema di Gestione della Qualità per qualsiasi azienda.

Lo scopo dell’avere un SGQ è quello di creare un sistema che assicuri il miglioramento in azienda e la soddisfazione dei clienti, fidelizzandoli nel tempo progettando e fornendo loro prodotti e servizi che ne soddisfino i bisogni.

Infatti i clienti sapranno che l’azienda a cui si rivolgono ha implementato un sistema di gestione che è stato fatto valutare da un organismo di certificazione, e che segue i principi della qualità della ISO 9001.

Uno dei primi e più importanti requisiti richiesti dalla norma UNI EN ISO 9001:2015 è quello di definire correttamente il campo di applicazione del proprio sistema di gestione della qualità. Il campo di applicazione definisce i limiti entro i quali il proprio SGQ si deve sviluppare nell’ambito delle attività dell’azienda. Naturalmente questo è funzione delle attività e dei prodotti e/o servizi forniti dall’azienda. Ed è del tutto logico che si debba partire proprio da qui perché definire il campo di applicazione del proprio SGQ è fondamentale per sapere quali requisiti della norma la ISO 9001 applicare e quali, eventualmente, escludere fornendo una chiara giustificazione.

In poche parole, è definendo il campo di applicazione che indichi ciò che è coperto dal Sistema di Gestione per la Qualità all’interno della tua organizzazione.

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COME SI STABILISCE IL CAMPO DI APPLICAZIONE? 

Riportando il testo della norma, nel paragrafo 4.3 si legge:

“l’organizzazione deve determinare i confini e l’applicabilità del sistema di gestione per la qualità per stabilirne il campo di applicazione.”

“Nel determinare il campo di applicazione, l’organizzazione deve considerare:

a)    i fattori esterni ed interni di cui al punto 4.1;

b)    i requisiti delle parti interessate rilevanti di cui al punto 4.2;

c)     i prodotti e i servizi dell’organizzazione.”

In linea generale, il campo di applicazione di un SGQ comprende l’intera organizzazione. Quindi, il campo di applicazione corrisponde con la descrizione completa di ciò che un’organizzazione fa. Attenzione però a non dare per scontato che tutta l’organizzazione rientri all’interno del SGQ senza aver fatto prima un’attenta analisi.

Esistono infatti dei casi particolari: per esempio ci sono organizzazioni che possiedono diverse linee di produzione distinte e si può decidere di fare rientrare nel campo di applicazione ISO 9001 soltanto una delle linee.

Quindi, il campo di applicazione della tua organizzazione deve essere determinato in base ai prodotti e servizi realizzati dall’organizzazione ma anche in base ai processi ed alle aree di lavorazione presenti.

Il metodo più logico per determinare il tuo campo di applicazione quindi è quello di partire dal tipo di prodotto o servizio che realizza la tua azienda. Partendo dal prodotto o servizio finale, è possibile includere nel SGQ l’intera organizzazione oppure parte di essa. Infatti, nel determinare i confini del SGQ si può decidere anche di far rientrare soltanto una o più funzioni, o una o più aree aziendali, il cui scopo finale è quello di creare il prodotto o il servizio secondo specificati requisiti di qualità.

Analizzando le funzioni o le aree che hai deciso di far rientrare nel SGQ, potrebbe capitare che non tutti i requisiti della norma ISO 9001 siano applicabili. In questo caso si deve giustificare l’esclusione di tali punti e garantire comunque la conformità del prodotto o servizio erogato.

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COME SI SCRIVE IL CAMPO DI APPLICAZIONE?

Arrivati a questo punto ormai avrai capito chiaramente che cos’è il campo di applicazione. Ora devi applicare la teoria appena letta al tuo caso reale.

Il campo di applicazione che scrivi non ha limiti di lunghezza ma deve contenere informazioni sufficientemente chiare per determinare ciò che è compreso o meno nel SGQ. Attenzione però a non perdersi in informazioni troppo dettagliate e dispersive. Deve essere un testo semplice e comprensibile, che aiuta a focalizzare i punti forti ed i punti deboli del tuo SGQ.

Come prima cosa per definire il tuo campo di applicazione devi identificare le sedi fisiche dell’SGQ. Successivamente devi descrivere e identificare chiaramente ciò che la tua azienda offre ai propri clienti, cioè i prodotti e i servizi che vengono realizzati nell’ambito dei processi dell’SGQ. Per fare queste considerazioni, devi aver già analizzato quali sono le tematiche interne ed esterne che possono, in qualche modo, influenzare il lavoro della tua organizzazione e quali sono i requisiti delle parti interessate.

