Sicurezza nella Qualità

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LA NEWS DEL MARTEDI’ – IL PIANO TRANSIZIONE 4.0

Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.


Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.

 

Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto la digitalizzazione dei processi. In particolare, ti descrivo in cosa consiste la digitalizzazione dei processi, quali sono i vantaggi per l’Azienda e quali strumenti occorrono per pianificare una strategia di digitalizzazione.

 

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

 

https://www.sistemi-iso.it/news/172-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-la-digitalizzazione-dei-processi.html

 

Ora procediamo verso il passo successivo, cioè il piano Transizione 4.0.

 

Il Piano Transizione 4.0 è la nuova politica industriale del Paese, più inclusiva e attenta alla sostenibilità.

 

Secondo il Ministero dello Sviluppo Economico (MISE), i nuovi incentivi dovrebbero prevedere una maggiore attenzione all'innovazione, agli investimenti green e alle attività di design e ideazione estetica.

 

 

La legge 27 dicembre 2019, n. 160 del 2019 – legge di Bilancio 2020 – ha operato una ridefinizione della disciplina degli incentivi fiscali collegati al “Piano nazionale Impresa 4.0” e, in particolare, di quelli concernenti gli investimenti in beni strumentali in attività di ricerca e sviluppo, innovazione tecnologica e altre attività innovative e in formazione 4.0.

 

Le principali azioni contenute nel Piano Transizione 4.0 sono:

 

- Credito d’imposta per investimenti in beni strumentali funzionali alla trasformazione tecnologica e digitale dei processi produttivi.

 

- Credito d’imposta ricerca, sviluppo, innovazione e design.

 

- Credito d'imposta formazione 4.0 del personale sulle materie aventi ad oggetto le tecnologie rilevanti per la trasformazione tecnologica e digitale delle imprese.

 

 

Concentrando l’attenzione sul primo punto, questi incentivi hanno la finalità di supportare e incentivare le imprese che investono in beni strumentali nuovi, materiali e immateriali, funzionali alla trasformazione tecnologica e digitale dei processi produttivi destinati a strutture produttive ubicate nel territorio dello Stato.

 

Per quanto riguarda gli investimenti in beni strumentali, l’articolo 1, commi 184-197 della Legge di Bilancio ha introdotto un credito d’imposta, utilizzabile esclusivamente in compensazione mediante il modello F24, che sostituisce le agevolazioni del superammortamento e dell’iperammortamento introdotte negli anni scorsi. Tali agevolazioni si basavano sull’incremento del costo d’acquisto del bene, con una conseguente maggior deducibilità delle quote di ammortamento.

 

Nel dettaglio, ci sono tre tipologie di investimenti agevolabili.

 

Per gli investimenti in beni strumentali materiali tecnologicamente avanzati (allegato A, legge 11 dicembre 2016, n. 232) è riconosciuto un credito d'imposta nella misura del:

 

  • 40% del costo per la quota di investimenti fino a 2,5 milioni di euro;
  • 20% del costo per la quota di investimenti oltre i 2,5 milioni di euro e fino al limite di costi complessivamente ammissibili pari a 10 milioni di euro.

 

Per gli investimenti in beni strumentali immateriali funzionali ai processi di trasformazione 4.0 (allegato B, legge 11 dicembre 2016, n. 232, come integrato dall'articolo 1, comma 32, della legge 27 dicembre 2017, n. 205) è riconosciuto un credito d'imposta nella misura del:

 

  • 15% del costo nel limite massimo dei costi ammissibili pari a 700.000. Si considerano agevolabili anche le spese per servizi sostenute mediante soluzioni di cloud computing per la quota imputabile per competenza.

 

Per investimenti in altri beni strumentali materiali, diversi da quelli ricompresi nel citato allegato A, è riconosciuto un credito d'imposta nella misura del:

 

  • 6% nel limite massimo dei costi ammissibili pari a 2 milioni di euro.

