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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: OTTIMIZZA I PROCESSI AZIENDALI

LA NEWS DEL MERCOLEDI

 

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La TV e i giornali ce lo ricordano tutti i giorni in tutte le salse che con la crisi dovuta alla pandemia purtroppo, tante aziende si sono trovate in difficoltà.

 

E’ altrettanto vero e questa notizia passa un po’ meno, che tantissime aziende sono riuscite a trovare nella situazione contingente grosse opportunità di sviluppo e di crescita.

 

Anche in questo caso la situazione non è sicuramente tutta rose e fiori.

 

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Nell’articolo di oggi proseguo nella presentazione di alcuni strumenti del METODO ACTIVE che metto a disposizione per permetterti di aumentare notevolmente le prestazioni ed il valore del tuo studio, della tua azienda o semplicemente del tuo ruolo in azienda.

 

Come ti dicevo tante aziende sono riuscite a trovare nella situazione contingente grosse opportunità di sviluppo e di crescita.

 

Basti pensare alle imprese che lavorano direttamente o indirettamente nella produzione, conservazione e distribuzione nell’ambito dei dispositivi medici (mascherine, tamponi, vestiario, attrezzature respiratorie, vaccini ecc.).

 

Paradossalmente anche queste aziende si sono trovate in difficoltà, ma per i motivi opposti rispetto a quelle il cui giro d’affari si è ridotto drasticamente.

 

La loro crisi è dovuta proprio alla repentina richiesta di produzione a cui hanno dovuto sopperire con la stessa struttura organizzativa e produttiva.

 

In tali situazioni l’imprenditore che per sua natura è predisposto ad assecondare i propri clienti cercando di sostenere tutte le sue esigenze soprattutto in una situazione di pandemia, tende a riversare in azienda nuove risorse. Tante risorse.

 

Risorse relativamente a personale, mediamente non di alto profilo professionale, che di carattere strumentale.

 

A volte, ma non è così raro riscontrarlo, senza avere un’idea chiara su come rendere queste risorse produttive al 100%.

 

Queste scelte che nel primo periodo risolvono le problematiche contingenti di delivery, nel breve e medio periodo possono comportare alcuni sbilanciamenti organizzativi ed economici non trascurabili.

 

Nell’articolo di oggi voglio condividere con te degli asset fondamentali che normalmente utilizzo durante le mie consulenze per riuscire ad ottimizzare le risorse già a tua disposizione.

 

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Ti passerò alcuni spunti di grande valore che ho racchiuso nella seconda macro-fase del METODO ACTIVE e che ho denominato appunto OTTIMIZZARE.

 

LA SECONDA FASE DEL METODO ACTIVE: OTTIMIZZA

 

Oggi voglio mostrarti alcuni strumenti fondamentali che ogni azienda dovrebbe possedere per riuscire gestire al meglio la propria risorsa principale, i collaboratori.

 

Ricordati che i brevi spunti che ti offro, valgono per tutti i collaboratori sia i responsabili di funzione o di primo livello, sia per gli addetti che svolgono quotidianamente attività operative.

 

1.    CREA PROCEDURE E ISTRUZIONI DI LAVORO

 

Come ben sai ogni attività, ogni operazione, ogni lavoro possono essere svolti in vari modi, più o meno correttamente, più o meno in maniera efficiente ma solitamente un risultato arriva anche se a volte in modo molto diverso.

 

L’esperienza ci dice che se vuoi ottenere un risultato standardizzato è necessario definire cosa devi fare, come lo devi fare, con quali risorse e con quali strumenti.

 

E’ necessario pertanto, definire tutte queste variabili e descriverle in maniera indelebile su un documento.

 

Questo documento, a seconda del grado di approfondimento prende il nome di Procedure o Istruzioni operativa.

 

Seguendo questa strada i risultati diventano standardizzati, si può trasferire più facilmente parte del know-how che è proprio dell’Imprenditore o dei manager, all’Azienda e quindi ai vari collaboratori.

 

Agendo in questo modo si ottiene una massimizzazione dell’efficienza e dell’efficacia di tutte le risorse interne e conseguentemente un aumento della loro produttività in quanto si abbreviano i tempi operativi e i collaboratori sono più autonomi e stimolati.

 

Creare delle procedure o delle Istruzioni efficaci è indispensabile per ottenere un miglioramento delle performance di tutti i collaboratori e conseguentemente una crescita dell’intera Azienda.

 

Le Procedure o le Istruzioni Operative possono essere realizzate sotto varie forme e attraverso svariati strumenti.

 

Si possono creare in maniera descrittiva su documenti cartacei, oppure in modo poco descrittivo attraverso schemi a blocchi o flowchart (diagramma di flusso).

 

Oggi la tecnologia ci viene in aiuto, pertanto, si possono realizzare anche sotto forma di video, o addirittura utilizzando strumenti di realtà aumentata.

 

Questa nuova tecnologia è in grado di far vivere il soggetto la situazione in cui si potrebbe trovare, in maniera del tutto artificiosa, indirizzandone i suoi movimenti. Argomento molto interessante che approfondiremo in un altro momento.

 

Di seguito riporto a titolo esemplificativo, una Procedura e un’Istruzione Operativa realizzate con due strumenti diversi che metto a disposizione attraverso il METODO ACTIVE.

 

Entrambe sono molto facili da leggere, chiare nelle indicazioni ed in grado di far comprendere immediatamente cosa deve fare il collaboratore in una determinata situazione.

 

In poche parole, si tratta di Procedure e Istruzioni Operative efficaci.

 

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Nello schema seguente si riporta in maniera schematica un processo commerciale generico con relativi soggetti che sono coinvolti.

 

E’ descritto volontariamente in maniera semplice e breve perché lo scopo è quello di far comprendere quali sono le macro fasi e quali sono gli attori coinvolti a livello di funzione.