Infine devi stabilire se il tuo SGQ include l'intera organizzazione oppure solamente alcune funzioni o aree specifiche e ben identificate (linee produttive, siti, dipartimenti, aree, processi, prodotti, servizi, ecc.). Se decidi di non far rientrare alcune attività, devi identificarle chiaramente ed indicare quali sono.

Ora prova a metterti nei panni di un tuo potenziale cliente; leggendo la tua descrizione deve riuscire a capire chiaramente:

­   - ciò che la tua azienda offre;

­   - quali parti della tua organizzazione sono certificate;

­  -  quali linee di prodotto o processi sono coperti dal SGQ;

­  -  quali requisiti dello standard di riferimento sono stati eventualmente esclusi.

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Ti faccio ora alcuni esempi utili per comprendere a fondo i concetti che ti ho descritto..

“Azienda del settore informatico, con sede a Roma, che effettua progettazione e sviluppo software ad aziende nel settore automobilistico e nell’industria pesante, ed eroga servizi di assistenza e manutenzione software. L’azienda ha progettato e implementato un Sistema di Gestione per la Qualità in ottemperanza a tutti i requisiti contenuti nella norma ISO 9001:2015 per dimostrare la capacità di fornire prodotti e servizi conformi alle aspettative e ai requisiti dei clienti per migliorarne la soddisfazione.”

“L’azienda fondata nel 1958 con stabilimento produttivo in Italia, a Milano, produce componenti a lavorazione meccanica per i settori aerospaziale e automobilistico in ambito europeo, ed è leader del settore. Il nostro Sistema Qualità è stato sviluppato per soddisfare i requisiti della ISO 9001:2015 e della norma AS/EN 9100. I requisiti contenuti nella ISO 9001:2015 vengono applicati a tutti i clienti, mentre quelli della norma AS/EN 9100 vengono applicati solamente a quei clienti del settore aerospaziale che richiedano in maniera specifica una conformità a questa seconda norma.”

Se sei arrivato fino a qui avrai sicuramente capito come scrivere il tuo campo di applicazione e sono sicuro che mentre leggevi le mie parole nella tua testa hai già abbozzato una descrizione della tua azienda.

Se nella tua azienda non hai ancora un sistema di gestione delle attività ma ti interesserebbe implementarne uno, scrivere il tuo campo di applicazione ti servirà per mettere le solide basi a tutto il tuo metodo di gestione che col tempo affinerai passo dopo passo.

Se invece la tua azienda è già certificata, prova a riprendere in mano quello che avevi già scritto. Valuta se lo ritieni in linea con quello che scriveresti oggi o se ci sono parti che desideri modificare o specificare meglio.

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: LE RIUNIONI REALMENTE EFFICACI

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Published: Tuesday, 04 May 2021 16:28

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Negli ultimi articoli ti ho mostrato come pianificare al meglio le tue giornate per riuscire a trarre quanto più valore dalle attività strategiche che pianifichi, aumentando così la tua produttività. Ti ho anche mostrato che per riuscire a dedicarti alle attività realmente di valore devi delegare le altre attività ai giusti collaboratori. Se non deleghi in maniera efficace queste attività, significa che continui a dedicarti a troppe cose, sacrificando una parte rilevante del tempo che dovresti invece dedicare alla crescita della tua impresa.

Per mantenere attive le deleghe, per motivare al meglio i tuoi collaboratori, per risolvere eventuali problemi, per generare idee, per prendere decisioni o semplicemente per avere sempre sotto occhio il punto della situazione della tua azienda devi organizzare delle riunioni periodiche con i tuoi collaboratori.

Sono sicuro che appena hai letto il termine “riunioni” hai pensato che siano solo una perdita di tempo. In parte hai ragione.

Questo è vero quando le riunioni sono improvvisate, senza uno scopo specifico e ben definito e mal organizzate. Di conseguenza tutti i partecipanti alla riunione anziché essere concentrati staranno pensando a tutti gli altri impegni a cui dovranno dedicarsi non appena verranno liberati dalla sala.

Le riunioni efficaci sono invece dei veri e propri strumenti di gestione sia in ambito lavorativo che privato. Partecipare ad una riunione e condividere le informazioni con i membri dell’incontro può portare valore aggiunto a te in quanto imprenditore e a tutta l’azienda.