 

Il credito d'imposta è utilizzabile esclusivamente in compensazione in cinque quote annuali di pari importo, ridotte a tre per gli investimenti in beni immateriali, a decorrere dall'anno successivo a quello dell'avvenuta interconnessione per i beni di cui agli allegati A e B, ovvero di entrata in funzione per gli altri beni.

 

Il credito d'imposta è cumulabile con altre agevolazioni che abbiano a oggetto i medesimi costi nei limiti massimi del raggiungimento del costo sostenuto.

 

 

Come era previsto per il vecchio piano Impresa 4.0, le Imprese sono tenute a dimostrare il soddisfacimento dei requisiti richiesti dalla normativa attraverso una adeguata documentazione.

 

In particolare, per beni superiori a 300.000€ è obbligatorio produrre una perizia tecnica da cui risulti che i beni possiedono caratteristiche tecniche tali da includerli negli elenchi di cui ai richiamati allegati A e B annessi alla legge n. 232 del 2016 e sono interconnessi al sistema aziendale di gestione della produzione o alla rete di fornitura.

 

Se vuoi avere una consulenza mirata, puoi contattarci senza impegno. Inoltre noi di Active Engineering offriamo alle Aziende che intendano investire in chiave 4.0 la redazione della documentazione tecnica a evidenza del soddisfacimento dei requisiti obbligatori.

 

 

Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.

 

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Buon lavoro!

 

Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano

 

 

LA NEWS DEL MARTEDI’ – LA DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI

Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.

 

 

Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.

Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto la pianificazione del tempo. In particolare, ti descrivo dei metodi per imparare a gestire il tuo tempo pianificandolo e organizzandolo efficacemente, in modo tale da riuscire a completare nei tempi stabiliti le attività che devi portare a termine senza rimandarle e senza subire stress.

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/171-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-la-pianificazione-del-tempo.html 

Ora procediamo verso il passo successivo, cioè la digitalizzazione dei processi.

L’emergenza Covid-19 ha imposto un processo accelerato di digitalizzazione dei servizi pubblici e delle attività lavorative (l’esempio più calzante è dato dallo smart working), che però è stato dettato dall’urgenza di garantire la continuità delle attività e non è derivato da un processo di cambiamento e rivoluzione digitale.

Secondo l’Indice di digitalizzazione dell’economia e della società (DESI 2019) della Commissione europea, l’Italia risulta in 24° posizione su 28 Stati membri dell’UE, davanti solo a Polonia, Grecia, Romania e Bulgaria. Il punteggio italiano è di circa 10 punti inferiore alla media UE (43,9 vs 52,5).

Per l’Italia serve un un’efficace strategia generale di modernizzazione e digitalizzazione del Paese, a partire dalla digitalizzazione aziendale.

Con il termine digitalizzazione aziendale si intende l’utilizzo delle tecnologie digitali per ottimizzare il business, sostituendo e/o trasformando i processi aziendali.

La digitalizzazione aziendale richiede un cambiamento della visione strategica di tutta l’organizzazione dell’Azienda, ma genera maggior valore per il cliente e migliora i risultati del proprio business.

Spetta all’Imprenditore, affiancato dalla figura di un consulente, valutare quali processi necessitano di modifiche sostanziali, e quali processi hanno un maggior margine di miglioramento.

Per esempio, alcuni processi potrebbero essere automatizzati, sia per ridurre la presenza di personale e preservare la continuità della produzione anche in momenti di restrizioni, sia per ridurre la possibilità di errori.

Per mettere in atto questi cambiamenti però, si deve valutare se l’Azienda possiede già tutte le risorse necessarie, se ha bisogno di rinnovare quelle già presenti oppure se ha bisogno di nuovi investimenti.

Per esempio, si potrebbe riesaminare lo scambio manuale di documenti cartacei tra i collaboratori di una Azienda. Digitalizzando i documenti e dotando ogni collaboratore strategico di un dispositivo connesso alla rete aziendale. Con questo metodo si velocizzano i tempi di scambio dei documenti e si diminuiscono le possibilità di errore.

Rimane fondamentale chiedersi quale valore aggiunto l’Azienda ricava dall’applicazione di questi miglioramenti tecnologici.