 

Uno schema di questo tipo rappresenta una Procedura, strumento diverso dall’Istruzione Operativa.

 

Come puoi vedere utilizzando degli strumenti adeguati e comprensibili, ogni responsabile di funzione avrà ben chiara la sequenza dei propri compiti e le attività che dovrà svolgere di sua competenza.

 

Inoltre, ogni collaboratore potrà percepire in maniera pressoché immediata le figure con cui si dovrà rapportare o di riferimento necessarie per permettergli di portare a termine le mansioni di sua competenza.

 

Ti ho mostrato un esempio di Procedura, documento in cui si riportano le macro fasi di ciascun processo con relative figure chiave, ora nello schema seguente ti mostro un esempio di Istruzione Operativa vera e propria dedicata all’attività di call center.

 

In questo caso è stato indispensabile fornire all’operatore una sequenza di attività specifiche anche in funzione delle risposte ricevute dalla controparte.

 

L’importanza di questi strumenti è duplice.

 

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Infatti, oltre ad indicare ciò che deve fare la telefonista, nel momento in cui dovrai inserire un nuovo collaboratore con la stessa funzione, avrai già lo strumento pronto per indicargli le nuove mansioni e come le dovrà svolgere.

 

2.  INDIVIDUA GLI INDICATORI (KPI) per misurare le PERFORMANCE

 

I numeri che ci indicano cosa stiamo ottenendo durante le nostre attività rappresentano uno strumento fondamentale per raggiungere gli obiettivi che ci siamo posti.

 

Senza questi è come trovarsi in mezzo ad un bosco senza avere campo sullo smartphone e senza bussola.

 

La definizione dei KPI è quindi uno dei pilastri fondamentali per l’ottenimento dei risultati attesi, nostri, aziendali e dei nostri collaboratori.

 

In ogni Sistema di Gestione Efficace è di fondamentale importanza definire una metodologia per misurare e tenere sotto controllo le attività, i processi e le performance dei collaboratori stabilendo precisi parametri.

 

Con il METODO ACTIVE metto a disposizione strumenti per individuare gli indicatori necessari e sufficienti a misurare le performance dei processi e valutare le performance dei propri collaboratori.

 

E’ utile ribadire che è fondamentale definire i principali indicatori in maniera specifica per ogni Azienda, per ciascun processo e per ogni collaboratore in special modo per coloro che ricoprono ruoli chiave.

 

3.  APPLICA TECNICHE DI OTTIMIZZAZIONE

 

Indispensabili strumenti per migliorare le performance aziendali sono le tecniche di ottimizzazione. Anche in questo caso gli strumenti a disposizione sono molteplici e diversi in funzione della tipologia dell’azienda, dei processi di realizzazione dei prodotti o dei servizi offerti e naturalmente dei risultati che si vogliono raggiungere.

 

Attraverso l’applicazione del METODO ACTIVE, ti metto a disposizione varie tecniche di ottimizzazione tra cui:

$1Tecniche per pianificare RIUNIONI EFFICACI, affinché le riunioni siano un’occasione di condivisione degli obiettivi, delle situazioni critiche presenti e di pianificazione delle attività, comprese quelle di miglioramento continuo.

 

$1o   Tecniche per l’utilizzo corretto della DELEGA EFFICACE, necessarie per individuare le persone più adeguate a ricoprire specifici ruoli ed in grado di stimolare, motivare e responsabilizzare i collaboratori a qualsiasi livello.

 

$1o  Tecnica di PIANIFICAZIONE DEL TEMPO: comprende lo strumento della matrice del tempo, che consente di definire e programmare le attività in base al loro livello di importanza e di urgenza.

 

$1o   Tecniche di ORGANIZZAZIONE aziendale LEAN partendo dalle METODOLOGIE 5S che potrebbero fare la differenza per molte aziende medio piccole. Questo strumento che si lega ineluttabilmente alla gestione del tempo ed alla definizione delle priorità per ciascuno di noi è la base per migliorare le prestazioni di ciascun processo e non necessariamente solo quelli produttivi.

 

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4.  DEFINISCI LA FORMAZIONE DEI TUOI COLLABORATORI

 

Iniziativa fondamentale per ciascuna Azienda che si pone come obiettivo quella di crescere e di migliorarsi, è investire nella formazione interna così da accrescere o trasformare le competenze presenti, in funzione delle reali necessità.

 

Anche le tecniche sopra citate non possono prescindere da una formazione specifica più o meno approfondita in funzione della complessità dei processi e del prodotto o servizio offerti.

 

E’ indispensabile che per raggiungere una meta grande o piccola che sia, tutti gli uomini dell’equipaggio sappiano dove la barca è diretta e quindi remino nella stessa direzione.

 

Pertanto, per raggiungere questo risultato è molto importante possedere delle informazioni ad inizio viaggio per fare in modo che i progetti che l’imprenditore intende implementare in azienda siano definiti e chiari a tutti gli attori coinvolti.

 

Una volta descritta la destinazione al cuore dell’azienda (cioè a tutti i collaboratori) e dettata la strada da intraprendere è necessario insegnare a tutti coloro che faranno parte del progetto come utilizzare i nuovi strumenti gestionali e di organizzazione.

 

E’ bene ricordare che se vuoi ottenere risultati diversi da quelli sin qui ottenuti dovrai imparare a fare azioni sin qui mai fatte.

 

Pertanto, la formazione e l’addestramento del personale sono attività che portano grande valore aggiunto alla Tua Azienda sia nel breve sia nel medio termine che nel lungo termine.

 

Applicando il METODO ACTIVE ti sarà facile comprendere a pieno quali sono le PRIORITA’ aziendali da perseguire e quali sono le competenze che ciascun collaboratore o manager deve possedere per compiere in maniera efficiente il proprio lavoro.

 

Una volta definite le priorità ti sarà sicuramente più semplice definire il piano formativo aziendale, personalizzandolo in maniera specifica per ciascun ruolo e ciascun processo.