Organizzare una riunione efficacie non è semplice e non può essere certo improvvisata. C’è bisogno di seguire un METODO per la sua progettazione e per farlo bisogna avere chiaro in mente gli aspetti che trasformano una riunione da inutile a efficace.

Per questo motivo ho deciso di rinfrescarti le idee e fornirti in pochi punti gli aspetti indispensabili per poter organizzare riunioni veramente efficaci, motivanti e di successo.

1. Innanzitutto si deve stabilire un ordine del giorno, definendo con precisione l’obiettivo della riunione e elencando gli argomenti che verranno trattati. L’ordine del giorno deve risultare chiaro e deve essere fatto circolare fra i partecipanti in modo che tutti siano a conoscenza dello scopo della riunione e degli obiettivi da raggiungere; in questo modo tutti saranno preparati sui temi da affrontare.

Nel caso l’ordine del giorno si riduca a brevi aggiornamenti da dare al team su temi già affrontati, meglio evitare di convocare la riunione: una semplice e-mail con tutti gli update è il modo più corretto di agire in questo caso. La riunione efficace deve sempre catturare l’interesse di chi partecipa.

2. Pianificare la struttura della riunione, scegliendo l’orario della giornata più appropriato, definendo la sua durata e la sua distribuzione temporale. Molta importanza va data alla corretta determinazione della durata della riunione: questo da un lato esprime rispetto per il tempo di lavoro di ognuno e dall’altro aiuta a impegnarsi per un risultato proficuo (se il tempo è limitato è necessario focalizzare attenzione e impegno). È altresì importante che il luogo scelto sia adatto al tipo di riunione che si vuole fare.

3. Invitare formalmente i partecipanti. È importante cercare di limitare il numero dei partecipanti, individuando solo coloro che possano dare un contributo significativo alla riunione; troppa gente rischia di rendere la riunione caotica e poco efficace.

Successivamente fornire ai partecipanti tutte le informazioni utili e necessarie, quali:

­  - Ragioni, scopo e obiettivi della riunione;

­  - Data della convocazione;

­  - Orario di inizio;

­  - Durata e orario di fine;

­  - Luogo;

  - Argomenti ben definiti (ordine del giorno o agenda).

­  

4. Struttura la riunione in modo organizzato.Devi pianificare la riunione suddividendola in sezioni. Per facilitarti durante la riunione, fai una scaletta degli interventi di ogni sezione. La prima parte deve chiarire lo scopo e gli obiettivi dell’incontro; successivamente vanno affrontati nello specifico i temi dell’ordine del giorno anche con dati tecnici. La parte finale della riunione è la parte emotiva in cui entri in gioco tu motivando e coinvolgendo tutti i partecipanti alla riunione.

5. L’incontro deve quindi essere introdotto riassumendo il motivo e le ragioni per cui è stata convocata la riunione e illustrando lo scopo e gli obiettivi che si vogliono raggiungere. In seguito vanno illustrati gli argomenti dell’ordine del giorno e la loro distribuzione nel tempo.

6. L’incontro deve essere condotto rispettando le tempistiche prestabilite per ciascun argomento trattato. I tempi dovrebbero essere i più brevi possibili. Avendo poco tempo a disposizione, le persone tendono a focalizzarsi maggiormente sui temi principali.

Sono da evitare il più possibile le interruzioni della riunione con telefonate, visite esterne, ecc. L’ideale sarebbe spegnere ogni device tecnologico: aiuterà a restare più concentrati, eliminando fonti di distrazione esterne.

Risulta molto utile fare dei brevi sommari durante la conduzione dell’incontro, riassumendo i concetti e le idee espresse. Molto importante è che tutti i partecipanti dicano la loro, sollecitando anche chi non ha espresso la propria opinione.

Più il clima è informale e non valutativo più è facile ottenere la partecipazione attiva delle persone. Tutte le opinioni devono essere tollerate, così come devono essere accolte le opposizioni e le critiche da parte dei partecipanti.

Deve essere mantenuto sempre il controllo della riunione, evitando argomenti non pertinenti, divagazioni, discussioni animate o discussioni inutili e limitando le domande che non conducono a conclusioni soddisfacenti. La cosa fondamentale è comunque che chi indice la riunione abbia sempre molto chiaro in mente lo scopo del meeting, per evitare divagazioni.