Digitalizzare una Azienda significa abbandonare strumenti tradizionali per snellire i flussi di lavoro e automatizzare le attività e le procedure.

Digitalizzare significa anche dematerializzare i luoghi fisici, condividendo dati e informazioni in tempo reale anche da remoto.

La digitalizzazione aziendale porta con sé nuove modalità partecipative e spazi di lavoro aperti, non più limitati a un particolare contesto, alla scrivania o all’ufficio, ma condivisibili a distanza, dalle riunioni in videoconferenza all'assistenza clienti via chat, ecc.

Per esempio, l’uso di procedure standardizzate e di sistemi di stoccaggio automatico consentono al personale che opera all’interno del magazzino di lavorare senza essere esposto a inutili pericoli o infortuni. Con i magazzini verticali, infatti, le merci vengono direttamente collocate in una postazione appositamente dedicata all’interno della quale vengono coordinate tutte le operazioni di stoccaggio e prelievo, in modo da evitare a monte eventuali danni legati alla movimentazione dei prodotti.

Le innovazioni permettono all’Azienda di aumentare i propri profitti, migliorare la soddisfazione dei clienti, migliorare la propria organizzazione, ottimizzare i processi, ridurre gli sprechi e accrescere la redditività.

Per innovare e digitalizzare l’organizzazione del flusso di lavoro e la gestione delle informazioni si deve orientare un’organizzazione a lavorare per processi, implementando modelli organizzativi che consentono a tutti gli attori di condividere informazioni e coordinare le proprie azioni in funzione degli obiettivi comuni.

L’innovazione rende i processi più efficaci ed efficienti. Cioè permette di raggiungere gli obiettivi attesi con il minor utilizzo possibile di risorse, aumentare la produttività, diminuire il rischio di errori umani, gestire grandi quantità di dati e informazioni in sicurezza, ecc.

Ripensare l’organizzazione in termini di processo significa indirizzare la propria organizzazione verso una gestione più snella ed efficiente.

Ogni processo può quindi essere migliorato o innovato.

Come si può rendere un processo efficiente quindi? Attraverso l’eliminazione di operazioni manuali inutili, attraverso la condivisione d’informazioni e flussi di lavoro snelli e standardizzati.

Occorre considerare che migliorare o innovare un processo significa non concentrarsi solo su di esso, ma considerare tutti gli altri processi che entrano in relazione con esso.

Per poter pianificare una corretta strategia di digitalizzazione dell’azienda è utile fare chiarezza sui processi aziendali. Gli step da compiere sono:

·         Si parte dal descrivere e pianificare nel dettaglio tutti i processi: definire con chiarezza gli obiettivi attesi e elencare tutte le attività che si devono eseguire per raggiungere il risultato.

·         Successivamente si passa con il sincronizzare e coordinare sia tra loro i processi esistenti che gli attori coinvolti in un determinato processo.

·         Quindi standardizzare le procedure e uniformare il flusso delle informazioni in maniera da rendere tutti i processi più rapidi e snelli. Adottare sistemi automatici che consentono di ridurre al minimo il rischio di errori.

·         Innovare non vuol dire “solo” adottare nuove tecnologie, ma vuol dire modificare il modo con cui le singole persone lavorano e le modalità con cui si relazionano tra loro. Si deve interagire costantemente con tutti i soggetti coinvolti per condividere la nuova mentalità e la cultura aziendale e per consentire a tutti gli attori di condividere informazioni e coordinare le proprie azioni in funzione degli obiettivi comuni.

Noi ti offriamo il supporto e gli strumenti necessari a mappare i tuoi processi, definire gli obiettivi da raggiungere e standardizzare le procedure per poter pianificare una corretta strategia di digitalizzazione dell'Azienda.

Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.

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Buon lavoro!

Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano

LA NEWS DEL MARTEDI’ – LA PIANIFICAZIONE DEL TEMPO

Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.

 

Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.

Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto la valutazione della situazione economica. In particolare, ti descrivo come avere un metodo per mantenere sempre sotto controllo la tua Azienda dal punto di vista economico ti aiuterà a mantenere il controllo della tua Impresa e a raggiungere gli obiettivi che hai pianificato. .

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/165-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-valutazione-della-situazione-economica.html

 

Ora procediamo verso il passo successivo, cioè la pianificazione del tempo.

Il tempo è una risorsa ad esaurimento ed il tempo ha valore. In una giornata ci saranno sempre e solo 24 ore a prescindere dai nostri impegni.

Il tempo sprecato genera stress e perdita di soldi, eppure continuiamo a sprecarlo con una sua mancata gestione efficace.

La maggior parte dello stress deriva dall’avere troppe cose da fare: si tende a riportarle in agenda tramite un elenco (la cosiddetta to-do-list) e a rimandarle, non pianificando e organizzando il tempo per riuscire portarle a termine nei tempi stabiliti.

 

LA MATRICE DI EISENHOWER

Un modo per gestire il tempo e le cose da fare è attribuire ad ognuna di esse una priorità.

Questo modello di pianificazione del tempo è noto come Matrice di Eisenhower, generale dell’esercito e presidente degli Stati Uniti d’America negli anni ’50.

Il concetto è ben riassunto nella sua citazione:

“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”

Dwight David “Ike” Eisenhower

 

Il metodo si basa sulla classificazione delle attività sulla base della loro importanza e della loro urgenza.

Il concetto di “urgente” va accostato a quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza.

Il concetto di “importante” è più soggettivo, si applica alle attività che porteranno del valore aggiunto nel tempo.

Combinando i due parametri si ottiene la Matrice di Eisenhower. Essa è composta da due assi che rappresentano urgenza e importanza e che ci danno quattro quadranti che costituiscono la combinazione di opzioni riportata in seguito:

 

 

URGENTE

NON URGENTE

IMPORTANTE

1

2

NON IMPORTANTE

3

4

1 = Urgenza. Da Fare immediatamente, azioni non delegabili;

2 = Qualità. Da Fare in un secondo momento, azioni da pianificare;

3 = Inganno. Da Delegare immediatamente, azioni che altri possono compiere;

4 = Spreco. Da non Fare assolutamente, azioni superflue.

 

Le attività importanti e urgenti (quadrante 1) devono essere compiute subito. Possono essere per esempio progetti in scadenza, consegne con tempi di consegna ristretti o già sforati, telefonate importanti a cliente, ecc.

Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che aumentano il rischio di farti perdere il controllo della situazione, trovandoti a lavorare in costante emergenza.

Le attività che rientrano in questo quadrante sono da ridurre il più possibile in quanto ti portano a lavorare sempre sotto pressione, aumentando quindi la possibilità di commettere errori. In questo caso non sei tu che gestisci il tuo tempo, ma sono le attività che lo comandano.

 

È impegnandosi nelle cose importanti ma non urgenti che si può generare valore (quadrante 2). Le attività ricadenti in questo quadrante possono essere attività mirate al tuo miglioramento personale (come attività sportive, attività in famiglia, controlli medici) e attività di miglioramento lavorativo (come corsi di formazione, determinazione di nuove strategie operative). Sono tutti progetti a medio e lungo termine che servono a migliorare la qualità della tua vita.

Ti devi concentrare il più possibile su queste. Sono attività che sono affrontate senza urgenza e, avendo carattere strategico, portano alla diminuzione delle attività urgenti.

Se infatti avrai pianificato un progetto con largo anticipo e ti sei preparato al meglio (quadrante 2), quando arriverà il giorno della consegna non ti troverai nello stato di urgenza (quadrante 1).

 

I to-do urgenti ma non importanti sono ingannevoli (quadrante 3). Non essendo importanti possiamo delegarli, la loro urgenza è tutta discutibile e sono spesso derivanti da persone o situazioni esterne.

Si tratta per esempio di mansioni che non ti competono ma che ti sono state affidate da qualcun altro.

Il tempo impiegato nelle attività del quadrante 3 toglie risorse e energie che invece andrebbero impiegati in attività che portano valore aggiunto.