 

Quanto descritto in questo articolo rappresenta in maniera sintetica come avviene l’implementazione della seconda delle quattro fasi del METODO ACTIVE.

 

Oggi ti ho mostrato solo alcuni degli ASSET che ti metterò a disposizione per pianificare in modo guidato e corretto la META che intendi perseguire.

 

Nelle prossime settimane ti descriverò le altre fasi, indicandoti quali strumenti e asset potrai utilizzare per ottenere risultati concreti fin da subito.

 

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Intanto ti auguro buon lavoro.

 

Alessandro

 

 

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: PIANIFICA IL TUO MIGLIORAMENTO

LA NEWS DEL MERCOLEDI

 

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La scorsa settimana ti ho parlato della FAI - la FOTOGRAFIA AZIENDALE INIZIALE uno strumento da me creato e proposto ANCHE all’interno del METODO ACTIVE.

 

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Questo asset molto efficace ti permette di scattare un fotogramma della tua Azienda in funzione di come è organizzata e di definire quali sono le scelte PRIORITARIE che devi fare per raggiungere gli obiettivi che ti sei posto.

 

LA PRIMA FASE DEL METODO ACTIVE: PIANIFICARE

 

Una volta effettuata la Fotografia Aziendale Iniziale, si può dire chehai compiuto un grande passo verso il successo.

 

Infatti, come ti dicevo, per pianificare la meta è fondamentale individuare il punto da cui partire.

 

Grazie a questa analisi riuscirai a capire quali sono le PRIORITA’ ed in quali ambiti concentrare maggiormente gli sforzi per intraprendere un percorso virtuoso che porti la tua Azienda ad imboccare la strada del miglioramento.

 

Inoltre, applicando e utilizzando il METODO ACTIVE ti sarà possibile individuare tante attività non fondamentali che potrai (e dovrai) delegare. In questo modo otterrai degli slot di tempo che potrai impiegare per attività più strategiche per te e per la tua Azienda. 

 

Ma veniamo al tema di oggi, come individuare il percorso per raggiungere i tuoi obiettivi.

 

In quest’ottica, la macro-fase relativa alla PIANIFICAZIONE DEL METODO ACTIVE è sicuramente quella più importante.

 

In base alla mia esperienza come consulente, posso affermare che troppo spesso le PMI tendono a sottovalutare la fase della pianificazione per svariate ragioni.

 

Uno dei motivi principali è dato dal fatto che il titolare ha una miriade di attività da compiere e da gestire per cui tende a procrastinare quelle attività che non necessitano di una risposta immediata tra cui appunto, pianificare.

 

Questa è sicuramente una grave mancanza perché non individuare la strategia da attuare per far evolvere l’azienda è come decidere di fare un viaggio salire in auto e partire ma senza aver chiaro in mente dove andare.

 

Con il METODO ACTIVE ti offro una linea guida attraverso dei veri e propri asset per aiutarti a definire cosa vuoi raggiungere, in quanto tempo e individuando le risorse necessarie.

 

La FASE PIANIFICARE è composta da 7 passaggi chiave che oggi voglio descriverti brevemente.

 

$1.    Definisci la Mission Aziendale

 

Avere una Mission aziendale ben definita, significa avere chiara la strada da seguire per raggiungere la meta finale. Delineare in maniera trasparente e lineare la Mission è fondamentale in quanto questo strumento svolge la funzione di mappa stradale per tutte le attività aziendali.

 

Utilizzando il METODO ACTIVE sarai in grado di definire chiaramente la Mission dell’Azienda e ideare la rotta da seguire per ottenere i risultati sperati.

 

$2.    Pianifica gli obiettivi da raggiungere

 

La ACTIVE MAP è uno degli strumenti di lavoro di chi applica il METODO ACTIVE con efficacia.

 

Si tratta di un asset che ti permette di vedere e successivamente definire in maniera nitida i tuoi obiettivi e cosa è necessario per raggiungerli.

 

Questo strumento è un vero e proprio attrezzo di lavoro che ti servirà per redigere la guida operativa indispensabile alla costruzione del percorso migliore per raggiungere la meta finale da te definita.

 

La ACTIVE MAP è la ROAD MAP DI PROGETTO appunto.

 

$3.    Mappa i Processi Aziendali

 

Abbiamo visto che una volta definita la meta e gli obiettivi principali, è necessario definire la Road Map di Progetto. Questa si concretizza nell’individuare e precisare correttamente le attività da intraprendere per raggiungere gli obiettivi nei tempi e nei modi stabiliti.

 

Significa in pratica possedere un piano di azione da seguire in cui sono contenute tutte le informazioni per conoscere esattamente cosa fare, chi lo deve fare, in quanto tempo e quali sono le risorse necessarie.

 

In altre parole, significa massimizzare l’efficienza aziendale.

 

A questo proposito il principale strumento utilizzato in fase di pianificazione è sicuramente la MAPPATURA dei PROCESSI AZIENDALI.

 

Questa Tecnica è indispensabile per comprendere a pieno le attività fondamentali di ciascuna Organizzazione indipendentemente dalla sua tipologia.

 

Il METODO ACTIVE ti permette di individuare facilmente i principali processi aziendali e le relazioni che li lega uno con l’altro.

 

Come possiamo vedere nell’esempio successivo è facile intuire quali sono i principali processi aziendali e le interazioni che avvengono direttamente o indirettamente tra di loro. Questo è un punto fondamentale perché se non si ha una chiara visione globale, si rischia, come spesso accade anche per colpa dei responsabili stessi, di considerare le funzioni aziendali (cioè i vari uffici con i loro responsabili) delle micro aziende autonome all’interno dell’azienda stessa, con il loro compitino da svolgere ed i loro obiettivi da raggiungere. Non può essere così altrimenti il rischio è che si perseguirano sempre i piccoli traguardi personali a scapito della meta aziendale.