7. Per concludere la riunione, si devono ricapitolare in modo sintetico le principali tematiche emerse, facendo un riassunto dei principali argomenti trattati e delle conclusioni accordate, dei tempi e dei modi in cui verranno successivamente discussi eventuali argomenti rimasti in sospeso o nuovi punti emersi. Si passa quindi a concordare un piano di azioni.

I partecipanti devono uscire dalla riunione avendo una chiara lista di azioni e attività da compiere con indicato chi sarà il responsabile incaricato e le tempistiche entro quando verranno ultimate le attività. Come avrai già letto negli altri miei contenuti, delegare alcuni dei compiti è un modo molto efficace per migliorare la gestione di un’azienda.

In questa parte finale della riunione è fondamentale il tuo ruolo di leader. Devi motivare e caricare i partecipanti in modo che escano dalla riunione con la voglia di dare il massimo per portare a termine i compiti a loro assegnati.

8. Realizzare il verbale dell’incontro con i dettagli e le decisioni prese, le conclusioni e il piano di azioni, quindi distribuirlo a tutti i partecipanti e alle altre persone che potrebbero essere interessate dalle decisioni e alle conclusioni della riunione. Il verbale deve essere distribuito entro 2 giorni dall’incontro. Questo punto lo puoi facilmente delegare a un tuo collaboratore.

9. Ogni riunione che prevede un piano di azioni deve essere seguita da un successivo incontro che permetta di fare il punto della situazione, di verificare lo stato di avanzamento del piano di lavoro e di verificare l’effettivo raggiungimento degli obiettivi.

Questo incontro permette di capire l’efficacia del piano di azioni definito e di verificarne la sua attuazione da parte dei partecipanti.

Come avrai capito, la parte più importante di ogni riunione è la tua capacità di motivare i tuoi collaboratori, coinvolgendoli e spronandoli nel raggiungimento degli obiettivi.

Collaboratori che escono da una riunione carichi ed entusiasmati dei compiti che gli hai assegnato metteranno ancora più impegno nelle attività che dovranno compiere. Quando gli obiettivi dell’azienda diventeranno anche quelli del tuo collaboratore, questo saprà esattamente il valore di quello che sta facendo e comprenderà il perché è importante per l’Azienda che le cose vengano fatte in una certa maniera e si sentirà non soltanto partecipe alle decisioni, ma responsabile di far crescere i risultati grazie anche ai compiti che gli hai assegnato.

Probabilmente avrai appena organizzato una riunione. Prova a investire una parte del tuo tempo per analizzarla e capire se hai seguito i punti principali che ti ho appena elencato. Solo così potrai capire se le riunioni che hai tenuto fino ad ora hanno portato realmente a dei risultati tangibili. Vedrai che col tempo ti risulterà automatico organizzare riunioni veramente efficaci e di valore che seguono con l’applicazione dei punti appena.

Ti aspetto mercoledì prossimo per altri contenuti di valore e ti auguro buon lavoro.

Alessandro

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: AUMENTA IL TEMPO A TUA DISPOSIZIONE

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Published: Wednesday, 28 April 2021 08:00

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Oggi ti voglio parlare di una delle attività a cui un Imprenditore dovrebbe dedicarsi per ottenere grandi risultati, cioè alla pianificazione delle proprie giornate.

Il tempo è una risorsa ad esaurimento ed ha un grandissimo valore.

Molte persone ritengono che sia la risorsa più preziosa ed io sono una di loro ed è per questo che ti voglio dare un metodo fondamentale per moltiplicare questa risorsa.

Sicuramente, in una giornata ci sono sempre e solo 24 ore a prescindere dai nostri impegni, dal nostro livello sociale, dalle nostre competenze e dalla nostra ricchezza.

È per questo motivo che ritengo il tempo una grandezza democratica, ma ciò non toglie che NON debba essere sprecato o utilizzato in maniera impropria.

Infatti, è altrettanto vero che le persone di successo sanno pianificare le proprie giornate e le proprie settimane dedicando il loro tempo ad attività di valore.

Attività sia legate alla sfera professionale e ai loro affari, sia inerenti la loro sfera personale.

Chiaramente per riuscire a pianificare in questo modo è necessario un metodo e degli strumenti efficaci che oggi ti voglio mostrare.

Il tempo sprecato genera ansia e perdita di denaro, eppure la maggior parte degli imprenditori continua a sprecarlo o a lasciarlo scorrere senza riempirlo di valore.