 

Le attività del quadrante 4 comprendono tutto ciò che è spreco di tempo.

Si tratta di attività banali o superflue, distrazioni, scuse per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente.

Molto spesso si ricade in sprecare tempo in queste attività quando siamo a secco di energie e sotto stress. In questi casi è meglio programmare una pausa, o il risultato sarà di rimpiangere di aver sprecato inutilmente il proprio tempo.

Ne consegue che questo tipo di attività sono da eliminare.

 

Per sfruttare al meglio lo strumento della matrice di Eisenhower, classifica tutte le attività che hai da fare in maniera oggettiva. Stampa la matrice che trovi in allegato e quindi riporta le attività scrivendole nel quadrante di riferimento.

Ora ti devi dedicare forzatamente alle attività del quadrante 1 fino a che non saranno terminate. Le attività del quadrante 1 hanno la priorità sulle altre.

Nello stesso modo, non devi completare un’attività del secondo quadrante (che per altro dovresti delegare) se non hai finito un’attività del terzo quadrante, dove puoi veramente generare valore.

Pianificando anticipatamente il tuo lavoro utilizzando lo strumento della matrice di Eisenhower, ti consentirà di aumentare la tua produttività, di ridurre lo stress, e di disporre di più tempo libero da dedicare ai tuoi affetti ed alle tue passioni.

 

METODO 1-3-5

Un altro modo per organizzare le attività da compiere durante la giornata e gestire gli obiettivi da portare a termine, è utilizzare il cosiddetto metodo 1-3-5.

È un approccio semplice e immediato e il metodo consiste nel produrre un elenco di cose da fare ordinate secondo un preciso ordine di priorità.

  • 1- Individua l’obiettivo del giorno.

Si tratta dell’attività o compito più importante da portare a termine. Questo compito deve assolutamente essere portato a termine, anche se non si riuscisse a completare altro.

  • 3- Definisci 3 attività che sarebbe bene svolgere nella giornata.

Non è l’attività principale definita in precedenza, ma sono altri 3 compiti distinti che hai deciso di portare a termine nel corso della giornata. Finché il compito più importante della giornata non è stato portato a termine, non potrai lavorare su questi 3 obiettivi; consecutivamente non potrai concentrarti su altro finché non li avrai completati.

  • 5- Definisci 5 attività che ti piacerebbe svolgere nella giornata.

Si tratta di piccole attività o di compiti con minore priorità rispetto ai precedenti. Non sarà indispensabile portare a termine queste 5 attività nelle 24 ore, potranno essere inserite nella lista del giorno dopo. In ogni caso sono presenti e quindi proverai a svolgerle.

1- Obiettivo del giorno

___________________

3- Definisci 3 attività

___________________

___________________

___________________

5- Definisci 5 attività

___________________

___________________

___________________

___________________

___________________

 

La regola fondamentale del Metodo 1-3-5 è che tutte le cose che devi fare le devi scrivere in un’agenda e non tenerle a mente, e che ogni attività ha una prevalenza sulle altre.

Spesso ci si ritrova a fare per prime le cose più facili per il semplice fatto che questo ci consente di rimandare quelle che richiedono un maggior impegno. Inoltre portare a termine le attività più semplici per ritrovarsi con una lista meno lunga di cose da completare, ci obbliga a dedicarci alle attività più complesse con meno energie e tempo a disposizione.

L’elenco dei compiti da portare a termine sarà il punto di riferimento su cui basare l’organizzazione della giornata. Portare a termine l’attività principale ti darà sicuramente molta soddisfazione, e la carica ottenuta ti aiuterà a svolgere più efficacemente gli altri compiti.

 

Ora non ti resta che provare. Metti in pratica uno dei due metodi che ti ho descritto, impegnandoti a gestire il tuo tempo.

Scrivi sempre la pianificazione. Non è importante se lo fai con carta e penna o in formato digitale utilizzando fogli excel o app dedicate, il punto fondamentale è che sia trascritta e non solamente nella tua testa.