 

Riporto di seguito un esempio di Modello di Processo Aziendale.

 

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$4.    Utilizza l’Analisi di SWOT

 

Uno degli elementi chiave per intraprendere un percorso virtuoso è quello di capire dove opera la tua Azienda, in quale mercato, contro quali concorrenti, con chi si deve confrontare quotidianamente, quali sono le risorse a disposizioni ecc..

 

Ma non solo, devi individuare e definire in maniere chiara quali sono i punti di forza che l'azienda possiede nonché i fattori differenzianti rispetto ai tuoi competitor che ti permettono di soddisfare pienamente i bisogni dei clienti.

 

Ti dico subito che il prezzo basso non può e non deve essere il fattore differenziante, a meno che tu non sia un competitor di Amazon e comunque anche in questo caso non sarebbe sufficiente per acquisire i suoi clienti più fedeli.

 

Il METODO ACTIVE ti permette di individuare gli elementi con cui la Tua Azienda si deve confrontare.

 

Per ottenere questo è necessario definire il Contesto in cui è immersa l’Azienda valutando in maniera diversificata sia il contesto interno sia il contesto esterno in funzione delle varie prerogative aziendali tra cui anche il settore di appartenenza.

 

Al fine di comprendere come si posiziona l’Organizzazione all’interno del proprio mercato di riferimento, una tecnica molto efficace che utilizziamo con il METODO ACTIVE, è l’Analisi di SWOT.

 

L’analisi di SWOT è una matrice usata per valutare i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce relative alla tua l’Azienda.

 

Una analisi dettagliata ed approfondita attraverso questo strumento ti permette di individuare esattamente dove potrai sviluppare il tuo business e quali potenziali clienti target dovrai raggiungere.

 

Inoltre, anche questo strumento ti sarà d’aiuto nell’individuare le Priorità d’intervento.

 

Implementandola in modo efficace, sarai in grado di individuare anche i tuoi punti deboli al fine di prevenire eventuali situazioni critiche che potrebbero presentarsi quando meno te lo aspetti e che ti potrebbero mettere in seria difficoltà.

 

Attraverso il METODO ACTIVE timetto a disposizione uno strumento tanto facile da utilizzare quanto potente nei risultati, che ti permetterà di prevenire alcuni rischi e soprattutto di sfruttare al meglio le potenzialità che indubbiamente la tua azienda possiede.

 

$5.    Fai chiarezza sulle attività da svolgere

 

Una volta definito l’ecosistema in cui l’Azienda opera, è necessario definire cosa e come l’Azienda deve produrre (prodotti, servizi o entrambi) per adempiere ai propri “doveri” e soddisfare le esigenze dei clienti.

 

Certamente nella fase di definizione e costruzione della mappatura dei sotto-processi ci viene in aiuto un'altra tecnica utilizzata nel METODO ACTIVE, quella delle Mappe Mentali.

 

Questo strumento, che vediamo rappresentato nell’esempio successivo, è molto potente ed efficace perché ti permette di disegnare schematicamente tutte le azioni necessarie per ottenere il risultato atteso e ricostruire in anticipo tutti i passaggi della Road Map di Progetto.

 

$6.    Definisci l’Organigramma e i Mansionari dei collaboratori

 

La definizione di un Organigramma nominativo preciso e condiviso rappresenta un ulteriore pietra miliare del processo del Miglioramento aziendale.

 

Nelle PMI a conduzione “padronale” a volte la definizione dei ruoli e delle mansioni non è tenuta nella giusta importanza. E ciò non è funzionale alla crescita aziendale.

 

Definire chi fa che cosa, è fondamentale per svariati motivi.

 

Infatti, facendo chiarezza sui ruoli aziendali, si specificano le responsabilità e le gerarchie tra le figure chiave mandando un segnale preciso e chiaro a tutti i collaboratori.

 

Operando in questa direzione oltre a trasmettere un forte impulso nella direzione che l’Azienda ha intrapreso, si eviterà il rischio di sovraccaricare di compiti e responsabilità poche persone, in genere le più disponibili e, che a lungo andare, potrebbero cedere sotto il peso delle troppe attività da svolgere e relative responsabilità.

 

Inoltre, questione non da poco ai giorni nostri, delineando chiaramente le competenze e le responsabilità che i ruoli chiave debbano possedere, sarà notevolmente semplificato l’inserimento di nuove figure all’interno dell’Azienda.

 


Anche in questo caso applicando il METODO ACTIVE avrai a disposizione degli strumenti di semplice applicazione e di grande valore pratico come, ad esempio, la Matrice delle Mansioni che oltre a indicare chi fa che cosa, definisce quali sono le attività di valore, quali sono i micro obiettivi da raggiungere e numerose altre informazioni per permettere ai responsabili di funzione di visualizzare chiaramente cosa devono fare, il perché, entro quando tempo e come saranno valutati.

 

$7.    Valuta i Rischi che potresti affrontare

 

Ultimo aspetto della fase di pianificazione è analizzare i principali rischi a cui l’Azienda è sottoposta.

 

L’analisi dei rischi Aziendale è fondamentale per riuscire a prevedere eventuali situazioni che potrebbero mettere l’Azienda in seria difficoltà.

 

Attraverso questo strumento considerando una specifica decisione o un determinato evento, si valuta in maniera rigorosa qual è il rischio a cui è sottoposta l’Azienda.

 

Al termine della valutazione, l’Imprenditore avrà tutti gli strumenti necessari per valutare se accettare il rischio così com'è, se intervenire per ridurlo o decidere che non è conveniente accettare il rischio e quindi perseguire un’altra via.

 

Di seguito riportiamo uno schema di base inserito all’interno del METODO ACTIVE, per la valutazione dei rischi aziendali.