Il grande stress dei giorni nostri deriva appunto dall’avere troppe cose da fare, per questo si tende a riportarle in agenda costruendo un elenco (la cosiddetta to-do-list) da spuntare non appena se completa una attività.

Se questa è una metodologia che poteva funzionare alcune decine di anni fa, quando la mentalità del contadino era ancora valida e produceva risultati (più semino e più raccolgo) ora è necessario utilizzare un nuovo paradigma.

Oggi non puoi più permetterti di pianificare le tue giornate programmando una serie di attività senza valutarne il valore sia intrinseco sia temporale.

Oggi è necessario che prima di pianificare valuti attentamente cosa devi fare, con quale priorità, cosa delegare e quali sono le attività che devi lasciare andare.

In altre parole, per riempire le tue giornate di valore, la prima cosa che dovrai fare sarà applicare un metodo per la gestione efficace del tempo.

Lo strumento che oggi ti voglio mostrare non l’ho inventato io, ma da quando l’ho inserito nel METODO ACTIVE ed ho iniziato a gestire le mie giornate con questo strumento la mia produttività è schizzata.

Questo strumento si chiama MATRICE DEL TEMPO o meglio conosciuta come MATRICE DI EISENHOWER.

LA MATRICE DI EISENHOWER.

Eisenhower fu Presidente della Columbia University, divenne Generale di corpo d’armata dell’esercito americano durante la Seconda guerra mondiale e fu eletto Presidente degli Stati Uniti d’America negli anni ’50.

Sicuramente non era uno sprovveduto ma dimostrò nella sua lunga carriera d’avere delle competenze fuori dal comune.

Il concetto della matrice da lui creata è ben riassunto nella sua citazione:

“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”

Dwight David “Ike” Eisenhower

In altre parole, il modo migliore per gestire il tempo e selezionare in una logica produttiva le cose da fare è attribuire ad ognuna di esse una PRIORITÀ.

Infatti, il metodo che sta alla base della MATRICE DEL TEMPO è quello di classificare le attività secondo 2 criteri: la loro importanza e la loro urgenza.

Ti dico subito che il concetto di “urgente” va accostato a quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a breve scadenza.

Mentre il concetto di “importante” è più soggettivo, si applica alle attività che porteranno grande valore aggiunto, magari non immediatamente ma sicuramente nel breve e medio periodo.

Combinando i due parametri si ottiene la Matrice di Eisenhower. Essa è composta da due assi che rappresentano urgenza e importanza e che creano quattro quadranti che costituiscono la combinazione delle due opzioni.

Ricordati che il concetto di URGENTE è OGGETTIVO, e quello di IMPORTANTE è SOGGETTIVO, pertanto è indispensabile che tu sappia dove vuoi portare la tua nave.

Come vedi la matrice è suddivisa in 4 quadranti ed in ognuno di essi tu dovrai inserire le attività da svolgere in funzione dell’importanza che gli hai assegnato e dell’urgenza che richiede.

Dove i quadranti hanno i seguenti significati:

Q1 = SITUAZIONE DI CRISI. Attività da fare immediatamente, azioni non delegabili;

Q2 = SITUAZIONE DI OPPORTUNITA’. Attività da pianificare, ma di grande rilevanza per il tuo futuro;

Q3 =SITUAZIONE DI INGANNO. Attività da Delegare immediatamente, azioni che altri possono compiere;

Q4 =SITUAZIONE DI SPRECO. Attività da non fare assolutamente, o da ridurre al minimo.

Le attività che inserirai nel Q1 sono importanti e urgenti e pertanto devono essere compiute il prima possibile.

Potrebbero essere per esempio progetti in scadenza, consegne con tempi di consegna ristretti o già sforati, telefonate importanti a cliente, ecc.

Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che aumentano il rischio di farti perdere il controllo della situazione, costringendoti poi a lavorare in costante emergenza.

Inoltre, ti portano a lavorare sempre sotto pressione, aumentando quindi la possibilità di commettere errori.

In questo caso non sei tu che gestisci il tuo tempo, ma sono le attività che lo comandano.

Le attività che inserirai nel Q2 sono quelle importanti ma non urgenti e che ti generano grande valore. Sta a te individuarle e pianificarle.

Le attività ricadenti nel Q2 possono essere attività rivolte al tuo miglioramento personale (come attività sportive, attività in famiglia, controlli medici) e ad attività di miglioramento professionale (come corsi di formazione, determinazione di nuove strategie, relazioni commerciali, di marketing o operative).