Non scoraggiarti se all’inizio non riesci a portare sempre a termine tutte le attività che ti sei pianificato di fare: l’imprevisto è sempre dietro l’angolo e con la pratica riuscirai a pianificare sempre meglio il tuo tempo.

 

Spero di averti dato delle indicazioni utili e interessanti. Fammi sapere come va la tua gestione del tempo.

 

 

Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.

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Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano

LA NEWS DEL MARTEDI’ – COME ORGANIZZARE RIUNIONI EFFICACI

Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.

 

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Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto lo strumento della delega efficace. In particolare, se tu da Imprenditore ricopri più di una funzione nella tua Azienda, significa che non stai delegando in maniera efficace le attività alle altre figure aziendali, e stai sacrificando una parte rilevante del tempo che dovresti invece dedicare alla crescita della tua Impresa.

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/166-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-la-delega-efficace.html

 

Ora procediamo verso il passo successivo, cioè come organizzare riunioni efficaci.

Le riunioni sono dei veri e propri strumenti di gestione sia in ambito lavorativo che privato. Partecipare ad una riunione e condividere le informazioni con i membri dell’incontro può portare valore aggiunto all’azienda.

Le riunioni possono essere convocate per vari motivi, i principali sono:

  • - Per dare o ricercare le informazioni;
  • - Per risolvere problemi;
  • - Per generare idee;
  • - Per prendere decisioni;
  • - Per definire piani di intervento e di azione;
  • - Per avere chiarimenti;
  • - Per negoziare;
  • - Per creare e rafforzare il team;
  • - Per migliorare i rapporti e le relazioni tra le persone;
  • - Per fare il punto della situazione.

Ma se non svolte in maniera efficace, le riunioni aziendali risulteranno solamente una gran perdita di tempo e denaro.

La riunione di lavoro può diventare improduttiva quando non si hanno chiari gli obiettivi per i quali viene organizzata e non si è ben focalizzati sui problemi da risolvere. Organizzare una riunione efficacie non è semplice e non può essere certo improvvisata. Ecco le regole per organizzare una riunione di successo:

1. Innanzitutto si deve stabilire un ordine del giorno, definendo con precisione l’obiettivo della riunione e elencando gli argomenti che verranno trattati. L’ordine del giorno deve risultare chiaro e deve essere fatto circolare fra i partecipanti in modo che tutti siano a conoscenza dello scopo della riunione, degli obiettivi da raggiungere e in questo modo tutti saranno preparati sui temi da affrontare. Nel caso l’ordine del giorno si riduca a brevi aggiornamenti da dare al team su temi già affrontati, meglio evitare di convocare la riunione: una semplice email con tutti gli update è il modo più corretto di agire in questo caso.

 

2. Pianificare la struttura della riunione, scegliendo l’orario della giornata più appropriato, definendo la sua durata e la sua distribuzione temporale. Molta importanza va data alla corretta determinazione della durata della riunione: questo da un lato esprime rispetto per il tempo di lavoro di ognuno e dall’altro aiuta a impegnarsi per un risultato proficuo (se il tempo è limitato è necessario focalizzare attenzione e impegno). E’ altresì importante che il luogo scelto sia adatto al tipo di riunione che si vuole fare.

 

3. Invitare formalmente i partecipanti. È importante cercare di limitare il numero dei partecipanti, individuando solo coloro che possano dare un contributo significativo alla riunione; troppa gente rischia di rendere la riunione caotica e poco efficace. Successivamente fornire ai partecipanti tutte le informazioni utili e necessarie, quali:

- Ragioni, scopo e obiettivi della riunione;

­- Data della convocazione;

­- Orario di inizio;

­- Durata e orario di fine;

­- Luogo;

­- Argomenti ben definiti (ordine del giorno o agenda).

 

4. L’incontro deve essere introdotto riassumendo il motivo e le ragioni per cui è stata convocata la riunione e illustrando lo scopo e gli obiettivi che si vogliono raggiungere. In seguito vanno illustrati gli argomenti dell’ordine del giorno e la loro distribuzione nel tempo.