 

  •       la MATRICE DEI VALORI DEL RISCHIO con combinazioni di probabilità e magnitudo

 

$1§  (I= Impatto; P=Probabilità)

     

 

4

8

12

16

3

6

9

12

2

4

6

8

1

2

3

4

 

 

  

  •       Criteri per la stima del livello di rischio

 

R

Valore

Criteri

12-16

SEMAFORO ROSSO

LIVELLO DI ALLARME

IL RISCHIO E’ MOLTO ELEVATO E LE CONSEGUENZE POTREBBERO ESSERE MOLTO DEVASTANTI PER LA TUA AZIENDA.

E’ PREFERIBILE EVITARE LA SITUAZIONE.

IN ALTERNATIVA INTERVIENI OBBLIGATORIAMENTE PER RIDURLO.

6-8-9

SEMAFORO GIALLO

LIVELLO DI ALLERTA

IL RISCHIO ATTUALMENTE NON TROPPO ELEVATO POTREBBE AVERE DEI RISVOLTI NEGATIVI SULL’AZIENDA. RIDUCI IL RISCHIO.

3-4

SEMAFORO VERDE

LIVELLO DI RISCHIO MINIMO

E’ PRESENTE UN MINIMO RISCHIO ATTUALMENTE TRASCURABILE.

VALUTA COMUNQUE DELLE AZIONI DI PREVENZIONE.

1-2

VAI

SITUAZIONE OTTIMALE

NESSUN RISCHIO. VAI TRANQUILLO.

 

Quanto descritto in questo articolo rappresenta in maniera sintetica come avviene l’implementazione della prima delle quattro fasi del METODO ACTIVE.

 

In questo articolo ti ho mostrato solo alcuni degli ASSET che ti metterò a disposizione per pianificare in modo guidato e corretto la META che intendi perseguire.

 

I prossimi mercoledì ti descriverò le altre 3 fasi indicandoti quali strumenti e asset potrai utilizzare per ottenere risultati concreti fin da subito.

 

 

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Alessandro

 

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: FAI-LA FOTOGRAFIA DELLA TUA AZIENDA

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La scorsa settimana ti ho parlato del METODO ACTIVE da me creato e ti ho fatto vedere quali sono i benefici che potrai ottenere implementandolo nella tua Azienda.

Se la scorsa settimana mi dovevi credere sulla parola da oggi inizio un ciclo di presentazione degli strumenti pratici che ti metto a disposizione.

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LA FOTOGRAFIA AZIENDALE INIZIALE

  

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Per comprendere quanta e quale strada dovrai percorrere per raggiungere la meta che vuoi guadagnare devi capire dove ti trovi in questo momento.

 

Prima di iniziare ad applicare il METODO ACTIVE, la prima cosa da fare è analizzare e valutare a che punto è l’organizzazione della tua Azienda, se ti è ben chiaro cosa vuoi ottenere e se hai le risorse adeguate.

 

Questo ti servirà per capire quali sono gli ambiti della tua Impresa che hanno potenzialmente il maggior margine di miglioramento.

 

Detto in maniera più esplicita significa quali sono i processi, le persone o le convinzioni che bloccano lo sviluppo dell’Azienda e non ti permettono di crescere.

 

Con questo potente strumento tu Imprenditore dovrai solamente rispondere a delle semplici e specifiche domande e sulla base delle tue risposte ti daremo la fotografia della tua Azienda.

 

La tua strategia d’azione da realizzare attraverso il METODO ACTIVE partirà proprio da qui.

 

La FOTOGRAFIA AZIENDALE INIZIALE (FAI) è sicuramente propedeutica alla pianificazione ed alla stesura di un piano di miglioramento aziendale e rappresenta quindi ilprimo step del METODO ACTIVE.

 

La FAI è uno strumento per vedere chiaramente lo stato attuale della tua Azienda.

 

Un fermo immagine che ti permette di focalizzare istantaneamente lo stato delle cose, anche in funzione degli obiettivi che hai scelto di perseguire e ti permette di avere una visione chiara della tua Impresa dal punto di vista organizzativo e gestionale.

 

La FAI è uno strumento molto potente che può essere utilizzato non soltanto da te ma anche dai tuoi soci e se vuoi anche dai collaboratori con cui condividerai la crescita.

 

Nel caso venisse compilata dai principali proprietari della società si potranno confrontare i vari risultati e valutare se la rotta che hai in mente tu è simile a quella dei tuoi soci. Viceversa, potreste scoprire che le strade che avete in mente vanno in direzioni diverse ed in questo caso, sebbene partiate da punti di vista differenti, riuscireste comunque a prendere le giuste decisioni sapendo che ognuno di voi ha una visione parzialmente differente.

 

Se invece la volessi far compilare anche ai tuoi principali collaboratori potresti scoprire se loro ti stanno seguendo verso la meta che tu hai indicato oppure non hanno ben chiara la direzione che l’azienda sta perseguendo e per questo non riescono a darti tutto quello che potrebbero.

 

Ricordati che una volta definita la meta da perseguire, con questo strumento potrai definire le priorità aziendali focalizzando il tuo tempo e le tue risorse sulle attività che ti portano maggior valore.

 

In tutti i casi, grazie alla FAIriuscirai a capire quali sono gli ambiti su cui concentrare maggiormente gli sforzi ed attivare nuove attività strategici per accrescere il valore della tua Organizzazione.

 

Tutto questo perché riuscirai a rendere standardizzati e più efficienti i processi, a delegare in maniera efficace e conseguentemente potrai destinare la maggior parte del tuo tempo ad attività fondamentali per un vero imprenditore.

 

Come ti dicevo, è fondamentale che questo strumento venga assolutamente implementato prima di mettere mano al Sistema organizzativo (che io definisco Sistema di Gestione di Direzione) perché ti permetterà di individuare la strada da percorrere e, una volta che avrai chiari il punto di partenza ed il punto di arrivo, il percorso ti riserverà meno sorprese e l’andatura sarà sicuramente più spedita.