In questo quadrante dovrai inserire le attività legate a tutti quei progetti a medio e lungo termine che servono a migliorare la qualità della tua vita o a rendere la tua azienda più performate e sulla rampa di lancio per crescere.

Quello su cui ti devi concentrare il più possibile sono proprio le attività da inserire nel Q2, non urgenti ma importanti.

Mediamente una persona di successo dedica almeno il 25% al 30% del suo tempo al quadrante Q2, e questo suo impegno gli garantisce grandi soddisfazioni.

Sono attività che essendo di carattere strategico devono essere affrontate senza urgenza ma pianificate per tempo ed una volta inserite in agenda, se avrai abbastanza disciplina di mantenere gli impegni presi con te stesso, otterrai grandi soddisfazioni.

aziendale che personali.

Con questo non voglio dire che dovrai trascurare le urgenze, ma sarai in grado di valutare la vera emergenza in cui tu dovrai intervenire, dalla finta emergenza che i tuoi collaboratori sbolognano a te magari solo per pigrizia o per mancanza di iniziativa.

Inoltre, se hai pianificato un progetto con largo anticipo e ti sei preparato al meglio (attività importante del Q2), quando arriverà il giorno della consegna non ti troverai nello situazione di urgenza (Q1).

Invece per quanto riguarda il Q3 quitrovii to-do urgenti ma non importanti e quindi sono ingannevoli. Non essendo importanti puoi delegarli perché la loro urgenza è discutibile e spesso provengono da persone o situazioni esterne che ti vogliono coinvolgere ma senza un valido motivo.

Si tratta per esempio di mansioni che non ti competono ma che ti sono state affidate o richieste da qualcun altro.

Il tempo impiegato nelle attività del Q3 ti toglie risorse ed energie che invece andrebbero impiegate in attività più importanti o quantomeno più prioritarie.

Infine le attività del Q4 comprendono tutto ciò che è spreco di tempo.

Si tratta di attività banali o superflue, distrazioni, scuse per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente ma che richiede molto impegno.

A volte, quando sei stanco, stressato, privo di energia o solamente demotivato ti rifugi in quelle attività che non ti fanno pensare e ti danno un effimero sollievo.

Sappi che in questa situazione stai soltanto sprecando il tuo prezioso tempo.

In questi casi è meglio prendersi una pausa e cercare di capire cosa ti ha demotivato.

Se riuscirai a darti una risposta soddisfacente da lì inizierai a ricaricare le pile e troverai nuovamente l’energia per dedicarti sulle attività di valore.

Viceversa, se non riuscirai ad invertire la parabola discendente ti troverai nella situazione di sprecare inutilmente parte del tuo tempo.

A questo punto per utilizzare al meglio lo strumento della matrice di Eisenhower, devi dare un valore in modo oggettivo alle principali attività che dovrai svolgere.

Quindi stampa la matrice e riporta le attività scrivendole nel quadrante di riferimento.

Una volta definite le principali attività ed inserite nel giusto quadrante, ti devi dedicare forzatamente alle attività del Q1 fino a che non saranno terminate.

Questo perché le attività del quadrante 1 essendo legate a delle emergenze più o meno gravi, devi affrontarle il prima possibile e quindi hanno la priorità sulle altre.

Successivamente devi dedicare tutto il tempo pianificato alle attività del Q2 cioè a quelle attività strategiche che probabilmente non ti creeranno valore nell’immediato ma sicuramente ti permetteranno di creare valore in prospettiva.

Anche se affrontarle ti costa molta fatica psico-fisica perché dovrai uscire dalla tua zona di comfort. Ma di questo aspetto, ne parleremo in un’altra occasione.

Infine, le attività che hai inserito nel Q3 dovrai impegnarti a delegarle ai collaboratori o a lasciarle andare.

Concludo ricordandoti che pianificando il tuo lavoro attraverso l’utilizzo dello strumento della matrice di Eisenhower, aumenterai esponenzialmente la tua produttività riuscendo a dedicare la quantità di tempo corretta a tutte quelle attività strategiche per la tua attività e sicuramente riuscirai a ricavare del tempo da dedicare agli interessi relativi alla tua sfera personale ed alle tue passioni.

Ti aspetto mercoledì prossimo per altri contenuti di valore e ti auguro buon lavoro.

Alessandro

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