 

5. L’incontro deve quindi essere condotto rispettando le tempistiche prestabilite per ciascun argomento trattato. I tempi dovrebbero essere i più brevi possibili. Avendo poco tempo a disposizione, le persone tendono a focalizzarsi maggiormente sui temi principali.

Sono da evitare il più possibile le interruzioni della riunione con telefonate, visite esterne, ecc. L’ideale sarebbe spegnere ogni device tecnologico: aiuterà a restare più concentrati, eliminando fonti di distrazione esterne.

Risulta molto utile fare dei brevi sommari durante la conduzione dell’incontro, riassumendo i concetti e le idee espresse. Molto importante è che tutti i partecipanti dicano la loro, sollecitando anche chi non ha espresso la propria opinione.

Più il clima è informale e non valutativo più è facile ottenere la partecipazione attiva delle persone. Tutte le opinioni devono essere tollerate, così come devono essere accolte le obiezioni e le critiche da parte dei partecipanti.

Deve essere mantenuto sempre il controllo della riunione, evitando argomenti non pertinenti, divagazioni, discussioni animate o discussioni inutili e limitando le domande che non conducono a conclusioni soddisfacenti. La cosa fondamentale è comunque che chi indice la riunione abbia molto chiaro in mente lo scopo del meeting.

 

6. Per concludere la riunione, si devono ricapitolare in modo sintetico le principali tematiche emerse, facendo un riassunto dei principali argomenti trattati e delle conclusioni accordate, dei tempi e dei modi in cui verranno successivamente discussi eventuali argomenti rimasti in sospeso o nuovi punti emersi. Si passa quindi a concordare un piano di azioni.

I partecipanti devono uscire dalla riunione avendo una chiara lista di azioni e attività da compiere con indicato chi sarà il responsabile incaricato e le tempistiche entro quando verranno ultimate le attività. Delegare alcuni dei compiti è un modo molto efficace per migliorare la gestione di una azienda.

 

7. Realizzare il verbale dell’incontro con i dettagli e le decisioni prese, le conclusioni e il piano di azioni, quindi distribuirlo a tutti i partecipanti e alle altre persone che potrebbero essere interessate dalle decisioni e alle conclusioni della riunione. Il verbale deve essere distribuito entro 2 giorni dall’incontro.

 

8. Ogni riunione che prevede un piano di azioni deve essere seguita da un successivo incontro che permetta di fare il punto della situazione, di verificare lo stato di avanzamento del piano di lavoro e di verificare l’effettivo raggiungimento degli obiettivi.

Questo incontro permette di capire l’efficacia del piano di azioni definito e di verificarne la sua attuazione da parte dei partecipanti.

 

L’obiettivo di ogni riunione è essere efficienti e performanti, ogni persona partecipante apporta il proprio contributo, ed è importante che ognuno abbia una visione d’insieme ben chiara, che tutti siano allineati e che siano assegnate ad ognuno le sue priorità.

 

Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.

 

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LA NEWS DEL MARTEDI’ – LA DELEGA EFFICACE

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Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto la valutazione della situazione economica aziendale. In particolare, ti ho descritto come avere un metodo per mantenere sempre sotto controllo la tua Azienda dal punto di vista economico, ti aiuterà a mantenere il controllo della tua Impresa e a raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/165-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-valutazione-della-situazione-economica.html

 

Ora procediamo verso il passo successivo, cioè lo strumento della delega efficace.

 

L’organigramma aziendale è la rappresentazione grafica di quali legami funzionali o gerarchici tengono unite le persone all’interno dell’azienda. L'organigramma offre le risposte a molte domande quali: com'è suddivisa e strutturata una certa area, chi ne è il responsabile, quali figure rispondono a lui ed a quali risponde, quali flussi decisionali o comunicativi sono coinvolti, ecc.

Il mansionario è il documento il cui scopo è quello di ufficializzare ed evidenziare in forma scritta funzioni e compiti delle risorse umane dell'Azienda. In altre parole, il mansionario è il documento in cui si indicano le deleghe e le responsabilità che l’imprenditore cede ad una risorsa umana di fiducia ed in grado di assumerle.