 

Non solo, un altro aspetto molto importante e di grande impatto è che lo strumento della FAI lo potrai utilizzare periodicamente per valutare se il percorso di miglioramento prosegue nella giusta direzione e stimare il grado di implementazione raggiuto.

 

Infatti, dopo aver applicato il METODO ACTIVE, magari a scadenze regolari,la FAIFOTOGRAFIA AZIENDALE INIZIALE si trasforma in uno strumento di monitoraggio continuo in grado di quantificare il valore dei risultati raggiunti.

 

 

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Infatti, basterà confrontare “FOTOGRAFIE” effettuate in periodi successivi a quella iniziale per comprendere i progressi conquistati ed eventualmente aggiustare la rotta.

 

Ma vediamo come funziona lo strumento.

 

LA F.A.I. - FOTOGRAFIA AZIENDALE INIZIALE

 

Ora ti spiego in maniera molto semplice e breve come puoi scattare un fotogramma della tua azienda già da oggi.

 

La FOTOGRAFIA AZIENDALE INIZIALE parte da un’analisi della situazione in essere, attraverso una serie di domande specifiche e mirate più o neo numerose in funzione del grado di approfondimento che vorrai raggiungere, alle quali naturalmente dovrai dare una risposta.

 

Le domande riguarderanno in modo specifico 6 AMBITI AZIENDALI ritenuti la base per una buona gestione aziendale.

 

Gli ambiti o se preferisci i macro-argomenti gestionali coprono l’intero arco delle prerogative di una buona conduzione aziendale e spaziano dalla definizione degli obiettivi alla misurazione dell’efficienza dei processi e quindi alla remunerazione che stai ricevendo dalla tua azienda.

 

Quindi questi ambiti comprendono sia aspetti strategici che aspetti assolutamente tangibili.

 

Per tale motivo è indispensabile che sia il massimo responsabile aziendale a rispondere a queste domande in funzione delle sue sensazioni e soprattutto della sua approfondita conoscenza di ciò che avviene in azienda.

 

Le domande nella forma molto semplici richiedono poco tempo nella risposta ma sono altrettanto toste e puntuali nella sostanza.

 

Ad ogni risposta è assegnato un punteggio in funzione del grado di applicazione e completezza dello strumento utilizzato. Al termine delle risposte si avrà un punteggio finale che inquadrerà fin da subito, il posizionamento dell’azienda rispetto ad una organizzazione bene organizzata.

 

Le fasce di possibile appartenenza sono 4, e sono così definite: AZIENDA IRON (azienda che ha maggior potenziale di sviluppo), AZIENDA SILVER, AZIENDA GOLD E AZIENDA PLATINUM (Azienda super organizzata e correttamente gestita).

 

Inoltre, nell’ultima parte del questionario ti sarà proposto di scegliere 3 tra i fattori principali che caratterizzano gli obiettivi di ciascun imprenditore.

 

Questa analisi così strutturata ti permette di ottenere un quadro d’insieme dei principali aspetti organizzativi della tua Azienda, delle tue aspettative e ti aiuta a scovare le soluzioni più appropriate per raggiungere i traguardi che ti stai ponendo e che fino ad ora, sicuramente non sei riuscito a raggiungere.

 

La FAI è uno strumento fondamentale per comprendere il punto di partenza, pianificare la rotta da perseguire e portare un sostanziale miglioramento alla tua Azienda.

 

Ricordati che la FOTOGRAFIA AZIENDALE INIZIALEè fondamentale per definire le priorità di miglioramento e decidere dove orientare gli sforzi strategici e le risorse disponibili per accrescere il valore aziendale.

 

Una volta completato il questionario, attraverso una nostra applicazione raccoglieremo tutte le risposte le sottoporremo ad un’attenta valutazione anche attraverso un algoritmo interno ad un’applicazione di nostra creazione.

 

A questo punto ti sarà consegnata la FOTOGRAFIA AZIENDALE INIZIALE con le relative priorità.

 

Questo RAPPORTO non solo rispecchierà lo stato aziendale ma la grande novità è che lo paragona alle tue aspettative.

 

Pertanto, comparando la fotografia aziendale con i fattori che reputi strategici per la crescita aziendale otterrai un’immagine nitida delle decisioni che dovrai prendere per ottenerla. 

 

Tutto questo si tradurrà nella definizione delle PRIORITA’ d’intervento che porteranno maggior valore alla tua Azienda e che a questo punto ti sembreranno quasi scontate.

 

Il rapporto che ti forniremo sarà composto da una serie di grafici accompagnati da commenti personalizzati, in grado di delineare chiaramente il profilo aziendale ma soprattutto dove dovrai dedicare le risorse necessarie a migliorare l’organizzazione.

 

Il sistema messo a punto da me è in grado di fornire un risultato tangibile attraverso la visualizzazione di 5 grafici, ognuno dei quali con uno specifico significato.

 

Il Rapporto d’Analisi ti sarà consegnato in Azienda da un nostro consulente che mostrerà i risultati emersi e proporrà una strategia di miglioramento. Una volta appresa la potrai trasformare in un piano operativo definendo le risorse a disposizione ed i tempi di intervento.

 

I grafici che ti sto per mostrare sono presi da una vera analisi relativa ad un nostro cliente il quale rendendosi conto che in azienda qualcosa non girava per il verso giusto, mai si sarebbe aspettato una situazione così sbilanciata.

L’analisi e la valutazione della situazione in essere si baserà su questi dati e sarà in grado di fornirti specifiche indicazioni per la tua strategia di miglioramento:

 

GRAFICI FAI-1

 

 GRAFICI FAI-2

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Intanto ti auguro buon lavoro.

Alessandro

 

 

se sei interessato a conoscere il METODO ACTIVE in maniera più approfondita ti invito a visitare la pagina dedicata sul mio sito

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: METODO ACTIVE, IL SISTEMA QUALITA' EFFICACE

LA NEWS DEL MERCOLEDI

 

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Nelle scorse settimane ti ho parlato dell’importanza di avere un metodo per raggiungere i tuoi obiettivi, qualsiasi essi siano.

 

Ti ho anche descritto qual è il principio alla base del Sistema di Gestione Qualità, e cioè il CICLO DI DEMING.

 

Oggi ti voglio invece parlare del metodo che ho creato.

 

Ti voglio mostrare i benefici che il CICLO di DEMING applicato ad un SISTEMA DI GESTIONE porta alle PMI come la tua, senza le incombenze e le scartoffie che spesso sistemi troppo teorici e poco pratici, comportano.

 

Questi benefici li puoi ottenere applicando il mio METODO ACTIVE.

 

  

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Come ti dicevo, conosco molto bene le PMI italiane perché ci prima ci ho lavorato come responsabile interno e da ormai molti anni le seguo come consulente.

Pertanto so quali sono le loro necessità e conosco anche quali sono i glia spetti che non vengono sopportati.

Il titolare di una PMI che come te, deve pensare, decidere ed agire quasi in solitario non sopporta la burocrazia ma predilige la praticità,

Per questi motivi ti propongo il mio metodo che ti dà i vantaggi offerti da un sistema che se da un lato è già collaudato, dall’altra può essere personalizzato e adattato ad ogni azienda.

Ti spiego meglio di cosa si tratta.

IL METODO ACTIVE

Se implementato correttamente il Sistema di Gestione Qualità (SGQ) garantisce il raggiungimento di un ottimo livello organizzativo, il controllo di tutti i processi aziendali e la garanzia di raggiungere i risultati attesi.

Se il Ciclo di Deming è alla base del Sistema di Gestione Qualità lo standard più diffuso al mondo, quest’ultimo è alla base del METODO ACTIVE, un sistema di mia creazione in cui ho ideato una serie di strumenti pratici che metto a disposizione per rendere maggiormente efficace il Sistema Qualità utilizzato dalle PMI.

Per questo motivo io preferisco chiamarlo Sistema di Gestione di Direzione.

Il METODO ACTIVE si basa su 4 fasi legate tra di loro in un circolo virtuoso che portano alla standardizzazione delle attività e al raggiungimento dei risultati attesi con numerosi benefici per l’Azienda e per tutti coloro che ci operano, in primis il Titolare.

Con il METODO ACTIVE ti offro anche gli strumenti per implementare ciascuna fase attraverso un insieme di metodologie, processi, architetture e tecnologie che trasformano le buone intenzioni di ciascuno degli interessati, in risultati concreti.

Credo che uno schema valga più di mille parole, pertanto ti propongo il diagramma principale che ti fornisce una chiara idea di come è costruito il sistema e quali sono i vantaggi che l’applicazione di ciascuna fase ti può dare.

 

METODO ACTIVE-VANTAGGI

 

 

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Intanto ti auguro buon lavoro

 Alessandro

  

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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: COME CREARE IL MIGLIORAMENTO CONTINUO IN AZIENDA (3)

LA NEWS DEL MERCOLEDI

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La scorsa settimana ti ho parlato dell’importanza di avere un metodo per raggiungere i tuoi obiettivi, qualsiasi essi siano.

Ti ho mostrato i grandi vantaggi che si ottengono operando in un certo modo ed in maniera standardizzata (cioè CON UN METODO) e cosa ti costa operare senza una visione complessiva

delle attività da compiere (cioè SENZA UN METODO).

 

UN METODO ti può aiutare a fare tesoro dell'esperienza e supportare l’istinto ed il talento.

 

 

Il metodo non toglie nulla alla spontaneità, anzi la rinforza e la sostiene. È al contempo strumento operativo e strumento di analisi.

Ma a livello aziendale quali sono i vantaggi che lavorando con UN METODO si possono raggiungere?

 

 

Ogni Organizzazione, che sia un’azienda manifatturiera o che sia una società di servizi, se vuole aumentare la propria efficienza produttiva deve implementare un METODO efficace di

gestione aziendale e delle principali attività che si compiono quotidianamente.

 

Questo concetto è molto comune tra i titolari d’impresa, infatti, sono moltissime le aziende che hanno un sistema qualità certificato secondo la norma ISO 9001 perché gli imprenditori hanno

capito che questo sistema porta enormi vantaggi al miglioramento della loro organizzazione.

 

Pensa che in Italia le aziende che hanno un sistema qualità certificato secondo lo standard ISO 9001 sono circa 82.000 e nella sola Lombardia sono poco più di 17.000 (fonti Accredia 2020).

 

Quello che non è ancora ben chiaro è che per sfruttare UN METODO per efficientare l’azienda è necessario non solo crearlo, ma tenerlo vivo nel tempo.

Infatti, questo sistema organizzativo ISO 9001, a volte non è utilizzato in modo efficace o come spesso accade, non è sfruttato nella maniera migliore per varie ragioni.

A volte perché non si conoscono le potenzialità o gli strumenti che si hanno a disposizione o a volte perché le aziende non sono seguite da un consulente che dedichi abbastanza attenzione alle necessità dell’azienda stessa.

 

Il Sistema di Gestione Qualità ISO 9001 (SGQ) che a me piace definire Sistema di Gestione di Direzione è in ogni caso, UN METODO di organizzazione aziendale molto potente.

La norma di riferimento proprio per come è strutturata, prevede tutta una serie di azioni e di attività che permettono all’Imprenditore di creare l’azienda a sua immagine e somiglianza ma

con degli schemi e delle procedure alle quali tutti i collaboratori si devono attenere per raggiungere i risultati attesi.

 

Il SGQ è basato sul ciclo di DEMING, anche in questo caso UN METODO sviluppato negli anni 50 da William Edwards Deming un ingegnere, matematico e scienziato della statistica i cui metodi sono ancora oggi utilizzati.