Un organigramma aziendale ben fatto e mantenuto aggiornato, ed un mansionario completo e rappresentativo, definiscono chi in azienda decide, chi pianifica ciò che è stato deciso, chi fa ciò che è stato pianificato, chi controlla ciò che è stato fatto.

Generalmente le sei funzioni base di ogni azienda sono:

      - Direzione;

      - Amministrazione;

      - Vendite;

       - Produzione;

       - Marketing;

       - Risorse umane.

 

Quando un titolare copre più di una funzione (spesso quasi tutte) in qualità di responsabile, significa che sta sacrificando una parte rilevante del tempo che dovrebbe dedicare alla crescita dell’impresa, occupandosi invece di attività che potrebbe delegare in maniera efficace ad altri.

 

Il risultato è che ben presto il titolare si potrebbe trovare in una situazione di sovraccarico e l’azienda inesorabilmente smetterà di crescere.

In azienda ci sono attività che il titolare deve svolgere personalmente, ma ci sono anche compiti che non richiedono il suo intervento personale e che quindi può delegare ad altre figure.

La soluzione è quindi che il titolare scelga una strategia, cioè dove deve dedicare la maggior parte delle sue risorse, del suo tempo, delle sue competenze e delle sue energie. Dopodiché deve delegare le altre attività, assegnando le funzioni a risorse esistenti.

 

Delegare in maniera efficace porta i seguenti vantaggi:

       - Aumenta il tempo a disposizione di chi delega;

       - Diminuisce lo stress di chi delega;

       - Le energie di chi delega sono concentrate su attività mirate;

       - Favorisce lo sviluppo professionale del delegato;

       - Il delegato si sentirà parte attiva nel processo di raggiungimento degli obiettivi e di crescita dell’azienda;

       - Favorisce il senso di responsabilità del delegato.

Per sfruttare a pieno tutti questi vantaggi, in primo luogo il titolare deve decidere chiaramente quali sono le funzioni che può delegare.

Deve poi individuare le persone alle quali delegare le funzioni. In questa fase risulta utile avvalersi delle informazioni contenute nel mansionario.

Delegare significa anche saper spiegare in maniera semplice a chi deve svolgere il lavoro come questo dev’essere fatto e quali sono gli obiettivi da raggiungere. Il delegato deve comprendere quali sono le aspettative che il titolare ripone in lui. Il titolare deve valutare se ha messo a disposizione del delegato tutte le risorse e gli strumenti necessari per raggiungere gli obiettivi stabiliti.

Il titolare deve fissare delle scadenze temporali per i compiti. Le attività non dovrebbero essere svolte con urgenza, ma i tempi devono essere compatibili con il risultato richiesto.

È buona norma che periodicamente il titolare si confronti con il delegato per controllare l’avanzamento del lavoro e per farsi riferire una sintesi dei passaggi che il delegato dovrà fare e delle eventuali difficoltà che potrebbe trovare. Per fare questo può essere utile avvalersi di indicatori di prestazione a cui far riferimento per capire se la strada che si sta seguendo è quella giusta.

Tuttavia, il titolare in grado di delegare sa fidarsi dei suoi collaboratori e non ha bisogno di verificare costantemente in maniera compulsiva come procedono le attività. Inoltre il titolare deve lasciare una certa libertà di azione al delegato, e non deve sommergerlo di consigli. Non sono solamente le azioni a poter essere delegate, ma anche le decisioni. La capacità delle persone raddoppia quando sono investite di responsabilità e percepiscono di godere di fiducia.

 

Un buon manager è colui che sa delegare. Delegando, si aumenta la capacità realizzativa dei collaboratori e li si motiva ad ottenere risultati di pregio. Di conseguenza, si potenzia l’efficacia del gruppo e si ottiene la possibilità di porsi obiettivi più ambiziosi, sia a livello aziendale che personale.

 

Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.

  

 

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Buon lavoro!

Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano

 

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