 

Si pensi che le tecniche di campionamento di Deming, ad esempio, sono ancora in uso presso il Dipartimento di censimento degli Stati Uniti e il Bureau of Labor Statistics.

 

CHE COS’È IL CICLO DI DEMING

Il ciclo di Deming, conosciuto anche come ciclo PDCA (acronimo delle 4 fasi del ciclo) è stato ideato con l'obiettivo di stabilire un modello per il miglioramento continuo dei processi ed essere garanzia di qualità efficiente e continuativa.

 

Il metodo può essere utilizzato in molti contesti, specialmente attraverso le estensioni di Deming.

Dietro alla ruota di Deming c'è un modello utile per qualsiasi processo di apprendimento e miglioramento come parte integrante della gestione della qualità, dove per qualità non si intende qualità di prodotto (o perlomeno non solo) ma qualità riferita all’intera Organizzazione nel senso più ampio del termine.

 

Il ciclo può essere applicato ai processi lavorativi, alla realizzazione di prodotti e servizi che ne derivano, ai processi decisionali, ai processi di formazione, ma anche alle persone stesse ed

ai team di lavoro.

 

Il PDCA aiuta, ad esempio, a migliorare il lavoro di squadra esattamente come la qualità di una produzione o le performance aziendali complessive.

Il ciclo di Deming è quindi un modello di miglioramento continuo che consiste in una sequenza logica di quattro fasi chiave:

$1·       PPlan (Pianificare) – Identificazione e analisi del problema o della nuova opportunità.

$1·       D- Do (Fare) – Testare la soluzione potenziale, idealmente su corta scala, e misurare i risultati.

$1·       C- Check (Studiare) – Studiare i risultati, misurarne l’efficacia e decidere se è possibile supportare l’ipotesi analizzata.

$1·       A- Act (Agire) – Se la soluzione funziona, implementarla definitivamente.


L’esperienza formativa di Deming come ingegnere gli ha fornito una panoramica dei processi industriali ed una visione approfondita del tentativo reale di standardizzare le operazioni per garantire un funzionamento su vasta scala delle buone pratiche di realizzazione dei processi.

 

Quindi implementando la ruota di Deming significa partire dalla fase di pianificazione (PLAN) in cui si definiscono i risultati che si vogliono raggiungere, valutando le risorse necessarie e disponibili, definendo i tempi previsti e creando infine le attività da mettere in pratica.

 

Nella seconda fase si inizia ad implementare quanto pianificato (DO) magari su piccola scala o su slot di tempo definiti, per appurare se effettivamente quanto programmato è fattibile e realizzabile nei tempi stabiliti.

 

Nella terza fase si vanno a verificare i risultati ottenuti (CHECK). Si valuterà cosa non è riuscito nella fase DO, cosa si può fare in modo migliore o cosa è meglio non fare.

In questo stadio si valuterà l’adeguatezza delle risorse disponibili o la necessità di implementare eventualmente nuove risorse. Tutte queste valutazioni dovranno essere accompagnate dalla

predisposizione di un piano di miglioramento in grado di garantire, se applicato, il raggiungimento degli obiettivi definiti nella prima fase (PLAN).

 

Infine, nella quarta fase (ACT) si va a realizzare quanto pianificato nella terza fase. Si parte dalla standardizzazione dei modi di pianificare, controllare e operare per arrivare alla preparazione del nuovo PLAN per un nuovo ciclo di miglioramento.

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Io conosco molto bene le PMI italiane perché ci ho lavorato come responsabile interno e da ormai 15 anni le seguo come consulente.

So quali sono le loro principali necessità delle nostre aziende per migliorarne l’aspetto organizzativo interno lasciandolo comunque abbastanza flessibile per garantire il valore aggiunto tipico delle nostre realtà e conosco anche molto bene quali sono i principali limiti.

 

Questi concetti si possono tradurre in poche parole; poca burocrazia e molta praticità, sempre nel rispetto di quanto definito dalla Direzione.

Per questi motivi io applico un mio metodo che seppur garantendo una standardizzazione operativa, può essere personalizzato e adattato ad ogni azienda. Questo sistema l’ho chiamato METODO ACTIVE.

Vediamo ora di cosa si tratta.

 

IL METODO ACTIVE

Come detto, se implementato correttamente UN METODO garantisce il raggiungimento di un buon livello organizzativo e di controllo di tutti i processi aziendali ma soprattutto garantisce il raggiungimento dei risultati attesi.

Se il Ciclo di Deming è alla base del Sistema di Gestione Qualità lo standard più diffuso al mondo, quest’ultimo è alla base del METODO ACTIVE, un sistema di mia creazione in cui ho ideato una serie di strumenti pratici, come per esempio la (FIA) Fotografia Iniziale Aziendale, che metto a disposizione per rendere maggiormente efficace il Sistema Qualità utilizzato dalle PMI.

Per questo motivo io preferisco chiamarlo Sistema di Gestione di Direzione.

Il METODO ACTIVE si basa su 4 fasi legate tra di loro in un circolo virtuoso che portano alla standardizzazione delle attività e al raggiungimento dei risultati attesi.

Con il METODO ACTIVE ti offro anche gli strumenti per implementare ognuna delle 4 fasi attraverso un insieme di metodologie, processi, architetture e tecnologie che trasformano le buone intenzioni di ciascuno degli interessati, in risultati concreti.

Il METODO ACTIVE è praticamente un circolo virtuoso in grado di fare migliorare dal punto di vista operativa e pratico i processi aziendali.

Le 4 fasi sono così rappresentate:

Nell’articolo di oggi non voglio entrare nei dettagli del METODO ACTIVE ma te ne parlerò la prossima settimana.

Intanto ti auguro buon lavoro.

 

Alessandro

 

 

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Intanto ti auguro buon lavoro

 

 

Alessandro

 

 

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